Dolžnost izvirnega povzročitelja odpadkov ali drugega imetnika odpadkov je, da za vsako pošiljko odpadkov, ki se jo premešča na območju RS, zagotovi evidenčni list (razen v primeru prepuščanja – se odpadek odda brez evidenčnega lista). Če odda v istem dnevu več pošiljk istemu prevzemniku z istim prevoznikom, lahko te združi na en evidenčni list. Od 1. 1. 2016 bo možno oddajo nenevarnih odpadkov isti osebi z istim prevoznikom združiti na en evidenčni list, in sicer za obdobje zaporednih 30 dni. Za uporabo sistema IS-Odpadki morajo biti izvirni povzročitelj, zbiralec ter izvajalec obdelave registrirani kot uporabniki informacijskega sistema. Za registracijo pa mora oseba imeti kvalificirano digitalno potrdilo.
Pošiljatelj odpadkov, ki je njihov izvirni povzročitelj in ni registriran uporabnik informacijskega sistema, mora pisno pooblastiti prevzemnika odpadkov, da v celoti izpolni in potrdi evidenčni list tudi v njegovem imenu. Zavedati pa se moramo, da za pravilnost podatkov na evidenčnem listu, ki jih v našem imenu izpolnjuje oseba, ki smo jo pooblastili, odgovarjamo sami. Še vedno moramo kot povzročitelji odpadkov voditi evidenco o nastalih odpadkih, če presežemo količino, ki je določena v Uredbi o odpadkih (več kot 10 ton odpadkov ali nastali nevarni odpadek oz. če zaposluje 10 ali več oseb). Glede na to, da so sestavni del evidence o nastajanju odpadkov tudi evidenčni listi, morate imeti ne glede na to, ali ste sami prijavljeni v sistem IS-Odpadki ali ne, en izvod evidenčnega lista shranjenega tudi v svoji evidenci, zato izvod podpisanega evidenčnega lista zahtevajte od prevzemnika vaših odpadkov. Na podlagi 5. točke 26. člena mora prevzemnik odpadkov, ki ima vaše pooblastilo za izpolnjevanje in potrjevanje evidenčnih listov, v roku 30 dni posredovati kopijo veljavnega evidenčnega lista v pisni ali pa elektronski obliki tudi vam.
Pooblastilo za izdelovanje evidenčnih listov nas ne razbremeni odgovornosti o letnem poročanju o nastalih odpadkih v podjetju/organizaciji.
Kreiranje elektronskih evidenčnih listov
Če se boste sami registrirali v sistem IS-Odpadki in boste kot pošiljatelj odpadkov sami izdelali evidenčni list, vam v nadaljevanju prikazujemo, kako poteka izpolnjevanje evidenčnega lista:
Po prijavi v IS-Odpadke izberete zavihek evidenčni listi. Odpre se vam okno, kjer lahko iščete vse evidenčne liste (slika 2), ki so bili v vašem imenu izpolnjeni v sistemu, ne glede na to, ali jih je v vašem imenu izpolnil zbiralec oziroma izvajalec obdelave ali ste ga izpolnili sami.
Podatke za pretekla leta lahko iščete v zavihku Arhivski podatki. Tam so shranjeni vsi evidenčni listi za pretekla leta.