Z našim trudom, da bi napisali pravopisno in slovnično pravilno elektronsko sporočilo in vsebino na spletnih straneh, izkažemo potrebno spoštovanje do naslovnika oziroma ciljne skupine.
Izogibamo se tujkam, preveč strokovnemu izrazoslovju, uporabljamo primeren slog in stil pisanja. Ne dolgovezimo in ne izgubljamo se v poplavi neurejenih in nedokončanih misli.
2 Uporaba znakov namesto besed in ločil
Tudi to je del etike na spletu. Razne smeške, srčke, pomežike, znake ogorčenja ali navdušenja ter druge podobne znake, s katerimi izražamo zadovoljstvo, odobravanje, jezo ali kaj drugega praviloma uporabljamo v klepetalnicah in forumih, če so ti take narave in vrste, da je to tam dovoljeno in dopustno. V poslovnih elektronskih sporočilih ti znaki niso zaželeni, na spletnih straneh v določeni meri so, vendar je to odvisno od narave spletne strani. Kjer koli pa že te znake uporabljamo, moramo vedeti, da ni nujno, da jih naslovniki tudi razumejo.
3 Uporaba velikih in malih črk
Načeloma veljajo pri pisanju elektronskih sporočil ista pravopisna in slovnična pravila kot pri drugih besedilih, torej tudi, kdaj zapisujemo veliko in kdaj malo začetnico besed. Tudi kratice zapisujemo po pravopisnih načelih slovenskega jezika.
V elektronskih sporočilih, pa naj bodo dopisi, promocijska pisma ali zgolj sporočilo sodelavcu, naj se ob deseti uri zglasi v sejni sobi, pa se izogibamo rabi samo velikih črk v besedilu ali delu besedila, ker taka raba velikih črk velja v elektronskem sporočanju za nadiranje ali kričanje na sogovornika oziroma naslovnika. Da pa le ne bi bili tako občutljivi pri rabi velikih črk, poudarjamo, da je raba velikih črk etično dopustna pri izpostavljanju določenih besed.
4 Oblika elektronskega sporočila
Telo elektronskega sporočila dejansko predstavlja naše pismo ali dopis ali kratko sporočilo, ki ga želimo poslati našemu naslovniku. Praviloma ga sestavimo iz pozdrava, uvoda, jedra in zaključka sporočila ter podpisa, ki je lahko naš osebni ali pa uradni (službeni).
4.1 Pozdrav
Pozdrav je lahko klasičen, npr.:
| Spoštovani |
| Pozdravljeni, gospod direktor |
ali pa kar nagovorimo naslovnika z njegovim imenom, npr.:
| Simona |
Ob tem je od našega odnosa z naslovnikom odvisno, ali bomo dodali zraven tudi nazive, od gospoda, gospodične, direktorja, sodelavke ali česa drugega.
Namesto klasičnih pozdravov in nagovorov lahko uporabimo tudi bolj ustvarjalne nagovore:
| Sanja, fantastična sodelavka našega tima ste! |
4.2 Glavno besedilo
Glavno besedilo nekega elektronskega sporočila, najsi je to uradni dopis, pismo prijatelju, vabilo poslovnemu partnerju na sestanek ali kaj drugega, je praviloma sestavljeno iz uvoda, jedra in zaključka. Načeloma veljajo podobna pravila kot pri klasičnih, natisnjenih pismih in dopisih, le da je v elektronski komunikaciji nekaj stvari po eni strani poenostavljenih, po drugi strani pa nadgrajenih, med drugim lahko našemu sporočilu dodajamo razne priloge, seveda na drugačen način kot pa v klasični pošti.
4.3 Podpis
V poslovnih elektronskih dopisih se podpisujemo z imenom, priimkov, načeloma pod tem zapišemo tudi funkcijo, ki jo opravljamo v podjetju, in seveda naziv podjetja (praviloma tudi spletno stran ali kontaktne podatke – telefonsko številko, številko faksa). V večini podjetij in raznih ustanov zahtevajo, da v elektronskem računu že nastavite podpis, ki vsebuje vse te podatke, skupaj z logotipom podjetja.
Veliko ljudi si tudi pri zasebnih elektronskih računih nastavi podpis po lastni izbiri.
Če se z naslovnikom poznate osebno in niste z njim samo v poslovnih odnosih, ampak tudi prijateljskih, lahko celoten seznam zahtevanih podatkov v podpisu tudi izpustite in se podpišete samo z imenom ali vzdevkom.