Postopek konkurenčnega dialoga je urejen v 41. členu ZJN-3. Določbe so prilagojene spremembam, ki jih je ta postopek doživel s sprejemom novih javno- naročniških direktiv iz leta 2014 in so v primerjavi z ureditvijo v prej veljavnem ZJN-2 nekoliko natančnejše in lažje razumljive. Bistvena sprememba v primerjavi s predhodno ureditvijo je v tem, da so okoliščine, ki dopuščajo uporabo tega postopka na splošnem področju javnega naročanja, zdaj v zakonu natančneje določene. Poleg tega je odslej postopek konkurenčnega dialoga na voljo tudi naročnikom na infrastrukturnem področju, ki pa ga za razliko od naročnikov na splošnem področju javnega naročanja lahko uporabljajo neomejeno (pri izbiri tega postopka torej niso omejeni zgolj na tiste okoliščine, v katerih je postopek konkurenčnega dialoga mogoče uporabiti na splošnem področju naročanja). Ker gre pri konkurenčnem dialogu za razmeroma zapleten in zelo strukturiran postopek, zanj sicer na splošno velja, da ta vrsta postopka ni primerna za nabavo standardnih predmetov naročil, ki jih lahko zagotovijo številni gospodarski subjekti na trgu, ampak se lahko uporablja le za naročanje nestandardnih in/ali kompleksnih predmetov naročil, ki zahtevajo specialne rešitve.
Naročniki na splošnem področju javnega naročanja lahko uporabijo postopek konkurenčnega dialoga v dveh vrstah okoliščin. Na eni strani je ta postopek mogoče uporabiti v primerih,1 ko naročnikovih potreb ni mogoče zadovoljiti z enostavnim in standardiziranim predmetom (blagom, storitvijo, gradnjo), ki ga na trgu v vsakem trenutku ponujajo številni ponudniki, ampak dane okoliščine konkretnega naročila zahtevajo, da se predmet nabave, ki bo zadovoljil naročnikove (v naprej opredeljene) potrebe, postopoma in dokončno oblikuje šele z razpravo (dialogom) s ponudniki (na primer zaradi zasnovne ali inovativne rešitve, zaradi posebnih okoliščin, povezanih z vrsto, kompleksnostjo ali pravno in finančno strukturo ali zaradi z njimi povezanih tveganj ali pa zato, ker naročnik ne more dovolj natančno določiti tehničnih specifikacij s sklicevanjem na obstoječe standarde ipd.). Po drugi strani pa je postopek konkurenčnega dialoga mogoče uporabiti tudi v primeru neuspelega odprtega postopka, omejenega postopka ali postopka naročila male vrednosti.2 Tu gre za primere, v katerih je naročnik v izvedenem postopku prejel le ponudbe, ki niso skladne z dokumentacijo v zvezi z oddajo javnega naročila ali ki so prispele prepozno ali za katere je naročnik ugotovil, da so neobičajno nizke, ali ponudbe ponudnikov, ki niso ustrezno usposobljeni, ali pa ponudbe, katerih cena presega naročnikova zagotovljena sredstva. V takih primerih naročniku v konkurenčnem dialogu ni treba objaviti obvestila o javnem naročilu, če v postopek vključi vse ponudnike, ki izpolnjujejo pogoje za sodelovanje in zanje ne obstajajo razlogi za izključitev ter so v predhodno izvedenem odprtem ali omejenem postopku ali postopku naročila male vrednosti predložili ponudbe v skladu s formalnimi zahtevami za postopek javnega naročanja.