Poslovanje tako javnih institucij kot gospodarskih družb danes v vedno večjem obsegu poteka v elektronski obliki, ki ob vseh prednostih s seboj prinaša tudi izzive in tudi različna tveganja glede zagotavljanja varnosti, celovitosti in avtentičnosti elektronskega gradiva.
Ker se v zadnjem času v organizacijah vedno pogosteje soočate z vdori v informacijske sisteme, ki ogrožajo varnost vaših dokumentov v e-hrambi, je nujno, da zagotovite ustrezno raven informacijske varnosti dokumentov, pri tem pa upoštevate tako zakonske zahteve kot tudi praktične rešitve, ki so se v vsakodnevnem upravljanju e-hrambe izkazale kot pravilne. Znati morate oceniti tveganja, nadzorovati procese e-hrambe in upravljanja dokumentov v elektronski obliki, obveščati zaposlene, predvsem pa pravilno, učinkovito ter takoj reagirati v primeru vdorov, zlorab, nenamernih napak ali zunanjih dejavnikov, kot so elementarne nesreče, izpad elektrike, izliv vode ali požar.
Zato je pomembno, da poznate aktualna varnostna tveganja in priporočljive ukrepe za zaščito dokumentov v e-hrambi. V sodelovanju z vrhunskimi strokovnjaki jih bomo predstavili na intenzivnem izobraževalnem programu
PROGRAM SESTAVLJAJO:
- tri intenzivne interaktivne delavnice, ki trajajo 5 do 6 pedagoških ur
- poslovna izdaja priročnika NOVA ARHIVSKA ZAKONODAJA IN PRAKSA
Komu je seminar namenjen?
Program je namenjen vsem, ki skrbite za ustrezno in optimalno hrambo ter primerno zaščito dokumentacije, ki jo ustvarjate, dobite ali hranite v e-obliki, ste odgovorni za organizacijo ali izvedbo procesov upravljanja z gradivom, in informatike, ki skrbite za informacijske sisteme upravljanja oz. za področje informacijske varnosti.
Pomembno boste nadgradili vaše kompetence:
- natančno boste poznali zakonodajo in standarde s področja hrambe dokumentarnega gradiva v e-obliki in upravljanja sistema e-hrambe;
- usposobljeni boste za samostojno izvajanje projektov hrambe in upravljanja dokumentarnega gradiva v e-obliki z upoštevanjem vseh procesov v organizaciji ter upoštevanjem zakonskih zahtev;
- pravilno izpeljali postopek sprejema notranjih pravil, nato pa jih primerno izvajali in po potrebi tudi prilagajali;
- poznali in analizirali boste aktualna varnostna tveganja in luknje ter načrtovali ustrezen načrt neprekinjenega poslovanja;
- pravilno boste reagirali v primerih vdorov, nezakonitih dostopov ali poškodbe dokumentov v e-hrambi v primeru požara, izpada elektrike, izliva vode ali elementarnih nesreč;
- dobili boste odgovore strokovnjakov na vaša konkretna vprašanja, družili se boste s kolegicami in kolegi iz stroke ter razširili krog poznanstev.
Potek izobraževanja
- Program je zasnovan tako, da boste zaradi intenzivnega izobraževanja odsotni le tri delovne dni, ki jih boste maksimalno izkoristili.
- Tematsko obarvana srečanja bodo potekala v obliki štirih intenzivnih interaktivnih modulov, ki se izvajajo v obliki treh delavnic in strokovnega priročnika. Intenzivne delavnice trajajo 5 do 6 pedagoških ur. Poudarek je na praktičnem usposabljanju, zato smo omejili število udeležencev. Delavnice tako omogočajo učinkovitejše delo, odprto komunikacijo s predavatelji in izmenjavo izkušenj s kolegi iz stroke. Na vsaki delavnici boste prejeli tudi pripadajoče seminarsko gradivo.
- Študijsko gradivo priročnik Nova arhivska zakonodaja in praksa boste prejeli na drugi delavnici. Z njim boste pomembno nadgradili vaše znanje, saj vam omogoča vpogled v dodatne pomembne rešitve, ki jih potrebujete pri vsakdanjem delu. Geslo za dostop do poslovne izdaje prejmete po e-pošti.
- Ob koncu programa boste prejeli pisni test preverjanja znanja (tip obkroževanja pravilnih odgovorov), ki ga boste rešili sami, izpolnjenega pa nam boste poslali po navadni ali elektronski pošti do dogovorjenega roka.
- V primeru uspešno opravljenega preverjanja znanja boste prejeli certifikat Forum Akademije Skrbnik sistema e-hrambe kot potrdilo o strokovni usposobljenosti.
