Potni nalogi morajo biti izdani pravočasno (praviloma pred službeno potjo, razen izjem).

• Obračune potnih nalogov delajte sproti.
• Vse rubrike potnega naloga morajo biti izpolnjene vestno in natančno.
• Vpisane morajo biti dejansko prevožene razdalje; kot pripomoček lahko uporabite Google Zemljevid "Google Maps" ali kak drug verodostojen internetni izračun razdalje med kraji.
• Na potnem nalogu morajo biti trije podpisi (od predlagatelja, od odredbodajalca in prejemnika potnih stroškov).
• Na obračun potnih stroškov pišite številke izdanih in prejetih računov, ki se nanašajo na opravljeno službeno pot (tudi pogodbe, ponudbe, predpogodbe, vstopnice, vabila, poročila o izobraževanju ipd.).
• Zbirajte dokumente in plačila (zahtevajte originalne (glasijo na podjetje/organizaciji) račune za cestnino, parkiranje, takse, najem osebnega avtomobila, karte oz. računi za uporabo javnih prevoznih sredstev, vstopnice, nočnine, gorivo za uporabo službenega vozila itd.) in jih priložite potnemu nalogu.

Najpogostejše napake pri izpolnjevanju potnih nalogov:

• ni zaporednih številk potnega naloga, iz česar izhaja sum o nerednem pisanju oziroma pisanju za nazaj,
• ni popolnega naslova prebivališča, naveden je le kraj ali pa sploh ni naveden (prebivališče mora biti navedeno v celoti, ulica, hišna številka, kraj),
• vsi nalogi so napisani z istim pisalom – sum o enkratnem celoletnem pisanju,
• manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. po nalogu direktorja),
• relacija poti ni dovolj natančno določena (navedeni morajo biti vsi postanki, poleg kraja prihoda in odhoda),
• opis nalog, zaradi katerih gre oseba na pot, ni dovolj natančno določena (npr. kakšen sejem je zaposleni obiskal, ne le »obisk sejma«, natančen opis – kakšen posel je pridobival in pri kom, točna navedba poslovnega partnerja, ki ga je obiskal, točno navedeno, kateri stranki je oddal pošto ipd.)
• manjka podpis nalogodajalca, registrska številka vozila, kilometrsko stanje števca, datumi in ure odhoda/vrnitve,
• napačno obračunana kilometrina,
• manjka podpis predlagatelja obračuna potnih stroškov,
• potni nalogi nimajo prilog, iz katerih je razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno.

Opozorila:

• Pri izplačevanju potnih stroškov ne smete pozabiti na pravilnost in točnost blagajniškega poslovanja.
• K obračunu opravljenega službenega potovanja je treba predložiti še poročilo o opravljeni službeni poti oz. nalogi, ki jo je odredbodajalec naložil nosilcu potnega naloga (obvezno za javni sektor).