Evalvacijo ponudb, ki jih naročnik prejme v postopku oddaje javnega naročila, je mogoče v grobem razdeliti na dva dela. Na eni strani je treba ugotoviti, ali je ponudnik izpolnil vse zahteve in pogoje, ki jih je naročnik določil za priznanje sposobnosti za izvedbo naročila. Na drugi strani pa je treba oceniti, koliko se je ponudba v razmerju do drugih konkurenčnih ponudb približala najvišji možni stopnji ekonomske ugodnosti za naročnika, kot je opredeljena z merili ekonomsko najugodnejše ponudbe. Medtem ko se priznavanje sposobnosti nanaša na osebo ponudnika in je absolutne narave (ponudnik mora za priznanje sposobnosti v celoti izpolniti vse zahteve in pogoje, določene v razpisni dokumentaciji, če se želi potegovati za pridobitev naročila – gre torej za kvalifikacijo), se ocenjevanje ponudb na podlagi meril nanaša na samo ponudbo oziroma njen predmet in je relativno – ponudnik se z ekonomskimi parametri ponudbe (cena, kakovost, rok izvedbe …) bolj ali manj približa naročnikovim pričakovanjem, naročnik pa na tej podlagi ponudbe razvrsti od najbolj do najmanj ugodne. Oba dela evalvacije, ugotavljanje sposobnosti ponudnika in ocenjevanje ponudbe na podlagi meril, praviloma potekata ločeno in ju tudi urejata dva ločena sklopa pravil javnega naročanja.
Presoja izpolnjevanja naročnikovih zahtev in pogojev za priznanje sposobnosti se nanaša na preverjanje ponudnikove osebe, v okviru katerega naročnik ugotavlja dva kvalifikacijska vidika: najprej mora ugotoviti, ali je ponudnik sploh primeren za izvedbo javnega naročila, zatem pa mora ugotoviti še, ali je usposobljen za izvedbo javnega naročila.
Presoja primernosti ponudnika temelji na ugotavljanju, ali obstajajo posamezne okoliščine, zaradi katerih poslovanje države (v širšem smislu) s ponudnikom ne bi bilo primerno. Gre za preverjanje, ali je poslovanje ponudnika na različnih področjih (davčnem, delovno-pravnem, konkurenčno-pravnem, poslovnem, finančnem, strokovnem itd.) zakonito in pravilno ter v skladu z običajnimi poslovnimi standardi. S takšnimi kvalifikacijskimi pravili naročnik udejanja sekundarne politike javnega naročanja, katerih namen je preprečiti sodelovanje v postopkih javnega naročanja tistim gospodarskim subjektom, ki kršijo predpise s področja preprečevanja različnih kaznivih dejanj, predpise s področja konkurenčnega prava, predpise s področja socialnega in delovnega prava itd.
Pri ugotavljanju usposobljenosti pa naročnik preverja, ali je ponudnik poklicno, finančno, tehnično, kadrovsko in strokovno sposoben izvesti naročilo. Naročnik torej z različnimi kvalifikacijskimi zahtevami preverja, ali ima ponudnik vse potrebne registracije in dovoljenja za izvajanje ustreznih dejavnosti, ali ima dovolj dober ekonomski in finančni položaj oziroma boniteto, ali ima ustrezno strokovno osebje, znanje in izkušnje, ali ima potrebno mehanizacijo, opremo, licence itd.
Razlogi za izključitev so določeni v 75. členu Zakona o javnem naročanju. Razdeliti jih je mogoče na obvezne (obligatorne) in fakultativne. Obligatorni izključitveni razlogi so naslednji:
obstoj pravnomočne sodbe, izrečene gospodarskemu subjektu ali osebi, ki je članica upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa tega gospodarskega subjekta ali ki ima pooblastila za njegovo zastopanje ali odločanje ali nadzor v njem, zaradi storitve kaznivih dejanj, ki so našteta v prvem odstavku 75. člena Zakona o javnem naročanju (gre za kazniva dejanja s področja terorizma, konkurenčnega prava, insolvenčnega prava, gospodarske kriminalitete, davčnega prava, podkupovanja, pranja denarja, trgovine z ljudmi, hudodelskega združevanja itd.);
kršitev obveznosti v zvezi s plačilom obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti v skladu z zakonom, ki ureja finančno upravo, ki jih pobira davčni organ, če vrednost teh neplačanih zapadlih obveznosti na dan oddaje ponudbe znaša 50 evrov ali več (sem spadajo tudi primeri, če gospodarski subjekt na dan oddaje ponudbe nima predloženih vseh obračunov davčnih odtegljajev za dohodke iz delovnega razmerja za obdobje zadnjih petih let do dne oddaje ponudbe);
vpis v evidenco gospodarskih subjektov z negativnimi referencami (v to evidenco se uvrstijo tisti ponudniki, ki storijo enega izmed prekrškov, določenih v 110. členu Zakona o javnem naročanju);
obstoj pravnomočne odločbe pristojnega organa, s katero je gospodarskemu subjektu dvakrat izrečena globa zaradi prekrška v zvezi s plačilom za delo.
