Evidentiranje delovnega časa je ena izmed dolžnosti delodajalcev, ki jim jih nalaga Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, s spremembami, v nadaljevanju: ZEPDSV)[1]. Evidentiranje delovnega časa delavcev je obvezno že vse od leta 2006, vendar pa je bil ZEPDSV pred kratkim noveliran, saj je Državni zbor dne 21. aprila 2023 na 9. redni seji z 52 glasovi za in 16 proti potrdil novelo zakona ZEPDSV-A. V nadaljevanju prispevka bo predstavljeno, kaj izmed predlaganega je bilo dejansko sprejeto in kako bodo morali delodajalci po novem izpolnjevati zakonske zahteve. Novel zakona se sicer začne uporabljati od 20. novembra 2023 dalje.
Evidenca o izrabi delovnega časa je urejena v členih 18. in 19. ZEPDSV. Po do sedaj veljavnem zakonu je moral delodajalec dnevno vpisovati v evidenco za posameznega delavca naslednje podatke: (i) podatke o številu ur, (ii) skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, (iii) opravljene ure v času nadurnega dela, (iv) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, (v) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila, (vi) neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače in (vii) število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
Inšpektorat Republike Slovenije za delo je v okviru svojega nadzora ugotovil in kasneje poročal o izredno velikem številu kršitev določb, ki urejajo delovni čas, zaradi česar je z namenom učinkovitejšega nadzora, podal pobudo za spremembe in dopolnitve ZEPDSV. V javnosti je bila nato zelo burna javna razprava, saj je prvotni predlog novele zakona predvideval obvezno elektronsko evidentiranje delovnega časa, saj veljavni zakon namreč ni določal, na kakšen način mora biti evidenca vodena, s čimer se večina delodajalcev ni strinjala.
Sprejete spremembe na področju evidentiranja delovnega časa se nanašajo predvsem na podatke, ki jih je treba vpisovati v evidenco o izrabi delovnega časa in vodenje evidence o izrabi delovnega časa, velja pa omeniti tudi, da novela spreminja tudi opredelitev pojma delavca. Ker v veljavnem zakonu ni bilo nedvoumno opredeljeno, ali se evidenca vodi le za delavce, ki delajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ali tudi za osebe, ki opravljajo delo na drugih pravnih podlagah, novela sedaj jasno določa, da zakon velja za delavca oziroma za osebo, ki opravlja delo. Torej je treba evidenco (navedeno velja tudi za druge evidence, ki jih mora delodajalec voditi na podlagi ZEPDSV) o izrabi delovnega časa voditi tudi za osebe, ki delo opravljajo na podlagi študentske napotnice, na podlagi avtorske ali podjemne pogodbe.
Noveliran 18. člen ZEPDSV sedaj določa, da mora delodajalec v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca dnevno vpisovati naslednje podatke: (i) podatke o številu ur, (ii) skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa, (iii) opravljene ure v času nadurnega dela, (iv) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila, (v) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila, (vi) neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, (vii) število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa, (viii) čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela, (ix) izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom, (x) opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo), (xi) opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in (xi) tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Z vidika evidentiranja delovnega časa v osnovni šoli, kjer je le-ta pri strokovnih delavcih neenakomerno razporejen, novela torej uvaja posebno kategorijo, ki jo mora delodajalec evidentirati, saj mora biti iz evidence po novem razvidno, da so ure opravljene v neenakomerno razporejenem delovnem času. Novost je tudi to, da je treba natančno evidentirati izrabo in obseg odmora med delovnim časom. Zakon po novem delodajalcem nalaga tudi, da delavcem zagotavljajo vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo na njih. Delodajalec mora delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Lahko pa delavec od delodajalca enkrat tedensko zahteva tudi, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka pa se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.[2]
Novela pa ne določa, na kakšen način mora delodajalec voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Obveznost vodenja evidence v elektronski obliki, čeprav je prvotni predlog predlagal to obveznost za vse delodajalce, imajo le tisti delodajalci, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa zaradi kršitev s področja delovnega časa iz ZDR-1 ali pravnomočna izrečena globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPDSV.[3] Zakon pa hkrati dopušča tudi možnost predloga za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence, in sicer lahko, skladno s prvim odstavkom 19.b člena ZEPDS, sindikat pri delodajalcu, če ta ni organiziran, pa svet delavcev oziroma delavski zaupnik, poda pisni predlog delodajalcu za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Delodajalec predlog mora obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh od prejema. Skladno z drugim odstavkom omenjenega člena, če delodajalec zavrne predlog iz prejšnjega odstavka, mora svojo odločitev pisno utemeljiti, o zavrnitvi predloga pa hkrati pisno obvestiti tudi inšpektorat, pristojen za delo. Predlog iz prejšnjega odstavka se lahko znova poda po preteku enega leta od pisne utemeljitve zavrnitve predloga.
V prehodnih in končnih določbah novele je določeno, da se obveznost elektronskega vodenja evidenc iz novega 19.a člena tega zakona uporablja za prekrške, ki bodo storjeni po uveljavitvi tega zakona. Kot že rečeno se noveliran zakon začne uporabljati šele 20. 11. 2023, kar je 6 mesecev po njegovi objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, zaradi možnosti ustrezne prilagoditve delodajalcev na spremembe in dopolnitve zakona. Do začetka uporabe novega zakona se uporabljajo določbe starega ZEPDSV.
[1] Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23.
[2] Četrti odstavek 19. člena ZEPDSV.
[3] Prvi odstavek 19.a člena ZEPDSV.