Pomembno je, da s popisom pričnemo pravočasno in se nanj dobro pripravimo. V javnem sektorju je rok za izvedbo popisa predpisan (na dan 31. 12.), zato je to, da s pripravo na popis pričnemo pravočasno, še toliko bolj pomembno.

Pri tem ne smemo pozabiti, da ne popisujemo samo opreme, temveč vse postavke sredstev in vse postavke obveznosti do virov sredstev.

Ugotovljen popisni primanjkljaj je praviloma obdavčen z DDV (davčna osnova je nabavna cena zadevnega ali podobnega blaga brez DDV oziroma lastna cena blaga v trenutku nabave).

Redni letni popis

Zakon o računovodstvu v 37. členu določa, da je potrebno ob koncu poslovnega leta uskladiti obveznost in terjatve proračunov in pravnih oseb, ki financirajo programe oziroma storitve drugih pravnih oseb javnega prava, s prejemniki sredstev iz javnih financ. Pravilnik o načinu in rokih usklajevanja terjatev in obveznosti po 37. členu zakona o računovodstvu podaja dodatna pravila glede uskladitve z neodvisno potrditvijo. Za druge terjatve Zakon o računovodstvu opredeljuje le zahtevo po popisu, ne pa tudi datuma popisa.

Popis morajo opraviti vsi poslovni subjekti, ki sestavljajo računovodske izkaze. V javnem sektorju zakonsko podlago predstavljajo:

• Zakon o računovodstvu (36.- 40. čl.) in
• SRS (med ukrepe za preverjanje zanesljivosti podatkov v računovodskih izkazih spada tudi popis (inventura) sredstev in dolgov.

Čas popisa

Proračunski uporabniki morajo po Zakonu o računovodstvu (ZR) opraviti popis na koncu poslovnega leta, in sicer na dan 31.december, in nimajo možnosti izbire časa izvedbe (39. čl. ZR).

Namen popisa je uskladiti knjiženo stanje z dejanskim (popisanim). Popisna komisija ugotovi dejansko stanje, računovodstvo pa uskladi knjigovodsko stanje z dejanskim stanjem (in seveda ne obratno).

Obdavčitev popisnih razlik

Popisne razlike so predmet obdavčitve z DDV-1, pa tudi z DDPO.

Obravnava popisnih razlik z vidika DDPO za leto 2023:

• ni posebnosti oziroma novosti;
• primanjkljaj je davčno priznan odhodek, če ne gre za zasebno (po)rabo, ki ni skladna z običajno poslovno prakso.

Obravnava popisnih razlik po ZDDV-1

Za dobavo blaga se šteje, če davčni zavezanec blago, ki je del njegovih poslovnih sredstev, uporabi v zasebne namene ali v zasebne namene zaposlenih, odtuji brezplačno ali kakorkoli uporabi za druge namene, ne za opravljanje dejavnosti. Vendar le če je od tega blaga v celoti ali deloma izkoristil pravico do odbitka DDV;

Primanjkljaj se šteje za promet blaga, razen če gre za primanjkljaj (in uničenje):

• zaradi višje sile (lahko tudi iz naslova poplav),
• zaradi tatvine (pogoj – policijski zapisnik);
• ki je neločljivo povezan s procesom izdelave in predelave blaga;
• iz naslova priznanega kala, razsipa, razbitja in okvare blaga, ki sta neločljivo povezana s skladiščenjem in prevozom blaga, v dejanskem obsegu, ki pa ne sme biti večji od običajnega, ki ga določi strokovno združenje;

Davčna osnova je nabavna cena blaga oziroma materiala v trenutku uporabe.

Davčna obveznost nastane v obdobju, v katerem je opravljena taka dobava blaga.

Odpis zalog zaradi njihovega uničenja v poplavah

Primer: ali je potrebno od materiala, ki je bil uničen v poplavah, obračunati DDV?

V skladu s prvim odstavkom 7. člena Zakona o davku na dodano vrednost – ZDDV-1 se za dobavo blaga, opravljeno za plačilo, šteje tudi uporaba blaga, ki je del poslovnih sredstev davčnega zavezanca, za zasebne namene ali za zasebne namene njegovih zaposlenih, brezplačna odtujitev tega blaga ali kakršnakoli uporaba blaga za druge namene kot za namene opravljanja njegove dejavnosti, če je za to blago ali sestavine tega blaga izkoristil pravico do celotnega ali delnega odbitka DDV.

V skladu s 17. členom Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost – pravilnik se za dobavo blaga v skladu s 7. členom ZDDV-1 šteje tudi primanjkljaj blaga, razen primanjkljaja in uničenj, nastalih zaradi višje sile.

