Splošno o notranjih aktih delodajalca

Pomen notranjih aktov

Javni zavodi, tako kot vsi delodajalci, morajo za izvajanje nalog in zagotovitev pravilnega in učinkovitega delovnega procesa sprejemati notranje akte.

Notranji akti, ki jih lahko imenujemo tudi interni, splošni ali generalni akti delodajalca, ob splošnih predpisih predstavljajo osnovno za uresničevanje pravic in dolžnosti zaposlenih, hkrati pa zagotavljajo varno delovno okolje.

Notranji akti predstavljajo avtonomni vir delovnega prava, ki ima neposredne učinke na pogodbe o zaposlitvi in s tem na delavčeve pravice in obveznosti. Zaposleni morajo notranje prave akte upoštevati tako kot druge predpise in kolektivne pogodbe. (Bečan, 2016)

Notranje akte namreč delodajalec sprejema kot odraz uresničevanja svojih delodajalskih pristojnosti. Temeljno podlago in hkrati obveznost urejanja organizacije dela in nalog z notranjimi akti, torej urejanja pravic in obveznosti v zvezi z delom, daje Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US in 22/19 – ZPosS; v nadaljnjem besedilu: ZDR-1). Deseti člen ZDR-1 določa, da delodajalec z notranjimi akti ureja organizacijo dela ali določa obveznosti, ki jih morajo delavci poznati zaradi izpolnjevanja pogodbenih in drugih obveznosti. Ob tem določa tudi način sprejemanja notranjih aktov in omejitve, ki vežejo delodajalca v zvezi s tem.

Notranji akti imajo pomen za učinkovito organizacijo delovnega procesa, pri čemer je treba izpostaviti 34. člen ZDR-1, ki v prvem odstavku določa, da mora delavec upoštevati zahteve in navodila delodajalca v zvezi z izpolnjevanjem pogodbenih in drugih obveznosti iz delovnega razmerja.

Ob tem ne gre prezreti drugega odstavka istega člena, ki določa, da delavec lahko odkloni opravljanje dela po navodilu ali na zahtevo delodajalca, če bi to pomenilo protipravno ravnanje ali opustitev. Tako delodajalčeva pristojnost, tako v smislu sprejemanja notranjih aktov, kot dajanja drugih navodil delavcem, ni vseobsežna, ampak je omejena s zakoni, podzakonskimi akti in kolektivnimi pogodbami.

Kot izhaja iz 10. člena ZDR-1 že sicer velja, da delodajalec z notranjimi akti ne sme določati manj pravic ali urejati pravice manj ugodno, kot jih določa zakon ali kolektivne pogodbe. V takšnem primeru bi bil notranji akt ali posamične določbe takšnega akta neveljavne in bi se namesto teh določb neposredno uporabljali zakoni ali kolektivne pogodbe. (Bečan, 2016)

V javnem sektorju veljajo omejitve tudi glede določanja večjega obsega pravic, kot jih določajo zakoni in kolektivne pogodbe. V 16. člena Zakona javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 – uradno prečiščeno besedilo, 65/08, 69/08 – ZTFI-A, 69/08 – ZZavar-E in 40/12 – ZUJF), ki velja za celoten javni sektor, je namreč določeno, da delodajalec javnemu uslužbencu ne sme zagotavljati pravic v večjem obsegu, kot je to določeno z zakonom, podzakonskim predpisom ali s kolektivno pogodbo, če bi s tem obremenil javna sredstva.

Prav tako je tudi v tretjem odstavku 3. člena Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 108/09 – uradno prečiščeno besedilo, 13/10, 59/10, 85/10, 107/10, 35/11 – ORZSPJS49a, 27/12 – odl. US, 40/12 – ZUJF, 46/13, 25/14 – ZFU, 50/14, 95/14 – ZUPPJS15, 82/15, 23/17 – ZDOdv, 67/17 in 84/18)določeno, da se javnemu uslužbencu ne sme določiti plače v drugačni višini, kot je določena z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njihovi podlagi ter kolektivnimi pogodbami.

