Upravljanje in hramba računovodske dokumentacije v javnem sektorju

PDF Natisni

Poslovno dokumentacijo in računovodske listine, ki nastanejo med poslovanje, je dolžan hraniti vsak davčni zavezanec.

In kdo je davčni zavezanec?

V skladu z določbami Zakona o davku na dodano vrednost[1] je davčni zavezanec vsaka oseba, ki deluje neodvisno in samostojno in opravlja kjerkoli katerokoli ekonomsko dejavnost, ne glede na to, ali ustvarja dobiček ali ne. Ekonomska dejavnost obsega vsako proizvodno, predelovalno, trgovsko in storitveno dejavnost, vključno z rudarsko, kmetijsko in poklicno dejavnostjo. Ekonomska dejavnost obsega tudi izkoriščanje premoženja in premoženjskih pravic, če je namenjena trajnemu doseganju dohodka.

Davčni zavezanci so tudi osebe iz javnega prava, kot so ministrstva, občine, javna podjetja, javne agencije, javni zavodi (šole, vrtci, domovi upokojencev itn.), če opravljajo ekonomsko dejavnost.

Davčne zavezance pa delimo na:

davčne zavezance, identificirane za namene DDV (imajo ID številko za DDV) in
male davčne zavezance (brez identifikacijske številke za DDV).

Vsak davčni zavezanec, ne glede na identifikacijo za namene DDV, je dolžan hraniti poslovne in računovodske listine, ki nastanejo med poslovanjem.

Organizacija mora roke hrambe dokumentacije določiti v splošnem aktu, saj SRS[2] (slovenski računovodski standardi) ne določajo več rokov hrambe za poslovne knjige/ knjigovodske listine, razen tistih, ki jih moramo hraniti trajno.

Različni predpisi različno določajo načine in roke hrambe posameznih listin in poslovnih knjig, zato je pri določitvi internega akta smotrno upoštevati zakon, ki določa najdaljši rok hranjenja posamezne dokumentacije.

V Republiki Sloveniji je računovodstvo urejeno na dva načina:

splošna pravila računovodenja so določena v 54. členu Zakona o gospodarskih družbah[3], ki veljajo za zasebna podjetja, ki morajo voditi poslovne knjige in pripravljati letna poročila na podlagi SRS,
vodenje poslovnih knjig in izdelava letnih poročil za proračun in proračunske uporabnike ter za pravne osebe javnega prava in pravne osebe zasebnega prava je urejeno v 1. členu Zakona o računovodstvu[4], ki ne vodijo poslovnih knjig na podlagi ZGD-1, Zakona o gospodarskih javnih službah in Zakona o društvih.

Pri hranjenju poslovne dokumentacije moramo tako upoštevati naslednje predpise:

Zakon o gospodarskih družbah – ZGD-1;
Slovenske računovodske standarde – SRS 2016;
Zakon o davčnem postopku – ZDavP-2[5];
Zakon o davku na dodano vrednost – ZDDV-1;
Pravilnik o izvajanju zakona na dodano vrednost – PZDDV[6];
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti – ZEPDSV[7]
Zakon o računovodstvu – ZR.

Na podlagi vseh navedenih zakonov in predpisov je treba dokumentacijo shranjevati in arhivirati.

Hramba in arhiviranje po ZGD-1

V skladu s prvim odstavkom 54. člena ZGD-1 morajo družbe in podjetniki voditi poslovne knjige in jih enkrat letno zaključiti v skladu s tem zakonom in slovenskimi računovodskimi standardi ali mednarodnimi standardi računovodskega poročanja, če zakon ne določa drugače. Poslovno leto se lahko razlikuje od koledarskega leta. Na podlagi zaključenih poslovnih knjig je treba za vsako poslovno leto v treh mesecih po koncu tega poslovnega leta sestaviti letno poročilo.

Nadalje je v šestem odstavku istega člena določeno, da je treba poslovne knjige, bilance stanja, izkaze poslovnega izida ter letna in poslovna poročila trajno hraniti. Knjigovodske listine pa se lahko hranijo samo določeno časovno obdobje.

ZGD-1 tudi določa, da se po postopku rednega prenehanja delniške družbe ali družbe z omejeno odgovornostjo poslovne knjige in knjigovodska dokumentacija hranijo pri enem od delničarjev oziroma družbenikov ali pa pri organizaciji, določeni z zakonom. Po končani likvidaciji družbe z neomejeno odgovornostjo se vrši hramba pri enem od družbenikov, lahko pa tudi pri tretji osebi, če pa se družbeniki ne morejo sporazumeti, določi družbenika ali tretjo osebo sodišče.

Podrobnejših navodil glede hrambe v ZGD-1 ne najdemo, zato moramo spoštovati splošno pravilo, torej da moramo podrobnejša pravila računovodenja iskati v računovodskih standardih.

Slovenski računovodski standardi (2016)

Najprej moramo pogledati, kaj so poslovne knjige in knjigovodske listine. Na to vprašanje najdemo odgovor v Pravilu skrbnega računovodenja 1[8] in Pravilu skrbnega računovodenja 2[9]. PSR so dopolnitev SRS (2016) in obravnavajo pravila in metode delovanja na posameznih računovodskih področjih, med drugim tudi knjigovodske listine in poslovne knjige (knjigovodenje).

Knjigovodske listine so v skladu s PSR 1 papirni ali elektronski zapisi o poslovnih dogodkih, ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke. Uporabljajo se za zapisovanje poslovnih dogodkov in prenašanje knjigovodskih podatkov. Poslovne dogodke morajo izkazovati verodostojno in pošteno.

Obravnava materializiranih (papirnih) in nematerializiranih (elektronskih) zapisov je praviloma poenotena in izenačena. Elektronska knjigovodska listina izpričuje nastanek poslovnih dogodkov ter je izdana in prejeta v katerikoli elektronski obliki zapisa. Pri elektronski knjigovodski listini je treba zagotavljati pristnost izvora in celovitost vsebine.

Po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma po sprejetju letnih računovodskih izkazov se knjigovodske listine na papirju arhivirajo oziroma računalniški nosilci podatkov shranijo. Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih na papirju ali pri računalniški obdelavi v podatkovnih zbirkah na različnih nosilcih podatkov, lahko tudi v digitalizirani obliki, v katere se prenašajo iz izvirnikov.

Minimalni roki hrambe ne morejo biti krajši od rokov, ki so določeni v veljavnih predpisih.

Poslovne knjige so vsebinsko povezane knjige, kartoteke in podatkovne zbirke s knjiženimi poslovnimi dogodki. V njih se na osnovi verodostojnih knjigovodskih listin zapisujejo spremembe vrednosti sredstev in spremembe obveznosti do njihovih virov ter prihodki in odhodki. So posledica ustaljenega knjigovodskega urejanja in obdelovanja podatkov.

Pri računalniško vodenih poslovnih knjigah je treba zagotoviti sledljivost vnosa sprememb prvotnega vpisa in popravka. Brisanje izvedenih knjiženj brez ustrezne revizijske sledi ni dovoljeno.

Poslovne knjige v pomenu iz PSR 2.1. nastajajo le pri knjigovodenju kot sestavnem delu računovodenja, ne pa tudi pri računovodskem predračunavanju, računovodskem nadziranju in računovodskem analiziranju.

Poslovne knjige delimo na glavno knjigo in pomožne knjige. Pomožne poslovne knjige so analitične evidence (razčlenjevalni razvidi) in druge pomožne knjige (pomožni knjigovodski razvidi).

V finančnem računovodstvu se vodijo predvsem glavna knjiga ter nekatere analitične evidence in druge pomožne poslovne knjige. V stroškovnem računovodstvu pa nastaja večina analitičnih evidenc in drugih pomožnih poslovnih knjig.

Organizacija mora sama v svojem splošnem aktu opredeliti, katere pomožne knjige in analitične evidence bo vodila.

Organizacija mora zagotoviti vpogled v poslovne knjige tako, da so razvidni časovno zaporedje vpisov poslovnih dogodkov v poslovne knjige (dnevnik knjiženja) in spremembe sredstev, obveznosti do njihovih virov, prihodkov in odhodkov, razvrščene po ustreznih kontih.

Vpisi v poslovne knjige si morajo slediti po časovnem zaporedju ter biti urejeni, popolni, pravilni in sprotni. Pred ponovno (pravilno) knjižbo je treba napačne knjižbe in zneske ustrezno razveljaviti. Razveljavitev se lahko izvede izključno na sledljiv način tako, da je po spremembi razviden prvoten vpis ter vpis popravka. Računalniški programi, ki na kakršenkoli način dovolijo brisanje že izvedenih knjiženj brez ustrezne revizijske sledi, niso v skladu s Pravili skrbnega računovodenja.

Revizijsko sled je Slovenski inštitut za revizijo (SIR) je v publikaciji SIR*IUS4 opredelil kot nespremenljiv podroben dokumentiran zapis, ki nedvoumno, neizpodbitno in celovito dokumentira zapisovanje in spreminjanje zapisov v celotni življenjski dobi revizijske sledi, od izvornega zapisa do trenutno veljavnega zapisa. Po mnenju SIR mora biti iz revizijske sledi razvidno vsaj, kakšna operacija je bila izvedena nad posameznim zapisom, kdo jo je izvedel, s katerimi podatki in kdaj, ter s tem omogočeno naknadno prepoznavanje časovne točke, vršilca, načina in vsebine naknadne obdelave podatkov, na katere se revizijska sled nanaša.

FURS je v svojem pojasnilu[10] zapisal, kaj je zanesljiva revizijska sled: »V računovodstvu se revizijska sled lahko opiše kot dokumentirani tok transakcije od začetka, tj. od izvirnega dokumenta, kot je naročilnica, do konca, tj. do končne evidence v letnem računovodskem izkazu, in obratno, ki zagotavlja povezave med različnimi dokumenti v postopku. Revizijska sled vključuje izvirne dokumente, obdelane transakcije in sklice na povezavo med navedenimi elementi.«

V navedenem pojasnilu tudi najdemo odgovor na vprašanje, kakšno revizijsko sled moramo zagotoviti v računovodstvu ob prejemu oziroma izdaji e-računa. V skladu z določbo četrtega odstavka 84. člena ZDDV-1 morajo biti pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa v papirnati ali v elektronski obliki zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Vsak davčni zavezanec določi način zagotovitve pristnosti izvora, celovitosti vsebine in čitljivosti računa. Ta se lahko zagotavlja s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo revizijsko sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo.

Na podlagi vsega navedenega lahko torej ugotovimo, da le uvoz e-računa ni dovolj, saj je treba z zanesljivo revizijsko sledjo dokazovati nastanek poslovnega dogodka.

V PSR 2.18 in PSR 2.18 je poleg prej navedenega še določeno, da se po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je ta predpisana, oziroma po sprejetju letnih računovodskih izkazov:

poslovne knjige, ustrezno urejene in zaključene (poslovne knjige se odprejo in zaključijo vsako poslovno leto, arhivirajo ter
da se glavna knjiga praviloma hrani trajno.

O hrambi računovodskih obračunov najdemo tudi določila v PRS 6.22., in sicer se letni računovodski izkazi in končni obračuni plač ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač, hranijo trajno, pomožni obračuni pa pet let po letu, na katero se nanašajo, če so podlaga za izračun ali odmero javnih dajatev (davkov, prispevkov ali taks), drugače pa dve leti. Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.

Organizacija pa lahko ob upoštevanju ustreznih predpisov sama določi, ali bo poslovne knjige hranila v papirni obliki ali na elektronskem oziroma mikrografskem nosilcu.

Samostojni podjetniki posamezniki uporabljajo poseben standard 30 (SRS 2016), ki v SRS 30.8 predpisuje, da podjetnik sprejema računovodske usmeritve s sklepi. Sklepi se hranijo 10 let po prenehanju opravljanja dejavnosti. Vsak sklep se označi z zaporedno številko po časovnem zaporedju. Že sprejete računovodske usmeritve se lahko spremenijo le z novimi sklepi.

Za organizacije v stečaju ali likvidaciji velja poseben standard 39 (SRS 2016), ki določa da organizacija hrani računovodske izkaze, knjigovodske listine in drugo dokumentacijo iz obdobja pred uvedbo postopka na način in v rokih, določenih s predpisi. Po zaključku postopka pa se računovodski izkazi, knjigovodske listine in druga dokumentacija hranijo pri organizaciji, pooblaščeni z zakonom, ali organizaciji, registrirani za opravljanje storitev arhiviranja, v naslednjih rokih:

letna poročila pred uvedbo postopka, otvoritvena bilanca in zaključna bilanca trajno;
glavna knjiga, pomožne poslovne knjige in dnevnik 5 let po zaključku postopka;
končni obračuni plač zaposlenih in izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač, 5 let po zaključku postopka;
vmesni računovodski izkazi leto dni po zaključku postopka;
knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži, in z zakonom predpisane listine leto dni po zaključku postopka;
knjigovodske listine plačilnega prometa v pooblaščenih finančnih institucijah 6 mesecev po zaključku postopka;
prodajni kontrolni bloki, pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine 6 mesecev po zaključku postopka.

Po preteku roka hrambe se računovodski izkazi, knjigovodske listine in druga dokumentacija komisijsko uničijo.

Organizacija, pooblaščena z zakonom, ali organizacija, registrirana za opravljanje storitev arhiviranja, mora podatke, ki jih hrani, dati na razpolago vsem, ki izkažejo pravni interes (Finančni upravi Republike Slovenije, Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, nekdanjim zaposlenim, stečajnim ali likvidacijskim upnikom in drugim), in za nadomestilo dejanskih stroškov izdati tudi prepis zahtevanih podatkov.

Hramba dokumentacije po Zakonu o davčnem postopku

Poslovne knjige, dokumenti in evidence se morajo v skladu s prvim odstavkom 32. člena ZDavP-2 hraniti v fizični oziroma elektronski obliki do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo, če s tem zakonom ali zakonom o obdavčenju ni drugače določeno.

Če se dokumentacija hrani v elektronski obliki, je treba v tem istem obdobju davčnemu organu zagotoviti dostop do tako shranjenih podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov, istočasno pa je določenih še nekaj pogojev za elektronsko hrambo. ZDavP-2 torej v 32. členu tudi določa, da mora davčni zavezanec za elektronsko hranjeno dokumentacijo zagotoviti, da uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov.

Dokumentacija se lahko hrani ali vodi tudi v tujini, vendar zakon določa, da morajo davčni zavezanci o tem obvestiti davčni organ v roku deset dni od dneva, ko začne dokumentacijo voditi ali hraniti. Na zahtevo davčnega organa morajo predložiti dokumentacijo davčnemu organu na območju Republike Slovenije v roku in kraju, ki ga določi davčni organ. Če to na podlagi predpisov v tujini ni mogoče, pa predložijo verodostojne prepise (3 odstavek 3. člena ZDavP-2).

Glede prenehanja davčnega zavezanca pa je v šestem odstavku tega člena določeno, da mora zavezanec, ki preneha, ali njega pravni naslednik sporočiti davčnemu organu, kje se hrani dokumentacija oziroma kdo jo hrani. Če tega ne sporoči, je za prekršek za samostojnega podjetnika posameznika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, predvidena globa v višini od 800 do 10.000 evrov, za pravno osebo, ki se po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, šteje za mikro ali majhno gospodarsko družbo, je določena globa od 1.200 do 15.000 evrov, za srednje ali velike pravne osebe po ZGD pa od 3.200 do 30.000 evrov, dodatno pa se še kaznuje odgovorna oseba pravne osebe ali samostojnega podjetnika posameznika.

Nadalje je v 125. členu tega zakona določena pravica do odmere in izterjave davka. Pravica do odmere davka zastara v petih letih od dneva, ko bi bilo treba davek napovedati, obračunati, odtegniti in odmeriti, pri tem pa je treba še dodatno upoštevati:

pravica do odmere davka na promet nepremičnin in davka na darilo zastara v desetih letih od dneva, ko bi bilo treba davek napovedati;
pravica do odmere davka na dediščine pa zastara v desetih letih od pravnomočnosti sklepa o dedovanju.

Pravica do izterjave davka pa zastara v petih letih od dneva, ko bi ga bilo treba plačati. V primeru naknadno ugotovljene obveznosti v davčnem nadzoru teče relativni rok zastaranja pravice do izterjave davka od dneva izvršljivosti odmerne odločbe.

Ne glede na določbe o zastaranju pravice do odmere in izterjave davčna obveznost preneha, ko poteče deset let od dneva, ko je prvič začelo teči, razen če je bilo zastaranje pravice do izterjave zadržano.

Podatki iz evidence izdanih vezanih knjig računov in podatki iz evidence potrjenih vezanih knjig računov se hranijo 10 let (peti odstavek 31.člena ZDavP-2).

Hramba po Zakonu o davku na dodano vrednost

Posebne obveznosti za hrambo računov po ZDDV-1 so določene v 86. členu tega zakona. Prvi odstavek tega člena določa, da mora vsak davčni zavezanec zagotoviti hrambo kopij računov, ki jih izda sam, ali njegov kupec ali naročnik ali tretja oseba v njegovem imenu in za njegov račun, ter vseh računov, ki jih je prejel.

Hrani jih lahko tudi zunaj ozemlja Slovenije, vendar mora v tem primeru predhodno o tem obvestiti davčni organ (po ZDavP-2 pa za ostale primere v roku deset dni od začetka take hrambe).

Davčni zavezanec mora račune hraniti v svoji izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Zakon nadalje dovoljuje hrambo računov, ne glede na njihovo izvorno obliko, na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki. Če se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se morajo z elektronskimi sredstvi hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine. Če davčni zavezanec račune, ki jih izda ali prejme, shrani z elektronskimi sredstvi, ki zagotavljajo on-line dostop do zadevnih podatkov, ima davčni organ zaradi nadzora pravico do dostopa, prenosa in uporabe navedenih računov oziroma mora biti pravica do dostopa, prenosa in uporabe navedenih računov omogočena tudi pristojnemu organu druge države članice, če je treba DDV plačati v tej drugi državi članici.

Račune je potrebno hraniti še 10 let po preteku leta, na katero se računi nanašajo. Izjema velja za hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine in jih mora davčni zavezanec hraniti najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. Z vidika DDV velja za nepremičnine daljši rok hrambe zato, ker se tudi popravek odbitka DDV za nepremičnine razporedi na obdobje 20 let.

Določila glede hrambe računov se nanašajo tudi na račune, ki jih davčni zavezanec prejme od:

davčnega zavezanca, ki je oproščen obračunavanja DDV, ker v obdobju zadnjih 12 mesecev ni presegel oziroma ni verjetno, da bo presegel 25.000,00 EUR obdavčljivega prometa, ter
davčnega zavezanca, ki opravlja dobave blaga in storitev v okviru osnovne kmetijske in osnovne gozdarske dejavnosti, če se zanjo dohodek ne ugotavlja na podlagi dejanskih prihodkov in odhodkov, ali dejanskih prihodkov in normiranih odhodkov in, če katastrski dohodek vseh članov kmečkega gospodinjstva za zadnje koledarsko leto ne presega 7.500,00 EUR.

Davčni zavezanec, ki uporablja posebno ureditev po plačani realizaciji, mora hraniti tudi dokazila o opravljenih plačilih najmanj 10 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

V primerih, ko ZDDV-1 ureja roke hranjenja dokumentacije drugače kot ZDavP-2, moramo upoštevati tisti rok, ki poteče kasneje.

Če davčni zavezanec ne hrani poslovnih knjig in druge dokumentacije v predpisanem roku, se to po določilih ZDDV-1 šteje za hujši davčni prekršek, za katerega je zagrožena globa za pravno osebo od 2.000,00 do 125.000,00 €. Z globo od 200,00 do 4.100,00 € se kaznuje tudi odgovorna oseba pravne osebe ali odgovorna oseba samostojnega podjetnika posameznika, ki stori takšen prekršek.

Hramba po Zakonu o evidencah na področju trga dela in socialne varnosti

ZEPDSV v 14. členu predpisuje delodajalcem, da dokumente s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije.

1.člen tega zakona določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o stroških dela pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

Nadalje je v 19. členu ZEPDSV predpisano, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.

Hramba po Zakonu o računovodstvu

Po ZR je predpisano, da se poslovne knjige in knjigovodske listine hranijo v skladu s predpisi, s tem da je določen minimum hranjenja:

Trajno:

za letne računovodske izkaze,
za končne obračune plač zaposlenih,
za izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač;

10 let:

za glavno knjigo in dnevnik;

5 let:

za knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži,
za z zakonom predpisane listine,
za pomožne knjige;

3 leta:

za knjigovodske listine plačilnega prometa;

2 leti:

za prodajne in kontrolne bloke,
za pomožne obračune in podobne knjigovodske listine.

Elektronsko arhiviranje

Elektronsko arhiviranje dokumentacije je dovoljeno po ZDDV-1 in po ZDavP-2, vendar morajo biti za to izpolnjeni določeni pogoji.

Da je elektronsko arhiviranje skladno z zakonom, mora podjetje davčnemu organu zagotoviti dostop do vse dokumentacije v okviru zastaralnega roka in ob tem ne smejo nastajati neupravičeni stroški.

Organizacije se lahko odločajo za dva načina (zakonsko skladnega) arhiviranja, in sicer:

za arhiv poskrbijo sama (in zagotovijo potrditev Arhiva Republike Slovenje);
najamejo prostor pri zunanjem izvajalcu, ki zagotavlja skladnost arhiviranja glede na zahteve Arhiva RS.

Za elektronsko arhiviranje morajo imeti organizacije potrjena notranja pravila s strani Arhiva Republike Slovenije, da se tako zagotovi pravna veljavnost elektronsko hranjenih dokumentov. Arhiv RS preveri skladnost pravil z zakonodajo in enotnimi tehnološkimi zahtevami. Če Arhiv ugotovi skladnost, ta pravila potrdi, s tem pa je zagotovljena pravna veljavnost arhiviranih podatkov že na podlagi zakona.

Elektronsko arhiviranje je urejeno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).

Povzetek hrambe dokumentov po posameznih predpisih:

ZAKONSKA PODLAGA

54. člen ZGD-1

[1] Zakon o davku na dodano vrednost – ZDDV-1 (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 18/11, 78/11, 38/12, 83/12, 86/14, 90/15, 77/18, 59/19 in 72/19)

[2] Slovenski računovodski standardi (2016) – SRS (2016) (Uradni list RS, št. 95/15, 74/16 – popr., 23/17, 57/18 in 81/18)

[3] Zakon o gospodarskih družbah – ZGD-1 (Uradni list RS, št. 65/09 – uradno prečiščeno besedilo, 33/11, 91/11, 32/12, 57/12, 44/13 – odl. US, 82/13, 55/15, 15/17, 22/19 – ZPosS, 158/20 – ZIntPK-C in 18/21)

[4] Zakon o računovodstvu – ZR (Uradni list RS, št. 23/99, 30/02 – ZJF-C in 114/06 – ZUE)

[5] Zakon o davčnem postopku – ZDavP-2 (Uradni list RS, št. 13/11 – uradno prečiščeno besedilo, 32/12, 94/12, 101/13 – ZDavNepr, 111/13, 22/14 – odl. US, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN-B, 90/14, 91/15, 63/16, 69/17, 13/18 – ZJF-H, 36/19, 66/19, 145/20 – odl. US in 203/20 – ZIUPOPDVE)