Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel zaprosilo za mnenje glede ukinitve elektronskega naslova ob menjavi zaposlitve znotraj šolskega sistema.
O B R A Z L O Ž I T E V:
P uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja torej ne more presojati skladnosti rešitve, ki ste jo opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.
IP tako ne more presojati upravičenosti ukinitve oziroma spremembe elektronskega naslova, saj gre v konkretnem primeru za vprašanje pravil in pogojev uporabe »Arnes« elektronskega predala. IP vas zato napotuje na sam javni zavod Arnes in na Ministrstvo RS za visoko šolstvo, znanost in inovacije, ki v skladu z naslednjim sklepom (https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2023-01-0144?sop=2023-01-0144) potrdi podrobnejše kriterije za ugotavljanje upravičenosti in pogoje uporabe storitev Arnes.
IP dodaja, da mora imeti delavec vselej možnost, da iz službenega predala elektronske pošte bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, ipd.) ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na tem elektronskem naslovu ne bo več dostopen. IP dodatno pojasnjuje, da je o vprašanjih glede uporabe službenih sredstev in relacije delodajalec – zaposleni v povezavi s podatki na službenih sredstvih obširno pisal v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Vse relevantne informacije v zvezi z elektronsko pošto boste našli na straneh 21-26. Smernice so dostopne na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf