Obveznosti, ki jih predpisuje Uredba o upravnem poslovanju za organe državne uprave in samoupravnih lokalnih skupnosti veljajo tudi za pravne in fizične osebe, ki na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge.

Merila za uvrstitev pravnih oseb med osebe javnega prava so poleg ustanoviteljstva, javne dejavnosti in financiranja tudi javna pooblastila oziroma javne naloge, pooblastila za izvajanje predpisov oziroma upravnih aktov. Oseba javnega prava je eden od osrednjih pojmov upravnega prava.

Za razumevanje nalog, ki izhajajo iz uredbe je potrebno razumeti pomen javne službe in javnega pooblastila. Z izvedbo prve reforme javnih služb negospodarskih sektorjev leta 1988 in prehodom na nov ustavni in politični sistem je v Republiki Sloveniji prišlo do ukinitve sistema svobodne menjave dela na področju družbenih dejavnosti, kot posledica tega pa tudi do ukinitve institucije samoupravnih interesnih skupnosti ter organizacij združenega dela, ki so opravljale dejavnosti posebnega družbenega pomena kot oblike izvajanja javnih služb. Podlago za statusno preoblikovanje nekdanjih organizacij združenega dela s področja družbenih dejavnosti v zavode je dal Zakon o zavodih^[1] leta 1991, ki je tedanje organizacije združenega dela, ki so opravljale dejavnosti posebnega družbenega pomena na področju družbenih dejavnosti, preoblikoval v prvo statusno obliko oseb javnega prava v novi ureditvi, tj. v javni zavod. Javni zavodi so v Republiki Sloveniji posebna statusno-pravna oblika, namenjena opravljanju dejavnosti vzgoje in izobraževanja, znanosti, kulture, športa, zdravstva, socialnega, varstva invalidskega varstva, socialnih dejavnosti ter drugih podobnih, t.i. družbenih dejavnosti. Država in občine so postale ustanoviteljice javnih zavodov, družbena lastnina je postala državna oziroma občinska in s tem pridobila lastnost javne lastnine. Zavodi so urejeni s splošnim zakonom in s področnimi zakoni, ki imajo položaj posebnega zakona (lat.: lex specialis), in ki vsebujejo posebne statusno-pravne določbe za posamezne vrste javnih zavodov (na primer na področju izobraževanja, visokega šolstva, raziskovalne dejavnosti, kulture, otroškega varstva, socialnega skrbstva …).

Temeljni element, ki pa opredeljuje javni zavod, je javna služba. Javna služba pomeni zagotavljanje blaga in storitev, ki se v okviru posebne javnopravne ureditve izvaja v javnem interesu in katere namen opravljanja ni ustvarjanje dobička. Javni zavod je ustanovljen zato, da opravlja javno službo in mora zagotavljati, da je javna služba trajno, nemoteno in pod enakimi pogoji dostopna vsem uporabnikom.

Javna služba je torej, eno osrednjih vprašanj ureditve posameznih dejavnosti, katerih izvajanje mora v večji ali manjši meri zagotavljati država. Razlogi, zaradi katerih mora posamezno dejavnost zagotavljati država, so različni, skupni imenovalec pa jim je odsotnost delovanja tržnih mehanizmov pri njihovem izvajanju. Odsotnost tržnih mehanizmov v tej zvezi pomeni to, da bi njihova vzpostavitev na posamezni dejavnosti lahko privedla do motenj v delovanju družbenega sistema oziroma posameznih njegovih podsistemov. Zato država nadomesti te mehanizme tako, da zagotavlja njihovo izvajanje prek svojih upravnih sistemov v okviru njihove temeljne funkcije, to je družbene regulacije.^[2]

V okviru omenjenih in drugih podobnih dejavnosti se zagotavljajo javne dobrine in javne storitve za katere država vzpostavi poseben pravni režim. Ta režim ureja razmerja med državo in neposrednim izvajalcem določene dejavnosti ter način njenega izvajanja na eni strani ter pogoje in postopke za dostop uporabnikov do teh dobrin oziroma storitev na drugi. Pravni režim, ki ureja celovitost vseh teh razmerij v zvezi s temi dejavnostmi, imenujemo pravni režim javne službe. Javna služba torej ni sama po sebi dejavnost, ampak je to pravni režim oziroma pravni institut, ki ga ustanovi država na posamezni dejavnosti, katere izvajanje sama zagotavlja. Pravna podlaga za izvajanje javne službe je zakon oziroma akt lokalne skupnosti ter ustanoviteljski akt.

Državna uprava kot del izvršilne oblasti v Republiki Sloveniji izvršuje upravne naloge.[3] Upravne naloge so izvršilne naloge (izvrševanje zakonov, podzakonskih predpisov in drugih aktov), inšpekcijski nadzor (nad izvajanjem predpisov), spremljanje in nadzor razvoja družbe (vodenje zbirk podatkov in evidenc), razvojne naloge (spodbujanje in usmerjanje družbenega razvoja) in zagotavljanje javnih služb (izvajanje preko organov uprave ali preko javnih zavodov, gospodarskih družb ter drugih organizacijskih oblik). Med negospodarske javne službe sodijo predšolska vzgoja, obvezno šolstvo, organizacija primarnega zdravstvenega varstva, arhivi in podobno.

Država pa lahko del svojih nalog državne uprave prenese na drugega nedržavnega izvajalca z javnim pooblastilom za izvajanje teh nalog.[4] Prenos nalog državne uprave je možen v različnih oblikah: izdajanje splošnih aktov, odločanje v posamičnih zadevah v upravnem postopku oz. izvajanje drugih pooblastil (vodenje uradne evidence, izdaja potrdil, nadzor ipd.). Bistveno pri tem je, da nosilci javnih pooblastil nastopajo v odnosu do posameznih strank v postopkih kot organi državne uprave. Javno pooblastilo se zaupa osebam, ki so strokovno usposobljeni ter kadrovsko in tehnično opremljeni za izvajanje določene upravne naloge.

V predmet javnega pooblastila pa po slovenski ustavi sodijo le naloge, ki so opredeljene kot “naloge državne uprave”, torej izvajanje javnih služb ni predmet javnega pooblastila, temveč (javnemu pooblastilu sorodne, a bolj prosto oblikovane) koncesije. Seveda je možno tudi prepletanje, ko izvajalec javne službe na podlagi javnega pooblastila v okviru izvajanja javne dejavnosti, odloča tudi o pravicah in obveznostih pravnih in fizičnih oseb. Tako je pogosta statusna oblika nosilca javnega pooblastila javni zavod in javno podjetje, ki se pooblašča za izvajanje določene dejavnosti, po načelu koneksitete[5] pa se jih vzporedno pooblasti še za opravljanje upravnih nalog.

