Pravica do povračila stroškov prevoza na delo in z dela je določena v ZDR-1, ki v 130. členu med drugim določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prevoz na delo in z dela. ZDR-1 določa tudi, da če se zaradi razlogov na strani delavca strošek za prevoz na delo in z dela naknadno poveča, ima delavec pravico do povračila tako povečanega stroška za prevoz na delo in z dela, če je tako določeno v kolektivni pogodbi na ravni dejavnosti oziroma če se tako sporazume z delodajalcem. V javnem sektorju je povračilo stroškov prevoza na delo in z dela urejeno v aneksih h kolektivnim pogodbam dejavnosti in poklicev, Uradni list RS, št. 88/21, kjer je med drugim določeno tudi, da povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne sme presegati višine minimalne plače. To pomeni, da delodajalec tudi v primeru povišanje stroškov le-te izplačuje do višine minimalne plače, v pogodbi o zaposlitvi pa se upoštevaje tretji odstavek 16. člena ZJU ni možno dogovoriti drugače.

Skladno z aneksom h kolektivni pogodbi, ki velja za delodajalca, povračilo stroškov prevoza na delo in z dela pripada javnemu uslužbencu glede na razdaljo od naslova stalnega ali začasnega bivališča oziroma naslova, s katerega se javni uslužbenec dejansko vozi na delo, do naslova, kjer javni uslužbenec opravlja delo, po najkrajši varni poti, če ta razdalja, upoštevaje tudi pešpoti, znaša več kot 2 kilometra.

Od junija 2021 se povračilo stroškov prevoza na delo in z dela javnem uslužbencu za najkrajšo varno pot prizna kot kilometrina v višini 10 % cene neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov za vsak polni kilometer razdalje, vendar ne manj kot 30 evrov. Ta znesek velja, če je javni uslužbenec izpolnil mesečno delovno obveznost. Pri obračunu povračilo stroškov prevoza na delo in z dela se javnemu uslužbencu upošteva število prihodov na delo in odhodov z dela.

Glede povračila stroškov prevoza na delo in z dela torej velja:

• povračilo stroškov pripada javnemu uslužbencu, če znaša razdalja od bivališča do delovnega mesta po varni poti več kot 2 kilometra,
• razdalja se ugotavlja na podlagi daljinomera »Google Zemljevidi«,
• kraj, iz katerega se javnemu uslužbencu povrnejo stroški prevoza na delo in z dela, je naslov v kraju stalnega ali začasnega bivališča oziroma naslov v kraju, iz katerega se javni uslužbenec dejansko vozi na delo in z dela, če je ta bližji delovnemu mestu,
• povračilo stroškov se izplačuje kot kilometrina v višini 10 % cene neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov za vsak polni kilometer razdalje, pri čemer se to upošteva pri seštevku kilometrov za število prihodov na delo v mesecu (primer izračun števila kilometrov: število kilometrov za prihod na delo + število kilometrov za odhod z dela x število dni prisotnosti = mesečni seštevek kilometrov, kjer se upoštevajo samo polni kilometri),
• znesek izplačila ne sme biti nižji od 30 evrov za prisotnost na delu ves mesec,
• javnemu uslužbencu, ki delodajalcu predloži potrdilo o nakupu imenske mesečne vozovnice za javni potniški promet, se stroški prevoza na delo in z dela povrnejo v višini cene imenske mesečne vozovnice za javni potniški promet,
• za obračun kilometrine se za podatek o ceni neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov uporabi najvišjo ceno bencina, ki jo ministrstvo, pristojno za javno upravo, objavi na svoji spletni strani; to ceno se uporablja od prvega dne v mesecu, v katerem je bil podatek objavljen na spletni strani ministrstva, pristojnega za javno upravo.

Pri ugotavljanju razdalje je treba upoštevati:

• pri ugotavljanju, ali javnemu uslužbencu pripada povračilo stroškov prevoza na delo in z dela, se upoštevajo pešpoti,
• pri ugotavljanju razdalje za povračilo kilometrine se upošteva varna pot, to je tista pot, ki je urejena, redno vzdrževana in prevozna skozi vse leto. Med varne poti praviloma ne spadajo gozdne ceste, vinske ceste, makadamske ceste, poti, ki vodijo čez travnike in njive, pešpoti, neprevozne in druge neprimerne poti, ki so kot take določene v skladu s kriteriji pristojnega organa oziroma so kot takšne nedvoumno izkazane s strani javnega uslužbenca. Pri izračunu se ne upošteva poti, ki vodijo preko drugih držav, razen kadar gre za prevoz na delovno mesto v tujino, ali če javni uslužbenec to sam zahteva. Če ima javni uslužbenec možnost prevoza po avtocesti, lahko za izračun najkrajše varne poti v digitalnem merilniku razdalje »Google Zemljevidi« označi prevoz po avtocesti (brez »Izogni se avtoceste«). Upošteva se najkrajša, varna pot, če najkrajša pot ni varna, se upošteva tudi daljša pot, ki je varna.

Mesečna višina povračila stroškov prevoza na delo in z dela ne more znašati več, kot znaša višina minimalne plače za mesečno delovno obveznost, razen če je bil javni uslužbenec premeščen, prevzet na podlagi zakona ali je po odločitvi oziroma volji delodajalca sklenil pogodbo o zaposlitvi v drugem kraju. Če mora javni uslužbenec zaradi potreb delovnega procesa, izrednega dogodka oziroma zaradi dela zunaj redno predvidenega razporeda priti na delo večkrat, kot je število delovnih dni, se mu za te prihode in odhode povrne stroške prevoza, ne glede na omejitev višine povračila stroškov prevoza na delo in z dela z minimalno plačo.

