Spremembe ZOFVI-K na področju varstva osebnih podatkov veljajo od 1. 9. 2019 dalje

Natisni

V Uradnem listu RS, št. 46/2016, z dne 30. junij 2016, je bil objavljen Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI-K), ki prinaša več novosti tudi na področju varstva osebnih podatkov. Poglavje »XVII.a ZBIRKA PODATKOV« in členi 135.a, 135.b, 135.c in 135.č se namreč nadomestijo z novim poglavjem »XVII.A ZBIRKE PODATKOV« ter členi 135.a do 135.e, ki določajo pravne podlage za centralne evidence (šolajočih in zaposlenih) in njihovo povezovanje za različne namene. Glede na določbe 13. člena ZOFVI-K se členi 135.a, 135.b, 135.c, 135.č, 135.d in 135.e začnejo uporabljati tri leta od dneva uveljavitve tega zakona, kar pomeni, da začnejo veljati s šolskim letom 2019/2020.

Pri tem 135.a člen opredeljuje centralno evidenco (šolajočih), ki jo za potrebe opravljanja nalog, določenih s tem zakonom in predpisi, ki urejajo področje vzgoje in izobraževanja, za potrebe odločanja o pravicah iz javnih sredstev ter za znanstveno-raziskovalne in statistične namene, vzpostavi, vodi, vzdržuje in nadzoruje kot informatizirano zbirko podatkov ministrstvo, pristojno za šolstvo. Nadalje 135.a člen ZOFVI-K določa, katere osebne podatke o predšolskih otrocih, učencih, dijakih, študentih višje šole in udeležencih izobraževanja odraslih vsebuje, in sicer:

enolični identifikator udeleženca vzgoje in izobraževanja;
ime in priimek;
EMŠO;
spol;
kraj in država rojstva;
stalno oziroma začasno prebivališče (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država):
državljanstvo;
ime in naslov vzgojno-izobraževalnega zavoda ter matična številka poslovnega subjekta (šifra PRS);
vzgojno-izobraževalni ali študijski program ter evidenčna številka iz uradnega registra programov (vrsta in področje izobraževanja po KLASIUS);
starostno obdobje, razred in oddelek, letnik, vzgojna skupina ter razred in predmet v glasbeni šoli in umetniški gimnaziji;
podatek o prijavi v dijaški dom;
datum vključitve oziroma datum začetka izobraževanja v vrtcu oziroma šoli;
datum začetka izobraževanja v vzgojno-izobraževalnem ali študijskem programu;
datum izpisa iz vrtca oziroma šole;
datum zaključka izobraževanja v vzgojno-izobraževalnem ali študijskem programu;
povprečna ocena zadnjega razreda osnovne šole;
povprečna ocena po letnikih za dijake in študente višjih strokovnih šol;
status udeleženca: otrok, učenec, dijak, študent višje šole, udeleženec izobraževanja odraslih, učenec glasbene šole, kandidat brez statusa, ki opravlja izpite;
način izobraževanja: redni/izredni, ponavljalec, podaljšani status, ponovni vpis v isti letnik, izmenjava;
oblika izobraževanja: vzporedno izobraževanje;
datum prijave na šolsko malico oziroma kosilo;
status prosilca za mednarodno zaščito, datum pridobitve statusa in datum izvršljivosti odločbe, izdane v postopku mednarodne zaščite.

V centralni evidenci se vodijo tudi podatki o upravičenosti do znižanega plačila vrtca, dodatni subvenciji za malico in subvenciji za kosilo (številka in datum odločbe, obdobje upravičenosti, uvrstitev v dohodkovni razred in višina subvencije oziroma znižanega plačila vrtca in občina, zavezanka za plačilo).

V nadaljevanju 135.b člen določa zagotavljanje podatkov za centralno evidenco, in sicer podatke za centralno evidenco vnašajo za svoje udeležence vzgoje in izobraževanja vzgojno-izobraževalni zavodi. Za zagotavljanje točnosti in ažurnosti identifikacijskih podatkov udeležencev vzgoje in izobraževanja v centralni evidenci se določeni podatki na podlagi podatka o EMŠO udeleženca vzgoje in izobraževanja pridobijo iz centralnega registra prebivalstva.

Za ugotavljanje pravice do vpisa v srednje in višje šole se centralna evidenca na podlagi podatka o EMŠO povezuje z evidenčnim in analitskim informacijskim sistemom visokega šolstva v Republiki Sloveniji (e-VŠ).

V centralno evidenco se na podlagi EMŠO vpisanega udeleženca podatki o vzgojno-izobraževalnem zavodu in programu ter letniku pridobijo iz evidence prijavljenih in vpisanih v srednje šole ter evidence prijavljenih in vpisanih v dijaške domove.

Za statistične in znanstveno-raziskovalne namene analiziranja zaposljivosti dijakov, ki so zaključili izobraževalni program, in diplomantov višjih šol, ministrstvo, pristojno za šolstvo, na podlagi udeleženčeve Enotne matične številke občana (EMŠO) pridobi posamezne podatke tudi od Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije ter Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje

Nadalje 135.c člen opredeljuje uporabo podatkov iz centralne evidence, in sicer vzgojno-izobraževalni zavod lahko obdeluje podatke iz centralne evidence za svoje udeležence vzgoje in izobraževanja. Podatke iz centralne evidence je dovoljeno posredovati uporabnikom, ki so za njihovo pridobitev pooblaščeni z zakonom (npr. odvetnikom, policiji ipd.).

Ministrstvo, pristojno za šolstvo, uporablja podatke iz centralne evidence tako, da se prikrijejo podatki o imenu in priimku, EMŠO, spolu, kraju in državi rojstva, državljanstvu ter stalnem oziroma začasnem prebivališču.

Za namen ugotavljanja upravičenosti za opravljanje začasnih in občasnih del dijakov, študentov in udeležencev izobraževanja odraslih so pristojne organizacije oziroma delodajalci, ki posredujejo začasna in občasna dela upravičene, do naslednjih podatkov iz centralne evidence:

ime in naslov vzgojno-izobraževalnega zavoda ter matične številke poslovnega subjekta (šifra PRS);
vzgojno-izobraževalni ali študijski program ter evidenčna številka iz uradnega registra programov (vrsta in področje izobraževanja po KLASIUS);
način izobraževanja, če je način izobraževanja izredni;
letnik;
status udeleženca;
datum začetka izobraževanja v vzgojno-izobraževalnem ali študijskem programu;
datum izpisa iz šole.

ZOFVI skladno z zahtevami ZVOP-1 določa pravno podlago za različna povezovanja centralne evidence z drugimi evidencami:[1]

Za zagotavljanje točnosti in ažurnosti se s povezovanjem zbirk iz centralne evidence v evidenco prijavljenih in vpisanih v srednje šole ter evidenco prijavljenih in vpisanih v dijaške domove na podlagi podatka o EMŠO prijavljenega kandidata posredujejo identifikacijski podatki o imenu, priimku, spolu, kraju in državi rojstva, stalnem oziroma začasnem prebivališču in o državljanstvu, ime in naslov vzgojno-izobraževalnega zavoda, kjer je kandidat končal zadnji razred oziroma letnik, ter vzgojno-izobraževalni program.

Za pripravo in izvedbo mature ter zaključnih izpitov se s povezovanjem zbirk iz centralne evidence Državnemu izpitnemu centru na podlagi EMŠO kandidata posredujejo podatki, ki jih za svoje udeležence v centralno evidenco vnašajo vzgojno-izobraževalni zavodi in jih morajo posredovati tudi Državnemu izpitnemu centru v skladu z določbami zakona, ki ureja maturo, in sicer podatki o imenu, priimku, spolu, kraju in državi rojstva, prebivališču, imenu vzgojno-izobraževalnega zavoda, vzgojno-izobraževalnem programu in letniku.

Za pripravo in izvedbo nacionalnega preverjanja znanja se s povezovanjem zbirk iz centralne evidence Državnemu izpitnemu centru na podlagi EMŠO številke posredujejo podatki o imenu in priimku učenca, spolu, datumu in državi rojstva, imenu osnovne šole oziroma podružnice, na kateri učenec opravlja nacionalno preverjanje znanja, izobraževalni program, razred, oddelek in šolsko leto, v katerem učenec opravlja nacionalno preverjanje znanja.

Za zagotavljanje sredstev iz državnega proračuna za namen sofinanciranja plačil staršev za vrtec se s povezovanjem zbirk iz centralne evidence v evidenco upravičencev do sofinanciranja plačil staršev za vrtec, ki jo vodi ministrstvo, pristojno za šolstvo, na podlaga zakona, ki ureja vrtce, na podlagi EMŠO udeleženca, posredujejo vsi tisti podatki, ki jih vsebuje tudi evidenca upravičencev do sofinanciranja plačil staršev za vrtec.

