Predpogoj za začetek postopka oddaje javnega naročila blaga, storitve ali/in gradnje je, da naročnik izračuna ocenjene vrednosti javnega naročila. Od naročnika je odvisno, ali bo pred začetkom postopka izdal sklep o začetku postopka, ali ne. Če ga izda, mora v njem navesti vir in obseg sredstev, namenjen izvedbi javnega naročila, lahko pa tudi druge podatke (npr. imena članov strokovne komisije, čas trajanja izvedbe javnega naročila …). Priprava sklepa o začetku postopka je torej v diskreciji naročnika, kljub temu pa je informacija o viru in obsegu sredstev, namenjenih izvedbi javnega naročila tako pomembna, da mora naročnik, če sklepa o pričetku ne izda na drug način, dokumentirati podatke o viru in obsegu sredstev, ki so namenjena izvedbi konkretnega javnega naročila. Naročnik je avtonomen v odločitvi o tem, ali bo za izvedbo javnega naročila imenoval strokovno komisijo ali ne, to je stvar njegove odločitve, kot tudi, ali bo za izvedbo oziroma odločanje v postopku javnega naročanja pooblastil drugega naročnika.
Čeprav zakon v 67. členu govori o »dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila«, velja zapisati, da je pod tem pojmom mišljena »razpisna dokumentacija«, ki mora vsebovati najmanj tiste podatke, ki jih zahteva ZJN-3, osnutek pogodbe o izvedbi javnega naročila ter vse tiste podatke in informacije, ki jih naročnik preko portala JN posreduje gospodarskim subjektom. Po roku za oddajo ponudb, razpisna dokumentacija postane aksiom, zaradi česar jo po izteku roka za prejem ponudb naročnik ne sme več spreminjati niti dopolnjevati.
Postopek oddaje javnega naročila se zaključi z odločitvijo o oddaji in po pravnomočnosti te odločitve naročnik in izbrani ponudnik podpišeta pogodbo in/oz. okvirni sporazum, ki pa v bistvenih delih ne smeta odstopati od osnutka pogodbe iz razpisne dokumentacije, razen v primeru, kot to določa zakon. Pri tem pa se je v praksi vedno znova postavljalo vprašanje, kateri so bistveni sestavni deli takšne pogodbe. Ta dvom novi ZJN-3 odpravlja, saj določa, da morajo biti v pogodbi o izvedbi javnega naročila zapisani oz. določeni vsaj:
dejanska vrednost celotnega javnega naročila, v utemeljenih primerih, pri katerih dejanske vrednosti ni mogoče določiti, pa ocenjena vrednost javnega naročila;
rok veljavnosti pogodbe;
določilo, da pogodba preneha veljati, če je naročnik seznanjen, da je pristojni državni organ ali sodišče s pravnomočno odločitvijo ugotovilo kršitev delovne, okoljske ali socialne zakonodaje s strani izvajalca pogodbe o izvedbi javnega naročila ali njegovega podizvajalca.
Določilo naročniku ne dopušča presoje, ali je tak ukrep (prenehanje pogodbe) sorazmeren ali ne, ampak je določba povsem jasna. Ko naročnik na kakršen koli način izve za to dejstvo, bo pogodba prenehala veljati. Pri tem pa zakon niti ne pove, kako se to (prenehanje pogodbe) v praksi izvede, ali naročnik iz tega razloga odstopi od pogodbe ali ne, temveč to vprašanje prepušča naročniku. Po našem mnenju se določilo razlaga na način, da nastop tega dejstva pomeni razvezni pogoj. Ne glede na prej navedeno pa je treba v vsakem primeru posebej določiti (upoštevajoč dejstvo, ali gre za javno naročilo blaga, storitve ali gradnje), kateri so poleg naštetega še tisti elementi, ki morajo biti zajeti v pogodbi.
Variantne ponudbe – 72. člen
Tudi novi zakon ohranja določilo, da lahko naročnik ponudnikom dovoli ali od njih zahteva, da predložijo variantne ponudbe ali pa da te niso dopustne. Variantne ponudbe naročnik lahko dopusti samo, če so povezane s predmetom javnega naročanja, ki ga oddaja. Ker pa je pri presoji variantnih ponudb v fazi pregleda in ocenjevanja ponudb pomembno, da so te med seboj primerljive, zakon od naročnika zahteva, da v primeru, ko se te dovoljene, v razpisni dokumentaciji navede minimalne zahteve, ki jih mora izpolniti variantna ponudba, ter vse posebne zahteve za njeno predložitev, zlasti to, ali se lahko variantno ponudbo predloži le, če je bila predložena tudi ponudba, ki ni variantna.
Razdelitev javnega naročila na sklope – 73. člen
Zakon nalaga naročniku, da v smislu zagotavljanja temeljnega načela gospodarnosti in učinkovitosti izvedbe javnega naročila v primerih, ko je glede na naravo stvari (predmeta javnega naročila) mogoče, naročnik javno naročilo razdeli na sklope. V obvestilu o javnem naročilu oz. drugem ustreznem dokumentu (glede na postopek oddaje javnega naročila, na podlagi katerega izvaja razpis) mora naročnik potencialne ponudnike obvestiti o tem, da lahko ponudbe oddajo za en sklop ali več sklopov.
Določanje rokov – 74. člen
Zakon pri vsakem izmed postopkov oddaje javnih naročil, ki so opredeljeni v členih od 40 do 45, in sicer (v odprtem postopku, v omejenem postopku, v konkurenčnem dialogu, v partnerstvu za inovacijein v konkurenčnem postopku s pogajanju), določa minimalne roke v katere naročnik ne sme posegati. Minimalni rok je rok, ki ga mora naročnik upoštevati v primeru, ko je glede na mejno vrednost javnega naročila, ki ga oddaja, potrebna objava v Uradnem glasilu EU. Kadar pa objava na evropskem portalu ni potrebna (ampak gre za objavo na našem portalu JN), naročnik v vsakem primeru posebej določi tako imenovan »primeren rok«. Gre za rok, ki je dovolj dolg, da omogoča ponudnikom pripravo ponudbe.
Zakon v členih od 40 do 45 določa v vsakem primeru posebej, koliko znaša minimalni rok (35 oz. 30 dni). Pri tem pa določa pravila, ko naročnik ta minimalni rok, če je objavil predhodno informativno obvestilo, lahko skrajša.