Glede na navedeno se v javnem sektorju ne sme določiti niti več niti manj, kot določajo predpisi. Delodajalec v javnem sektorju lahko uredi način opravljanja obveznosti ter sprejema organizacijske notranje akte, ne more pa urejati pravic ugodneje oziroma drugače, kot je to določeno z zakoni, podzakonskimi akti in področnimi kolektivnimi pogodbami.

Sprejemanje notranjih aktov

V skladu s prvim odstavkom 10. člena ZDR-1 mora delodajalec predloge notranjih aktov, s katerimi določa organizacijo dela ali določa obveznosti, ki jih morajo delavci poznati zaradi izpolnjevanja pogodbenih in drugih obveznosti, pred sprejemom posredovati v mnenje sindikatom pri delodajalcu. Sindikat mora podati mnenje v osmih dneh.

Glede na drugi odstavek istega člena pa mnenja sindikata, ki je bilo poslano v osemdnevnem roku, delodajalec ni dolžan upoštevati, ne glede na to pa ima delodajalec dolžnost, da pred sprejemom notranjih aktov mnenje obravnava in se do njega opredeli. Za veljavnost notranjih aktov tako soglasje sindikata ni potrebno.

Smiselno enako izhaja tudi iz 19. člena Kolektivne pogodbe za dejavnost vzgoje in izobraževanja v Republiki Sloveniji (Uradni list RS, št. 52/94, 49/95, 34/96, 45/96 – popr., 51/98, 28/99, 39/99 – ZMPUPR, 39/00, 56/01, 64/01, 78/01 – popr., 56/02, 43/06 – ZKolP, 60/08, 79/11, 40/12, 46/13, 106/15, 8/16 – popr., 45/17, 46/17 in 80/18; v nadaljnjem besedilu: KPVIZ), ki določa, da mora ravnatelj pridobiti predhodno mnenje reprezentativnih sindikatov 15 dni pred sprejemom odločitve o zadevah, ki so takšne narave, da se urejajo v notranjih aktih. Te zadeve so konkretno določene, tako je mnenje sindikatov treba pridobiti glede odločitev o začetku in koncu delovnega časa, odmorih med delom in razporeditvi tedenskega delovnega čas, času, kraju in načinu izplačil plač in drugih osebnih prejemkov, uvajanju novih načinov ugotavljanja delovne uspešnosti, razvrščanju oziroma napredovanju v višje plačilne razrede in določanju plač in drugih prejemkov na tej podlagi, ukrepih za preprečevanje poškodb pri delu in poklicnih bolezni, določanju različnih oblik nadzora nad delom, obnašanjem in učinkovitostjo dela zaposlenih.

Reprezentativni sindikati oblikujejo predhodno mnenje na podlagi večinskega stališča zaposlenih delavcev. Če ravnatelj ne upošteva mnenja reprezentativnih sindikatov, jih mora v osmih dneh obvestiti o razlogih za svojo odločitev.

Objava in seznanitev z notranjimi akti

Poleg ustreznega postopka za sprejem notranjih aktov je delodajalec dolžan zaposlenim zagotoviti seznanitev z vsemi notranjimi akti. Tako morajo biti notranji akti, glede na šesti odstavek 10. člena ZDR-1, ves čas na razpolago na dostopnem mestu, kjer se lahko z zaposleni z njimi seznanijo. Delodajalec mora omogočiti seznanitev brez kakršnegakoli nadzora. To se lahko zagotovi v kakšnem prostoru, lahko pa se notranji akti in njihove spremembe objavijo na interni spletni strani oziroma elektronskem okolju službe.

Poudariti je treba, da se delodajalec na notranje akte lahko sklicuje šele potem, ko so ustrezno objavljeni oziroma je delavcem ustrezno omogočil seznanitev z njimi.

Na tem mestu je treba izpostaviti, da ZDR-1 v 217.a členu predvideva sankcijo za opustitev posvetovanja s sindikatom ali če delodajalec ne omogoči zaposlenim, da se seznanijo z vsemi veljavnimi splošnimi akti. Če delodajalec ne pridobi mnenja sindikata ali ne omogoči seznanitve z notranjimi akti, se kaznuje z globo od 1.500 do 4.000 evrov.

Poimenovanje notranjih aktov

V praksi se večkrat zastavi vprašanje, kako notranje akte poimenovati. Nedvomno so ustrezni izrazi, kot so akt, navodilo, pravila, načrt. Smiselno se je ogniti le izrazu pravilnik, ker se s tem izrazom imenujejo podzakonski akti, ki imajo splošno veljavo in jih v skladu s 74. členom Zakona o državni upravi izdajajo ministri za izvrševanje zakonov, drugih predpisov državnega zbora, predpisov vlade ter predpisov Evropske unije. Tako uporaba istega imena za notranje akte delodajalca lahko povzroči nejasnosti in zmedo pri zaposlenih.

Razvrščanje notranjih aktov

Notranje akte po vsebini razvrščamo tako, da ločimo tiste, ki so organizacijske narave, in tiste, ki urejajo pravice in obveznosti. (Bečan, 2016)

Dalje jih delimo na obvezne in neobvezne notranje akte. Obvezni notranji akti so tisti, ki jih zahtevajo predpisi in jih javni zavodi, kot vsi delodajalci, morajo sprejeti. Neobvezni notranji akti pa so tisti, ki jih zahteva organizacija poslovanja oziroma jo olajša. Tako na eni strani nujnost priprave notranjih aktov izvira iz predpisov, na drugi strani pa sprejem notranjih aktov zahteva delovni proces in druge potrebe organizacije.

Obvezni notranji akti

Akt o sistemizaciji delovnih mest

Temeljni akt za organizacijo poslovanja vsakega delodajalca je akt o sistemizaciji delovnih mest. Obveznost sprejema je določena v 22. členu ZDR-1, saj je delodajalec dolžan s splošnim notranjim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu oziroma za vrsto dela.

Smiselno enako določbo najdemo tudi v 21. členu ZJU, ki velja za celotni javni sektor. Če poseben zakon ne določa drugače, mora imeti vsak državni organ, uprava lokalne skupnosti in oseba javnega prava akt o sistemizaciji delovnih mest, v katerem so v skladu z notranjo organizacijo določena delovna mesta, potrebna za izvajanje nalog. Pri vsakem delovnem mestu se v sistemizaciji določijo najmanj opis nalog in pogoji za zasedbo delovnega mesta.

Dodatno pa v Zakonu o sistemu plač v javnem sektorju (v nadaljnjem besedilu: ZSPJS) v šestem odstavku 7. člena podrobneje določa vsebino akta o sistemizaciji za delodajalec v javnem sektorju, ki mora vsebovati minimalni obseg podatkov, in sicer:

• šifro proračunskega uporabnika in šifro notranje organizacijske enote,
• naziv proračunskega uporabnika in naziv notranje organizacijske enote,
• plačno podskupino,
• šifro delovnega mesta,
• ime delovnega mesta,
• tarifni razred delovnega mesta,
• šifro naziva, kjer nazivi obstajajo,
• ime naziva, kjer nazivi obstajajo,
• plačni razred delovnega mesta oziroma plačni razred naziva,
• število napredovalnih razredov na delovnem mestu oziroma v nazivu in
• opis nalog delovnega mesta ali naziva.

Ob tem morajo biti opredeljeni tudi pogoji, ki jih določajo področni predpisi in Kolektivna pogodba za dejavnost vzgoje in izobraževanja v Republiki Sloveniji (v nadaljnjem besedilu: KPVIZ) za posamična delovna mesta, kot je ustrezna izobrazba, delovne izkušnje, psihofizične zahteve in ustrezno strokovno znanje, strokovni izpiti ipd.

V aktu o sistemizaciji se v skladu s 37. členom KPVIZ določi tudi, na katerih delovnih mestih je dopustno uvesti delo na domu.

