Ker gre za enostaven postopek lahko vsak gospodarski subjekt odda ponudbo zgolj na podlagi objavljenega povabila k sodelovanju.

Naročnik lahko skladno z določilom iz drugega odstavka 47. člena ZJN-3 v postopek naročila male vrednosti vključi pogajanja. Če jih vključi, mora to navesti v obvestilu o javnem naročilu in jih tudi izvesti. Za izvedbo pogajanj se skladno s tretjim odstavkom 47. člena ZJN-3 smiselno uporablja 44. člen ZJN-3. Če pa naročnik pogajanja v razpisno dokumentacijo ne vključi, pa jih pozneje ne sme izvesti! Za pogajanja je smiselno, da naročnik pripravi protokol o pogajanjih (v katerem določi, koliko krogov pogajanj bo izvedel, kako bo izvajal pogajanja …) in z njim pravočasno seznani vse ponudnike. V pogajanja pa lahko v skladu s tretjim odstavkom 50 člena vključi tudi elektronsko dražbo.

Ker je bil namen zakonodajalca, da je ta postopek čim bolj enostaven za naročnika, temu sledi tudi zahteva, ki se nanaša na dokumentacijo. Zato zakon določa, da naročnik lahko v postopku naročila male vrednosti zahteva, da ponudnik izkaže izpolnjevanje vseh zahtev naročnika z ESPD ali drugo lastno izjavo. Pri tem pa v tem postopku naročniku niti ni treba preveriti obstoja in vsebine navedb v ponudbi. Te podatke preveri zgolj, če naročnik dvomi o resničnosti ponudnikovih izjav v ESPD oziroma drugi lastni izjavi, ki je bila zahtevan v razpisu.

V zvezi z dodatnimi informacijami, ki jih zahtevajo gospodarski subjekti preko Portala JN, gre zapisati, da je v četrtem odstavku 61. člena ZJN-3 določeno, da če naročnik pravočasno prejme zahtevo, mora vsem gospodarskim subjektom, ki sodelujejo v postopku javnega naročanja, najpozneje šest dni pred iztekom roka za oddajo ponudb zagotoviti dodatne informacije v zvezi s specifikacijami in vse dodatne dokumente, pri čemer ta rok znaša štiri dni pred iztekom roka za oddajo ponudb, če naročnik v odprtem postopku, za javna naročila na splošnem področju pa tudi v omejenem postopku, skrajša rok za oddajo ponudb iz razloga nujnosti. Pravila za določanje rokov za prejem ponudb določa 74. člen ZJN-3. Naročnik od teh temeljnih pravil v zvezi z roki lahko odstopi, če oddaja naročilo male vrednosti, saj je tretjem odstavku 47. člena ZJN-3 določeno, da ne glede na četrti odstavek 61. člena in tretji odstavek 74. člena ZJN-3 naročniku v postopku naročila male vrednosti ni treba upoštevati roka za pošiljanje dodatnih informacij v zvezi s specifikacijami in vseh dodatnih dokumentov ter podaljšati roka za prejem ponudb. Namen dodatnih informacij je omogočiti ponudnikom seznanitev s podatki, ki so lahko pomembni za pripravo ponudbe, kar je mogoče razbrati iz pravil o podaljševanju roka za predložitev ponudb (gl. 74. člen ZJN-3).³

Odpiranje pravočasnih ponudb izvede naročnik upoštevajoč določila iz razpisa. Odpiranje ponudb po noveli zakona ne sme biti izvedeno prej kot eno uro po roku za oddajo prijav ali ponudb. O odpiranju ponudb se vodi zapisnik, ki vključuje naziv ponudnika ali šifro, če je bil postopek anonimen, variantne ponudbe, če so dopustne, ali ponudbe z opcijami, ponudbeno ceno, lahko pa tudi druge podatke. Če elektronska komunikacijska sredstva, ki jih uporablja naročnik za sporočanje, ne zagotavljajo samodejnega dostopa do podatkov iz zapisnika o odpiranju ponudb, mora naročnik zapisnik o odpiranju ponudb najpozneje v 5 delovnih dneh poslati vsem ponudnikom.

