E-dokumenti so za vaše poslovanje enako pomembni kot tiskani, saj z njimi dokazujete pravne/finančne dogodke in sprejemanje poslovnih odločitev. Dolgoročna hramba e-dokumentov je zaradi hitrega napredka tehnologije in varnostnih tveganj za izgubo ali uničenje e-dokumentov v primerjavi s hrambo tiskanih veliko večji izziv. Zato moramo nenehoma skrbeti, da bodo e-dokumenti vedno na voljo v verodostojni obliki. Za obvladovanje tveganj izgube e-dokumentov zaradi tehnološkega razvoja in posledično zastaranja formatov slovenski predpisi določajo, da je obvezna strategija dolgoročnega ohranjanja e-dokumentov oziroma njihova pretvorba v ustrezne formate. Velja za vse tiste, ki gradivo z rokom hrambe več kot pet let, še posebej pa je to pomembno za tiste, ki hranite trajno ali arhivsko gradivo, dokler ga ne predate pristojnemu arhivu. Predpisi ne določajo, kako izvajati postopke pretvorbe, lahko pa nam je v veliko pomoč standard ISO 13008. V praksi pa se pri hrambi e-dokumentov z največjim izzivom soočate takrat, ko jih je treba izbrati prave formate in pretvornike ter potrditi, da je bila pretvorba uspešna.
Prav tako boste dobili odgovore na vaša konkretna vprašanja, ki izhajajo iz vaše vsakdanje prakse: v razgovoru s strokovnjaki pridobite nasvete za najustreznejše rešitve na področju pretvorbe e-dokumentov za namen dolgoročne hrambe. Vprašanja nam pošljite vnaprej – na naslov: [email protected]
- vzpostavili postopek pretvorbe,
- ugotavljali, kateri formati so ustrezni,
- na podlagi vseh okoliščin ugotavljali, kako izbrati pretvornik,
- izvajali pretvorbe,
- izvedeli, s čim in kako izvajati kontrole,
- analizirali rezultate pretvorb,
- s strokovnjakinjo in kolegi iz prakse diskutirali o primerih ter tako lažje sprejeli odločitev, katere metodologije so za vas najbolj primerne glede na zakonske zahteve in način poslovanja.
- skrbite za ustrezno in optimalno hrambo ter primerno zaščito dokumentacije, ki jo ustvarjate, dobite ali hranite v e-obliki,
- ste odgovorni za organizacijo ali izvedbo procesov upravljanja z gradivom in
- informatike, ki skrbite za informacijske sisteme upravljanja oz. za področje informacijske varnosti.
- zakonske zahteve, ki določajo stalno skrb nad ohranjanjem zapisov v eobliki, in priporočila standarda ISO 13008 ustrezno praktično vpeljali v vsakdanje delo;
- poznali tveganja glede zastarelosti formatov in kako upravljati z njimi;
- postopke pretvorb fizičnih (papirnih) dokumentov in e-dokumentov zanesljivo izvajali v svoji praksi in tako ohranjali stabilno e-hrambo.
Program
- Uvod:
- ZVDAGA, Uredba in ETZ
- Standard ISO 13008 – Proces konverzije in migracije digitalnih zapisov
- Praktična delavnica v računalniški učilnici:
- Vzpostavitev postopka pretvorbe
- Ustreznost formatov za dolgoročno hrambo
- Izbira pravega pretvornika in kako ga izbrati
- Praktične pretvorbe tiskanih dokumentov in e-dokumentov
- Praktična izvedba kontrol
- Analiza rezultatov pretvorb