Vsekakor pa lahko delodajalec ob obveznih sestavinah akta o sistemizaciji upošteva potrebe delovnega mesta in dodatno določi želene kompetence in znanje za opravljanje dela, kot npr. komunikacijske veščine, računalniško ali jezikovno znanje, in druge veščine.

Z aktom o sistemizaciji delovnih mest delodajalec se torej oblikuje in uredi vlogo in položaj delavcev v procesu dela in v organizaciji. Akt o sistemizaciji delovnih mest ima organizacijsko in pravno naravo, ki definira vse podatke za organizacijsko – tehnično in kadrovsko opredelitev delovnih mest. (Kejžar, 2008)

Za veljavnost akta o sistemizaciji v vzgojno izobraževalnih zavodih je potrebno pridobiti soglasje ustanovitelja. Glede na 108. členom Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja namreč akt o sistemizaciji delovnih mest določi na podlagi normativov in standardov za šolo ali vrtec ravnatelj v soglasju z ustanoviteljem.

Razpored delovnega časa

Notranji akt o delovnem času sicer ni obvezen notranji akt po ZDR-1, ga pa kot obveznega predvideva KPVIZ, ki v 44. členu določa, da mora ravnatelj pred začetkom šolskega leta na podlagi predloga letnega delovnega načrta zavoda določiti letni razpored delovnega časa za vse zaposlene in o tem pisno obvesti njih in sindikat, na v zavodu običajen način.

Splošna obveznost glede delovnega časa izhaja iz 12. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), ki med drugim določa, da mora delodajalec voditi evidenco o izrabi delovnega časa.

Izjava o varnosti z oceno tveganja

Delodajalec mora določati in upoštevati varnostne ukrepe, s katerimi se obvladuje oziroma preprečuje nevarnosti in škodljivosti pri delu. Zagotoviti mora takšno raven varnosti in zdravja pri delu, ki glede na naravo dela zagotavlja delavcu največjo možno mero zdravstvene in psihofizične varnosti. (MDDSZ, 2019)

Glede na to mora delodajalec izdelati pisno Izjavo o varnosti z oceno tveganja, ki je na podlagi 17. člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11; v nadaljnjem besedilu: ZVZD-1) obvezen notranji akt s področja varnosti in zdravja pri delu.

Delodajalec mora pisno oceniti tveganja, ki so jim delavci izpostavljeni ali bi lahko bili izpostavljeni pri delu. Postopek ocene mora obsegati identifikacijo možnih nevarnosti in kdo od delavcev bi bil lahko izpostavljen tem nevarnostim. V oceni mora biti izkazana verjetnost nastanka nezgod, poklicnih bolezni oziroma bolezni v zvezi z delom in resnost njihovih posledic. Poleg tega mora biti izkazana odločitev o sprejemljivosti tveganja in odločitev o uvedbi ukrepov za zmanjšanje nesprejemljivega tveganja.

V zvezi z zagotavljanjem varnosti in zdravja pri delu je delodajalec dolžan skrbeti za ažurnost ukrepov, zato je v 17. členu ZVZD-1 določeno tudi, da mora popraviti in dopolniti oceno tveganja vsakokrat:

Izjava o varnosti z oceno tveganja mora, glede na vrsto in obseg dejavnosti, vsebovati zlasti:

Zdravstvene zahteve, zapisnik o posvetovanju in promocija zdravja na delovnem mestu kot del Izjave o varnosti z oceno tveganja

Izjava o varnosti z oceno tveganja delodajalec pa je tudi akt, ki določa posebne zdravstvene zahteve, ki jih morajo izpolnjevati delavci za določeno delo. Za zdravstvene zahteve je v ZVZD-1 določeno obvezno sodelovanje izvajalca medicine dela, ki izdela strokovno oceno kot podlago za zdravstvene zahteve za določeno delo.

Kot dodatno obveznost pred izdelavo notranjega akta, ki je izrednega pomena za delavce, saj je osnova za ohranjanje zdravja in preprečevanje poškodb, je zakonodajalec predvidel sodelovanje delavcev in kot obvezno sestavino Izjave o varnosti z oceno tveganja določil zapisnik o posvetovanju z delavci oziroma njihovimi predstavniki.

Ob tem ne smemo pozabiti na promocijo zdravja na delovnem mestu, ki jo prav tako predvideva ZVZD-1. Le-ta predstavlja sistematične ciljane aktivnosti in ukrepe, ki jih delodajalec izvaja zaradi ohranjanja in krepitve telesnega in duševnega zdravja delavcev. Za promocijo zdravja, ki je del Izjave o varnosti z oceno tveganja, je treba zagotoviti tudi ustrezna sredstva. Delodajalec mora oceniti potrebe oziroma cilje, kar stori v skladu s smernicami za določitev in pripravo promocije zdravja na delovnem mestu, ki jih določi minister za zdravje in so dostopne na spletni strani Ministrstva za zdravje.

Delodajalec mora v skladu z 20. členom ZVZD-1 sprejeti tudi ukrepe za zagotovitev prve pomoči delavcem in drugim navzočim osebam ter ukrepe za sodelovanje s službo nujne medicinske pomoči.

Požarni red, požarni načrt in načrt evakuacije

Delodajalec je v skladu z 21. členom ZVZD-1 dolžan zagotoviti varstvo pred požarom in evakuacijo ter v skladu s posebnimi predpisi sprejeti ustrezne ukrepe in ukrepe za sodelovanje z zunanjimi službami za varstvo pred požarom.

Posebni predpis s tega področja je Zakon o varstvu pred požarom, ki v 35. členu določa, da morajo lastniki ali uporabniki stanovanjskih objektov, razen eno in dvostanovanjskih stavb, ter lastniki ali uporabniki poslovnih in industrijskih objektov določiti požarni red, ki vsebuje:

• organizacijo varstva pred požarom,
• ukrepe varstva pred požarom, ki jih zahtevajo delovne in bivalne razmere, kot so prepoved kajenja, uporabe odprtega ognja ali orodja, ki se iskri, tam kjer je to prepovedano, odstranjevanje vseh gorljivih snovi, ki niso potrebne za nemoten potek dela, iz požarno ogroženih prostorov in druge ukrepe ter način in kontrolo izvajanja teh ukrepov,
• navodila za ravnanje v primeru požara,
• način usposabljanja.

Pri pripravi notranjega akta s področja varstva pred požarom in evakuacije je treba upoštevati še Pravilnik o požarnem redu (Uradni list RS, št. 52/07, 34/11 in 101/11), ki podrobneje določa objekte, za katere je treba izdelati požarni red, požarni načrt in načrt evakuacije ter vsebino in pogoje za izdelavo požarnega reda, požarnega načrta ter načrta evakuacije.

V skladu z ZVZD-1 je, ob izdelavi notranjega akta, delodajalčeva dolžnost tudi določiti in usposabljati osebe, odgovorne za evakuacijo, in zagotoviti izobraževanje delavcev.

Notranji akt o preprečevanju nevarnosti za nasilje tretjih oseb

V skladu s 23. členom ZVZD-1 mora delodajalec zagotoviti ukrepe za zmanjšanje možnosti za nasilje tretjih oseb na delovnih mestih, kjer obstaja večja nevarnost. Delodajalec mora poskrbeti za tako ureditev delovnega mesta in opremo, ki tveganje za nasilje zmanjšata in ki omogočata dostop pomoči. Ob tem mora načrtovati postopke za primere nasilja in seznaniti z njimi delavce, ki na takih delovnih mestih delajo.

Glede na to, da vzgojno izobraževalne organizacije predstavljajo prostor, kamor vstopajo tudi tretje osebe, je za zagotovitev varnosti otrok in mladine, seveda pa tudi zaposlenih, notranji akt o preprečevanju nevarnosti za nasilje tretjih oseb vsekakor akt, ki mu je smiselno posvetiti posebno pozornost.

Za zagotovitev varnosti je v prvi vrsti treba prepoznavati nasilje in kdo je tisti, ki lahko nasilje izvaja, kot na primer učenci ali starši, člani javnosti, ponudniki blaga in storitev, pri čemer ne smemo pozabiti tudi na zaposlene same. Možnosti za nasilje se zmanjša, če se delodajalec zaveda posledic. Sprejeti je treba jasno politiko preprečevanja in upravljanja s tveganji za nasilje tretjih oseb in opredeliti kaj nasilje je. Vsekakor je treba k urejanju varnosti pristopiti celovito, kar vključuje preventivne ukrepe, usposabljanje, podporo žrtvam in stalnim ocenjevanjem napredka. Pri oblikovanju ustreznih ukrepov je smiselno pritegniti strokovnjake s področja zagotavljanja varnosti in sodelovati tudi z lokalno policijsko postajo. (Savski, 2016)

Notranji akt o ukrepih za preprečevanje nasilja, trpinčenja, nadlegovanje, psihosocialnega tveganja

V skladu s 24. členom ZVZD-1 mora delodajalec sprejeti ukrepe za preprečevanje, odpravljanje in obvladovanje primerov nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in drugih oblik psihosocialnega tveganja na delovnih mestih, ki lahko ogrozijo zdravje delavcev.

Enako kot pri preprečevanju nasilja tretjih oseb mora delodajalec tudi pri preprečevanju in obvladovanju psihičnega nasilja najprej možne oblike nasilja prepoznati in opredeliti. Delodajalec tako oblikuje definicijo psihičnega nasilja in glavna načela, ki krepijo pozitiven odnos med delavci in preprečujejo nasilje. Ob tem mora določiti način prijave dejanj, ukrepanja v zvezi s prijavo in opredeliti pomoč oziroma zaščito žrtve. Ustrezna ureditev v notranjem aktu ima tudi preventivne učinke, saj se delavci bolj pozorni na ustrezno obnašanje en do drugega. (Zirnstein, 2013)

Priprava notranjega akta naj poteka s sodelovanjem delavcev, ki že tekom nastajanja seznanjajo in sooblikujejo dostojanstvo in definirajo trpinčenje na delovnem mestu in s tem tvorno prispevajo k zmanjševanju neprimernega obnašanja na delovnem mestu. Delodajalec v notranjem aktu ne sme pozabiti določiti sankcij za kršitve.

V veliko pomoč pri oblikovanju določb tega notranjega akta je lahko Uredba o ukrepih za varovanje dostojanstva zaposlenih v organih državne uprave (Uradni list RS, št. 36/09 in 21/13 – ZDR-1) in Smernice za zaščito zaposlenih pred spolnim in drugim nadlegovanjem ter trpinčenjem na delovnem mestu, ki jih je izdal Urad za enake možnosti.

Strnemo lahko, da je osnovni namen tega notranjega akta:

• povečati ozaveščenost in razumevanje spolnega in drugega nadlegovanja ali trpinčenja v delovnem okolju,
• pravočasno prepoznati tipične znake in pojave, ki lahko pokažejo na obstoj spolnega in drugega nadlegovanja ali trpinčenja v delovnem okolju,
• urediti način prepoznavanja, preprečevanja in odpravljanja posledic spolnega in drugega nadlegovanja ali trpinčenja na delovnem mestu.

Za resnično učinkovitost akta pa se naj spremlja učinke in sproti izboljšuje način zagotavljanja dostojanstva na delovnem mestu ter imenuje pooblaščeno osebo oziroma svetovalca ali svetovalko za pomoč in informiranje v zvezi s nasiljem, trpinčenjem, nadlegovanjem in psihosocialnim tveganjem.

Notranji akt o ugotavljanju alkoholiziranosti, uživanja drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu

V skladu z 51. členom ZVZD-1 delavec ne sme delati ali biti na delovnem mestu pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc. Delodajalec ugotavlja navedeno stanje po postopku in na način, določenim z notranjim aktom delodajalca.

Sprejetje tega notranjega akta je, ob tem, da je obvezno, tudi ključno za preverjanje alkoholiziranosti delavcev s t.i. alkotestom. V notranjem aktu mora biti to določeno, saj v nasprotnem primeru delodajalec ne sme testirati delavcev z alkotestom. Hkrati pa delodajalca takšen notranji akt veže, da ugotavlja alkoholiziranost na v aktu določen način. (Cigoj, 2016)

Enako velja tudi za ugotavljanje uživanja drog in drugih prepovedanih substanc na delovnem mestu, torej da je treba določiti način in postopek preverjanja in se ga ob sumu na kršitev tudi držati.

Tako je treba tudi temu notranjemu aktu posvetiti pozornost pri pripravi in se ga pri izvajanju delodajalčevih pristojnosti tudi strogo držati, saj v nasprotnem primeru ugotovljena kršitev delavca in sankcije za kršitev ne bi prenesle sodnega preskusa.

Neobvezni notranji akti

Za zagotavljanje učinkovitega in zakonitega vodenja poslovanja je, glede na delovno- organizacijske potrebe, treba sprejemati tudi notranje akte, ki sicer niso obvezni po nobenem predpisu. Vsak delodajalec naj pretehta potrebo po neobveznih notranjih aktih, pri čemer naj preuči lastne potrebe in ne išče zgleda pri drugih organizacijah. Nimajo vsi delodajalci enakega delovnega procesa, zato je lahko določen zakonsko neobvezen akt nujno potreben pri enem delodajalcu, pri drugem pa bi bil odveč in bi lahko predstavljal breme za delovni proces.

Notranji akt o varstvu osebnih podatkov

Z uveljavitvijo Splošne uredbe o varstvu podatkov (OJ L 119, 4. 5. 2016, p. 1–88; v nadaljnjem besedilu: GDPR) notranji akt o varstvu osebnih podatkov ni več obvezen. Notranja pravila pa so po mnenju Informacijskega pooblaščenca vseeno zelo priporočljiva, saj zagotavljalo celostni pristop k varstvu osebnih podatkov glede zaščite osebnih podatkov pred izgubo, nepooblaščenim dostopom in drugimi zlorabami. Z notranjim aktom se zagotovi pravno-organizacijske okvirje za varstvo osebnih podatkov, skupaj z informacijsko varnostno politiko in hrambo.

Poleg tega bo delodajalec v primeru kršitve oziroma zlorabe osebnih podatkov prost odgovornosti, če bo izkazal, da je ravnal v skladu s predpisi in notranjim aktom.

Notranji akt je v vzgojno-izobraževalnih organizacijah gotovo potreben, saj se že zaradi osnovne dejavnosti organizacij pretaka veliko osebnih podatkov. Ob pripravi notranjega akta pa nujno pride do soočenja s vprašanjem, kateri podatki so sploh potrebni za izvajanje dejavnosti. S tem se doseže smisel varstva osebnih podatkov, in sicer da je treba obdelovati minimalno količino podatkov, torej le tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za izvajanje dejavnosti in za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. (Informacijski pooblaščenec, 2020)

Ne glede na to, da notranji akt ni obvezen, mora delodajalec v skladu s 30. členom GDPR voditi evidence dejavnosti obdelave. V njih določi namen obdelave, kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki in vrste osebnih podatkov, določiti mora roke hrambe oziroma roke za izbris osebnih podatkov, kontaktne podatke upravljavca in splošni opis tehničnih in organizacijskih varnostnih ukrepov.

Za celoten javni sektor je v 37. členu GDPR določena tudi obveznost imenovanja pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov.