Če je organiziran ali zagotovljen brezplačni prevoz, oziroma če delodajalec zagotovi brezplačni prevoz na delo in z dela, javnemu uslužbencu povračilo stroškov prevoza na delo in z dela ne pripada.

Če javni uslužbenec opravlja delo v več krajih, se mu za razdaljo med temi kraji prizna kilometrino v višini 10% cene neosvinčenega motornega bencina – 95 oktanov.

Če ima javni uslužbenec v uporabi službeno stanovanje, se povračilo stroškov prevoza obračuna od naslova v kraju službenega stanovanja. Če javni uslužbenec zavrne dodelitev službenega stanovanja, se mu ne glede na način obračuna stroškov prevoza iz tega člena obračunajo in povrnejo stroški prevoza od naslova dodeljenega službenega stanovanja oziroma naslova, s katerega se dejansko vozi na delo in z dela, če je ta bližji naslovu opravljanja dela. Za zavrnitev službenega stanovanja se ne šteje zavrnitev stanovanja, ki ga je delodajalec dodelil javnemu uslužbencu na podlagi njegove vloge ali prijave na razpis za dodelitev stanovanja, razen če je bil javni uslužbenec predhodno seznanjen s konkretnim stanovanjem, za katerega se prijavlja na razpis in ki mu je dodeljeno, ter je bil seznanjen s posledicami odklonitve dodeljenega stanovanja. Javnemu uslužbencu, ki je zavrnil dodelitev službenega stanovanja, se obračunavajo in povrnejo stroški prevoza od dodeljenega službenega stanovanja, dokler je to stanovanje primerno glede na določbe zakona, ki ureja stanovanjsko področje, in bi ga glede na osebne okoliščine (npr. zdravstveno stanje, invalidnost, število družinskih članov) ali objektivne okoliščine (npr. stanje stanovanja, njegova uporabnost) dejansko lahko uporabljal.

Javni uslužbenec poda pisno izjavo za povračilo stroškov prevoza na delo in z dela. Izjava vključuje naslednje podatke:

1. naslov stalnega bivališča,
2. naslov začasnega bivališča,
3. kraj (naslov), od koder se javni uslužbenec dejansko vozi na delo,
4. razdalja od stalnega bivališča do delovnega mesta (v km),
5. razdalja od začasnega bivališča do delovnega mesta (v km),
6. razdalja od kraja (naslov), iz katerega/katerih se javni uslužbenec dejansko vozi na delo do delovnega mesta (v km),
7. uveljavljanje imenske mesečne vozovnice za javni potniški promet: DA NE (označiti); v primeru DA – dokazilo o nakupu.

Vsako spremembo podatkov iz 1., 2., 3. in 7. točke izjave mora javni uslužbenec v osmih dneh sporočiti pristojni službi delodajalca, pri čemer je javni uslužbenec dolžan sporočiti resnične podatke, delodajalec pa je odgovoren za pravilen obračun in izplačilo stroškov prevoza na delo in z dela. V zvezi s sporočanjem podatkov kaže opozoriti tudi na prvi odstavek 36. člena ZDR-1, ki določa, da mora delavec obveščati delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oziroma bi lahko vplivale na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti, in o vseh spremembah podatkov, ki vplivajo na izpolnjevanje pravic iz delovnega razmerja.

V zvezi z izjavo in obračunom stroškov prevoza na delo in z dela je treba upoštevati še Razlago kolektivne pogodbe za negospodarske dejavnosti v RS, Uradni list RS, št. 58/22, ki v zvezi s povračilom stroškov prevoza po prvem in drugem odstavku 5. člena, po prvem odstavku 6. člena ter po prvem odstavku 7. člena Aneksa h KPND določa:

Prvi in drugi odstavek 5. člena ter prvi odstavek 6. člena Aneksa h KPND je treba razumeti tako, da se javnemu uslužbencu, ki to navede v pisni izjavi za povračilo stroškov prevoza na delo in z dela iz prvega odstavka 7. člena Aneksa h KPND, povrnejo stroški prevoza na delo in z dela z različnih naslovov, tj. naslova stalnega bivališča ali naslova začasnega bivališča, s katerih javni uslužbenec dejansko prihaja na delo oziroma kamor odhaja z dela in na njih zakonito prebiva v skladu zakonom, ki ureja prijavo prebivališča, ne glede na število prihodov s posameznega naslova bivališča in odhodov na posamezen naslov bivališča. Če se javni uslužbenec dejansko vozi na delo in z dela z naslova, ki ni stalno ali začasno bivališče, je upravičen do povrnitve stroškov prevoza na delo in z dela s tega naslova, in sicer za dneve, ko se na delo in z dela dejansko vozi s tega naslova in le, če je ta naslov bližje delovnemu mestu kot naslovu stalnega oziroma začasnega bivališča.

Prvi odstavek 7. člena Aneksa h KPND je treba razumeti tako, da mora javni uslužbenec, ki v pisni izjavi za povračilo stroškov prevoza na delo in z dela navede dva ali več naslovov, s katerih prihaja na delo in z dela, navesti tudi podatek o tem, kolikokrat in na katere dneve prihaja na delo z določenega naslova oziroma se vrača z dela na določen naslov.