Upravni organi (tudi nosilci javnih pooblastil) morajo postopati po določilih Zakona o splošnem upravnem postopku,[6] kadar v upravnih stvareh odločajo o pravicah, obveznostih ali pravih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank. Če je za posamezno področje predpisan poseben postopek, ravna organ najprej po posebnem postopku, dopolnilno pa uporablja še splošni upravni postopek. To je t. i. subsidiarna uporaba Zakona o splošnem upravnem postopku. Splošni upravni postopek se smiselno uporablja tudi v drugih javnopravnih stvareh, ki nimajo značaja upravne stvari, če ta področja niso urejena s posebnim postopkom. S to določbo je za vse javne službe in nosilce javnih pooblastil (javna podjetja, zavodi, združenja, zbornice, univerze, ustanove, agencije, policija, posebne varnostne službe in druge organizacije) predpisano postopanje po ZUP, če z njihovimi področnimi zakoni ni predpisan poseben postopek.

Pri izvajanju opisanih nalog nastaja dokumentarno gradivo, ki je zaradi javnega režima v katerem je nastalo opredeljeno kot javno in iz katerega se odbira javno arhivsko gradivo.

Način upravljanja in hrambe dokumentarnega gradiva opredeljujejo Uredba o upravnem poslovanju in področni akti. Za področje vzgoje in izobraževanja denimo Pravilnik o dokumentaciji v vrtcih,[7] Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli,[8] Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju, [9] Pravilnik o dokumentaciji v glasbenih šolah, [10]Pravilnik o evidencah in dokumentaciji v izobraževanju odraslih.[11]

Učinkovito poslovanje pri izvajanju javne službe je poslovanje, ki od izvajalca zahteva, da je želeni podatek na voljo v zelo kratkem času, opremljen z vsemi dodatnimi informacijami, ki jih uporabnik potrebuje. Za to morajo biti na voljo tako tehnološke kot organizacijske oziroma kadrovske rešitve. Ko govorimo o učinkovitosti izvajalcev javne službe in nosilcev javnih pooblastil, imamo največkrat v mislih dostopnost potrebnih dokumentov oziroma podatkov. Način obdelave in organizacije dokumentov, njihovo shranjevanje, iskanje in procesiranje so torej temelj za doseganje učinkovitega poslovanja v javni službi.

Glede na to, da še vedno delujemo v dvojnem sistemu – klasičnem (papirnatem) in elektronskem, se tudi postopki optimizacije dela in dostopnosti do podatkov nanašajo na oba sistema.

Velik napredek glede uvajanja informacijsko-komunikacijskih tehnologij v javni sektor je opazen tudi pri upravljanju dokumentov oziroma podatkov. Poudarek je na tem, da se dokumentarno gradivo obravnava enako ne glede na nosilec zapisa.

Vendar je treba opozoriti, da zgolj uvajanje tehnoloških rešitev ni dovolj za doseganje učinkovitosti in dostopnosti. Zanašanje na to, da e-sistem hrani in sam obvladuje vse, kar naredimo, je iluzija. E-sistem je pripomoček, ki ga moramo vseskozi pravilno organizirati, načrtno upravljati in nadzorovati.

Smernice poslovanja izvajalcev javnih služb in nosilcev javnih pooblastil, ki jih lahko strnemo v štiri glavna področja – opravljanje javnih storitev, zakonitost, preglednost in dostopnost ali odprtost ter učinkovitost, – nam jasno kažejo, da je organizirano upravljanje dokumentov temelj dobre in učinkovite službe oziroma upravljanja. Upravno poslovanje je torej neposredno povezano z zagotavljanjem ustreznega odnosa med uporabnikom storitev in organizacijo ter prav tako z urejenostjo delovnih procesov.

Pri samem poteku upravnega poslovanja nastajajo dokumenti, zapisi, podatki, ki jih v arhivski stroki poimenujemo dokumentarno gradivo.

Upravljanje dokumentarnega gradiva pa je eden izmed temeljev vsakega sodobnega poslovanja. Upravljanje v povezavi z dokumenti pomeni oblikovanje in vzdrževanje okolja, v katerem ob učinkoviti izrabi virov in kadrov dosegamo zastavljene cilje. Upravljanje dokumentov se je spreminjalo skladno z rastjo dokumentacije, tehnološkimi zahtevami in zahtevami uporabnika.

Uredba o upravnem poslovanju

Zahtevo po ažurnem pregledu minulih, sedanjih in načrtovanih poslovnih dogodkov ter sledljivost dokumentov poznajo kot osnovno načelo tudi v različnih standardih (npr. ISO), ki urejajo kakovost poslovanja. Ta načela upošteva tudi Uredba o upravnem poslovanju, ki ureja tako poslovanje in zagotavljanje javnosti dela, načine komuniciranja z javnostjo, uradna dejanja in pristojnosti kot pravila upravljanja dokumentarnega gradiva in njegove hrambe.[12]

Sodobna organizacija ali organ, ki upravlja dokumentarno gradivo, mora poskrbeti za ustrezen zapis posameznih dogodkov, pomembnih za poslovanje organa, in za njihovo evidenco. Samo ob ustrezni evidenci in zbirki dokumentarnega gradiva je mogoče to gradivo kasneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja ter dokazovati dejstva. Pomemben rezultat takšnega poslovanja je tudi ohranjanje zapisov, pomembnih za znanost in kulturo, ter za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb kot uporabnikov storitev javne službe.

Podlaga za sprejem Uredbe o upravnem poslovanju kot izvršilnega akta so Zakon o splošnem upravnem postopku,[13] Zakon o državni upravi[14] in Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih.[15]

Določbe Uredbe o upravnem poslovanju se uporabljajo v organih državne uprave (ministrstva, organi v sestavi, upravne enote in vladne službe), organih samoupravnih lokalnih skupnosti (občine, krajevne skupnosti) ter pri drugih pravnih in fizičnih osebah (širši javni sektor), kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge.^[16] Skladno s pojasnili v ZUP to pomeni, kadar v upravnih zadevah, neposredno uporabljajoč predpise, odločajo o pravicah, obveznostih ali pravnih koristih posameznikov, pravnih oseb in drugih strank. Pri opravljanju upravnih nalog organi dokumentirajo opravljeno delo in ga evidentirajo v evidenci dokumentarnega gradiva.

Terminološko razumevanje postopkov in nalog

Uredba o upravnem poslovanju opredeljuje dokument kot izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje. Ta definicija, ki obstaja od leta 1994, je podobna definiciji arhivskega gradiva iz Zakona o arhivskem gradivu in arhivih iz leta 1997, ZVDAGA pa v drugem členu uveljavi bolj poenostavljeno definicijo dokumentarnega gradiva, in sicer: »vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb«. Sprememba pri tej uredbi glede na predhodne je ta, da je umaknjena definicija arhivskega gradiva. Uredba pa opiše različne pojavne oblike dokumenta, kot je elektronski dokument ali fizična kopija, ter pomenske oblike, kot je lastni, izhodni, izvirnik itn.[17]

Zadeva je v Uredbi o upravnem poslovanju celota vseh dokumentov, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo.