Notranji akt o videonadzoru

Videonadzor je glede na določbe GDPR dopusten le v primeru, da drugače ni mogoče zagotoviti varnosti ljudi in premoženja, zaradi nadzora vstopa ali izstopa ali če zaradi narave dejavnosti obstaja možnost ogrožanja varnosti zaposlenih. Videonadzor nikoli ni dopusten v prostorih, kjer se pričakuje večja stopnja zasebnosti, kot npr. v garderobah, toaletnih prostorih, dvigalih. (Informacijski pooblaščenec, 2020)

V notranjem aktu se uredi uvedba in način izvajanja videonadzora. V luči zagotavljanja zasebnosti tudi na delovnem mestu, je treba poseg v zasebnost z izvajanjem videonadzora omejiti na najnižjo možno raven, kar se naj odrazi tudi v aktu.

Notranji akt o delu na domu

V skladu z 68. členom ZDR-1 se kot delo na domu šteje delo, ki ga delavec opravlja na svojem domu ali v prostorih po svoji izbiri, ki so izven delovnih prostorov delodajalca.

Če delodajalec omogoči delo na domu, mora to storiti na način, da je ta možnost dostopna vsem delavcem pod enakimi objektivnimi pogoji, pri čemer naj bo ta možnost vezana na določeno delovno mesto ali vrsto dela, ne pa na osebo, ki je trenutno razporejena na delovno mesto.

Smiselno je, da delodajalec skrbno pretehta, katero delo se lahko opravljajo na domu, ne le glede na tehnične možnosti, temveč tudi glede na druge specifike na določenem delovnem mestu ter glede na kompetence, ki jih mora imeti delavec, da bo opravljanje dela na domu uspešno in bo imelo pozitivne učinke tako za delavca kot tudi za delodajalca. (GZS, 2020)

Poleg tega v notranjem aktu zagotovi pogoje za delo, tako z vidika varnosti pri delu, kot tudi materialne in tehnične pogoje za opravljanje dela od domu. V skladu s 37. členom KPVIZ mora biti nadomestilo za uporabo delavčevih delovnih sredstev za delo na domu najmanj v višini predpisane amortizacije ter povračilo ostalih materialnih stroškov.

Dalje tako uredi način opravljanja dela na domu z vidika delovnega časa in obveznosti delavca glede dosegljivosti in morebitnim prihodom na delovno mesto ter poročanja o opravljenem delu. Prav tako v notranjem aktu uredi prenehanje opravljanja dela na domu.

Na tem mestu je treba spomniti na določbo četrtega odstavka 68. člena ZDR-1, ki določa, da je delodajalec dolžan o nameravanem organiziranju dela na domu pred začetkom dela delavca obvestiti inšpektorat za delo.

Končno je v zvezi delom na domu treba omeniti tudi, da je uvedbo dela na domu že mogoče šteti kot ukrep promocije zdravja na delovnem mestu, zato je vsekakor vreden razmislek o uvedbi tam, kjer je glede na delo to mogoče. (GZS, 2020)

Notranji akt o uporabi službenih telefonov

Če delodajalec organizira delo tudi z dodeljevanjem službenih telefonov, je smiselno sprejeti notranji akt o uporabi službenih mobilnih telefonov, s katerim se določijo kriteriji in način dodelitve mobilnega telefona v stalno ali začasno uporabo, merila za omejevanje porabe in prekoračitve dovoljene porabe, vodenje ustreznih evidenc in druge posebnosti v zvezi z uporabo mobilnih telefonov.

V pomoč pri pravi notranjega akta je lahko Uredba o uporabi službenih mobilnih telefonov in storitvah mobilne telefonije v organih državne uprave (Uradni list RS, št. 106/06 in 63/09).

Notranji akt o uporabi službenih vozil

Kadar je uporaba službenega avtomobila potrebna za opravljanje del in nalog v okviru službenih obveznosti delavca, je uporabo službenih vozil smiselno urediti z notranjim aktom.

V njem se uredijo pogoji in način uporabe službenih avtomobilov in določijo kriteriji za uporabo službenih avtomobilov ter pravice in obveznosti delavcev v zvezi s tem. V pomoč za ustrezno ureditev uporabe službenih vozil v notranjem aktu je lahko v pomoč Uredba o uporabi službenih avtomobilov v organih državne uprave (Uradni list RS, št. 60/99, 1/04 in 62/06).