Za vsako javno naročilo, razen naročila male vrednosti, in za vsak okvirni sporazum, razen za naročila, oddana na podlagi okvirnih sporazumov, ter vsako vzpostavitev dinamičnega nabavnega sistema in kvalifikacijskega sistema naročnik pripravi pisno poročilo, ki mora vključevati podatke, kot so navedeni v prvem odstavku 105. člena ZJN-3. Če so zahtevani podatki vključeni že v obvestilo o oddaji javnega naročila, se naročnik na to obvestilo lahko sklicuje, kar pomeni, da v tem primeru ni treba voditi posebne statistike glede vseh podatkov iz prvega odstavka 105. člena ZJN-3. Vsak postopek, ki ga izvede naročnik, mora biti dokumentiran, za obdobje 5 let (oziroma najmanj dve leti po preteku pogodbe o izvedbi javnega naročila) pa mora naročnik shraniti tudi zadostno dokumentacijo za utemeljevanje odločitev, sprejetih na vseh stopnjah postopka javnega naročanja, na primer dokumentacijo o komuniciranju z gospodarskimi subjekti in o internih razpravah, o pripravi dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila, morebitnem dialogu ali pogajanjih ter izboru in oddaji javnega naročila.

Sporočanje podatkov o oddanih javnih naročilih v preteklem letu

Pri razpisih, ki so bili objavljeni na portalu JN (vrednost je nižja od vrednosti iz prvega odstavka 21. člena ZJN-3), sporočajo naročniki podatke na portal do 28. februarja tekočega leta za preteklo leto. Če je ta mejna vrednost presežena, podatkov ni treba posebej sporočati, saj se zajemajo iz objav.