Razdelite ga lahko na:
- koristno porabljen čas (mora ga biti čim več) in
- zapravljen čas (morda ga biti čim manj).
Pet ključnih strategij za učinkovito izrabo časa:
- Načrtovanje
- Časovni razpored
- Uporaba rokovnika
- Učinkovito razporejanje časa
- Izogibanje kradljivcem časa
Načrtovanje
- Skrbno načrtujte – tem bolje boste izkoristili svoj čas – bodite dejavni, ne se zgolj odzivati na položaj.
- Temeljito se seznanite s svojim načrtom/spremembami.
- Predvidite manevrski prostor za odstopanja – časovni roki naj ne bodo prestrogi.
- Poznati morate vire – človeške in materialne.
- Bodite prožni, da boste načrt lahko prilagodili, če bo treba.
Z načrtovanjem si zagotovimo:
- Preglednost: ob vsakem trenutku vemo, kakšno je stanje,
- Razbremenitev spomina: razvidne odprte zadeve;
- Samonadzor – kontrola (manj tveganja: da kaj pozabimo, za naloge, ki niso zapisane, se lahko zgodi, da tudi narejene niso);
- Spodbuda za delo: ko odkljukamo opravljene naloge;
- Osredotočenost: upoštevamo termine in roke, zapiski nas vodijo do uresničitve;
- Dokumentacija: dokaz o naših dejavnostih – poročila.
Časovni razpored
- Priporočljivo je dejavnosti razporediti glede na svoj način dela. Dobro je, če si najpomembnejše naloge načrtujete za tisti del dneva, ko imate največ energije (običajno je to zjutraj).
- Nalogam vedno določite tudi trajanje izvedbe.
- Upoštevajte tudi, koliko časa ste lahko popolnoma osredotočeni na neko opravilo.
Uporaba rokovnika
DNEVNI RAZPORED: Navadite se preudarno razporediti dan.
- Vsako jutro si naredite načrt za ves dan.
- Najprej se lotite najtežjih in najpomembnejših opravil.
- Ob koncu dneva preverite, ali ste dosegli dnevne cilje. Po potrebi dopolnite načrt za naslednji dan.
Pisni načrt (TO DO LISTA) vsebuje:
- Seznam nalog
- Določitev prioritet
- Trajanje izvedbe
- Potrebne dejavnosti
- Rok za dokončanje
- Upoštevati nepredvidene dogodke
Več o tej temi preberite v priročniku Priročnik za poslovne asistentke in sekretarke