Za ugotavljanje pravice do vpisa v srednje šole in dijaške domove se s povezovanjem zbirk iz centralne evidence v evidenco prijavljenih in vpisanih v srednje šole ter v dijaške domove, ki jo vodi ministrstvo, pristojno za šolstvo, na podlagi EMŠO prijavljenega kandidata, posredujejo podatki o izobraževanju v srednješolskih izobraževalnih programih.

Za ugotavljanje pravice do vpisa v višje šole se s povezovanjem zbirk iz centralne evidence v evidenco prijavljenih in vpisanih v višje šole, ki jo vodi pristojna služba za potrebe ministrstva, pristojnega za šolstvo, na podlagi podatka o EMŠO prijavljenega kandidata posredujejo podatki o izobraževanju v višješolskih izobraževalnih programih.

Pri znanstveno-raziskovalnem in razvojnem delu ter pri izdelavi statističnih analiz se osebni podatki obdelujejo v anonimizirani obliki. Način in pogoje dostopa do podatkov iz centralne evidence podrobneje določi minister, pristojen za šolstvo.

V nadaljevanju 135.č člen ureja shranjevanje podatkov v centralni evidenci, in sicer se podatki v centralni evidenci hranijo še eno leto po tem, ko udeleženec vzgoje in izobraževanja zaključi vzgojno-izobraževalni ali študijski program po posameznem statusu, potem se arhivirajo. Arhivirani podatki centralne evidence se lahko v anonimizirani obliki uporabljajo za statistične in analitične raziskave, v neanonimizirani obliki pa jih je dopustno posredovati le državnim organom, ki imajo za njihovo pridobitev in nadaljnjo obdelavo podlago v zakonu. Ne glede na to se lahko podatki za statistične in znanstveno-raziskovalne namene o prehodnosti dijakov v višje strokovne šole in visoko šolstvo ter za analiziranje zaposljivosti diplomantov višjih šol pridobijo in povežejo v neanonimizirani obliki, vsa nadaljnja obdelava pa poteka z anonimiziranimi podatki.

Nadalje 135.d člen določa centralno evidenco zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja, in sicer za potrebe opravljanja nalog, določenih s tem zakonom in predpisi, ki urejajo delovna razmerja, za potrebe odločanja o pravicah posameznika iz delovnega razmerja ter za znanstveno-raziskovalne, razvojne in statistične namene ministrstvo, pristojno za šolstvo, vzpostavi, vodi, vzdržuje in nadzoruje centralno evidenco zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja.

Centralna evidenca zaposlenih vsebuje naslednje podatke o zaposlenih:

enolični identifikator zaposlenega;
osebno ime;
EMŠO;
spol;
kraj in država rojstva;
stalno oziroma začasno prebivališče (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država);
državljanstvo;
davčna številka;
stopnja in smer izobrazbe na posameznih ravneh;
strokovni naslov, izdajatelj in datum javne listine, ki to dokazuje;
datum pridobitve pedagoško-andragoške izobrazbe oziroma specialno-pedagoške izobrazbe;
datum imenovanja predavatelja višje strokovne šole in izdajatelj javne listine, ki to dokazuje;
datum opravljanja strokovnega izpita in področje, izdajatelj in številka javne listine, ki to dokazuje;
vrsta in datum podelitve naziva, pridobljenega v vzgoji in izobraževanju;
vzgojno-izobraževalni zavod zaposlitve (ime, sedež, odgovorna oseba);
datum začetka in prenehanja zaposlitve v vzgojno-izobraževalnem zavodu;
vrsta in trajanje pogodbe o zaposlitvi (določen čas, nedoločen čas, polni delovni čas, krajši delovni čas, dopolnilno delo);
pogodba o delu;
delovno mesto, dodatna dela in naloge (razredništvo, mentorstvo pripravniku, tajništvo Šolske maturitetne komisije) ter posebnosti delovnega mesta (posebne obremenitve);
vrsta in datum pridobitve plačnega razreda;
delovne izkušnje izven vzgoje in izobraževanja;
delovna doba (delovna doba v celoti, delovna doba v vzgoji in izobraževanju, pripravništvo);
vrsta in datum zaključka študijskih programov izpopolnjevanja;
udeležba v programih nadaljnjega izobraževanja in usposabljanja, naslov programa in rezultat udeležbe.

Podatke za centralno evidenco zaposlenih iz drugega odstavka tega člena vnašajo za svoje zaposlene vzgojno-izobraževalni zavodi in drugi izvajalci javno-veljavnih programov oziroma programov s pridobljeno javno veljavnostjo.

Ministrstvo, pristojno za šolstvo, za centralno evidenco zaposlenih zagotovi naslednje podatke iz drugega odstavka 135.d člena:

iz trinajste alineje iz evidence o strokovnih izpitih,
iz štirinajste alineje iz evidence o napredovanju v nazive,
iz štiriindvajsete alineje iz evidence o nadaljnjem izobraževanju in usposabljanju.

Za zagotavljanje točnosti in ažurnosti identifikacijskih podatkov zaposlenih na področju vzgoje in izobraževanja v centralni evidenci zaposlenih se ti na podlagi podatka o EMŠO zaposlenega lahko pridobijo iz centralnega registra prebivalstva. Vzgojno-izobraževalni zavodi in drugi izvajalci javno-veljavnih programov oziroma programov s pridobljeno javno veljavnostjo lahko uporabljajo iz centralne evidence zaposlenih le podatke o svojih zaposlenih. Podatki iz centralne evidence zaposlenih se lahko posredujejo tudi drugim uporabnikom, ki so za njihovo pridobitev pooblaščeni z zakonom.

Glede znanstveno-raziskovalnega in razvojnega dela ter pri izdelavi statističnih analiz ZOFVI-K določa, da se osebni podatki iz centralne evidence zaposlenih uporabljajo in obdelujejo v anonimizirani obliki. Podatki se v centralni evidenci zaposlenih hranijo do prenehanja zaposlitve na področju vzgoje in izobraževanja, potem se arhivirajo. Arhivirani podatki centralne evidence zaposlenih se lahko v anonimizirani obliki uporabljajo za znanstveno-raziskovalne, razvojne in statistične namene. V primeru ponovne zaposlitve posameznika na področju vzgoje in izobraževanja je dopustno njegove arhivirane neanonimizirane podatke iz centralne evidence zaposlenih posredovati vzgojno-izobraževalnemu zavodu, v katerem se je zaposlil.

Nadalje 135.e člen določa pogoje in roke glede hranjenja evidenc. Zasebni vzgojno-izobraževalni zavodi, ki prenehajo izvajati javno veljavni program, morajo vsako spremembo v povezavi s hranjenjem evidenc z osebnimi podatki udeležencev vzgoje in izobraževanja in v povezavi z zbirko podatkov ter dokumentacijo za udeležence vzgoje in izobraževanja sporočiti ministrstvu, pristojnemu za šolstvo. V primeru prenehanja zasebnega vzgojno-izobraževalnega zavoda prevzame hranjenje evidenc njen pravni naslednik. Zasebni vzgojno-izobraževalni zavod, ki nima pravnega naslednika in nima prevzemnika hranjenja evidenc, ki je vpisan v razvid, zaprosi za določitev prevzemnika ministrstvo, pristojno za šolstvo, ob uvedbi postopka prenehanja. Minister naj bi v takšnem primeru (pred prenehanjem zasebnega vzgojno-izobraževalnega zavoda) določil vzgojno-izobraževalni zavod, ki bo prevzel hranjenje evidenc.

Glede na določbe 13. člena ZOFVI-K se členi 135.a, 135.b, 135.c, 135.č, 135.d in 135.e začnejo uporabljati tri leta od dneva uveljavitve tega zakona.[2] Do takrat se uporabljajo poglavje »XVII.a ZBIRKA PODATKOV« in členi 135.a, 135.b, 135.c in 135.č Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D in 47/15). Za študente višjih strokovnih šol se v centralni evidenci vodijo podatki iz drugega odstavka 135.a člena zakona od študijskega leta 2005/2006 dalje. Višje strokovne šole vnesejo te podatke v devetih mesecih od uveljavitve tega zakona.

[1] 84. člen ZVOP-1.

[2] 15 dni po objavi v Uradnem listu, ki je bila 30. junija 2016.

Za uporabo priljubljenih vsebin se prijavite.