Dne 15.9.2015 je ISO organizacija (International Organization for Standardization) objavila revizijo standarda ISO 14001. Gre že za tretjo izdajo tega standarda, prva izdaja sega v leto 1996, druga pa je izšla leta 2004. Vsi ISO-standardi so podvrženi revizijam, saj se tako prilagajajo razvojem družbenih sistemov in potrebam organizacij. ISO 14001 v svoji osnovi ostaja mednarodno sprejet standard, ki opredeljuje zahteve za sistem ravnanja z okoljem. Standard je v pomoč organizacijam pri njihovem prizadevanju za izboljševanje okoljskega delovanja in zmanjševanju okoljskih vplivov, s čimer organizacije pridobivajo strateško prednost v konkurenčni tekmi in zaupanje zainteresiranih strani.
Kaj je sistem ravnanja z okoljem?
Sistem ravnanja z okoljeme del sistema vodenja organizacije in je tako neločljivo povezan z drugimi elementi vodenja. Doseganje trajnostnega razvoja je mogoče zgolj z vzpostavitvijo in zagotavljanjem ravnotežja med varovanjem okolja, družbeno odgovornim ravnanjem in ekonomiko organizacij. Družbena pričakovanja za trajnostni razvoj, preglednost in odgovornost delovanja vodijo v vedno strožje zakonske zahteve, kar povzroča dodaten pritisk z vidika preprečevanja onesnaževanja, zmanjševanja rabe naravnih virov, preprečevanja klimatskih sprememb in degradacij ekosistemov ter zaščite biotske raznovrstnosti.
Namen standarda ISO 14001 je ponuditi organizacijam orodje pri njihovem prizadevanju za varovanje okolja ter za doseganje primerne odzivnosti na spreminjajoče okoljske pogoje v ravnotežju s socialnimi in ekonomskimi potrebami in pričakovanji. Mnoge organizacije se bojijo, da uvedba zahtev standarda v njihovo organizacijo prinaša tudi dodatne ali spremenjene okoljske zahteve za organizacijo, kar pa seveda ne drži.
Standard prinaša sistemski pristop v smislu modela P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act), ki omogoča doseganje stalnih izboljšav na področju varovanja okolja.
Kakšne prednosti prinaša sistem ravnanja z okoljem organizacijam?
Uvajanje sistemskega pristopa k okoljskemu upravljanju omogoča organizacijam pridobivanje informacij, ki so osnova za:
- varovanje okolja s preprečevanjem negativnih vplivov na okolje in dvig okoljske učinkovitosti
- pravočasno prepoznavanje relevantnih zakonskih in drugih zahtev na področju varovanja okolja ter pomoč pri določanju metod za doseganje skladnosti, lastno pregledovanje skladnosti z relevantnimi zahtevami in izkazovanje te vsem zainteresiranim stranem
- vpliv in nadzor procesov organizacije na vse procese realizacije proizvoda oz. storitve od razvoja, proizvodnje ali izvedbe storitve, distribucije do uporabe ali končnega uničenja izdelka oz. storitve z uporabo miselnosti življenjskega cikla, ki omogoča pravočasno prepoznavanje mogočih vlivov na okolje
- izkazovanje zavezanosti za varovanja okolja s strani najvišjega vodstva in jasno vključevanje vseh zaposlenih
- doseganje zaupanja pri zainteresiranih straneh in s tem dviganje konkurenčnih prednosti
- doseganje ekonomskih učinkov na osnovi nižjih okoljskih stroškov
Kakšne novosti prinaša ISO 14001:2015?
Spremenjena struktura standarda
Na prvi pogled opazimo, da prinaša novi standard tudi novo strukturo ter novo oz. spremenjeno izrazoslovje. Prej štiri točke standarda so sedaj razčlenjene v deset poglavij. Struktura desetih točk je sedaj poenotena za vse standarde s področja sistemov vodenja, kar naj bi olajšalo integracijo zahtev posameznih standardov v en celovit sistem vodenja. Priloga 2 standarda ISO 14001 prikazuje povezavo med elementi standarda ISO 14001:2004 in ISO 14001:2015. Drugačna struktura standarda spodbuja nekatere organizacije k razmišljanju, da je treba zaradi drugačnih točk sedaj prilagajati dokumentacijo sistema vodenja novim točkam standarda. Takšno razmišljanje je razširjeno predvsem v organizacijah, ki imajo dokumentacijo sistemov vodenja orientirano po elementih relevantnih standardov in še niso povsem razvile procesnega pristopa k sistemu vodenja (za definicijo procesnega pristopa poglejte standard ISO 9000 – Sistemi vodenja kakovosti, Osnove in slovar). Vendar nas standard ISO 14001 v prilogi A2 opozarja, da zahteve standarda nikakor ne vključujejo zahteve za razčlenitev dokumentacije po točkah standarda, ravno tako je standard svoboden glede uporabljene terminologije, ki naj bo predvsem usmerjena v uporabo izrazov, ki so primerne poslovnemu izrazoslovju organizacije. Tako lahko organizacije še naprej uporabljajo izraze, kot sta npr. »dokument« in »zapis«, če je to za njih primerno, čeprav novi standard uporablja pojem »dokumentirana informacija«.
Nova struktura standarda:
1. PREDMET STANDARDA
2. ZVEZA Z DRUGIMI STANDARDI UVODNE INFORMACIJE
3. IZRAZI IN DEFINICIJE
4. KONTEKST ORGANIZACIJE
5. VODITELJSTVO
6. PLANIRANJE ZAHTEVE SISTEMA RAVNANJA Z OKOLJEM
7. PODPORA
8. DELOVANJE
9. OCENJEVANJE IZVEDBE
10. IZBOLJŠEVANJE
Kontekst organizacije
Namen uvedbe pojma »kontekst organizacije« je razumevanje poslovnega okolja, v katerem je organizacija deluje, saj le-ta vpliva (pozitivno ali negativno) na sistem ravnanja z okoljem, ali pa organizacija s svojim okoljskim delovanjem vpliva nanj. Organizacija mora pri določitvi svojega poslovnega okolja upoštevati tako notranje vidike (aktivnosti, izdelki, tehnologije, zaposleni…) kot tudi zunanje vidike (okoljski dejavniki tako npr. zaščitna območja, obstoječa onesnaženost, razpoložljivost virov in podobno kot tudi politični, kulturni, zakonodajni, socialni in podobni dejavniki), ki so relevantni za njene strateške usmeritve na področju varovanja okolja. Določitev konteksta je zelo širok pojem, ki z umestitvijo organizacije v neko poslovno okolje pomeni izhodišče za načrtovanje sistema ravnanja z okoljem. Določitev konteksta vpliva na prepoznavanje zainteresiranih strani kot tudi na razumevanje njihovih potrebe in pričakovanj. Zahteva standarda je, da organizacija sama prepozna, katere potrebe oz. pričakovanja zainteresiranih strani so za njo obvezujoča in le-te uvrsti med svoje zahteve za skladnost.
Na osnovi definiranega poslovnega okolja – konteksta ter potreb in pričakovanj zainteresiranih strani, ki vodijo v zahteve za skladnost, mora organizacija določiti področje veljavnosti svojega sistema ravnanja z okoljem. Ko je enkrat področje veljavnosti določeno, pa organizacija ne more opustiti nobene aktivnosti, proizvoda ali storitve znotraj tega področja.
Voditeljstvo
Novi standard poudarja večjo vključenost najvišjega vodstva v načrtovanje in izvajanje sistema ravnanja z okoljem. Eksplicitno definira, da je najvišje vodstvo odgovorno za uspešnost sistema ravnanja z okoljem in hkrati zahteva, da vodstvo zagotovi integracijo zahtev sistema ravnanja z okoljem v poslovne procese organizacije. Povezava okoljskih ciljev s poslovnimi prinaša kar veliko spremembo v smislu motiviranosti najvišjega vodstva za delovanje sistema, kar pa posledično vpliva na zavedanje vseh zaposlenih. Politika sistema ravnanja z okoljem mora biti primerna poslovnemu okolju, zahtevam za skladnost, vključevati pa mora poleg zavezanosti za doseganje skladnosti ter za stalno izboljševanje tako sistema kot tudi kazalnikov okoljskega delovanja tudi zavezanost najvišjega vodstva za varovanje oz. zaščito okolja. Ta zavezanost je precej širša od zahteve v standardu ISO 14001:2004, ki je vključevala zgolj zavezanost za preprečevanje onesnaževanja in je bila tako usmerjena pogosto zgolj v tisto »onesnaženost večjega obsega«. Čeprav vloga predstavnika vodstva ni posebej izražena, v standardu obstaja niz vlog, odgovornosti in pooblastil, ki jih lahko najvišje vodstvo delegira, a standard dopušča, da se tako za zagotavljanje skladnosti sistema ravnanja z okoljem z zahtevami standarda kot tudi za poročanje najvišjemu vodstvu določi in pooblasti več oseb. Tudi v tej drobni spremembi se zrcali večja svoboda novega standarda.
