| 1. faza: oblikovanje ideje Pri oblikovanju ideje, ki jo bomo kasneje želeli sporočiti svojim sogovornikom je najpomembnejše, da idejo do konca premislimo ter da se zavedamo namena in cilja, ki ga s sporočanjem želimo doseči. |
| 2. faza: kodiranje sporočila |
V govorjeni besedi kodiranje pomeni pretvarjanje naših idej, ki jih želimo sporočiti svojim sogovornikom, v besedna in nebesedna sporočila.
Za uspešno besedno komunikacijo je treba: izbrati besede, ki so primerne našemu sogovorniku ter takšne, ki so v svojem pomenu nevtralne ali pozitivno obarvane, uporabljati izrazoslovje, ki je »domače« in razumljivo našemu sogovorniku, govoriti jedrnato in konkretno, govoriti v celih stavkih (ne okrnjenih, nedokončanih ali odsekanih), previdno in smotrno uporabljati šale in anekdote in se povsem izogibati besedam, ki so za našega sogovornika žaljive.
Za uspešno nebesedno komunikacijo je treba: upoštevati pravilo, da naša govorica telesa (vključno z glasom) vedno sporoča našo notranjo resnico (naše počutje, razmišljanje o sebi, sogovorniku, temi pogovora, razpoloženje, naravnanost), med komunikacijo ohranjati spontan očesni stik z vsemi sogovorniki, izogibati se gibom, ki izražajo grožnjo, pri sebi gojiti in negovati pozitivno osebno naravnost, ki je iztočišče naše nebesedne komunikacije, predvsem spoštljivost, vljudnost in usmerjenost v iskanje skupnih rešitev.
| 3. faza: prenos sporočila: Pri prenosu sporočila upoštevamo: zakonitosti okolja, vpliv pozitivnih in negativnih dejavnikov prostora, v katerem poteka komunikacija, zakonitosti smotrne izrabe časa. |
| 4. faza: dekodiranje: V kolikor želimo uspešno opraviti svojo vlogo poslušalca, je pomembno, da: zbrano poslušamo sogovornika, pustimo, da nas prepričajo argumenti (ne ustvarjamo si prehitrega mnenja!), poslušamo brez predsodkov ali kakšnih drugih negativno naravnanih čustev. |
| 5. faza: povratna informacija: Povratna informacija ni nič drugega kot sklepna faza komunikacijskega procesa, ko nam sogovornik s svojim vedenjem in besedami pokaže, kako je sprejel naše sporočilo in dojel našo temeljno idejo. Cilj komunikacije je dosežen, če je povratna inf ormacija (reakcija sogovornika) bila pričakovana. |