Evidentiranje, ki ga Uredba predpisuje v drugem členu, pomeni vnos dokumentov ali podatkov o dokumentih (metapodatki) v evidenco dokumentarnega gradiva.

Evidentiranje je pomemben postopek, ki na eni strani zagotavlja preglednost in hiter dostop do dokumentov oziroma podatkov ter posledično učinkovitost v času aktivnega življenja dokumenta, na drugi pa je nepogrešljiv pripomoček pri dostopu do dokumentov, ki so opredeljeni kot arhivsko gradivo in prevzeti v arhiv. Prav zato so evidence opredeljene kot arhivsko gradivo.

Vodenje evidenc je predmet obravnave številnih predpisov, ki s tem določijo pomen in vsebino evidenc ter način vodenja in pravic uporabe. Zakon o upravnem postopku v 179. členu določa, da državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil izdajajo potrdila in druge listine (izpiske, certifikate itd.) o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco. Za uradno evidenco se šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvajanje javnih pooblastil.

Informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva je skupek informacijskih sistemov, ki so potrebni za vodenje evidence dokumentarnega gradiva. Tehnološki razvoj je omogočil, da se večinoma uporablja/jo elektronske baze podatkov, vendar so del sistema še vedno tudi klasične oblike evidenc.

Številka dokumenta oziroma zadeve je evidenčna oznaka dokumenta oziroma zadeve, ki je sestavljena iz številke zadeve in zaporedne številke dokumenta v okviru zadeve, ta pa iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve.

Način označevanja je sestavni del klasifikacijskega načrta, ki ga organ uporablja za boljšo organizacijo in preglednost nad dokumenti ter s tem za urejenost dokumentarnega gradiva. Klasifikacijski načrti so tudi podlaga, na kateri pristojni arhivi v pisnem strokovnem navodilu določijo arhivsko gradivo.

Upravljanje dokumentarnega gradiva

Da bi upravno poslovanje z dokumentarnim gradivom potekalo nemoteno in v skladu s predpisanimi pravili, je pomembno, da se vsi deležniki tega procesa zavedajo določenih osnovnih predpostavk, ki naj bi bile izpolnjene, da bi dosegali ustrezno kakovost poslovanja z dokumentarnim gradivom.

V ta proces so vključeni prav vsi, ki se ukvarjajo z dokumentarnim gradivom, in sicer od predstavnika organa/nosilca javnega pooblastila, posamezne uradne osebe, do arhivarja. Vsak od teh deležnikov bi se moral na svojem nivoju zavedati določenih obveznosti/pristojnosti, ki jih je v zvezi z upravljanjem dokumentarnega gradiva treba izvajati. Predvsem pa je treba v vsakem organu/nosilcu javnega pooblastila zagotoviti naslednje:

• poznavanje predpisov,
• klasifikacijski načrt,
• načrt signirnih znakov,
• ustrezno/primerno organizacijo delovnih procesov,
• informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva 

Poznavanje predpisov

Kakovostno opravljeno delo in učinkovita storitev, ki jo organ ponuja uporabnikom, temeljita na poznavanju predpisov, ki določajo in usmerjajo izvajanje delovnih procesov institucije.

Pri organih javne uprave so to predvsem Zakon o državni upravi, Zakon o splošnem upravnem postopku in Uredba o upravnem postopku. Pri vzgojno izobraževalnih institucijah pa Zakon o vrtcih s podzakonskimi akti, Zakon o osnovni šoli s podzakonskimi akti, Zakon o srednji šoli s podzakonskimi akti, Zakon o poklicnem in strokovnem izobraževanju s podzakonskimi akti, Zakon o gimnazijah s podzakonskimi akti, Zakon o glasbenih šolah s podzakonskimi akti.

K tem osnovnim predpisom sodijo še Zakon o dostopu do informacij javnega značaja s podzakonskimi akti, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva s podzakonskimi akti, Zakon o varstvu osebnih podatkov s podzakonskimi akti, Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu in še kakšen predpis, ki vpliva na delo izvajalca javne službe.

Z vidika upravljanja dokumentarnega gradiva je Uredba o upravnem poslovanju pomemben predpis. Nastal je kot posledica združitve več predhodnih predpisov, ki so urejali posamezne vsebine upravnega poslovanja.[18]

Da bi pravilno in brez večjih težav lahko upravljali dokumentarno gradivo, je potrebno poleg zgoraj naštetih pravilnikov o dokumentacijo s področja vzgoje in izobraževanja, poznavanje tudi drugih predpisov, ki podrobneje urejajo določene vsebine v zvezi z upravljanjem dokumentarnega gradiva.

To so predvsem:

• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva,[19]
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi,[20]
• Pravilnik o potrjevanju dokončnosti in pravnomočnosti upravnih aktov,[21]
• Pravilnik o vodenju evidenc v upravnem postopku.[22]

Klasifikacijski načrt

Upravljanje dokumentarnega gradiva temelji na vsebinskem razvrščanju dokumentarnega gradiva. Pri vsebinskem razvrščanju zadev in dokumentov je najpomembnejša vsebina zadeve, ki jo razberemo iz prispelega ali nastalega dokumenta.

Sistem klasificiranja ali označevanja dokumentov ni nov in ni nastal s sprejetjem klasifikacijskih načrtov v zadnjih dvajsetih letih. Označevanje in razvrščanje dokumentov je stalna spremljevalka vseh institucij, ki so v zgodovini zagotavljale ali še zagotavljajo uveljavljanje pravic fizičnim ali pravnim osebam, vključno z lastnimi pravicami. Spreminjali so se način označevanja ter imena in vsebina evidenc. Vseskozi pa so bili označevanje, razvrščanje in evidence osnova urejenega poslovanja, zagotavljanja pravic in dokazne vrednosti dokumentov. Zaradi ohranjanja teh osnovnih izhodišč tudi desetletja ali stoletja kasneje je arhivska stroka že takoj prepoznala tovrstno gradivo kot arhivsko, torej kot gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb.

Na področju vzgoje in izobraževanja se razvrščanje dokumentov izvaja po določbah Odredbe o enotnem klasifikacijskem načrtu z roki hrambe za vzgojno-izobraževalne zavode[23] na podlagi opisov vsebin. Vsak klasifikacijski znak, izražen v numeričnem sistemu, mora imeti naveden pomen, ki je zajet v obliki gesel, opis vsebine tega znaka oziroma gesla in rok hrambe. Pomen klasifikacijskega znaka (gesla) mora biti primerno dolg, jedrnat in razumljiv. Kratice in okrajšave so dopustne le, če so splošno razumljive, vendar morajo, ne glede na splošno uveljavljenost, biti razložene v legendi dodatka k načrtu klasifikacijskih znakov.

Pomembno: Načrt klasifikacijskih znakov določi predstojnik organa, izhodišče je obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov, ki ga je sprejela Vlada Republike Slovenije in je priloga 2 Uredbe o upravnem poslovanju.