Če zaradi težav na Portalu JN ali evropskem portalu ponudnik ne more pravočasno oddati ponudbe⁴, naročnik podaljša rok za oddajo in odpiranje ponudb za najmanj 2 delovna dni, v primeru postopka NMV oziroma za najmanj 5 delovnih dni v primeru drugih postopkov za oddajo naročila iz 39. člena tega zakona, če so komulativno izpolnjeni naslednji pogoji:

• elektronsko komunikacijsko sredstvo, ki ga uporablja naročnik, ne deluje v zadnjih 60 minutah pred iztekom roka, ki je določen za oddajo prijav ali ponudb;

• kandidat ali ponudnik naročnika o tem nemudoma obvesti, vendar najpozneje 30 minut po roku za oddajo prijav ali ponudb;

• upravitelj elektronskega komunikacijskega sredstva, ki ga uporablja naročnik, nedelovanje potrdi naročniku;

• kandidatu ali ponudniku ni uspelo oddati prijave oziroma ponudbe;

• odpiranje prejetih prijav ali ponudb se še ni izvedlo.

V fazi pregleda in ocenjevanja ponudba lahko⁵ naročnik, če ugotovi, da je to potrebno za pravilno izvedbo postopka, ponudnike in kandidate kadar koli med postopkom pozove, da predložijo vsa dokazila ali del dokazil v zvezi z navedbami v ESPD⁶.

Po ZJN-3 naročnik skladno s prvim odstavkom 89. člena ZJN-3 odda javno naročilo na podlagi meril ob upoštevanju določb 84., 85. in 86. člena ZJN-3 po tem, ko preveri, da so izpolnjeni naslednji pogoji:

1. a) ponudba je skladna z zahtevami in pogoji, določenimi v obvestilu o javnem naročilu ter v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila, po potrebi ob upoštevanju variant iz 72. člena ZJN-3, in

2. ponudbo je oddal ponudnik, pri katerem ne obstajajo razlogi za izključitev iz 75. člena ZJN-3 in izpolnjuje pogoje za sodelovanje ter izpolnjuje pravila in merila iz 82. in 83. člena ZJN-3, če so bila določena.

V postopku naročila male vrednosti lahko naročnik skladno s četrtim odstavkom 89. člena ZJN-3 odloči, da se ponudbe najprej razvrstijo po merilih in se tudi predhodno preverijo z vidika ustreznosti zagotavljanja naročnikovih zahtev glede predmeta javnega naročila, preden se preveri, da ne obstajajo razlogi za izključitev najugodnejšega ponudnika in da so izpolnjeni pogoji za njegovo sodelovanje. Če naročnik oceni, da ponujeni predmet javnega naročila ne ustreza zahtevam naročnika, za ponudnika, ki je oddal takšno ponudbo, ni treba preveriti, ali obstajajo razlogi za izključitev in ali izpolnjuje pogoje za sodelovanje. Če naročnik uporabi to možnost, mora zagotoviti, da je preverjanje razlogov za izključitev in izpolnjevanje pogojev za sodelovanje ponudnikov, ki so oddali ponudbo, ki vsebinsko ustreza zahtevam naročnika, nepristransko in transparentno, da se javno naročilo ne bi oddalo ponudniku, ki bi moral biti izključen ali ne izpolnjuje pogojev za sodelovanje, ki jih je določil naročnik. Naročnik v roku pet dni po končanem preverjanju in ocenjevanju v skladu z 89. členom ZJN-3 obvesti vsakega ponudnika tudi o sprejeti odločitvi v zvezi z oddajo naročila male vrednosti. Odločitev se šteje za vročeno z dnem objave na portalu javnih naročil. Rok za uveljavljanje pravnega varstva iz petega odstavka 25. člena ZPVPJN je tako pet delovnih dni od objave odločitve o oddaji naročila male vrednosti na portalu javnih naročil⁷.

Naročnik najpozneje 30 dni po sklenitvi pogodbe o izvedbi javnega naročila ali okvirnega sporazuma, ki sledi odločitvi o oddaji javnega naročila ali sklenitvi okvirnega sporazuma oziroma od pravnomočnosti odločitve iz prvega⁸ ali petega⁹ odstavka 90. člena tega zakona ali iz drugega odstavka 90. člena tega zakona, če naročilo ni oddano, pošlje v objavo obvestilo o oddaji javnega naročila z rezultati postopka javnega naročila. S tem je javno naročilo zaključeno.