Fakultativni izključitveni razlogi so določeni v šestem odstavku 75. člena Zakona o javnem naročanju:
kršitev obveznosti na področju okoljskega, socialnega in delovnega prava, ki so določene v pravu Evropske unije, predpisih, ki veljajo v Republiki Sloveniji, kolektivnih pogodbah ali predpisih mednarodnega okoljskega, socialnega in delovnega prava;
začetek postopka zaradi insolventnosti, prisilnega prenehanja ali likvidacije, če sredstva gospodarskega subjekta ali njegovo poslovanje upravlja upravitelj ali sodišče, ali če so njegove poslovne dejavnosti začasno ustavljene (naročnik pa se lahko odloči, da iz postopka javnega naročanja ne izključi gospodarskega subjekta, pri katerem je sodišče pravnomočno odločilo o potrditvi prisilne poravnave);
storitev hujše kršitve poklicnih pravil, zaradi česar je omajana integriteta gospodarskega subjekta;
sklenitev dogovora, katerega cilj ali učinek je preprečevati, omejevati ali izkrivljati konkurenco, pri čemer se šteje, da je takšno ravnanje podano, če organ, pristojen za varstvo konkurence, na podlagi prijave naročnika v 15 dneh naročniku sporoči, da bo uvedel postopek ugotavljanja kršitve;
obstoj nasprotja interesov (tretji odstavek 91. člena Zakona o javnem naročanju), ki ga z drugimi, blažjimi ukrepi ni mogoče odpraviti;
obstoj izkrivljanja konkurence zaradi predhodnega sodelovanja gospodarskega subjekta pri pripravi postopka javnega naročanja, ki ga ni mogoče učinkovito odpraviti z drugimi, blažjimi ukrepi;
obstoj precejšnjih ali stalnih pomanjkljivosti pri izpolnjevanju ključnih obveznosti iz prejšnjih pogodb o izvedbi javnega naročila ali prejšnjih koncesijskih pogodb, sklenjenih z naročnikom, zaradi katerih je naročnik predčasno odstopil od prejšnjega naročila oziroma pogodbe ali uveljavljal odškodnino ali so bile izvedene druge primerljive sankcije;
podajanje resnih zavajajočih razlag pri posredovanju informacij, zahtevanih zaradi preverjanja obstoja razlogov za izključitev ali izpolnjevanja pogojev za sodelovanje, ali nerazkritje teh informacij ali nepredložitev dokazil, ki jih zahteva naročnik v postopku javnega naročanja;
vplivanje na odločanje naročnika ali pridobitev zaupnih informacij, zaradi katerih bi lahko gospodarski subjekt imel neupravičeno prednost v postopku javnega naročanja, ali malomarna predložitev zavajajočih informacij, ki bi lahko pomembno vplivale na odločitev o izključitvi, izboru ali oddaji javnega naročila.
Kadar so podani obvezni izključitveni razlogi, je izključitev ponudnika obvezna. Obvezne izključitvene razloge je mogoče spregledati le v dveh primerih. Prva možnost se nanaša na primere, kadar je zoper ponudnika izdana pravnomočna sodba zaradi storitve kaznivih dejanj ali kadar so ugotovljene kršitve obveznosti v zvezi s plačilom obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti v skladu z zakonom, ki ureja finančno upravo – v teh primerih naročniku izjemoma iz sodelovanja v postopku javnega naročanja ni treba izključiti gospodarskega subjekta, če oddajo javnega naročila temu ponudniku upravičujejo tako pomembni razlogi, povezani z javnim interesom, kot so javno zdravje, življenje ljudi ali varstvo okolja. Druga možnost se nanaša na primere, kadar je zoper ponudnika izdana pravnomočna sodba zaradi storitve kaznivih dejanj (in tudi, kadar je podan kateri izmed fakultativnih izključitvenih razlogov). V teh primerih lahko ponudnik naročniku predloži dokaze, da je sprejel zadostne ukrepe, s katerimi lahko dokaže svojo zanesljivost kljub obstoju razlogov za izključitev. Za zadostne ukrepe šteje plačilo ali zaveza plačati nadomestilo za vso škodo, povzročeno s kaznivim dejanjem ali kršitvijo, aktivno sodelovanje s preiskovalnimi organi za celotno razjasnitev dejstev in okoliščin ter sprejetje konkretnih tehničnih, organizacijskih in kadrovskih ukrepov, ustreznih za preprečitev nadaljnjih kaznivih dejanj ali kršitev. Pri ocenjevanju ukrepov, ki jih sprejme gospodarski subjekt, naročnik upošteva resnost in posebne okoliščine kaznivega dejanja ali kršitve. Možnost takšnega spregleda izključitvenega razloga pa ne velja za ponudnika, ki je bil iz sodelovanja v postopkih javnega naročanja ali postopkih za podelitev koncesije izključen na podlagi pravnomočne sodbe ali odločbe o prekršku, ki učinkuje v Republiki Sloveniji.
V primeru fakultativnih razlogov je izključitev ponudnika načeloma odvisna od naročnika oziroma od opredelitve izključitvenih razlogov v razpisni dokumentaciji. Naročnik se torej odloči sam, katere konkretne izključitvene razloge bo določil v razpisni dokumentaciji. Za večino fakultativnih izključitvenih razlogov velja, da lahko naročnik ponudnike izloči le v primeru, če so bili vnaprej določeni v razpisni dokumentaciji. Nekatere izključitvene razloge pa lahko uporabi tudi v primeru, če v razpisni dokumentaciji niso bili izrecno opredeljeni. Med zadnjimi so sklenitev dogovora, katerega cilj ali učinek je preprečevati, omejevati ali izkrivljati konkurenco, obstoj nasprotja interesov, podajanje resnih zavajajočih razlag pri posredovanju ponudbenih informacij in vplivanje na odločanje naročnika ali pridobitev zaupnih informacij. Ko naročnik v razpisni dokumentaciji določa fakultativne izključitvene razloge, se mora seveda gibati v zakonskih okvirih, kot so določeni v 75. členu Zakona o javnem naročanju (kot izključitvene lahko torej določi le tiste okoliščine, ki jih v izhodišču opredeljuje že sam zakon), spoštovati pa mora tudi temeljna načela javnega naročanja.
Dokazila za izkazovanje neobstoja izključitvenih razlogov so določena v 77. členu Zakona o javnem naročanju. Neobstoj pravnomočne sodbe zaradi storitve kaznivih dejanj lahko ponudniki dokazujejo z izpisom iz ustreznega registra, kakršen je sodni register, če tega registra ni, pa enakovreden dokument, ki ga izda pristojni sodni ali upravni organ v Republiki Sloveniji, drugi državi članici ali matični državi ali državi, v kateri ima sedež gospodarski subjekt. Izpolnitev obveznosti glede obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti v skladu z zakonom, ki ureja finančno upravo, in neobstoj insolvenčnih postopkov, lahko ponudniki dokazujejo s potrdilom, ki ga izda pristojni organ. Neobstoj pravnomočne odločbe pristojnega organa, s katero je gospodarskemu subjektu dvakrat izrečena globa zaradi prekrška v zvezi s plačilom za delo, lahko ponudniki dokazujejo z izpisom iz evidence o pravnomočnih odločbah o prekrških, ki jo vodi pristojni organ. Če posamezna država navedenih dokumentov in potrdil ne izdaja ali če ti ne zajemajo vseh navedenih primerov, jih je mogoče nadomestiti z zapriseženo izjavo, če ta v državi članici ali tretji državi ni predvidena, pa z izjavo določene osebe, dano pred pristojnim sodnim ali upravnim organom, notarjem ali pred pristojno poklicno ali trgovinsko organizacijo v matični državi. Drugih dokazil Zakon o javnem naročanju izrecno ne določa, zato jih mora v razpisni dokumentaciji specificirati naročnik, upoštevaje naravo posameznega izključitvenega razloga in pa seveda temeljna načela javnega naročanja.