 

Pomembno: Za istovrstne organe in javnopravne osebe (npr. javne zavode s področja vzgoje in izobraževanja) predpiše enoten načrt klasifikacijskih znakov minister, pristojen za to področje, v soglasju z ministrom, pristojnim za javno upravo.[24]

Načrt klasifikacijskih znakov je treba sestaviti za daljše časovno obdobje. Ta načrt temelji na decimalni razdelitvi vsebin delovnega področja organa. Obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov opredeljuje deset glavnih razredov (številk) poslovanja, ki so označeni z enomestnim znakom od 0 do 9. Klasifikacijski znaki so samo številčni in se lahko izjemoma podrobneje razdelijo na največ petmestne znake. Ti znaki se ne smejo podrobneje deliti s črkami (na štiri- ali petmestne znake), niti ne smejo vsebovati rimskih številk. Zapisani morajo biti kot zaporedje številk, brez vmesnih znakov. Znakov v načrtu ni dovoljeno črtati, lahko pa se obstoječi podrobneje razdeli na četrtem ali petem nivoju. Pomembna sestavina klasifikacijskega načrta je tudi datum začetka uporabe načrta ali posameznega znaka. S tem zagotovimo sledljivost in konkordančno primerjavo pri iskanju dokumentov.

Obvezen okvir načrta klasifikacijskih znakov opredeljuje prvi, drugi in tretji nivo. Prvi nivo sestavlja deset že omenjenih glavnih vsebin.

Te vsebine so:

• Državna in družbena ureditev
• Delo, družina, zdravje in socialne zadeve
• Notranje zadeve
• Gospodarstvo, kmetijstvo, gozdarstvo, prehrana, okolje, prostor, promet in zveze
• Finance, javne finance in državno premoženje
• Zunanje zadeve
• Vzgoja in izobraževanje, kultura, šport in znanost
• Pravosodje
• Obramba ter zaščita, reševanje in pomoč
• Zadeve zunaj razredov 0–8

Vsak glavni nivo se lahko deli na največ deset razredov. Npr. razred 0 (državna in družbena ureditev) na 00, 01, 02 … 09, vsak od teh razredov pa spet na deset novih podrazredov (npr. 020 ali 060) itd.

Po takem sistemu bi npr. dokument, ki ga sprejme predstojnik, o imenovanju članov komisije za izločanje oziroma uničenje dokumentarnega gradiva evidentirali pod znak 020. Po enotnem klasifikacijskem načrtu klasifikacijskih znakov je opredeljeno to evidentiranje na naslednji način:

0 državna in družbena ureditev – prvi nivo

02 upravno poslovanje – drugi nivo

020 upravno poslovanje – tretji nivo

Na primer, za izvajanje varstva pri delu pa tudi za izvajanje varstva in hrambe dokumentarnega gradiva je treba poskrbeti, skladno s predpisi, tudi za namestitev in redno vzdrževanje gasilnih aparatov. Poročilo o pregledu in servisu gasilnih aparatov se evidentira pod znak 102 oziroma na četrti ali peti nivo tega znaka, če ima organ sprejet nižji nivo na tem znaku. Do tega pridemo na naslednji način:

1 delo, družina, zdravje in socialne zadeve – prvi nivo

10 delovna razmerja in pravice iz dela – drugi nivo

102 varnost in zdravje pri delu – tretji nivo

Včasih je zaradi narave dela, specifik nekega območja ali nalog in obsega nalog pri posameznih zavodih načrt klasifikacijskih znakov treba razčleniti še na četrti in peti nivo.

Na primer, predstojnik vzgojno-izobraževalnega zavoda sprejme letni delovni načrt zavoda. Ta načrt se evidentira pod znak 6006. Do tega pridemo na naslednji način:

6 vzgoja in izobraževanje, kultura, šport in znanost – prvi nivo

60 vzgoja in izobraževanje – drugi nivo

600 vzgoja in izobraževanje – splošno – tretji nivo

6006 knjige in splošni dokumenti vzgojno-izobraževalnega zavoda – četrti nivo

Pomembno: Dolžnost vsakega organa je, da svoj načrt klasifikacijskih znakov posreduje pristojnemu arhivu zaradi določitve arhivskega gradiva.[25]

Pristojni arhiv na podlagi arhivskih predpisov in v sodelovanju z organom označi klasifikacijske znake, v katerih je ovrednoteno arhivsko gradivo, v skladu s prepisi, ki urejajo arhivsko gradivo.[26]

Načrt signirnih znakov

Pomembno: Tako kot sprejem načrta klasifikacijskih znakov je naloga predstojnika tudi, da sprejme oziroma določi načrt signirnih znakov.[27]

Signirni (dodeljevalni) znak je številčna oznaka notranje organizacijske enote zavoda ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje. Izvede se kot evidentiranje signirnega znaka med evidenčne podatke dokumenta v evidenci dokumentarnega gradiva (signiranje) in takojšnje pošiljanje dokumentarnega gradiva nosilcu signirnega znaka. Opisani postopek se izvede kot delno (organizacijska enota) ali popolno (javni uslužbenec) signiranje v glavni pisarni oziroma tajništvu.

Pri dodeljevanju zadev v reševanje je ravno načrt signirnih znakov v veliko pomoč pri preglednem poslovanju z dokumentarnim gradivom. V načrtu signirnih znakov so organizacijske enote označene z eno ali več števkami, delovno mesto pa z naslednjo eno ali več števkami. Uporabljajo se lahko tudi črkovne oznake in imena ob nazivih delovnih mest.

Ustrezna/primerna organizacija delovnih procesov

Uredba o upravnem poslovanju je oblikovana tako, da sledi postopkom dela od sprejema vhodnega ali izhodnega dokumenta, preko označevanja in razvrščanja, evidentiranja, procesiranja (reševanja) in vročanja do hrambe. Tako je v veliki meri določila osnovni okvir delovnega procesa. Vsak organ pa lahko ta proces dodatno pojasni in definira ali določi posamezne vloge v postopku dela ter s tem olajša in pospeši sam proces.

Natančni postopki že pri prejemanju in obravnavanju pošte, označevanju in razvrščanju, zlasti pri evidentiranju, ki je predpisano v elektronski obliki, so nujni, saj so od tega odvisni vsi nadaljnji postopki in delovanje sistema v celoti. Od vhodnih podatkov v informacijski sistem pa je odvisno tudi pravilno in pravočasno delovanje informacijskega sistema.

Pri uradnih dejanjih so pomembni natančno definirani postopki in pristojnosti. Pri tem ne smemo zanemariti obvezne opreme za izvajanje teh postopkov. To so poleg informacijskih sistemov še strojna in programska oprema, ki zagotavlja izvajanje predpisanih nalog in postopkov. V to sodi tudi usposabljanje izvajalcev teh nalog.

