Prav tako je pomembno, da se vnaprej določi in na potnem nalogu zapiše uporaba osebnega ali službenega vozila oz. javnih prevoznih sredstev (letalo, ladja, taksi). Če delodajalec vnaprej ne določi uporabe prevoznih sredstev, lahko ima težavo pri obračunu in povračilu stroškov.
Včasih nekatere službene poti niso predmet, kjer bi se povrnili stroški, kot so dnevnica, kilometrina ipd.
Tudi če se stroški službenih poti ne povrnejo zaposlenemu, je treba izstaviti potni nalog.
Za delodajalca vse službene poti predstavljajo poslovni strošek, ki ga morajo v davčnem obračunu ustrezno upravičiti, zato mora biti zagotovljena ustrezna evidenca ter priložena dokumentacija, ki opravičuje povrnitev stroškov, ki so nastali na službeni poti.
Primer 1: Potrebna vsebina potnega naloga
1. Številka in datum potnega naloga – 112/12 31. 5. 2012
2. Ime in priimek delojemalca – Peter Pavel
3. Naslov stalnega prebivališča – Dolga ulica 7, 2000 Maribor
4. Delovno mesto – Prodajni komercialist
5. Čas trajanja potovanja – 31. 5.–1. 6. 2011
6. Relacija – Maribor–Lj–Koper–Mb
7. Namen potovanja – Podpis pogodbe o prodaji
8. Odobrava se uporaba – Službo vozilo Mb-N3-121
9. Potne stroške plača – delodajalec v višini Uredbe – odredbodajalec
10. Predujem DA ali NE – NE
11. Podpis delodajalca (odredbodajalca) -Lastnoročni podpis oz. žig
12. Kraj in datum – Maribor, 13. 5. 2012
13. Podpis delodajalca – Podpis in žig odgovorne osebe
14. Podpis delojemalca – V primeru prejema predujma
Primer 2: Obračun stroškov potnih stroškov na službenem potovanju
1. Ime in priimek zaposlenca – Peter Pavel
2. Stalno prebivališče -Dolga ulica 7, 2000 Maribor
3. Datum začetka in zaključka potovanja – 31. 5.–1. 6. 2012
4. Relacija službenega potovanja – Mb–Lj–Kp–Mb
5. Uporaba prevoznega sredstva – službeno vozilo
6. Datum in ura odhoda – 31. 5. ob 6. uri
7. Datum in prihoda – 1. 6. ob 22.30. uri
8. Skupna odsotnost – 24 ur + 16,5 ure
9. Višina dnevnic in število ur efektivnega delovnega časa: 2 dnevnici
10. Stroški službenega potovanja
– Dnevnice 21,39 € x 0,9 * 21,39 € = 40,64 €
– Nočnina z zajtrkom 100,00 €
– Cestnina 15,00 €
– Parkirnina 20,00 €
– Drugi stroški 10,00 €
11. Skupaj stroški službenega potovanja 145,64 €
12. Prejeta akontacija 0 €
13. Ostane za odtegljaj pri plači 0 €
14. Ostane za izplačilo pri plači 145,64 €
15. Kraj in datum Mb, 1. 6. 2012
16. Podpis obračunal Iks
17. Podpis prejel Peter Pavel
18. Podpis odobril Ipsilon
Pazite! Zelo pomembne so priloge k potnemu nalogu in poročilo o opravljeni službeni poti.
Višina dnevnic – potovanje po Sloveniji
V Uredbi o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugimi dohodki, ki se ne vštevajo v davčno osnovo (dalje Uredba), je določena višina dnevnic za službena potovanja po Sloveniji glede na čas trajanja službenega potovanja.
Dnevnice so naslednje:
- cela dnevnica – potovanje traja 12 do 24 ur
- polovična dnevnica – potovanje traja od 8 do 12 ur
- znižana dnevnica – potovanje traja od 6 do 8 ur (pogoj, da se začne dve uri pred začetkom dela oz. traja več kot dve uri po zaključku delovnega časa)
Če zaposleni na službenem potovanju prenoči in ima zagotovljen zajtrk, se mu dnevnica zniža, in sicer:
- 10 odstotkov, če je upravičena cela dnevnica, ali
- 15 odstotkov, če je opravičena polovična dnevnica.
Če je zagotovljeno kosilo ali večerja, Uredba ne določa znižanja dnevnic, razen če je znižanje določeno v internih pravilih.
Višina dnevnic – potovanje v tujino
Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino
Dnevnice so naslednje:
- cela dnevnica – potovanje traja 14 do 24 ur
- polovična dnevnica – potovanje traja od 8 do 14 ur
- znižana dnevnica – potovanje traja od 6 do 8 ur (pogoj, da se začne dve uri pred začetkom dela oz. traja več kot dve uri po zaključku delovnega časa)
Zagotovljen zajtrk (10 odstotkov – cela dnevnica, 15 odstotkov – polovična dnevnica)
- Brezplačna prehrana (20 odstotkov pripadajoče dnevnice)
- Brezplačni zajtrk (10 odstotkov, kosilo ali večerja – 35 odstotkov od višine cele dnevnice)
- Brezplačen zajtrk (15 odstotkov, kosilo ali večerja – 40 odstotkov od višine polovične dnevnice)
Več o tej temi preberite v priročniku Priročnik za poslovne asistentke in sekretarke