3.) Vključite načrt organizacije časa.
Namen je postopna sprememba vašega vedenja na poti do zastavljenega cilja. Določite torej konkretne cilje in nadzorujte ali dosegate njihove posamezne stopnje v zastavljenem času.
4.) Uporabljajte orodja za organizacijo časa.
Naj gre za rokovnik s koledarjem ali računalniški program, za fizično obvladovanje svojega časa morate najprej vedeti kaj se dogaja zdaj in kako si boste čas razporedili v prihodnje.
5.) Brezkompromisno postavljajte prioritete.
Vsak dan pričnite z načrtovanjem svojega urnika in postavljajte prioritete ter mejo zmogljivosti za tisti dan. Če vas ta dan čaka 20 nalog, razmislite, katere so najbolj pomembne. Naloge glede na pomembnost in nujnost lahko razdelite v 4 kategorije1 :
Fokusirajte se na tisto, kar je nujno in pomembno, pogasite tiste požare, ki jih morate, s strateškimi zadevami pa se boste v prihodnje izognili ali vsaj radikalno zmanjšali število »požarov«. S »«smetmi« se ne ukvarjajte – razen, če imate nekaj časa odveč.
6.) Vključite druge sodelavce in/ali zunanje sodelavce.
Ne glede na velikost vašega podjetja, ni smete biti vi odgovorni za vse. Za efektivno delo dovolite, da vam tudi drugi pomagajo nositi tovor.
7.) Uvedite rutino in ne odstopajte kolikor je le mogoče.
Ko nastopijo krize, boste veliko bolj produktivni, če kolikor je mogoče sledite svoji rutini.
8.) Navadite se nalogam določati roke.
Za naloge si glede na njihovo pomembnost in prioriteto določite čas, ki ga imate na razpolago. Za branje in odgovarjanje na e-pošto si npr. določite eno uro na dan in od tega ne odstopajte.
9.) Prepričajte se, da so vaši sistemi urejeni.
Namesto časa za iskanje po računalniku, si vzemite čas za organizacijo sistema vaših datotek.
10.) Ne zapravljajte časa s čakanjem.
Ob vseh sestankih in obiskih imamo kar naprej občutek, da na nekaj ali nekoga čakamo. Vendar ne čakajmo križem rok. S seboj prinesite poročilo, ki ga morate prebrati, prazen list papirja in začrtajte nov projekt, prenosnik ali mobilnik in si efektivno izpopolnite čas.
Vse lahko organizirate in dosežete kar želite, ko se sami trdno postavite za krmilo.