Tudi pri pridobivanju in posredovanju podatkov je pomembna natančna opredelitev pristojnosti tako pri obravnavi podatkov, ki jih zakonodaja ščiti kot občutljive oziroma nedostopne, kot vnosu podatkov v informacijski sistem zaradi zagotavljanja izvajanja zahteve Uredbe o pridobivanju in izmenjavi podatkov po uradni dolžnosti.[28]

Tudi hišni red je pomemben del pri organizaciji delovnih procesov.

Informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva

Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju dodeljenih del in nalog. V njej se evidentira dokumentarno gradivo, ki ga organ ali institucija prejme ali nastane pri njegovem delu. Vodi se na podlagi načrta klasifikacijskih znakov in po vrstnem redu zadev. Obvezno se vodi v elektronski obliki v informacijskem sistemu, namenjenem za to delo.

Pomembno: Glede na to, da govorimo o temeljni evidenci, sta zagotavljanje sledljivosti dokumentov in vodenje podatkov o tem, kdo, kaj in zakaj je izvajal posamezna opravila v zvezi z dokumenti v evidenci, obvezna ne zgolj zaradi Uredbe o upravnem poslovanju ali Pravilnikov o dokumentaciji, temveč tudi zaradi Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter zakonodaje o upravljanju dokumentarnega in arhivskega gradiva ter njuni hrambi.

Dokumenti, ki jih organ ali institucija sprejme v fizični obliki, se pretvorijo v digitalno obliko, ki zajema vse dele dokumenta s prilogami in metapodatki. Po izvedeni notranji kontroli pravilnosti pretvorbe (digitalizacije) se dokument vloži v tekočo zbirko. Pri fizični obliki dokumenta ostane dokument kot izvirni, v predpisanem ovoju, tudi v tekoči in stalni zbirki.

Kateri evidenčni podatki dokumenta in kateri podatki o zadevi se zabeležijo, določata 52. in 54. člen uredbe, ki pravita:

»V evidenco dokumentarnega gradiva se o dokumentu evidentirajo najmanj naslednji evidenčni podatki:

1. številka dokumenta;
2. datum dokumenta;
3. datum prejema oziroma odpreme dokumenta;
4. signirni znak;
5. subjekt dokumenta;
6. kratka vsebina dokumenta;
7. oznaka, ali gre za vhodni, izhodni ali lastni dokument;
8. kratek opis vsake morebitne priloge;
9. morebitna stopnja tajnosti (»STROGO TAJNO«, »TAJNO«, »ZAUPNO«, »INTERNO«) ali oznaka (»poslovna skrivnost«, »LIMITE«, »NATO UNCLASSIFIED«);
10. rok.«

Datum nastanka dokumenta in podatki o subjektu dokumenta so praviloma navedeni na dokumentu. Rok opravila se evidentira pri dokumentih, ki so vezani na rok.

Predstojnik lahko določi, da se v evidenco dokumentarnega gradiva vpišejo tudi drugi evidenčni podatki, ki omogočajo pregled nad dokumenti (na primer: ključne besede, rok rešitve, čas odpreme, da je dokument v fizični obliki in podobno). 

»V evidenco dokumentarnega gradiva se o zadevi evidentirajo najmanj naslednji evidenčni podatki:

1. številka zadeve;
2. datum začetka zadeve;
3. signirni znak;
4. subjekt zadeve;
5. kratka vsebina zadeve;
6. rok hrambe;
7. morebitne ključne besede;
8. zveza, če obstaja;
9. seznam dokumentov v zadevi;
10. stanje zadeve.«

Zaradi zagotavljanja sledljivosti se številka zadeve se ne more spremeniti. Če se kasneje ugotovi, da je bila zadeva narobe številčena, se stara in nova zadeva obravnavata kot povezani zadevi.

Med vsebinsko najpomembnejše pojme zadeve sodijo tudi ključne besede, ki omogočajo hitrejše iskanje po zadevah.

Poleg evidenčnih podatkov sta pomembna še popis zadeve in dokumentni seznam, ki se vodi za posamezno koledarsko leto.

Pravilna obravnava dokumentarnega gradiva tako z vidika reševanja zadev kot upravljanja gradiva je mogoča, če je vseskozi znano stanje dokumenta oziroma zadeve. Zato spadata vodenje rokovnika in označevanje stanja zadeve – na primer rešeno, v reševanju, nerešena, čaka na odziv, postopek je prekinjen in podobno – med osnovna opravila vseh, ki so povezani z zadevo. Le pravočasno in točno opredeljevanje stanja zadev omogoča urejeno in zanesljivo vodenje evidence. Danes nam hiter razvoj tehnoloških rešitev omogoča večjo avtomatizacijo postopkov, nadzor nad pravilnostjo pa je še vedno v domeni zaposlenih.

Vsi zgoraj našteti elementi evidentiranja, z izpisi popisov zadev in seznamov vred, so del informacijskega sistema za vodenje evidence dokumentarnega gradiva oziroma skupka informacijskih sistemov, potrebnih za vodenje evidence. Informacijski sistem omogoča celovito poslovanje s pošto v elektronski obliki, vključno z zavračanjem neželene elektronske pošte, samodejno potrjevanje prejetih sporočil, evidentiranje ali samodejno evidentiranje vhodnih dokumentov v informacijskem sistemu, povezavo z elektronskimi poštnimi predali javnih uslužbencev in samodejno evidentiranje izbranega elektronskega sporočila v informacijskem sistemu.

Poleg tega omogoča »elektronsko določanje stanja dokumentov, odpremo dokumenta in njeno samodejno evidentiranje ter pošiljanje dokumentov, skeniranje in samodejno evidentiranje prispelih vročilnic in povratnic kot del dokumenta, določanje stanj zadev prek pisarniških odredb in vezavo določenih dokumentov oziroma obrazcev na določeno stanje ter določitev prehodov in avtomatiziranih prehodov med stanji, premeščanje dokumentov med zadevami ali posameznimi evidencami oziroma v primeru pomot vračanje v posamezno evidenco, podatke o posegih v dokument, zadevo, dokumentni seznam ali dosje, podatkov o času, subjektu, ki je izvedel določeno aktivnost, in o izvedeni aktivnosti v elektronski evidenci dokumentarnega gradiva (revizijsko sled), vključno z vpogledi v dokumentarno gradivo in navedbo namena vpogleda, kot to določajo predpisi, vodenje rokovnika in drugih rokov, možnost skeniranja dokumentov in njihovo pošiljanje po elektronski poti, možnost shranjevanja priponk in elektronsko podpisanih dokumentov na mesto, ki zagotavlja varno hrambo.«[29]

Bistvena lastnost informacijskega sistema je, da omogoča pripravo in zaščito končanega dokumenta pred spreminjanjem, saj se s tem ohranjajo celovitost in avtentičnost shranjenega dokumenta ter njegova dokazna vrednost. Sistem omogoča preverjanje ustreznosti elektronskega podpisa morebitnih elektronsko podpisanih dokumentov in veljavnosti elektronskega podpisa ter evidentiranje identitete podpisnika in podatkov o preverjanju kot podatke o dokumentu.

