ZSPJS v 3.a. členu ureja ravnanje v primeru, ko je bila javnemu uslužbencu določena in izplačana prenizka ali previsoka plača. V nadaljevanju navajamo ravnanje v primerih napačno določene plače v pogodbi o zaposlitvi in pravilno določene plače v pogodbi o zaposlitvi, a napačno izplačane, in sicer:
Plača zaposlenega je v pogodbi o zaposlitvi napačno določena
V primeru ugotovitve delodajalca, da je bila zaposlenemu plača v pogodbi o zaposlitvi oz. odločbi ali sklepu, kadar gre za funkcionarja, določena v neskladju s tretjim odstavkom 3. člena zakona, torej v nasprotju z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njegovi podlagi ter kolektivnimi pogodbami, mora delodajalec postopati skladno s prvim odstavkom 3. a člena ZSPJS. Delodajalec mora v tem primeru javnega uslužbenca ali funkcionarja nemudoma pisno obvestiti o neskladnosti in obrazložiti svoje ugotovitve. Hkrati mu mora tudi izročiti pisni predlog ustreznega individualnega delovno pravnega akta (pogodbe o zaposlitvi, sklepa ali odločbe), s katerim se neskladnost odpravi in določi plača v skladu z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njegovi podlagi ter kolektivnimi pogodbami. Ob upoštevanju odločitve Vrhovnega sodišča RS se v teh primerih javnemu uslužbencu oz. funkcionarju nezakonita določba akta, s katerim je bila določena njegova plača, uskladi z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njegovi podlagi ter kolektivnimi pogodbami, sprememba pa ima učinek le za naprej in delodajalec v teh primerih vračila preveč izplačanih plač od zaposlenega ne more zahtevati.
Plača zaposlenega je pravilno določena v pogodbi o zaposlitvi, izplačilo plače pa je napačno
V primeru, ko ima zaposleni v pogodbi o zaposlitvi oz. sklepu ali odločbi, če gre za funkcionarja, plačo določeno v skladu z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njegovi podlagi ter kolektivnimi pogodbami, zaposlenemu pa je bila izplačana višja plača, kot bi mu pripadala za delo na delovnem mestu po pogodbi o zaposlitvi ali za opravljanje funkcije po odločbi ali sklepu, pa mora delodajalec postopati v skladu z določbami od tretjega do devetega odstavka 3. a člena ZSPJS. Priprava predloga dogovora o načinu vračila preveč izplačanih zneskov plač in poziv k podpisu dogovora je torej vezan le še na primere, ko je prišlo do napačnega izplačila plače zaposlenemu, ki je imel v aktu določeno zakonito plačo (npr. računalniške ali računske pomote, kot je Vrhovno sodišče RS že odločilo v zadevi VIII Ips 267/2010 z dne 07.02.2012). Delodajalec lahko v tem primeru na podlagi splošnih določb civilnega prava, torej določb o neupravičeni pridobitvi zahteva vračilo preveč izplačanih plač. Vračilo na tej podlagi bi lahko delodajalec zahteval tudi, če ZSPJS ne bi izrecno določal, da se za vračilo preveč izplačanih plač uporabljajo splošna pravila civilnega prava. Vendar bi brez določbe 3. a člena ZSPJS lahko delodajalec že pred pozivom k podpisu dogovora zahteval vračilo celotnega zneska preveč izplačanih plač v okviru splošnega petletnega zastaralnega roka, določbe 3.a člena ZSPJS pa v korist zaposlenega omejujejo vračilo na podlagi sklenitve dogovora o vračilu preveč izplačanih plač na obdobje desetih mesecev pred prenehanjem izplačevanja plače v nasprotju s predpisi oz. na največ dvakratnik zakonito določene osnovne plače zaposlenega. Le v primeru nesklenitve dogovora določbe 3.a člena ZSPJS napotujejo na vložitev tožbe in zahtevek na vračilo celotnega zneska.
Iz zgoraj navedenega izhaja, da zaposleni ne vrača preveč izplačane plače v primerih, ko je imel v pogodbi o zaposlitvi določeno napačno plačo in je napačno izplačilo plače posledica napačne določitve plače. Zaposleni pa bo še vedno moral preveč izplačano plačo vrniti v primerih, ko ima v aktu plačo določeno pravilno, izplačilo njegove plače pa je bilo napačno. Tudi v primerih, ko je plača oz. posamezna sestavina plače v pogodbi o zaposlitvi, določena s sklicevanjem na določbe veljavnih predpisov in kolektivnih pogodb, je plača zaposlenemu določena pravilno in zaposleni napačno izplačano plačo vrača.
Med kadrovsko dokumentacijo sta tudi vzorca, ki jih lahko v teh primerih uporabite:
