Intranet oziroma intranetni portali se v okviru organizacije uporabljajo predvsem za splošno interno komuniciranje, pregled dokumentacije in dostop do baz podatkov, dostop do elektronske pošte in interneta, uporabo drugih poslovnih aplikacij, objavo internih obvestil, okrožnic, pravilnikov in drugega gradiva ter za druge namene. Organizacije želijo z uvedbo intranetnih portalov doseči cilje, kot so: zmanjševanje dokumentacije, boljšo informiranost zaposlenih, lažji dostop do aplikacij z enega mesta, manjšo obremenjenost pri komuniciranju prek elektronske poštev in podobno. Seveda se implementirane rešitve razlikujejo glede na želene cilje, velikost organizacije, panogo, predvidene vložke in zasledovane cilje ter ostale spremenljivke, ki vplivajo na izbor tehnologije, nabor funkcionalnosti in ostale ključne elemente intranetnega portala. Prek intraneta so pogosto dosegljivi tudi pomembni poslovni podatki, zato so intranetni portali praviloma implementirani na način, ki onemogoča dostop osebam, ki bodisi niso zaposlene bodisi niso pooblaščene za dostop do podatkov na intranetu.
Glede obdelave osebnih podatkov v zasebnem sektorju ZVOP-1 (10. člen) določa, da se osebni podatki v zasebnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ne glede na navedeno se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo, ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe. V zasebnem sektorju se lahko obdelujejo osebni podatki tudi, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.
Poznavanje organizacijske strukture je v vsaki organizaciji osnova za njeno uspešno delovanje. Ime in priimek, delovno mesto in službena telefonska številka gotovo sodijo med ključne podatke v tem pogledu in služijo za uresničevanje zakonitih interesov zasebnega sektorja, obenem pa imajo praviloma dostop do intraneta le zaposleni in v tem primeru ne gre za javno objavo. Informacijski pooblaščenec je glede na navedeno mnenja, da je objava imena, priimka, delovnega mesta in službene telefonske številke na intranetu podjetja legitimna in da za tovrstno objavo ni potrebna privolitev posameznika.