Določbe uredbe omogočajo digitalizacijo fizično prejetih dokumentov. Pretvorba iz fizične v digitalno obliko pa mora zagotavljati, da je digitalizat enak izvirniku, torej nespremenjen in celovit. Ob kakršnih koli posegih mora omogočati preprosto ugotovitev vsakršne spremembe skeniranega dokumenta.

Pri tem je zelo pomembno, da je mogoče shranjevanje podatkov o času, načinu in izvedbi skeniranja ter osebi, ki je skenirala, skupaj z dokumentom.

Upravljanje dokumentarnega gradiva je kompleksna naloga. Zato se pričakuje, da oseba ali osebe, ki to izvajajo, pridobijo ustrezna znanja in programsko opremo, ki bo olajšala in čim bolj avtomatizirala delo. Sledenje vsem postopkom in procesom pri upravljanju dokumentarnega gradiva je povezano s pravico vpogleda v gradivo ali njegovega upravljanja, ločevanja med zbirko nerešenih zadev, tekočo in stalno zbirko in izločanja oziroma odbiranja dokumentarnega gradiva. Vloge se medsebojno prepletajo, delo je zelo odgovorno, saj je le ob izpolnjenih vseh zakonskih pogojih mogoča medsebojna izmenjava in povezava zbirk podatkov v vseh postopkih, ki jih vodijo javni organi in drugi zavezanci po uredbi, ne le v Sloveniji, temveč tudi na območju EU.

Priprava dokumentov

Vsak javni dokument, ki ga ustvari organ javne uprave ali nosilec javnega pooblastila, ima določene obvezne elemente, kot so grb RS, naziv »Republika Slovenija«, naziv organa oziroma nosilca javnega pooblastila, kontaktni podatki, številka dokumenta, datum, navedba in podpis odgovorne osebe. Podpis je lahko lastnoročni ali elektronski.

Našteti elementi so bistveni pri ugotavljanju izvirnosti in resničnosti vsebine dokumenta. Dokazna vrednost pa ni le del osnovnega življenjskega cikla dokumenta, temveč tudi poznejšega ugotavljanja pravic iz dokumentarnega ali arhivskega gradiva. Če je dokument nepodpisan ali ni datiran ali je pomanjkljiv podatek o izdajatelju dokumenta, je dokazovanje resničnosti zapisa veliko težje, včasih neizvedljivo. Postopek zagotavljanja dokazne vrednosti velja tudi za izdelane reprodukcije dokumenta – v tem primeru je treba potrditi enakost z izvirnikom in navesti podatke potrjevalca ter datacijo.

Hramba dokumentarnega gradiva

Glede na to, da večina procesov v zvezi z upravljanjem dokumentarnega gradiva poteka v glavni pisarni oziroma tajništvu, je pomembno, da se pri prej opisani organizaciji ustreznih in primernih procesov zagotavljajo tudi ustrezni prostori in oprema za hrambo dokumentarnega gradiva ter način in pogoji dostopa do prostorov in gradiva.

Dokumenti se vedno hranijo v izvirniku. Pri hrambi dokumentarnega gradiva se delovni cikel začne z vpisom v evidenco in reševanjem, vnosom v zbirko nerešenih zadev, vnosom v tekočo zbirko, vnosom v stalno zbirko. Cikli se lahko ponovijo glede na naravo reševanj zadev in potrebo po obnovitvi do prenosa v tekočo oziroma stalno zbirko. Vsako dovoljeno izposojo, vpogled ali reprodukcijo dokumentarnega gradiva v tekoči in stalni zbirki je treba ustrezno evidentirati.

Hramba dokumentarnega gradiva je del procesa upravljanja dokumentarnega gradiva, kar pomeni, da imajo osebe, ki to izvajajo, določena pooblastila in s tem tudi odgovornosti. Zato je tudi dostop do dokumentov omogočen le upravičenim oziroma pooblaščenim osebam.

Zbirka nerešenih zadev

To je začetna zbirka, v kateri se izvede pregled, ali so dokumenti ustrezno evidentirani. Izločijo se dokumenti, ki niso del zadeve (kopije dokumentov, pomožni obrazci, neizpolnjene tiskovine in podobno), označi se rok hrambe, ugotovi se pravilnost zaključka postopka. Ko je zadeva rešena, se nemudoma vloži v tekočo zbirko.

Tekoča zbirka

V tej zbirki se dokumentarno gradivo hrani dve leti od zaključka reševanja. Pri pripravi gradiva za prenos v stalno zbirko se izvede preverjanje dokumentov (odbiranje) in se izloči dokumentarno gradivo, ki mu je potekel rok hrambe.

Pomembno: Pred prenosom gradiva v stalno zbirko, je nujno treba imeti sprejeta pisna strokovna navodila pristojnega arhiva, v nasprotnem primeru se z vsem gradivom ravna kot z arhivskim in se ne sme izločati.

Ko so izpolnjeni vsi pogoji (minilo je dve leti, navodila so sprejeta, izločeno je gradivo s pretečenim rokom), se dokumentarno gradivo prenese v stalno zbirko.

Stalna zbirka

V stalni zbirki je torej dokumentarno gradivo, ki ga organ hrani več kot dve leti oziroma do izročitve pristojnemu arhivu (za tisto gradivo, ki je označeno kot arhivsko). Gradivo, ki mu po vložitvi v stalno zbirko preteče rok hrambe, se odbira in izloča najmanj vsakih pet let. Da bi stalna zbirka bila urejena in obvladljiva ne glede na osebo, ki jo upravlja, mora organ oziroma nosilec javnega pooblastila izdelati načrt razporeditve dokumentarnega gradiva v fizični obliki v stalni zbirki oziroma tehnično dokumentacijo glede hranjenja dokumentarnega gradiva v elektronski obliki, ki se dopolnjuje, če se gradivo iz stalne zbirke uniči oziroma arhivsko gradivo preda pristojnemu arhivu.

Tekoča in stalna zbirka se hranita ločeno druga od druge. Za ustrezno izvajanje hrambe pa mora biti poskrbljeno tako, da je gradivo zavarovano pred poškodbami, uničenjem in izgubo ter da je onemogočena njegova neupravičena sprememba ali uporaba. Za gradivo v fizični ali klasični obliki se uporablja ustrezna tehnična oprema (npr. arhivska škatla), hrani pa se v za hrambo primernih prostorih, ki jih predpisuje Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Gradivo se ureja po klasifikacijskih znakih in letu nastanka, pravilno pa je označeno, če ima vsaka enota tehnične opreme naveden naziv organa, klasifikacijski znak, zaporedne številke zadev oziroma začetne črke imen ali nazivov subjektov, če so zadeve v okviru klasifikacijskega znaka urejene po abecedi, in z letom nastanka. Pri tajnih podatkih pa je treba skrbeti za ločeno hrambo, pravilno označeno in zavarovano tako, da je ohranjena tajnost ves čas trajanja tajnosti.

