Pri povračilih potnih stroškov je treba v zvezi z višino teh stroškov upoštevati delovnopravni in davčni vidik.

Z delovnopravnega vidika moramo upoštevati ZDR-1 kot temeljni akt, ki v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti med drugim tudi povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju. Višino in pogoje izplačila potnih stroškov pa določajo kolektivne pogodbe, ki predstavljajo minimum, katerega je delodajalec dolžan izplačati delavcu.

Podjetje lahko sprejme tudi svojo podjetniško pogodbo, v kateri pa ne sme določiti za delavce manj pravic, kot jih je določeno v kolektivni pogodbi dejavnosti. Podjetje pa lahko sklene tudi različne interne akte (npr. pravilnik o potnih stroških, sklep o povračilu stroškov za nakup vinjete ipd.), v katerih lahko podjetje določi le več pravic za delavce kot kolektivna pogodba dejavnosti, nikakor pa ne manj.

Za delodajalce, ki ne spadajo v nobeno kolektivno pogodbo dejavnosti in poklicev pa velja, da morajo upoštevati novejšo sodno prakso (VIII Ips 26/2022), ki določa, da se v primerih, ko delodajalca ne zavezuje nobena kolektivna pogodba dejavnosti, podrejeno uporablja primerljiva kolektivna pogodba dejavnosti, vendar dodaja, da se, če za delodajalca ni mogoče uporabiti primerljive Kolektivne pogodbe dejavnosti, uporabi davčni predpis, to je Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja. Tako velja, da morajo praviloma delodajalci na podlagi sodbe Vrhovnega sodišča VIII Ips 26/2022, ki jih ne zavezuje nobena kolektivna pogodba dejavnosti oziroma zanje ›ne velja‹ primerljiva kolektivna pogodba dejavnosti, glede povračil stroškov, povezanih z delom, kot minimum pravic iz delovnega razmerja uporabiti zneske iz Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja.

V javnem sektorju določata višine povračil potnih stroškov, ki jih je delodajalec dolžan (in jih tudi sme) izplačati delavcu ZUJF in Kolektivna pogodba za negospodarske dejavnosti v Republiki Sloveniji.

Povračila stroškov za službena potovanja v tujino za javne uslužbence ureja Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino. To uredbo pa se uporablja tudi pri določanju višine neobdavčenih dnevnic za ostale zaposlene v Sloveniji (gospodarstvo).

Z davčnega vidika pa upoštevamo višino povračil potnih stroškov, ki je neobdavčena v skladu z določbami ZDoh-2 in Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – davčna uredba. Ta višina je lahko višja ali nižja od višine povračil potnih stroškov, ki jo je delodajalec dolžan izplačati delavcu z delovnopravnega vidika.

Neobdavčeno povračilo potnih stroškov lahko delodajalec izplača zaposlenemu pod pogojem, da je pravilno izpolnjen potni nalog in obračun potnih stroškov s vsemi priloženimi računi v zvezi s prevozom in prenočevanjem (5. in 6. člen davčne uredbe). Iz potnega naloga mora biti razvidna odobritev delodajalca za posamezno vrsto prevoza (lastno osebno vozilo, vlak, letalo ipd.). Davčna uredba določa neobdavčeno višino dnevnic, kilometrine, ostalih stroškov prevoza in povračil stroškov prenočevanja na službeni poti.

Kolektivne pogodbe dejavnosti se velikokrat navezujejo na višine povračil potnih stroškov, ki so določene v davčni uredbi ali v uredbi za tujino, zato moramo biti tudi na to pozorni.

Obračun potnih stroškov se lahko sestavi v elektronski obliki s pomočjo računalniškega programa. Lahko se sestavi tudi v pisni obliki na isti strani papirja kot potni nalog ali na hrbtni strani potnega naloga, lahko pa je tudi priložen k potnemu nalogu.

Potne stroške se lahko izplača skupaj s plačo ali posebej. Potne stroške je treba obvezno nakazati na transakcijski račun delavca (23. a člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem postopku). Enako velja tudi za predujme, če so odobreni delavcem.

V gospodarstvu je delodajalec dolžan delavcu povrniti stroške v zvezi z delom mesečno, in sicer najkasneje 18 dni po preteku plačilnega obdobja.

Obračun potnih stroškov mora vsebovati:

• organizacijo, podjetje oziroma s.p.-ja in sedež (če obračun ni sestavni del potnega naloga),
• številko in datum potnega naloga, na katerega se nanaša (če obračun ni sestavni del potnega naloga),
• ime in priimek ter prebivališče predlagatelja obračuna potnih stroškov;
• relacija poti,
• datum in ura odhoda na službeno pot,
• datum in ura prihoda s službene poti,
• navedena odsotnost v dnevih in urah,
• navedba prevoznega sredstva, ki se ga je uporabilo za službeno pot,
• število dnevnic,
• vrednost ene dnevnice in skupna vrednost vseh dnevnic,
• kratko poročilo o opravljenih nalogah (lahko je priloga obračuna),
• popis prevoženih kilometrov po relacijah in lokalnih voženj,
• prevozni stroški (kilometrina, vozovnice javnih prevoznih sredstev …),
• registrska označba vozila v primeru uporabe službenega vozila,
• stanje kilometrskega števca ob začetku in koncu vožnje v primeru uporabe službenega vozila,
• drugi stroški (parkirnine, vinjete, cestnine, stroški nočitev – če odredbodajalec take stroške pri odredbi službenega potovanja tudi odobri),
• na obračunu potnih stroškov je treba našteti dokumente (tudi s številkami), s katerimi se dokazuje, da je bilo službeno potovanje dejansko opravljeno (izdani računi, prejeti računi, pogodbe, ponudbe, vstopnice, vabila, zapiski sestankov, urnik predavanj ipd.). Te priloge predstavljajo tudi verodostojno dokumentacijo za pripoznanje teh stroškov,
• obračun morebitnega prejetega predujma-akontacije (znesek in datum predujma),
• končni znesek za povračilo,
• kraj in datum obračuna potnih stroškov,
• podpis predlagatelja,
• podpis prejemnika izplačila,
• podpis odredbodajalca oziroma izplačevalca,
• odtis žiga (če ga organizacija uporablja).

Opozorilo:

Za vsako službeno vozilo lahko organizacija vodi knjigo voženj (avto, kombi, skuter …). Vsako vožnjo je treba zapisati z začetnim in končnim stanjem števca kilometrov, številom prevoženih kilometrov, uporabnikom službenega vozila, relacijo in datumom službene poti. Vpisi v knjigi voženj pa se morajo ujemati z vpisi na potnih nalogih in obračunih potnih stroškov.

Obračun stroškov, nastalih na službenem potovanju v tujino, se predloži pristojnemu delavcu najkasneje v sedmih dneh po končanem potovanju. Pristojni delavec je dolžan celotno dokumentacijo in morebitni ostanek sredstev predložiti finančni službi v sedmih dneh po prejemu obračuna (20. člen Uredbe o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino).

Pri mesečnem obračunu potnih stroškov je treba sestaviti en obračun potnih stroškov za vse službene poti za cel mesec. Rok predložitve tega obračuna je odvisen od določil v internem aktu, vendar priporočamo, da ta rok ni daljši od enega meseca.

V gospodarstvu se lahko neobdavčeno povrne strošek za nakup letne, mesečne ali tedenske vinjete za uporabo slovenskih avtocest, ki jo zaposleni lahko uporablja tudi za privatne namene.