Vsebina
Osnovna terminologija
Zakonske zahteve hranjenja in upravljanja z gradivom
- Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih
- Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
- Enotne tehnološke zahteve
Novi Zakon o informacijski varnosti in zahteve za načrt neprekinjenega poslovanja
Standardi za vzpostavitev in upravljanje e-hrambe
Pravne podlage za e-hrambo s poudarkom na ETZ 2.1, kako in do kakšne mere jih uporabljati v praksi
Zahteve na področju e-hrambe v Sloveniji: registracija ponudnika opreme in storitev, akreditacija opreme in storitev
Pravna veljavnost in dokazna vrednost digitalnega gradiva
Urejenost trga ponudnikov opreme in storitev
- Kaj je učinkovita hramba gradiva
- Pravne podlage hrambe gradiva
- Upravljanje gradiva v fizični in digitalni obliki
- Varstvo tajnosti, zasebnosti in varstvo osebnih podatkov
- Izločanje in uničevanje gradiva
- Arhivsko gradivo
- Kaj je arhivsko gradivo; vrednotenje gradiva
- Odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva
- Postopek izročanja arhivskega gradiva
- Zajem (digitalizacija) in elektronska hramba (e-hramba)
- Kratkoročna in dolgoročna hramba
- Zajem in pretvorba gradiva v digitalno obliko
- Predhodna priprava na zajem in hrambo
- Notranja organizacija, vloge in usposobljenost osebja
- Varnost in zanesljivost informacijske infrastrukture
- Notranja pravila v kontekstu zagotavljanja varnega zajema in e-hrambe
- Splošno o notranjih pravilih; vrste notranjih pravil
- Priprava, sprejem in izvajanje notranjih pravil
- Pravna veljavnost in dokazna vrednost digitalnega gradiva
- Urejenost trga ponudnikov opreme in storitev
Predpogoji za učinkovito e-hrambo in posledično preglednejše ter učinkovitejše poslovanje
Zajem (digitalizacija) in elektronska hramba (e-hramba)
- Kratkoročna hramba
- Dolgoročna hramba
Zajem in pretvorba gradiva v digitalno obliko ter predhodna priprava na zajem in hrambo
Opis delovnih postopkov
- Zajem
- Pretvorba
- Digitalizacija dokumentov
- Izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva
Notranja organizacija, vloge in usposobljenost osebja
Notranja pravila v kontekstu zagotavljanja varnega zajema in e-hrambe – za koga so obvezna in komu priporočljiva
Priprava notranjih pravil
Na kaj moramo biti pozorni pri pripravi dokumenta notranjih pravil (praktična delavnica)
Sprejem, potrditev in izvajanje notranjih pravil v praksi
Prilagajanje notranjih pravil poslovanju organizacije (spremembe poslovanja, zakonske spremembe)
Aktualni trendi
Informacijska varnost dokumentov v digitalni obliki
- Zavarovanje e-hranjenega gradiva pred izgubo in zagotavljanje njegove avtentičnosti za ves čas hrambe
- Varnost in zanesljivost informacijske infrastrukture
- Neprekinjeno poslovanje:
- Za koga je načrt neprekinjenega poslovanja obvezen in komu priporočen?
- Priprava načrta neprekinjenega poslovanja
- Izvajanje načrta neprekinjenega poslovanja in prilagajanje spremembam
Informacijska varnost sistema e-hrambe
- Kaj je informacijska varnost in kakšna tveganja prinaša?
- Kakšna so tveganja vdora v informacijski sistem organizacije preko delovnega mesta – tipične vrste računalniških napadov in pokazatelji?
- Kakšne varnostne ukrepe mora sprejeti organizacija in kakšna je pri tem vloga posameznega zaposlenega?
- Kako ravnati ob prejemu sumljive elektronske pošte in kako ravnati, ko sumljivo elektronsko pošto odprete?
- Kakšne so možne posledice vdora v informacijski sistem – primeri iz prakse
- V kolikšni meri smo za varnost odgovorni vsi zaposleni – zakaj so zaposleni najšibkejši varnostni člen?
- Lahko ustrezno varovanje dokumentov v e-hrambi pričakujem tudi od svojih sodelavcev (osveščanje s pravili obnašanja na internetu, varnostna priporočila in rešitve za varno poslovanje)
- Primeri incidentov s področja informacijske tehnologije v tujini in pri nas
- Praktične rešitve in njihova uporaba v praksi
certifikat Forum Akademije Skrbnik sistema e-hrambe
- Preverjanje znanja: test rešite doma in nam ga vrnete po pošti.
- Prejem certifikata Forum Akademije Skrbnik sistema e-hrambe