Vrste dokumentarnega gradiva

Dokumentarno gradivo, ki ga hrani organ javne uprave, ima predpisane roke hrambe, skladne z zakonodajo, ki to ureja. Roki hrambe so izraženi v letih in datumih, oziroma trajno in arhivsko. Roke hrambe se da ugotoviti, tudi če niso eksplicitno navedeni, npr. z zastaralnimi roki, internimi navodili glede na potrebe poslovanja, izkustvenimi predvidevanji, tudi kazenskimi določbami.

Rok hrambe se izračuna tako, da se ugotovi datum rešitve zadeve v tekočem letu, obveznosti hrambe oziroma rok trajanja pa se šteje od 1. januarja naslednjega leta od datuma rešitve. Na enoto tehnične opreme se zapišeta rok hrambe in prva letnica, ko je mogoče izpeljati postopek izločanja in uničenja.

Poleg rokov hrambe, izraženih v letih (npr. 1 leto, 2, 5, 10, 20 …), je še oznaka trajno, ki jo prav tako določa področna zakonodaja in pomeni, da je dokumentarno gradivo trajno pomembno za organ in se zato hrani trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu. Trajno gradivo se ne izroča arhivu, razen če arhiv s pisnim strokovnim navodilom določi, da se trajno dokumentarno gradivo opredeli kot arhivsko gradivo. Takrat nastopi obveznost izročanja pristojnemu arhivu.

Uredba v 77. členu prinaša nabor dokumentarnega gradiva, ki se hrani trajno, omogoča pa, da predstojnik organa ta nabor razširi še na drugo gradivo.

»Organi trajno hranijo naslednje dokumentarno gradivo:

1. uradne (javne) evidence, ki jih vodijo;
2. gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov;
3. poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih;
4. zbirna statistična poročila in rezultate raziskav;
5. tiskane ali elektronske publikacije;
6. zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah razen zadev s krajšim rokom hrambe;
7. premoženjskopravne zadeve;
8. investicijsko, projektno, lokacijsko, gradbeno in podobno dokumentacijo objektov in naprav, če je organ investitor, lastnik ali uporabnik;
9. zadeve, za katere tako določa zakon ali drug predpis.«

Pravilniki, ki obravnavajo dokumentacijo na področju vzgoje in izobraževanja, ki se ne evidentirajo po Uredbi o upravnem poslovanju, naštevajo specifično dokumentacijo glede na naravo dela, in sicer:

• »knjige in splošne dokumente,
• dokumentacijo o delu oddelkov/skupin/o poteku pouka,
• dokumentacijo o otrocih/učencih,
• dokumentacijo o delu strokovnih delavcev,
• dokumentacijo o delu strokovnih organov,
• javne listine in potrdila, (dokumentacija v šolah)
• dokumentacijo o vzgojno-izobraževalnem delu v bolnišničnih oddelkih, (dokumentacija v šolah)
• drugo dokumentacijo.«[30]

Dokumenti, znotraj naštetih vrst (opisani podrobneje v prilogah posameznih pravilnikov  o dokumentaciji), vsebujejo: naziv dokumenta, vsebino dokumenta, podatek ali se dokument vodi na predpisanem obrazcu, ki ga določi pristojni minister, ter čas hranjenja dokumenta. Poleg tega še ime in sedež ustanove, ime in priimek podpisnika dokumenta in njegov podpis, uradni pečat ustanove, evidenčno številko, datum dokumenta.

Specifična dokumentacija po pravilniku o šolski dokumentaciji v srednjih šolah je določena v 5. členu in vsebuje:

• »evidence, ki so določene z zakonom,
• javne listine, ki jih šola izdaja dijakom v zvezi z izobraževanjem, in
• druge dokumente, v katerih in na podlagi katerih nastajajo podatki, ki se vpisujejo v uradne evidence ali s katerimi strokovni delavci oziroma organi šole načrtujejo, organizirajo in izvajajo izobraževalno dejavnost.«

Vse dokumentarno gradivo, ki ima rok hrambe trajno, mora biti označeno z veliko črko T in shranjeno ločeno od preostalega gradiva. Oznako »T« mora vsebovati tudi načrt klasifikacijskih znakov.

Pri roku hrambe trajno je treba opozoriti na možnost, da se določi časovni rok trajnosti (razen za uradne evidence), dokler ne prenehajo pravne in dejanske posledice, ki izhajajo iz gradiva. Vendar pozor, te časovne roke trajnosti lahko določi le minister, pristojen za arhive.

Pri označevanju rokov hrambe je tudi oznaka za arhivsko gradivo, ki ga določi pristojni arhiv, v sodelovanju z organom, s pisnim strokovnim navodilom, katerega del je načrt klasifikacijskih znakov organa, če ta seveda obstaja. Tako kot drugi roki hrambe mora biti oznaka za arhivsko gradivo, to je velika črka A, navedena na ovojih vsega gradiva, ki je določeno kot arhivsko, in v načrtu klasifikacijskih znakov.

Arhivsko gradivo se pristojnemu arhivu vedno izroča v izvirniku (fizični ali elektronski obliki), lahko pa se poleg izvirnega fizičnega arhivu izroči tudi elektronska kopija gradiva.

Način izročanja ter oblike zapisa in nosilce določa Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva oziroma uredba napotuje na Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah, ki zahteve opredeli podrobno.

Tako Uredba o upravnem poslovanju in področni Pravilniki o dokumentaciji kot Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva določajo postopek odbiranja in izločanja ter uničenja dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe. Kot je že prej omenjeno, se odbira najmanj vsakih pet let. Gradivo, ki je bilo odbrano, mora biti urejeno in vzdrževano ter ustrezno tehnično opremljeno, to zlasti velja za dokumentarno gradivo, ki ima rok hrambe trajno, in za arhivsko gradivo.

Komisija za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva, ki jo imenuje predstojnik organa oziroma nosilca javnega pooblastila, mora najmanj 30 dni pred začetkom izločanja ali odbiranja dokumentarnega gradiva pisno obvestiti pristojni arhiv o začetku izločanja ali odbiranja in navesti, iz katerih letnikov dokumentarnega gradiva bo odbrala gradivo.

Postopek zajema določitev dokumentarnega gradiva, ki se odbere iz zbirke dokumentarnega gradiva, določitev dokumentarnega gradiva, ki se izloči iz zbirke dokumentarnega gradiva po izvedenem odbiranju, in zagotovitev, da se iz dokumentarnega gradiva ne izloči arhivsko gradivo.

Pri postopkih uničenja dokumentarnega gradiva, ki vsebuje z zakonom varovane podatke, mora biti dokumentarno gradivo uničeno tako, da ni mogoče razbrati ali prebrati podatkov. Dokumentarno gradivo v elektronski obliki se uniči tako, da se trajno izbrišejo vsi podatki iz sistema in vsebina dokumenta, razen evidenčnih podatkov iz prvega odstavka 52. člena in drugega odstavka 54. člena uredbe.

