Pred začetkom šolskega leta je velik finančni zalogaj nakup šolskih potrebščin. Stroški za nakup delovnih zvezkov in drugih obveznih pripomočkov so zelo različni, saj učiteljski aktivi sami določajo, kaj učenci potrebujejo pri posameznem predmetu.

Seveda pa se vsako vodstvo šole trudi, da so tovrstni stroški šolskih potrebščin minimalni in da učitelji vedno premislijo, kaj otroci res potrebujejo in da starši materiala ne kupujejo po nepotrebnem, torej da delovni zvezki ne ostajajo prazni. V praksi smo tudi zasledili, da se starši obračajo na šole s pobudami, da bi šola prevzela nabavo določenih šolskih pripomočkov npr. likovnih ali tehničnih pripomočkov za vse razrede po seznamih, ki jih vsako leto pripravijo razredniki. Po pojasnilu naj bi šole za nabavo večje količine naročenega materiala dosegle nižjo ceno in prihranek za starše, vsi učenci pa bi prejeli točno določen material in po enaki kvaliteti. Šola naj bi potem strošek materiala naprej zaračunala staršem učencev. Pri tem se postavlja vprašanje, ali šole na tak način res dosegajo nižjo ceno za starše ter kako ustrezno knjigovodsko evidentirati poslovne dogodke.

Računovodsko evidentiranje

Računovodska obravnava poslovnih dogodkov v obravnavanem primeru odvisna od tega, ali se račun od dobavitelja materiala glasi na ime javnega zavoda (šole) ali na učenca (starša učenca). Če se račun glasi na ime javnega zavoda, potem zavod deluje v svojem imenu, in se prejeti račun evidentira na obveznost do dobaviteljev (kto 220). Ko se storitev prezaračuna učencu, šola izda račun in ga evidentira na terjatvah do kupcev (kto 120). Pri tem opozarjamo, da pa mora biti šola kot javni zavod ustrezno registrirana za opravljanje dejavnosti prodaje teh likovnih oziroma šolskih pripomočkov.

V kolikor pa bi se prejeti račun od dobavitelja glasil na ime učenca (starša učenca), pa šola v tem delu deluje v tujem imenu in za tuj račun. V tem primeru se račun dobavitelja evidentira na prehodne konte poslovanja. Razčlenitev prehodnih postavk ni predpisana, kar pomeni, da si uporabniki sami določijo konte za določene namene.

DDV vidik

DDV vidik v obravnavanem primeru je odvisen od tega, ali se prejeti račun glasi na javni zavod ali na učenca.

Če se prejeti račun glasi na šolo in šola deluje v svojem imenu, mora prejeti račun evidentirati v svoje DDV evidence (v knjigo prejetih računov in DDV-O obrazec v celotnem znesku), in si DDV v okviru zakonskih določil (v višini odbitnega deleža) lahko odbija, potem pa za prezaračunani del šola izstavi račun in obračuna DDV po ustrezni stopnji. Takšen način prezaračunavanja pa je za šolo stroškovno neugoden, saj ima šola od vhodnih računov praviloma le delno pravico do odbitka DDV (torej izračunava odbitni delež). Če torej zaradi izračunavanja odbitnega deleža od prejetega računa šola lahko pravico do odbitka DDV uveljavlja le delno, pomeni, da je potrebno preostali (neodbitni) DDV vračunati med svoje stroške. Skladno s točko a petega odstavka 36. člena ZDDV-1 se DDV sicer ne všteva v davčno osnovo, lahko pa bi se dogovorili, da je šola upravičena do določenega dela administrativnih in pisarniških stroškov, sicer mora šola takšen strošek neodbitnega DDV nositi sama.

V nadaljevanju navajamo še pojasnilo Zveze računovodij, finančnikov in revizorjev (RFR) Slovenije glede dileme, ali mora šola potem, ko strošek materiala zaračuna staršem, na računu obračunati DDV ali gre za oproščeno dejavnost po 42. člen ZDDV-1.

Zveza je pojasnila, da so šole pri dejavnosti izobraževanja oproščene DDV-ja na podlagi 42. člena ZDDV-1[1]. Ta člen kot oproščene DDV-ja navaja predšolsko vzgojo, šolsko izobraževanje, poklicno usposabljanje in prekvalifikacije. Vključene so tudi dobave blaga in storitev, ki so s temi storitvami neposredno povezane. Pomožne dobave blaga in storitev, ki so z izobraževanjem sicer povezane, pa nikakor niso oproščene, če niso nujne za oproščene transakcije oziroma je oproščene dejavnosti mogoče opravljati brez teh dobav ali je njihov osnovni namen, da organizacija pridobi dodaten prihodek z opravljanjem transakcij, ki neposredno konkurirajo transakcijam davčnih zavezancev, ki obračunavajo DDV (42/2 ZDDV-1). Mnenje Zveze RFR glede konkretnega primera pa je, da tovrstno blago, če bi ga sicer morali nabavljati učenci sami, a to zanje naredi šola, ne sodi med oproščene dobave, neposredno povezane z izobraževanjem.

Če pa se prejeti račun dobavitelja glasi na ime učenca (starša učenca), pa mora šola pri preračunavanju stroškov materiala upoštevali točko c šestega odstavka 36. člena ZDDV-1. Slednja tako določa, da se zneski, ki jih davčni zavezanec prejme od svojega naročnika kot povračilo za izdatke, ki jih je plačal v imenu in za račun naročnika in jih vodi v svojem knjigovodstvu kot prehodne postavke, ne vštevajo v davčno osnovo. Davčni zavezanec mora zagotoviti dokazila o dejanskem znesku teh izdatkov in ne sme odbiti morebiti zaračunanega DDV od teh transakcij. V tem primeru prejetega računa šola ne evidentira v svoje DDV evidence, prav tako pri prezaračunavanju praviloma ne izda računa, pač pa drugo listino, na podlagi katere od npr. učenca zahteva povračilo založenih sredstev (v kolikor izda račun, se sklicuje na točko c. šestega odstavka 36. člena ZDDV-1 in DDV ne obračuna, prav tako računa ne evidentira v svoje DDV evidence).

[1] Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14, 90/15, 77/18, 59/19, 72/19, 196/21 – ZDOsk, 3/22 in 29/22 – ZUOPDCE.