Načela delegiranja:
- Načrtovanje: premislite, koga lahko zadolžite.
- Odločanje: zavestno se odločite, katere odgovornosti lahko prevzamejo drugi.
- Organizacija: sestavljanje delovnega načrta in časovnega razporeda.
- Usklajevanje: zagotoviti se morate pregled nad nalogami, ki ste jih preložili na druge, in nad spoštovanjem časovnih rokov.
- Preverjanje: preverite, kako napreduje delo, po potrebi spremenite roke in zadolžitve.
Kako delegiramo?
- Razložite namen – postavite cilje naloge.
- Postavite merila – jasno povejte, kakšne rezultate pričakujete, metodo dela si lahko izbere sam.
- Poučite osebo, ki ste ji dodelili nalogo – morda vas prvič ne bo dobro razumela, zagotovo pa bo med izpolnjevanjem naloge tu in tam potrebovala vašo pomoč. Prosite za poročilo o opravljeni nalogi. Jasno določite čas trajanja.
- Kontrolo nad izvajanjem naloge si zagotovite tako, da predlagate takojšen razgovor, če se pojavijo kakršne kole težave.
Kaj lahko dodelite drugim?
- Manjše rutinske naloge in tiste, ki so sicer nujne, vendar ne pomembne.
- Naloge, pri katerih se pokaže sposobnost sodelavcev, hkrati pa si z njimi nabirajo izkušnje.
- Naloge, ki jih drugi lahko opravijo vsaj tako dobro kot vi.
- Naloge, za katere je potrebno posebno znanje.
Česa ne morete dodeliti drugim?
- Zadolžitve, ki jih prav vi morate opraviti.
- Nujne zadeve, za katere so potrebni vaše znanje, sposobnosti in izkušnje.
- Naloge, za katere je nujno osebno odločanje.
- Zadeve, ki pomenijo izjemo v siceršnji politiki in delu.
- Zadeve, ki bi lahko imele resne posledice.
- Delo, s katerim bi kaznovali oz. nagradili druge.
Več o tej temi preberite v priročniku Priročnik za poslovne asistentke in sekretarke