O celotnem postopku in vseh odločitvah komisija sestavi zapisnik, ki vsebuje tudi natančno navedbo dokumentarnega gradiva, iz katere je mogoče v evidenci dokumentarnega gradiva za vsak dokument posebej označiti, kdaj je bil izločen ali odbran.

Izloča se lahko tudi dokumentarno gradivo v izvirni fizični obliki pred iztekom roka hrambe, vendar zgolj v primerih, ko je bila izvedena pretvorba, skladno z zahtevami zakona in Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Sam postopek uničenja se izvede v 30 dneh od dneva, ko je bil sestavljen zapisnik.

Koristno: V veljavi so ostali vsi členi iz prejšnje uredbe o upravnem poslovanju, ki govorijo o informacijski varnosti (poglavje 4, členi od 80 do 91) in so pomembni tudi za informacijske sisteme za upravljanje dokumentarnega gradiva.

[1] Zakon o zavodih (Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 ZPDZC in 127/06 ZJZP).

[2] Trpin, dr. Gorazd, Javne službe in javni zavodi V: Podjetje in delo, letnik 2004, številka 7, stran 1376, GV Revije d.o.o., Ljubljana.

[3] Zakon o državni upravi (Uradni list RS, št. 113/05 – uradno prečiščeno besedilo, 89/07 – odl. US, 126/07 – ZUP-E, 48/09, 8/10 – ZUP-G, 8/12 – ZVRS-F, 21/12, 47/13, 12/14, 90/14 in 51/16)

[4] Skladno s 121. členom Ustave RS (Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97 – UZS68, 66/00 – UZ80, 24/03 – UZ3a, 47, 68, 69/04 – UZ14, 69/04 – UZ43, 69/04 – UZ50, 68/06 – UZ121,140,143, 47/13 – UZ148, 47/13 – UZ90,97,99 in 75/16 – UZ70a). Glej tudi Kovač, Polona; Javna pooblastila v sistemu lokalne samouprave, Lex Localis – revija za lokalno samoupravo, 2/2007

[5] Koneksiteta pomeni medsebojna zveza: subjektivna, objektivna ali mešana. Načelo koneksitete torej upošteva, da tisti (npr. zakonodajalec), ki prenaša naloge na drugega (npr. nosilec javnega pooblastila), temu zagotovi tudi finančna sredstva za izvajanje teh nalog. Gre za združitev pristojnosti in izdatkov, ki se povzročijo s prenosom naloge. Prav tako upošteva, da je prenesena naloga tesno povezana s temeljno nalogo nosilca javnega pooblastila, da je brez javnega pooblastila ni mogoče izvajati.

[6] Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13).

[7] Pravilnik o dokumentaciji v vrtcih (Uradni list RS, št. 61/12).

[8] Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 61/12 in 51/13).

[9] Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (Uradni list RS, št. 96/99, 108/99, 97/06, 59/12 in 30/18).

[10] Pravilnik o dokumentaciji v glasbenih šolah (Uradni list RS, št. 61/12).

[11] Pravilnik o evidencah in dokumentaciji v izobraževanju odraslih (Uradni list RS, št. 32/00 in 6/18 – ZIO-1).

[12] Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18 z dne 16.2.2018).

[13] Zakon o splošnem upravnem postopku – ZUP (Ur. l. RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13).

[14] Zakon o državni upravi – ZDU (Ur. l. RS, št. 113/05 – uradno prečiščeno besedilo, 89/07 – odl. US, 126/07 – ZUP-E, 48/09, 8/10 – ZUP-G, 8/12 – ZVRS-F, 21/12, 47/13, 12/14, 90/14 in 51/16).

[15] Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih – ZVDAGA (Ur. l. RS, št. 30/06 in 51/14).

^[16] Prvi odstavek 1. člena Uredbe o upravnem poslovanju: Ta uredba ureja upravno poslovanje organov državne uprave, organov samoupravnih lokalnih skupnosti ter drugih pravnih in fizičnih oseb, če na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge (v nadaljnjem besedilu: organ) in ni s to uredbo določeno drugače.

[17] Pravni akti na področju vzgoje in izobraževanja definirajo in naštevajo specifično dokumentacijo, ki se ne evidentira po predpisih za upravno poslovanje, omenijo pa tudi dokumentacijo, ki se vodi skladno z drugimi (ne področnimi) predpisi.

[18] UUP je povzela do marca 2005 sedem veljavnih podzakonskih predpisov:

– Uredbo o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 91/01),

– Navodilo za izvajanje Uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom (Ur. l. RS, št. 26/02),

– Uredbo o načinu poslovanja organov javne uprave s strankami (Ur. l. RS, št. 22/01, 81/03),

– Uredbo o pridobivanju in posredovanju podatkov med organi javne uprave za potrebe upravnih postopkov (Ur. l. RS, št. 38/02, 129/03),

– Uredbo o poslovnem času, uradnih urah in delovnem času v organih državne uprave (Ur. l. RS, št. 21/01, 54/02, 31/03, 18/04),

– Navodilo o obliki ovojnice za obvezno osebno vročanje v splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 11/02) in

– Pravilnik o obveznem okviru načrta klasifikacijskih znakov (Ur. l. RS, št. 115/03). Od marca 2005 do aprila 2018 je bilo sprejetih devet sprememb in dopolnitev Uredbe o upravnem poslovanju ter Uredba o delovnem času v organih državne uprave, Uredba o celostni grafični podobi Vlade RS in organov državne uprave in Uredba o informacijski varnosti v državni upravi (Ur. l. RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10, 81/13, 9/18 in 29/18).

[19] Ur. l. RS, št. 42/17.

[20] Ur. l. RS, št. 52/09.

[21] Ur. l. RS, št. 43/05 in 94/07.

[22] Ur. l. RS, št. 18/03 in 7/06.

[23] Odredba o enotnem klasifikacijskem načrtu z roki hrambe za vzgojno-izobraževalne zavode (Uradni list RS, št. 66/14). Enotni klasifikacijski načrt velja za vrtce, osnovne šole, zavode za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami, glasbene šole, srednje šole, dijaške domove, višje strokovne šole in organizacije za izobraževanje odraslih.

[24] Deseti odstavek 45. člena Uredbe o upravnem poslovanju.

[25] Deveti odstavek 45. člena Uredbe o upravnem poslovanju določa: Organ posreduje svoj načrt klasifikacijskih znakov pristojnemu arhivu zaradi določitve arhivskega gradiva v skladu z drugim odstavkom 76. člena te uredbe.

[26] Takšno gradivo se npr. že na ovoju zadeve označi z oznako A.

[27] Prvi odstavek 47. člena Uredbe o upravnem poslovanju določa: Načrt signirnih znakov organa določi predstojnik ali druga oseba po njegovem pooblastilu.

[28] Določila 92. člena Uredbe o upravnem postopku.

[29] 110. člen Uredbe o upravnem postopku.

[30] 4. člen Pravilnika o dokumentaciji v vrtcih, Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli.