Kadar želimo reklamirati prejeto blago ali storitev, vključimo naslednje informacije:
- da je blago prispelo oziroma da je bila storitev opravljena,
- opišemo pomanjkljivosti,
- zapišemo zahtevke glede neustreznega blaga (znižanje cen, odstop od pogodbe, odprava napak, zahteva po izpolnitvi pogodbe …),
- v vseh primerih lahko zahtevamo še odškodnino,
- zabeležimo vse priloge: npr. komisijski zapisnik, fotografije,…
- izrazimo željo, da bo dobavitelj zahtevo upošteval in razrešil (ton naj ne bo grozeč, temveč naj iz ugovora veje obžalovanje);
- reklamacijski zapisnik sestavi komisija za prevzem blaga, lahko pa v komisijo vključimo strokovnjake določenih področij. Reklamacijske zapisnike pišejo na tiskovine – obrazce. Ti obrazci so naslovljeni kot komisijski zapisnik, dopisati je treba tekočo številko zapisnika, podatke o članih komisije (ime, priimek, poklic, naslov, navedbo delovnega razmerja – da ni v delovnem razmerju do oškodovanih strank), identifikacijo pošiljke po dokumentih, kjer navedemo fakturo, specifikacijo, tovorne dokumente, ugotovitve o sporni kakovosti (opis), ugotovitve o količini, vzroke reklamacije, predloge komisije za rešitev reklamacije in podpise članov komisije.
Kako poslati reklamacijo?
- Reklamacijo običajno pošljemo pisno v pisemski ovojnici;
- Faks ali elektronsko pošto uporabimo res samo izjemoma, če gre za kaj nujnega;
- Ustna reklamacija za podjetje ni primerna. Če jo že kdaj moramo uporabiti, naj ji sledi še pisna oblika.
- Ne odpošljimo pisma, dokler smo jezni.
- Vedno preberimo besedilo, preden ga podpišemo.
Tudi odgovor na reklamacijo pošljimo po pošti, le izjemoma pa telefaksu ali elektronski pošti