Definicija »višje sile« v davčni zakonodaji ni opredeljena, zato jo je treba razlagati v okviru pravnega standarda višje sile, kot je določen v 153. členu Obligacijskega zakonika, po katerem je imetnik prost odgovornosti, če dokaže, da izvira škoda iz kakšnega vzroka, ki je bil izven stvari in njegovega učinka ni ga bilo pričakovati, se mu izogniti ali ga odvrniti. Navedeno pomeni, da mora biti vzrok, ki naj bi pomenil višjo silo, zunaj dejavnosti, dogodek mora biti izreden, nepričakovan in nepredvidljiv, kar poplave nedvoumno so.

Primer:

Poplave so uničile opremo, nabavljeno pred dvema letoma. Poškodbe so take, da je oprema neuporabna, zato jo je organizacija odpeljala na deponijo. Nabavna vrednost opreme je 2.500 EUR, amortizacijski popravek pa 2.000 EUR. Oprema je bila zavarovana, zato je organizacija vložila zahtevek za povračilo škode. Zavarovalnica je škodni zahtevek obravnavala in vrnila 2.000 EUR.

Proračunski uporabnik je s sklepom ugotovil, da je zaradi naravne nesreče oprema uničena in zato neuporabna. V skladu z določili akta o ustanovitvi je pred uničenjem pridobil soglasje ustanovitelja.

Kako zavod knjiži poslovne dogodke?

Zap. št.

1

Prodaja in uničenje nepotrebnih oziroma uničenih sredstev

Pri popisu so med opredmetenimi osnovnimi sredstvi pogosto sredstva, ki so sicer še uporabna, vendar se ne uporabljajo več (zaradi spremembe proizvodnje ali česa drugega). Prav je, da jih popisna komisija posebej označi na popisnem listu ali drugje ali pa izloči iz popisa in jih popiše posebna popisna komisija. Če se poslovodstvo odloči, da se ne bodo več uporabljala, jih organizacija odtuji: proda ali podari ali odpelje na deponijo.

Način in rok usklajevanja terjatev in obveznosti po 37. členu Zakona o računovodstvu

Neposredni uporabniki državnega oziroma občinskih proračunov pošljejo prejemnikom sredstev iz javnih financ izpisek odprtih postavk, izpis stanja terjatev za sredstva, dana v upravljanje, ter izpis stanja dolgoročnih finančnih naložb najpozneje do 25. januarja naslednje leto. Prejemniki sredstev iz javnih financ morajo potrditi skladnost postavk, ki so predmet usklajevanja, s podatki, ki jih v svojih poslovnih knjigah izkazujejo iz naslova obveznosti do neposrednega uporabnika državnega oziroma občinskih proračunov, v primeru neskladnosti pa morajo navesti svoje stanje obveznosti, izkazano v poslovnih knjigah z obrazložitvijo ter listinsko dokumentacijo, ki to stanje dokazuje, najkasneje do 3. februarja naslednje leto. Navedeno pomeni, da morajo končno uskladitev posredni in neposredni PU izvesti do 3. februarja 2024.

Proračunski uporabniki opravijo popis praviloma po stanju na dan 31. decembra. Izjemoma se opravi popis tudi med letom, in sicer ob statusnih spremembah (npr. združitev dveh zavodov), prenehanju in v drugih primerih, določenih z zakonom.

Po izvedenem popisu predsednik popisne komisije izdela poročilo o opravljenem popisu in ga pravočasno oddati ustreznim službam in organom odločanja, da lahko finančno računovodska služba pravočasno obračuna davčne obveznosti od morebitnih primanjkljajev in uskladi terjatve in obveznosti po 37. čl. Zakona o računovodstvu.

Poročilo o popisu mora obravnavati pristojni organ PU ter odločiti o načinu odpisa primanjkljajev, knjiženju presežkov, odpisu neplačanih in zastaranih terjatev ter o morebitnem odpisu sredstev v skladu z aktom o ustanovitvi. Če se ob popisu ugotovi, da so za nastali primanjkljaj, oškodovanja sredstev ali neplačane terjatve ter podobno odgovorni delavci, je potrebno odločiti o potrebnih ukrepih. Podrobnejša navodila za popis predpiše odgovorna oseba proračunskega uporabnika

Proračunski uporabniki, ki so zavezanci za DDV, morajo do konca januarja 2024 ugotoviti dokončni odbitni delež odbitnega DDV za leto 2023 in morebitne razlike knjižiti po stanju na dan 31. december 2023.