Planiranje
Organizacija mora pri prepoznavanju okoljskih vidikov upoštevati perspektivo življenjskega cikla izdelka ali storitve, kar prinaša novost predvsem v prepoznavanju posrednih okoljskih vidikov, torej tistih, na katere organizacija sicer lahko vpliva, ne more pa jih imeti pod nadzorom. Metoda, ki si jo organizacija izbere za določanje pomembnosti prepoznanih vidikov, mora biti dokumentirana, ravno tako pa tudi rezultati ocenjevanja. Okoljski vidiki morajo biti povezani z zahtevami za skladnost, ki izhajajo iz zahtev in pričakovanj zainteresiranih strani, oboje pa je seveda osnova za prepoznavanje tveganj in priložnosti. Tveganja in priložnosti, povezana z okoljskimi vplivi tudi ob izrednih dogodkih in z zahtevami za skladnosti, morajo biti dokumentirana, organizacija pa mora načrtovati tudi postopke in ukrepe za obvladovanje teh tveganj. Cilji, ki si jih organizacija definira na področju ravnanja z okoljem, morajo biti osnovani na politiki sistema ravnanja z okoljem, na pomembnih okoljskih vidikih, zahtevah za skladnost in morajo upoštevati tveganja in priložnosti. Ukrepi za doseganje teh ciljev morajo poleg aktivnosti, rokov, odgovornosti in virov, kar je že bila zahteva dosedanjega standarda, vključevali še informacije, kako bo organizacija ocenjevala rezultate izvajanja ukrepov, vključno z določitvijo indikatorjev za merjenje stopnje doseganja ciljev. Pomembna novost standarda ISO 14001:2015 je tudi zahteva, da organizacija razmisli, kako lahko ukrepe za doseganje okoljskih ciljev integrira v obstoječe poslovne procese. Osebno menim, da gre za pomembno spremembo, saj bo organizacija morala obvladovati nove metode in jih uvajati v sistem. S tem bo zagotovljeno, da bodo spremembe postale sistemske in s tem dolgoročne.
Podpora
Element 7 standarda ISO 14001:2015 vključuje elemente 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3 starega standarda in vse elemente, ki so vključevali zahteve za dokumentacijo sistema ravnanja z okoljem (4.4.4, 4.4.5) ter obvladovanje zapisov (4.5.4). Ta element ne prinaša novih zahtev standarda, pač pa določene zahteve jasneje opredeli. Tako je jasno definirano, da mora organizacija določiti potrebe po usposabljanju, povezanem z okoljskimi vidiki organizacije in na področju sistema ravnanja z okoljem. Organizacija mora ovrednotiti uspešnost izvedenih ukrepov za dvig kompetenc. Vsi, ki so intenzivneje vključeni v delovanje sistemov vodenja v svojih organizacijah, se zavedajo, da je merjenje uspešnosti ukrepov za dvig kompetenc velika težava v organizacijah, po mojem mnenju predvsem zato, ker organizacije težijo k temu, da bi uvedle enotno metodo za merjenje uspešnosti ukrepov, kar pa zaradi razlik v tipu in vrsti uvedenih ukrepov ni mogoče. Ena izmed možnih poti, ki nudi dobre rezultate, je, da se rok, odgovornost in način merjenja uspešnosti ukrepa za dvig kompetenc definirajo za vsako vrsto ukrepa posebej, pač glede na vrsto kompetenc, ki jih želimo pridobiti. Definicija pojma kompetence sedaj vključuje tudi veščine, kar pomeni, da so lahko ukrepi za dvig kompetenc povezani tudi z dvigom in razvojem veščin oseb, katerih delo lahko vpliva na okoljsko delovanje organizacije. Na področju notranje in zunanje komunikacije ravno tako ni pomembnih novosti. Načini komuniciranja morajo biti načrtovani, pri načrtovanju pa mora organizacija upoštevati svoje zahteve za skladnost. Zagotoviti mora, da so komunicirane informacije konsistentne z informacijami sistema ravnanja z okoljem in da so te zanesljive.
Dokumentirane informacije sistema ravnanja z okoljem so odvisne od velikosti organizacije, vrste aktivnosti, proizvodov in storitev, zahtev za dokazovanjem skladnosti, kompleksnosti procesov in njihovih medsebojnih povezav ter kompetentnosti osebja, ki izvaja aktivnosti pod nadzorom organizacije. Pri ustvarjanju in posodabljanju dokumentiranih informacij mora organizacija obvladovati tako informacijo, kot tudi medij (papir, elektronski medij,..). Obvladovana dokumentirana informacija pomeni, da je dokumentirana informacija primerno zaščitena, distribuirana in dostopna, torej da je v ažurni obliki dostopna zaposlenim, ki jo potrebujejo.
Delovanje
Ključne novosti standarda v elementu obvladovanja delovanja se nanašajo na obvladovanje načrtovanih sprememb in pregledovanje posledic nenačrtovanih sprememb na okoljske vplive organizacije. Standard zahteva, da so zunanji procesi pod nadzorom in da organizacija nanje lahko tudi vpliva. Pojem »zunanji procesi« se v ISO 14001 prvič pojavlja in vodi v večjo povezljivost z drugimi standardi (ISO 9001). Perspektiva življenjskega cikla proizvoda oz. storitve prinaša v segment obvladovanja delovanja zahteve po obvladovanju vseh procesov vključenih v življenjski cikel, tako mora organizacija vključiti nadzor v proces razvoja izdelka, določiti okoljske zahteve za nabavo surovin, dogovoriti okoljsko relevantne informacije z zunanjimi izvajalci in določiti vse informacije, vezane na okoljske vplive ob dostavi izdelkov, uporabi izdelkov in informacij o ravnanju z izdelkom po njegovi življenjski dobi, kot je npr. zahteve za reciklažo ali končno uničenje.
Organizacija mora obvladovati tudi izredne dogodke. Seveda gre za zahtevo, ko jo je vključeval že sedanji standard ISO 14001:2004, dodatna zahteva novega standarda je zgolj v tem, da je poleg praktičnega preverjanja reagiranja ob izrednih dogodkih treba preverjati tudi same postopke in da morajo biti relevantne informacije na voljo zainteresiranim stranem.
Ocenjevanje izvedbe
Zahteva standarda ISO 14001:2004 po nadzoru in merjenju pomembnih okoljskih vplivov je z novo izdajo standarda še nadgrajena in poudarjena. Organizacija mora določiti, katere okoljske vplive bo merila in nadzirala, kdaj bo te meritve izvajala, kakšne metode bo uporabila, da bo zagotovljena veljavnost rezultatov merjenj, kriterije ocenjevanja in primerne indikatorje oz. kazalnike ter kdaj se bo izvajalo analiziranje rezultatov in ocenjevanje. Ravno tako mora organizacija ocenjevati svoje okoljsko delovanje in uspešnost sistema ravnanja z okoljem. Skladno s svojimi zahtevami za skladnost in postopkom za komuniciranje mora organizacija znotraj in navzven sporočati informacije o svojem okoljskem delovanju. Organizacija mora definirati proces za ocenjevanje izpolnjevanja svojih zahtev za skladnost, ocenjevanje izvesti in uvajati ukrepe, če je potrebno. Razumevanje in znanja, povezana s statusom izpolnjevanja zahtev za skladnost mora vzdrževati, saj lahko to vodi v izboljševanje metod za obvladovanje okoljskih vplivov in v izboljševanje samega sistema vodenja.
Organizacija mora izvajati notranje presoje, pri določanju programa presoj pa mora upoštevati ne zgolj okoljsko pomembnost določenih procesov in rezultate predhodne presoje, temveč tudi spremembe, ki vplivajo na organizacijo.
Vodstveni pregled ostaja krovno ocenjevanje uspešnosti sistema ravnanja z okoljem, pri čemer so v novem standardu vključeni nekateri novi vhodni podatki, ki so za to oceno potrebni. Tako je poseben poudarek namenjen spremembam v sami organizaciji oz. spremembam, ki lahko vplivajo na organizacijo. Pri tem gre za spremembe v poslovnem okolju organizacije, potrebah in pričakovanjih zainteresiranih strani, pomembnih okoljskih vidikih ter tveganjih in priložnostih, torej za spremembe, ki so povezane z okoljskim delovanjem organizacije. Te spremembe lahko pomembneje vplivajo na uspešnost sistema ravnanja z okoljem v cilju doseganja zavez iz politike sistema ravnanja z okoljem. Novi standard zahteva, da najvišje vodstvo oceni tudi primernost virov, namenjenih za delovanje in izboljševanje sistema ravnanja z okoljem. Izhodi iz vodstvenega pregleda pa morajo poleg ocene uspešnosti sistema ravnanja z okoljem vključevati tudi priložnosti za izboljšanje integracije sistema ravnanja z okoljem s poslovnim sistemom ter posledično kakršne koli spremembe v strateški usmeritvi organizacije.
Izboljševanje
Novi standard zahteva, da mora organizacija določiti priložnosti za izboljševanje in uvesti potrebne ukrepe za doseganje želenih rezultatov sistema ravnanja z okoljem. V primeru neskladnosti mora organizacija le-te odpraviti in preprečiti morebitne negativne vplive na okolje, hkrati pa oceniti potrebo po analizi vzrokov in uvedbi korektivnih ukrepov, ki so po definiciji ukrepi za preprečevanje vzrokov neskladnosti. To oceno lahko organizacije izvedejo s pregledom neskladnosti, določanjem vzrokov neskladnosti in pregledom, ali v sistemu obstajajo podobne neskladnosti oz. ali so potencialno možne. Če organizacija uvede korektivne ukrepe, mora meriti njihovo uspešnost.
Zahteva standarda, ki se navezuje na stalno izboljševanje primernosti in uspešnosti sistema ravnanja z okoljem, ki vodi v izboljševanje okoljskega delovanja, je zadnja misel v standardu. Zahteva seveda ni nova, saj vsi standardi sistemov vodenja temeljijo na miselnosti stalnega izboljševanja.
Kako izvesti prehod s standarda ISO 14001:2004 na ISO 14001:2015 za organizacije, ki so že certificirane
IAF (International Accreditation Forum), združenje akreditacijskih organov, je izdalo dokument IAF ID 10:2015, v katerem so oblikovana pravila za prehod z ISO 14001:2004 na ISO 14001:2015. Dokument je informativne narave in vključuje priporočila tako za akreditacijske organe kot tudi za certifikacijske organe in certificirane organizacije. Prehodno obdobje za certificirane organizacije za prehod na novi standard je tri leta, kar pomeni, da po 16.9.2018 certifikati ISO 14001:2004 ne bodo več veljavni. V vmesnem času lahko organizacije izvedejo prehod na novi standard tako v okviru recertifikacijskih presoj, kot tudi med triletnim certifikacijskim ciklusom. Posamezni certifikacijski organi so na osnovi IAF ID 10:2015 oblikovali svoja pravila prehoda, tako da se lahko postopki med seboj tudi nekoliko razlikujejo.
Lahko povzamemo, da prinaša novi standard organizacijam nekoliko več svobode pri oblikovanju in določanju takega sistema varovanja okolja, ki bo za njih najbolj uspešen in bi seveda dajal najboljše rezultate oz. okoljske učinke. Novo razmišljanje o okoljskih vplivih v celotnem življenjskem ciklu izdelka ali storitve prinaša proaktiven pristop in vključevanje »okoljskega razmišljanja« v vse procese organizacije, poudarek na integraciji sistema ravnanja z okoljem s poslovnimi procesi pa večje vključevanje in motiviranost najvišjega vodstva, ki je ob zahtevah zainteresiranih strani najmočnejše gibalo razvoja sistema v organizaciji. Standard prinaša kar nekaj novosti in prepričana sem, da bo prinesel nekaj novega vetra v organizacije in njihove sisteme vodenja.