Delodajalci ne smejo z delavcem skleniti pogodbe o zaposlitvi za delovno mesto oziroma vrsto dela, ki nista bila sistemizirana s splošnim aktom. Seveda pa lahko delodajalci ob pojavu potrebe po novem delovnem mestu ali vrsti dela spremenijo akt o sistemizaciji, določijo novo delovno mesto ali vrsto dela ter nato objavijo prosto delo. S tem predhodnim postopkom, torej s spremembo akta, pa so pogoji za opravljanje dela za novo delovno mesto ali vrsto dela zopet določeni in znani vnaprej – pred novo zaposlitvijo. Tako je tudi v takšnih primerih vsaj načelno zagotovljena že navedena ustavna pravica, da je vsakomur pod enakimi pogoji dostopno vsako delovno mesto. Tudi pri spremembi akta je treba spoštovati postopek, ki je določen za sprejem akta, kar velja zlasti za sodelovanje sindikata in sveta delavcev oziroma obveščanje delavcev.
Kako pogosto je treba spreminjati akt o sistemizaciji delovnih mest je odvisno predvsem tudi od vsebine akta in vsebine sprememb. V akt lahko delodajalci navedejo le delovna mesta, pogoje za opravljanje dela in opise delovnih mest ali vrste del. Lahko pa poleg navedenega dodajo tudi določbe o organiziranosti delodajalcev (na primer: oblikovanje služb, sektorjev, profitnih centrov itd.). Tak dokument se potem posledično imenuje akt oziroma pravilnik o organiziranosti in sistemizaciji delovnih mest in/ali vrste del. Vsekakor je treba akt spremeniti vedno pred uvedbo novega delovnega mesta ali vrste dela.
Pri spremembi akta o sistemizaciji je treba paziti tudi na usklajenost vseh dokumentov pri delodajalcu. Akt o sistemizaciji delovnih mest je le del dokumentacije, s katero se pri delodajalcu celovito ureja področje kadrov. To pomeni, da morajo biti z aktom o sistemizaciji usklajeni tudi vsi drugi dokumenti delodajalca, kot so na primer pogodbe o zaposlitvi, prijave in objave prostih delovnih mest ali vrste del, izjava o varnosti z oceno tveganja za delovna mesta ali vrste del, napotnice za zdravstveni pregled, prijave v socialna zavarovanja itd. To zlasti velja za uporabo in navajanje nazivov delovnih mest oziroma vrste del. V praksi se prepogosto dogaja, da delodajalci za istega delavca, ki opravlja delo v skladu s sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, v različnih dokumentih navajajo različne nazive delovnega mesta ali vrste dela. Na primer v pogodbi o zaposlitvi »zidar«, v aktu o sistemizaciji »gradbeni delavec«, v prijavi prostega delovnega mesta ali vrste dela na Zavodu RS za zaposlovanje »delavec v gradbeništvu« in v napotnici na predhodni zdravstveni pregled »zidarska dela«. Navedena situacija je morda nekoliko karikirana, vendar se pogosto pojavlja, predvsem pri delodajalcih, ki niso dovolj pozorni pri izvajanju predpisov s področja delovnega prava. Pri takem nedoslednem navajanju nazivov delovnega mesta oziroma vrste dela včasih ni jasno, za katero delovno mesto je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, kakšne so njegove pravice in dolžnosti ter pogoji za opravljanje dela in podobno. Posledica tega so lahko spori med delodajalci in delavci.
Več o tej temi preberite v priročniku Opisi delovnih mest in akt o sistemizaciji po novem