V Outlook koledarju imate opravka s štirimi vrstami vnosov:
- Sestanek: Sestanek je dejavnost, v katero ste ob nekem času vključeni samo vi, lahko so enkratni, ali ponavljajoči.
- Srečanje: Srečanje se zgodi ob nekem času tako kot sestanek. Razlika je v tem, da na srečanje povabite tudi druge osebe, in sicer s povabilom na srečanje, ki ga pošljete po e-pošti.
- Dogodek: Dogodek je dejavnost, ki traja ves dan. V primerjavi s sestankom ali srečanjem dogodek ne zasede časa na koledarju. Pri dogodku so lahko na urniku za ta dan še vedno prikazani tudi drugi vnosi.
- Opravilo: Opravilo je dejavnost, ki vključuje samo vas, omogoča določitev pričetka in roka za dokončanje, ter spremljanje napredka. Opravilo je osebni ali z delom povezan opravek, ki ga morate opraviti. Lahko se pojavi samo enkrat ali pa se ponavlja. Ponavljajoče se opravilo se lahko ponavlja redno ali pa glede na datum, ko naj bi bilo opravilo dokončano. Ob ustvarjanju lastnih opravil lahko ustvarimo tudi opravila, ki jih dodelite drugim. Opravila so sicer v posebnem podoknu vidna v pogledu koledarja, se pa upravljajo ločeno v Outlook-u.
Dodajanje termina v koledar
Nov termin – sestanek ustvarite tako, da v koledarju označite termin sestanka, napišete ime sestanka ter potrdite. Termin v koledarju bo označen. Če želite nadalje urejati sestanek, dvokliknete na termin in pojavi se pogovorno okno za urejanje novega sestanka (slika spodaj). Nov sestanek lahko ustvarite tudi s pomočjo enega od sledečih načinov:
- označite termin v koledarju in nato na osnovni kartici kliknete gumb »Nov sestanek«;
- označite termin in v priročnem meniju nad označenim terminom izberete ukaz »Nov sestanek«;
Ne glede na način dodajanja sestanka, lahko v pogovornem oknu sestanka določate:
- Ime sestanka oziroma naslov sestanka v polju »Zadeva«.
- Mesto sestanka.
- Oznako sestanka, ki je lahko npr. službeno, pomembno, zasebno itd.
- Začetni čas in končni čas sestanka. Če na delovni površini koledarja niste označili ustreznega termina, preden ste odprli pogovorno okno za urejanje sestanka, lahko v polju »Začetni čas« in/ali »Končni čas« nastavite datum in čas. Če želite nastaviti dogodek, odkljukamo možnost »Celodnevni dogodek«. Nov dogodek lahko vstavimo v koledar tudi tako, da se postavimo na dan dogodka v koledarju in v priročnem meniju nad delovno površino izberemo ukaz »Nov celodnevni dogodek«.
- Opomnik sestanka. Opomnik vas opozori na prihajajoči sestanek npr. 1 dan pred sestankom. Ob tem lahko nastavite, ali ste v času sestanka prosti, zasedeni itd., če izberete eno izmed možnosti v padajočem meniju ukaza »Pokaži kot«. Nastavljen opomnik sestanka bo prikazan v terminu sestanka na delovni površini z oznako zvončka – .
- Polje za opombe. V tem polju lahko napišete dodatne opombe sestanka. Če v pogovorno okno vstavite tudi datoteko, bo ikona in ime datoteke vidno v polju za opombe.
- Dodate člane sestanka in določite zvrst sestanka. V polje »Stiki« lahko napišete člane sestanka oziroma jih vstavite iz adresarja, če kliknete na gumb »Stiki«. Če pa želite določiti kategorijo sestanka, kliknete na gumb »Kategoriziraj« in v meniju izberemo eno izmed barvnih zvrsti. Pri sestankih zasebne narave odkljukate možnost »Zasebno«.
Več o tej temi preberite v priročniku Priročnik za poslovne asistentke in sekretarke