Ali e-hramba pripomore k učinkovitejšemu poslovanju?

Izzive, ki jih sodobno družbeno in poslovno okolje postavlja pred sodobne organizacije, te bolj ali manj rešujejo z dvema ukrepoma: z uporabo sodobnih IKT in z nenehnim prilagajanjem svojih poslovnih procesov zahtevam okolja in notranje dinamike. In enega izmed takšnih načinov predstavlja tudi hramba gradiva v digitalni obliki (v nadaljevanju e-hramba). Sestavljena je iz sodobnih IKT-rešitev in ustreznih poslovnih procesov. IKT omogočajo nastanek, zajem, obdelavo in hrambo podatkov v digitalni obliki oziroma informacij v najrazličnejših pojavnih oblikah (dokumenti, zapisi, slike, zvok itd.; v nadaljevanju gradivo) in oblikah zapisa (formatih). Poslovni procesi pa zagotavljajo, da so IKT uporabljene z namenom zagotavljanja dostopnosti, uporabnosti, celovitosti in verodostojnosti tega gradiva.

Pomembno: Glavni cilj e-hrambe gradiva, ki ga šole ustvarjajo pri svojem delovanju, naj bo ohranjanje učinkov tega gradiva za celotno obdobje njegove hrambe (učinkovita e-hramba) in njegova učinkovita uporaba (iskanje, reprodukcija, distribucija itd.).

Pri tem ima seveda izjemno veliko vlogo prav ravnatelj, ki mora skrbeti za transparentnost, učinkovitost in uspešnost delovanja svoje šole. Elektronsko poslovanje in s tem povezana e-hramba postajata vedno bolj pomembna dejavnika preživetja in ne nazadnje tudi konkurenčni prednosti vsake šole.

E-hramba ni e-arhiv

Gradivo, ki nastaja pri poslovanju šole, je lahko že v svoji izvorni obliki v digitalni obliki in ga šola želi kot takega tudi hraniti. Enako pa lahko hrani gradivo, ki je po svojem izvoru nastalo v fizični ali analogni obliki in ga za te potrebe digitalizira. Ne glede na izvorno obliko gradiva (izvorno digitalna ali fizična/analogna, pretvorjena v digitalno) pa šole izvajajo e-hrambo svojega gradiva. Ta je lahko glede na vsebino in pomembnost gradiva kratkoročna (do pet let) ali pa dolgoročna (nad pet let). Rok hrambe posamezne vrste gradiva narekujejo zakonski, pogodbeni, poslovni ali drugi razlogi.

Pri hrambi gradiva v digitalni obliki se pogosto uporablja tudi izraze, kot sta e-arhiviranje in e-arhiv. Prvi se nanaša na postopke prevzemanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo, izvedbo dolgoročne e-hrambe v skladu z veljavno zakonodajo ter omogoča učinkovito upravljanje in uporabo tega gradiva. Drugi izraz, e-arhiv, pa predstavlja kompleksen sistem za dolgoročno hrambo, ki ga za izvajanje e-arhiviranja zagotavlja slovenska javna arhivska služba.

Bistvena razlika med e-hrambo in e-arhivom je le v nosilcu zagotavljanja verodostojnosti gradiva (avtentičnosti – zagotavljanje avtentičnosti predstavlja dokazljivost povezanosti reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva ali poenostavljeno povedano, gradivo ne sme biti nepooblaščeno spremenjeno, ves čas hrambe mora biti enako izvirniku.) za čas njegove hrambe. V prvem primeru je to šola, ki je gradivo ustvarila in ga tudi sama hrani (e-hramba). Kadar pa se iz dokumentarnega gradiva odbere arhivsko gradivo, ta pa se nato preda v pristojni arhiv, se skrb za nadaljnje zagotavljanje verodostojnosti tega gradiva prenese na pristojne arhive slovenske javne arhivske službe (e-arhiv).

Arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov.

Koristno:Šola kot ustvarjalec arhivskega gradiva je tega dolžna ohranjati v izvirniku in ga v izvirniku izročiti pristojnemu arhivu, bodisi v digitalni bodisi klasični obliki, na podlagi strokovnih navodil pristojnega arhiva.

Pomembno pa je vedeti, da gradivo, ki je opredeljeno kot »trajno gradivo«, ni avtomatično arhivsko gradivo, čeprav ga mora šola hraniti trajno. Obratno pa drži, da morajo biti vsa arhivska gradiva hranjena trajno.

Trajno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organizacije in je določeno z veljavnimi predpisi ali z aktom predstojnika organizacije kot gradivo, ki je trajno pomembno za organizacijo in ga je zato treba trajno hraniti pri organizaciji, kadar nima značaja arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu (npr. sejno gradivo s potrjenimi zapisniki, zbirna statistična poročila in rezultati raziskav, investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve).

Štiri načela, ki jih mora ravnatelj razumeti pri e-hrambi

S hitrim razvojem IKT se pojavlja tveganje zastaranja strojne oziroma programske opreme, na kateri in s pomočjo katere je gradivo ustvarjeno in shranjeno. To tveganje je še posebej zaskrbljujoče pri gradivu, za katerega je zakonsko predpisana dolgoročna hramba, kar pomeni, da bodo morali biti ti dokumenti hranjeni še mnogo let po njihovem zajemu. Stalno se pojavljajo tudi nove oblike zapisa ali pa se nadgrajujejo stare, zato obstaja velika možnost, da s programsko opremo v prihodnosti ne bomo sposobni prebrati starejših oblik zapisov.

Pomembno: Iz teh razlogov bo treba hranjeno gradivo pretvoriti v drugo obliko zapisa s hkratnim zagotavljanjem celovitosti, nespremenljivosti in avtentičnosti njegove vsebine.

Tveganje ohranjanja gradiva pa je povezano tudi z nosilci zapisa, pri katerih sta opazna dva temeljna problema. Prvi se nanaša na morebitno nezdružljivost današnjih nosilcev zapisa s strojno opremo za branje podatkov z nosilcev v prihodnosti, drugi pa na samo fizično obstojnost teh nosilcev. Zato je treba pri e-hrambi, predvsem pa pri dolgoročni e-hrambi, zagotoviti učinkovite ukrepe za zmanjševanje tveganj pri e-hrambi zaradi fizičnega propadanja nosilcev in njihovega tehnološkega zastarevanja ter tako zagotoviti možnost kasnejše uporabe gradiva s teh nosilcev.

Načelo dostopnosti

Pomembno: E-gradivo oziroma njegova vsebina mora biti ves čas njegove hrambe dostopno (zavarovano pred izgubo za celotno obdobje hrambe), dostop do njega pa omogočen le pooblaščenim uporabnikom.

To pa bo v primeru dolgoročne hrambe mogoče doseči le s pravo izbiro oziroma uporabo nosilcev in formatov zapisa, z izdelavo rezervnih kopij in njihovo hrambo na geografsko ločenih zunanjih lokacijah, jasno določenimi pravicami dostopa ter nenehnim nadzorom. Gre za osnovno načelo varovanja e-gradiva. Če šole ne bodo vzpostavile ustreznih pogojev za njegovo izpolnitev, bo gradivo za njih ali izgubljeno ali pa bo imelo reševanje tega problema za njih druge posledice.

Načelo uporabnosti gradiva oziroma njegove vsebine

Vendar pa samo dejstvo, da bo gradivo dostopno, še ne pomeni, da bo tudi uporabno.

Pomembno: Poskrbeti je treba, da bo na primer gradivo berljivo in ga bo možno tiskati, njegovo vsebino pa mogoče in primerno za uporabo reproducirati ves čas trajanja hrambe.

Problem zagotavljanja dostopnosti gradiva kot zagotavljanja njegove uporabnosti v glavnem povezujemo s tehnološkim zastaranjem strojne in programske opreme, z nosilci in obliko zapisa (formatom) ter neobstojem ali neustreznimi sistemi za izvajanje e-hrambe.

Načelo celovitosti

Zgolj trajno ohranjanje vsebine same po sebi pa seveda ne zadošča za dokaz njene istovetnosti z izvorno. Ne pove, ali je ohranjena celotna vsebina ali le del njenega prvotnega obsega, kar krni njeno verodostojnost.

Pomembno: Zagotoviti je treba točnost, nespremenljivost in popolnost gradiva oziroma reprodukcije njegove vsebine, urejenost gradiva oziroma njegove vsebine ter dokazljivost izvora gradiva (provenience) ves čas njegove hrambe.

Necelovitost gradiva ali celo njegovo izgubo lahko na primer povzroči že nepričakovana okvara na strežniku ali prekinitev električnega napajanja.

Načelo avtentičnosti

Za ves čas hrambe je treba zagotoviti nespremenljivost gradiva oziroma reprodukcije njegove vsebine na verodostojen in preverljiv način ter zagotavljati dokazljivost njegovega izvora. Sama narava gradiva v digitalni obliki dopušča relativno enostavno poseganje v vsebino na neavtoriziran način in na način, ki onemogoča kasnejše evidentiranje takšnih posegov. Z nenadzorovanim poseganjem v vsebino izgublja gradivo avtentičnost izvorne vsebine in s tem svojo vrednost.

Pomembno: Nepooblaščeno poseganje in spreminjanje vsebine gradiva lahko omejimo z ustreznimi organizacijskimi ukrepi na nivoju upravljanja, uporabe in dostopa do informacijskih virov ter z uporabo ustreznih tehnoloških sredstev za vzdrževanje avtentičnosti gradiva.

Z ustreznimi tehnološkimi sredstvi se lahko na nedvoumen način in tehnološko preverljivo dokazuje avtentičnost gradiva za celotno obdobje hrambe, ne glede na njegov izvor in obliko. Izpolnitev načela avtentičnosti se doseže z dodajanjem varnostnih vsebin gradivu, bodisi elektronskim podpisom, časovnim žigom bodisi drugimi sorodnimi tehnološkimi sredstvi. Organizacijski ukrepi uporabo tehnoloških sredstev dopolnjujejo s tem, da predpisujejo obliko uporabljenih tehnoloških sredstev in način njihove uporabe.

Pri izvajanju kratkoročne e-hrambe je treba zagotoviti dostopnost, uporabnost in verodostojnost hranjenega gradiva, ne pa tudi organizirati ukrepov za preprečevanje tehnološkega zastaranja, ker je zanj pet let še obvladljiva doba. Kljub temu pa ne sme bitiogrožena pravna veljavnost gradiva. Za ohranjanje vsebine in učinkov gradiva za čas, v katerem lahko propadanje zapisa ali zastarevanje tehnologije povzroči izgubo gradiva, pa bo treba pri izvajanju dolgoročne e-hrambe veliko pozornosti posvetiti nosilcem in oblikam zapisov ter postopkom za preprečevanje tveganj zaradi procesov njihovega propadanja oziroma zastaranja.

Pomembno: Če šola zgoraj naštetih načel pri e-hrambi svojega gradiva ne bo dosegala, bo lahko ob svoje gradivo, ki bi ga sicer potrebovala za nemoteno delovanje. Posledično pa bo seveda izgubila možnosti, da bo v daljšem časovnem obdobju lahko izpolnjevala poslovne, pravne, kulturne ali druge zahteve.

Načeloma vodstvo posamezne organizacije presodi, katera od zgoraj omenjenih načel so za njihovo organizacijo in njeno nemoteno delovanje pomembna. Pred seboj mora imeti matriko ocene tveganj, ki nastopijo zaradi neuresničitve posameznega načela. In v gospodarskih družbah, in še posebej pri kratkoročni hrambi, si vodilni lahko »privoščijo« več tveganj. Za šole, ki ustvarjajo arhivsko gradivo oziroma ga tudi hranijo, pa je nesprejemljiva kakršna koli afiniteta do sprejemanja tveganj, ki bi izhajala iz naslova neupoštevanja zgoraj opisanih načel.

Pomembno je poznati zakonske okvire 

Temeljno podlago za pravno ureditev celotnega področja zajema in e-hrambe predstavlja Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Zakonska določila podrobneje opredeljuje tudi Uredba o varstvu arhivskega gradiva in arhivih (UVDAG). Oba določata normativni okvir načina, organizacije, infrastrukture in izvedbe zajema ter e-hrambe. Enotne tehnološke zahteve (ETZ) podrobneje opredeljujejo poslovne, organizacijske in tehnološke pogoje za izpolnjevanje določb obeh predpisov.

Pomembno: Vsi omenjeni predpisi skupaj predstavljajo celovit sklop predpisov, s katerimi je podrobno urejena možnost zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenega gradiva.

Predpisujejo pogoje, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema za zajem in e-hrambo gradiva, pogoje in postopke spreminjanja fizične oblike gradiva v digitalno ter urejajo način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo hrambe gradiva v fizični in digitalni obliki vključno s pravnimi učinki takšne hrambe. Zapisov v digitalni obliki ni in ne bo mogoče trajno ohranjati v izvorni obliki, kot je to značilno na primer za dokumente na papirju. Zato je s temi predpisi poskrbljeno tudi za to, da bo v primeru e-hrambe dovoljeno ohranjanje enakovrednih in verodostojnih reprodukcij gradiva namesto dosedanjega izključnega ohranjanja izvirnega gradiva. Določajo torej način izvajanja, tehnološke zahteve in standarde za zajem, pretvorbo, hrambo, dostop, reproduciranje oziroma ohranjanje gradiva v digitalni obliki.

Pravne zahteve, ki se nanašajo na e-hrambo, so torej jasne, jasno pa je opredeljena tudi njena veljavnost in dokazna vrednost. Zadnje je bilo v osnovi urejeno že z Zakonom o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). Ta je z določitvijo, da se podatkom v elektronski obliki ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti samo zato, ker so v elektronski obliki, in z izenačitvijo e-podpisa z lastnoročnim, postavil temelje elektronskega poslovanja.

Ne smemo pa pozabiti še na različno področno zakonodajo, ki jo je treba upoštevati glede na dejavnost in poslanstvo šole. V njej se med drugim najde tudi podatke glede rokov hrambe posameznih vrst gradiva.

Kaj pravijo predpisi?

Če šola elektronsko še ne posluje in ne hrani svoje dokumentacije izključno v elektronski obliki, je zgoraj omenjeni predpisi pravzaprav ne silijo v e-hrambo.

Koristno:Če pri svojem poslovanju šola ustvarja gradivo v digitalni obliki in ga nato v tej obliki želi tudi hraniti, pri tem pa bo izpolnjevala določila predpisov, takrat njeno elektronsko hranjeno gradivo lahko pridobi pravno veljavo oziroma enakost izvirniku že po zakonu.

Predpisi urejajo tudi razmere na porajajočem se trgu storitev zajema in e-hrambe ter s tem povezanimi spremljevalnimi storitvami. Zaradi tega vzpostavljajo štiri regulatorne instrumente, in sicer:

• registracijo ponudnikov opreme in storitev, katere namen je vzpostavitev javnega registra ponudnikov;
• sprejemanje, potrjevanje, izvajanje in spremljanje izvajanja notranjih pravil, ki naj bi z opisom postopkov, povezanih z zajemom in e-hrambo pri posamezni šoli, na ravni internega akta, uredila upravljanje gradiva v omenjenih aktivnostih ter za to potrebne pogoje;
• akreditacijo opreme (programske in strojne) in storitev (zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev) ter s tem povezanega nadzora, s čimer naj bi se zagotovila ustrezna raven kakovosti opreme in storitev;
• usposabljanje in preverjanje tega na strokovnih izpitih, zaposlenih pri javnopravnih osebah in ponudnikih storitev, ki delajo z gradivom.

Arhiv RS je kot državni arhiv pridobil vlogo regulatorja na tem področju s tem, da mu je zakonodajalec zaupal izvajanje zgoraj navedenih postopkov in z njimi povezanih registrov, ki jih mora javno in brezplačno objavljati na svoji spletni strani.

Predpisi šoli omogočajo takšno izvedbo zajema in e-hrambe, da bo njenemu gradivu priznana enakost izvirniku, in s tem tudi pravna veljavnost, že po zakonu. Ponudnikom opreme (strojne in programske) oziroma storitev zajema in e-hrambe, ki želijo poslovati s šolo, pa postavljajo še dodatne zahteve.

Pomembno: Pri vzpostavitvi sistema e-hrambe mora šola obvezno:

• sprejeti notranja pravila v obliki internega akta (velja le v primeru, da svoje gradivo zajema in hrani izključno v digitalni obliki). To lahko stori tako, da napiše svoja lastna notranja pravila ali pa prevzame vzorčna,
• potrditi notranja pravila pri Arhivu RS,
• spremljati izvajanje notranjih pravil,
• uporabljati pri Arhivu RS akreditirano opremo in storitve.

Država namreč želi, tudi s tovrstnimi mehanizmi, zaščititi gradivo v njegovem celotnem življenjskem ciklu (od zajema do hrambe, ki se lahko zaključi z uničenjem ali pa v primeru arhivskega gradiva z njegovo predajo v pristojni arhiv).

Predpisi s svojimi zahtevami posegajo tudi na področje usposobljenosti zaposlenih v šolah kot tudi pri ponudnikih storitev, ki so vključeni v poslovne procese, povezane z zajemom in e-hrambo. Te osebe morajo imeti poleg zahtevanih pogojev glede osnovne izobrazbe še posebno strokovno znanje s področij:

• pravnih predpisov,
• upravljanja z dokumentarnim gradivom v fizični in v digitalni obliki,
• informatike,
• arhivistike v najširšem smislu.

To znanje dokazujejo z opravljenim preizkusom strokovne usposobljenosti in s predložitvijo dokazil o dodatnih izobraževanjih.

Podrobnejša merila glede strokovne usposobljenosti in preizkusa predpisuje minister za kulturo s posebnim pravilnikom. Ta podrobneje določa merila za strokovno usposobljenost, program poteka strokovnega usposabljanja, potek preizkusa strokovne usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb in ponudnikov storitev ter potek in vrednotenje obveznega pridobivanja dodatnega strokovnega znanja delavcev. Pridobljeno dodatno strokovno znanje zaposlenega se na tri leta po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti ocenjuje s kreditnimi točkami. Te Arhiv RS podeljuje različnim strokovnim usposabljanjem (na primer seminarji, konference), ki jih lahko izvajajo Arhiv RS, regionalni arhivi ali druge osebe oziroma organizacije.

Pomembno: Če zaposleni v treh letih od strokovnega preizkusa ne pridobi ustreznega števila kreditnih točk, se šteje, da mora v roku enega leta ponovno opravljati preizkus, v nasprotnem primeru mu preneha priznanje strokovne usposobljenosti po pravilniku.

Kako ločiti kakovostne od nekakovostnih ponudnikov?

Ob vzpostavljanju e-hrambe je pomembno, da se izbere vsebinsko, tehnološko in stroškovno najbolj optimalno rešitev. Na sodobnem prostem trgu blaga in storitev se hitro najdejo tako kakovostno blago in storitve kot tudi hitri zaslužkarji z nekakovostnimi storitvami in blagom. Ker se je zakonodajalec tega zavedal, hkrati pa tudi pomembnosti e-hrambe, še posebej v primeru trajnega in arhivskega gradiva, je na področju zajema in e-hrambe posegel na prosti trg storitev in blaga. Rešitve, ki jih je zakonodajalec implementiral, se nanašajo tako na blago kot na storitve in jih najdete v prejšnjem poglavju navedenih instrumentov: registracija, akreditacija, notranja pravila in usposabljanje zaposlenih.

Registriran ponudnik ima prednosti

Predpisi določajo, da se morajo pri Arhivu RS registrirati tiste pravne ali fizične osebe, ki na trgu ponujajo storitve zajema in e-hrambe oziroma spremljevalne storitve ter opremo (strojno ali programsko) za izvajanje teh storitev.

Registracija je zgolj formalni postopek, v katerem Arhiv RS na podlagi prijave preveri popolnost vloge in z upravno odločbo odredi vpis ponudnika v register ponudnikov, ki je brezplačno dostopen na njegovi spletni strani. Vendar pa mora, če ponudnik na trgu ponuja storitvezajema in e-hrambe oziroma spremljevalne storitve, že v fazi registracije zaposlovati ustrezno število usposobljenih zaposlenih, ki bodo te storitve izvajali. Ti so morali dodatno opraviti usposabljanje in strokovni preizkus znanja pri Arhivu RS, ki ga morajo v nadaljevanju na dodatnih usposabljanjih in izobraževanjih tudi obnavljati.

Pomembno: Registrirani ponudnik ima prednost pred neregistriranimi, saj so morali njegovi zaposleni pridobiti ustrezno usposobljenost, če se je želel registrirati kot ponudnik storitev zajema oziroma e-hrambe. To pa je dejansko eden izmed ključnih predpogojev za kakovostno izvajanje storitev.

Hkrati pa so z uredbo določeni tudi splošni pogoji za opravljanje storitev e-hrambe, ki jih morajo izpolnjevati ponudniki (na primer fizično varovanje, ustrezna infrastruktura, zagotavljanje dveh dodatnih kopij podatkov na dveh geografsko oddaljenih lokacijah). Nadzor nad izvajanjem teh določb po zakonu lahko izvaja državni arhiv.

Akreditirana oprema oziroma storitve

Pomembno: Med akreditacijskim postopkom Arhiv RS prizna skladnost ponujene opreme oziroma storitev z veljavnimi predpisi.

Katero opremo in storitve kupiti?

Da bo gradivo, shranjeno v sistemu e-hrambe po vseh načelih varne hrambe (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost), je odvisno tudi od tega, kakšno IKT se uporablja, kot tudi samo izvajanje vseh, z zajemom in e-hrambo, povezanih postopkov.

Predpisi določajo zgolj splošne pogoje*, ki jih mora oprema izpolnjevati, posebne zahteve glede opreme pa najdemo v ETZ. Pri strojni opremi se zahteve, ki jih mora izpolnjevati, nanašajo predvsem na ključno opremo: strežnike, diskovna polja, knjižnice in optične bralnike. Pri programski opremi pa so zahteve postavljene glede na njeno pričakovano funkcionalnost.

*Strojna oziroma programska oprema:

• mora biti široko priznana in mednarodno uveljavljena oziroma uporabljana;
• mora biti skladna z ETZ, mednarodnimi, državnimi in drugimi splošno priznanimi standardi;
• mora imeti zagotovljeno podporo in vzdrževanje s strani ponudnika v Republiki Sloveniji (odzivni čas, dokazan z ustreznim dokazilom – pogodba, splošni pogoji).*

Pomembno: Šole morajo uporabljati akreditirano opremo in storitve, povezane s hrambo gradiva v digitalni obliki in spremljevalnimi storitvami. Zato naj že v javnem naročilu zahtevajo, da je ponudnik registriran in da so oprema oziroma storitve akreditirani.

Spisek že akreditirane opreme in storitev je objavljen v registru na spletni strani Arhiva RS, kjer so osnovni podatki o akreditacijah (podatki o ponudniku, tip in serija/modela strojne opreme, tip in različica programske opreme, kratek opis opreme, tip storitve, datum akreditacije, številko sklepa itd.).

Na splošno pa velja pravilo, da je treba že pri nabavi opreme, s katero se bodo izvajali postopki, povezani z zajemom oziroma e-hrambo, v prvi vrsti vedeti, kaj se bo potrebovalo oziroma katere funkcionalnosti bi morala oprema zagotavljati. Tako je treba vedeti, ali se bo potrebovala programska oprema na primer zgolj za podporo celotnemu pisarniškemu poslovanju vključno z e-hrambo, ali samo za podporo posameznim funkcionalnostim ali pa morda samo za e-hrambo.

Koristno: Pred kakršno koli nabavo je priporočljivo, da se natančno opredeli oziroma definira pričakovane funkcionalnosti, ki jih bo morala oprema zagotavljati.

Pri tem bo v veliko pomoč tudi III. del ETZ, kjer so opredeljene dodatne enotne tehnološke zahteve za ponudnike, strojno in programsko opremo ter storitve.

Ali registracija oziroma akreditacija zmanjšujeta tveganja? Res je, da bodo tveganja izgube ali okrnitve njegove celovitosti in avtentičnosti gradiva pri uporabi akreditirane opreme manjše, saj bo ta oprema šla skozi predpisan proces evalvacije in bo potrjeno zadoščala zahtevam predpisov.

Pomembno: Kljub skladnosti opreme s predpisi pa bo še vedno obstajalo tveganje glede pravilnega izvajanja postopkov. Zato je treba izdelati notranja pravila, na podlagi katerih se bosta zajem in e-hramba izvajala.

Če se bo del storitev najemal pri zunanjih izvajalcih, morajo biti ti registrirani, njihove storitve pa akreditirane (kar tudi pomeni, da za opravljanje storitve uporabljajo akreditirano opremo in imajo potrjena notranja pravila).

Notranja pravila – še en način za izboljšavo poslovanja šole

Pomembno: Učinkovito, strokovno in pravno ustrezno upravljanje z elektronsko hranjenim gradivom zahteva svoj proces, ki mora biti opredeljen v t.i. notranjih pravilih.

Priprava notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki ter njihovo izvajanje za šolo pravzaprav v večjem delu ne bi smelo predstavljati novih ali posebnih aktivnosti. Notranja pravila samo povezujejo tiste procese, ki se nanašajo na nastanek, hrambo, uporabo, arhiviranje ali ne nazadnje tudi uničenje digitalnega gradiva in ti naj bi bili v večjem delu že urejeni na podlagi drugih predpisov. Pomeni, da tiste šole, ki izvajajo svoje poslovne procese skladno s predpisi, standardi in siceršnjimi dobrimi praksami, potrebujejo za pripravo in sprejetje notranjih pravil le še nekaj dodatnega napora. Tako na primer že Uredba o upravnem poslovanju opredeljuje ravnanje z gradivom od ustvarjanja (sprejema) do zajema v informacijski sistem, prav tako ista uredba določa tudi politiko varovanja informacij, klasifikacijski in signirni načrt. Če je šola sledila tem predpisom, z notranjimi pravili vse to le poveže, določene postopke pa zgolj dodela (vzpostavi pravila glede ustreznih oblik in nosilcev zapisa, vzpostavi kontrole nad preverjanjem izvedenih aktivnosti kot na primer pri digitalizaciji, jasno opredeli odgovornosti za izvedbo posameznih aktivnosti itd.).

Zakaj sploh potrebujemo notranja pravila?

Z notranjimi pravili se dokumentira uvedbo varnostnih, tehnoloških in organizacijskih ukrepov ter transparentno uredi postopke, povezane z zajemom in e-hrambo gradiva. Njihova splošna lastnost je, da pri poslovanju vnašajo red, zanesljivost, preglednost in ponovljivost postopkov. V njih se prepletajo rešitve, ki izhajajo iz različnih predpisov in standardov npr. kakovosti (ISO 9001), upravljanja gradiva (ISO 15489), informacijske varnosti (ISO 27001).

Pomembno: Šolam že predpisi določajo, da morajo sprejeti notranja pravila ter jih dati v potrditev v državni arhiv.

V primeru dokazljivega izvajanja notranjih pravil bo šola za svoje gradivo v digitalni obliki pridobila enakost njegovi izvirni obliki (pravno veljavnost oziroma dokazno vrednost) že na podlagi zakona.

Kako pristopiti k pripravi notranjih pravil?

Pomembno: Že s predpisi je določeno, da je treba k e-hrambi pristopiti na podlagi predhodno izvedene priprave na zajem in e-hrambo. Šele nato bo mogoče pristopiti k izdelavi notranjih pravil.

Predhodno pripravo na zajem in e-hrambo se izvede tako, da se:

• izdela analizo obstoječega stanja, v kateri se pregleda poslanstvo, notranja organizacija ter pravne podlage delovanja šole in njene poslovne funkcije, popiše se vrste in tipe gradiva, ki nastaja pri poslovanju, popiše se informacijske vire ter se jih varnostno razvrsti glede na stopnjo njihove zaupnosti (podatek (gradivo) je lahko zaupne narave npr. po ZTP, ker predstavlja bančno tajnost, davčno tajnost, osebni podatek itd.), pregleda in oceni se stanje na področju varovanja informacij;
• določi zahteve za e-hrambo (pravne, poslovne, tehnološke);
• pripravi oceno tveganja in ukrepe za njihovo zmanjševanje: Tveganje predstavlja možnost/verjetnost, da bo določena grožnja (Grožnjo lahko predstavlja zunanji vpliv npr. iz okolja (požar, voda, strela), tehnologija (okvara strežnika), namerna ali nenamerna človeška napaka.) izkoristila ranljivost informacijskega vira ali skupine virov in s tem povzročila izgubo oziroma škodo na teh virih. Pri obravnavanju tveganj je priporočljivo izdelati načrt, s katerim se določijo ustrezni ukrepi za zmanjšanje tveganj, njihovo prednostno uvajanje, odgovornosti za upravljanje s posameznim tveganjem in ne nazadnje tudi finančni vidik.
• izdela študijo izvedljivosti e-hrambe: ta naj obsega presojo skladnosti obstoječih informacijskih sistemov z ugotovljenimi potrebami in zahtevami za e-hrambo.
• izdela načrt e-hrambe in vzpostavitve informacijskega sistema za e-hrambo.

Poslovne funkcije so npr.: kadrovska, finančna, računovodska, investicijsko tehnična, nabavna, prodajna, marketinška, izobraževalna, organizacijsko poslovna funkcija oziroma upravljalna/menedžerska (npr. planiranje, kontroliranje, usklajevanje, upravljanje, vodenje), vzdrževalna, informacijska, raziskovalna, nadzorna funkcija.

Vrsta gradiva so npr. pogodbe, sklepi, odločbe, evidence.

Tipi gradiva kot npr. spisovno gradivo, podatkovna zbirka, tabele, spletne strani, e-pošta, zvočni zapisi, fotografije, video, filmi.

Na podlagi izsledkov predhodne priprave na zajem in e-hrambo se lahko določi obseg poslovnih funkcij, ki bodo obravnavane z notranjimi pravili. Prav tako bo jasno, ali bo vse postopke izvajala šola sama ali pa bo morda za določene storitve najemala zunanje izvajalce (npr. za digitalizacijo ali pa hrambo).

Kdo naj pripravi notranja pravila?

Priprava notranjih pravil mora biti skupinsko delo, ki naj vključuje strokovnjake z različnih področij. Poleg informatikov, ki najbolje poznajo informacijski sistem (opremo, postavitev, nastavitve, varnost), vključite v projekt še sodelavce, ki dejansko upravljajo dokumente v izbranih poslovnih procesih (glavna pisarna ali tajništvo, dokumentalisti, arhivarji itd.) in poznajo celoten tokokrog dokumentov v šoli, od ustvarjanja oziroma zajema, sprejetja/potrditve do hrambe ali uničenja. Ker govorimo o notranjih pravilih kot internem pravnem aktu šole, je prav gotovo smiselno v projekt vključiti tudi pravne strokovnjake. Ti so namreč usposobljeni, da jezik v osnutkih dokumentov pretvorijo v pravilne, pravno veljavne zapise.

Ali so sprejeta/potrjena notranja pravila dovolj za priznavanje pravne veljavnosti zajetega in hranjenega gradiva v digitalni obliki?

Načelno pravno veljavo gradiva v digitalni obliki je vzpostavil že ZEPEP (4. člen: Podatkom v elektronski obliki se ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti samo zato, ker so v elektronski obliki.). Vsebuje tudi določbo o tem, da je večino dokumentov, ki jih je treba hraniti, mogoče hraniti tudi v e-obliki. Kljub tem določilom pa zakonsko niso bila urejena vsa področja, in sicer digitalizacija oziroma zajem gradiva v digitalno obliko ter hramba elektronskega in digitaliziranega gradiva. Zaradi tega ZVDAGA uvaja t.i. notranja pravila za zajem in e-hrambo. Vendar, če jih bo šola pripravila in državni arhiv potrdil, to še ne bo dovolj za dokazovanje avtentičnosti elektronsko hranjenega gradiva.

Pomembno: Za zagotovitev enakosti gradiva v digitalni obliki izvirniku je poleg potrjenih notranjih pravil treba zagotoviti tudi periodično spremljanje njihovega izvajanja (Zunanje preverjanje je obvezno za javnopravne osebe in ponudnike akreditiranih storitev, in sicer najmanj enkrat letno.).

Pri spremljanju izvajanja notranjih pravil se presojata učinkovitost izvajanja notranjih pravil ter učinkovitost delovanja informacijskega sistema za e-hrambo in drugih informacijskih sistemov.

Dejstvo pa je, da zaenkrat v Sloveniji nimamo primerov dobre prakse, ki bi to trditev potrdili ali zavrgli. Sodnik verjetno v posameznem primeru ne bo čutil potrebe, da bi dvomil o izvoru dokumentov in njihovi verodostojnosti, če nobena stran tega ne bo izpodbijala. Dejstvo pa je tudi, navkljub 31. členu ZVDAGA, da bo imel sodnik vedno možnost vključiti izvedence, če bo to ocenil kot nujno potrebno.

Ali mora šola izdelati svoja NP, če zajem oziroma hrambo gradiva v digitalni obliki odda v zunanje izvajanje?

Če bo šola za določene postopke, povezane z zajemom in e-hrambo gradiva (na primer digitalizacijo ali samo e-hrambo), najemala zunanje izvajalce, s tem še ne bo prenesla na te izvajalce tudi pravne odgovornosti za gradivo, ki je predmet obravnave najete storitve. Zato je treba tudi v primerih najema storitev izvajanje teh postopkov oziroma aktivnosti urediti z lastnimi notranjimi pravili, vendar pa se vsebina in obseg določil zožita. Vsebina določil notranjih pravil šole mora v takem primeru opredeliti zahteve šole kot naročnika storitve oziroma kakovost in obseg storitve, hkrati pa tudi način zagotavljanja in preverjanja doseganja ravni kakovosti storitve.

Ali je šola lahko sankcionirana, če nima notranjih pravil?

S predpisi zaenkrat niso predvidene sankcije, če šola nima notranjih pravil. Določajo pa sankcije, če bi šola neupravičeno navajala dejstvo, da ima notranja pravila potrjena od Arhiva RS. Če poslovanje šole ne bo dokumentirano, hramba dokumentacije pa urejena na primeren način, obstajajo posredne sankcije na primer izguba dobrega imena.

Ravnatelj – ključ do učinkovite organizacije e-hrambe

Kot učinkovito e-hrambo lahko razumemo tisto hrambo, ki zagotavlja izpolnjevanje potreb, zaradi katerih je gradivo nastalo ali se ga hrani. Temeljni problem pri priznanju pravne veljave in dokazne vrednosti kakršnih koli digitalnih zapisov je v tem, da se jih da hitro spremeniti ali uničiti ter hkrati poskrbeti za sledljivost sprememb. Zato je treba pri zajemu in e-hrambi z uporabo ustreznih varnostnih tehnologij ter organizacijskih ukrepov poskrbeti za takšno funkcionalnost.

Na organiziranje učinkovite e-hrambe vpliva vrsta dejavnikov, in sicer:

• količina gradiva v digitalni obliki, ki ga je treba dolgoročno hraniti,
• obseg in zahtevnost formatov, v katerih je to gradivo zapisano,
• poslovne in zakonske potrebe po dostopih do hranjenega gradiva
• čas, v katerem mora biti gradivo razpoložljivo,
• stopnja standardizacije sistema e-hrambe,
• nenehne tehnološke spremembe ter upravljanje z njimi,
• uravnoteženje stroškov e-hrambe med tradicionalno (klasično) hrambo in e-hrambo,
• želeni oziroma predvideni obseg nadzora nad gradivom v digitalni obliki.

Pomembno: Ravnatelj mora najprej vzpostaviti pogoje za urejeno upravljanje z gradivom (urejeno pisarniško poslovanje). Šele na podlagi tega bo mogoče posledično vzpostaviti tudi učinkovito e-hrambo.

S tem bo postalo poslovanje šole bolj učinkovito, pregledno, interna in komunikacija z zunanjim svetom hitrejša, povečala se bo varnost zaposlenih ter ne nazadnje, povečal se bo njen ugled. Pri odločanju, ali bo šola prešla na e-hrambo gradiva, ima ključno vlogo prav ravnatelj. Ta naj:

• pred odločitvijo, da se bo gradivo elektronsko hranilo, zagotovi izvedbo predhodne priprave na zajem in e-hrambo.
• k prehodu na e-hrambo pristopi projektno in pri tem zagotovi vključitev različnih strokovnjakov (na primer informatiki, dokumentalisti, pravniki).
• sprejme ocene tveganja. Vsa sprejemljiva tveganja mora pisno odobriti, lastniki procesov pa morajo za njihovo zmanjšanje določiti preventivne ukrepe. Za vsako nesprejemljivo tveganje mora določiti ukrepe in vzpostaviti pogoje za njihovo izvedbo (iskati optimalne rešitve glede na porabo finančnih in človeških virov, potrebnih za znižanje tveganja). S tem bodo zmanjšana tveganja na sprejemljivo raven. Ravnatelj mora tveganja, za katera se ne uvaja dodatnih ukrepov za njihovo zmanjšanje ali odpravo (sprejemljiva tveganja), potrditi.
• sprejme načrt za vzpostavitev sistema e-hrambe in zagotovi vse potrebne pogoje za njegovo izvedbo. Upošteva naj tudi zakonske zahteve glede infrastrukture kot tudi siceršnje dobre prakse.
• upravljanje z gradivom, ki nastaja pri poslovanju, organizira na enem mestu (glavna pisarna, tajništvo), kjer se bodo izvajale vse glavne naloge v zvezi z gradivom (sprejem, odprema, vodenje evidenci, varna hramba). V okviru tega je treba vzpostaviti med seboj ločene zbirke za hrambo gradiva na primer zbirka nerešenih zadev, tekoča zbirka in stalna zbirka.
• sprejme načrt razvrščanja gradiva po vsebini (klasifikacijski načrt), katerega ključni podatek je tudi rok hrambe posamezne vrste gradiva.
• zagotovi ustrezno število izobraženih in usposobljenih ljudi za upravljanje z gradivom in njegovo hrambo.
• sprejme notranja pravila za zajem in e-hrambo kot interni akt šole vključno z načrtom periodičnega spremljanja njihovega izvajanja (glejte tudi prejšnje poglavje).

Katero strategijo e-hrambe naj šola uporabi in kdo ji pri tem lahko pomaga?

Strategija oziroma možnosti izvedbe e-hrambe

Pri vzpostavitvi e-hrambe gradiva se šola lahko odloča med različnimi možnostmi (poslovnimi modeli):

• uvedba lastnega sistema za e-hrambo oziroma poslovni model »naredi sam«,
• najem storitve e-hrambe pri zunanjih ponudnikih (model »zunanje izvajanje«) ali
• delni najem zunanjih storitev, povezanih z zajemom in e-hrambo (model »delno zunanje izvajanje«),

Pri odločitvi so pomembna tudi zakonska določila, ki šolam pri izvajanju zajema in e-hrambe nalagajo uporabo akreditirane opreme in storitev.

Analiza stroškov in koristi: predstavlja osnovno orodje za ocenjevanje ekonomskih koristi katerega koli projekta, tako tudi projekta prehoda na e-hrambo. Cilj analize je opredeliti in denarno oceniti vse možne vplive, da se določi stroške in koristi projekta vzpostavitve e-hrambe; potem se rezultate združi (neto koristi) in oblikuje sklepe o tem, ali je projekt zaželen.

Elementi, ki jih je smiselno vključiti v analizo stroškov in koristi:

• opredelitev ciljev, projekta in rezultatov študije izvedljivosti,
• finančna analiza (na primer preveritev finančne pokritosti projekta, opredelitev stroškov razvoja in obratovanja),
• ekonomska analiza (na primer razmerje med koristmi in stroški),
• občutljivost in analiza tveganj (kritična opredelitev spremenljivk projekta oziroma investicije glede na notranje in zunanje spremenljivke).

Prednosti in slabosti posameznih poslovnih modelov:

1. Strategija »Naredi sam«: predpostavlja, da bo šola sama vzpostavila in izvajala e-hrambo svojega gradiva, na svoji informacijski infrastrukturi in s svojimi zaposlenimi.

Prednosti, ki jih strategija lahko dolgoročno prinaša:

• dobra strategija, če ima šola dovolj lastnega, multidisciplinarnega strokovnega znanja, ki ji omogoča sestavo strokovno raznolikih skupin za rešitev problema,
• spodbuja izmenjavo znanja in timsko delo, znanje se ohranja v šoli,
• omogoča višjo stopnjo nadzora in lastništvo rezultatov.

Slabosti:

• strategija ni sprejemljiva za šolo, če nima dovolj kompetentnega osebja z ustreznimi strokovnimi znanji in izkušnjami,
• vzpostavitev strokovne in multidisciplinarne skupine strokovnjakov je lahko časovno zelo zahtevna,
• prilagajanje zaposlenih za nove vloge, ki jih zahteva ta strategija, bo lahko povzročalo velike težave in ogromno časa,
• po vzpostavitvi sistema e-hrambe bo šola imela določene stroške vzdrževanja,
• možnost odhoda zaposlenih, v katere bo šola vložila velika sredstva za njihovo izobraževanje in usposabljanje,
• strategija lahko zahteva večjo organizacijsko prilagodljivost, kot jo je dejansko šola sposobna doseči z lastnimi viri,
• če je šola majhna, je lahko ta strategija za njo predraga rešitev.

2. Strategija »delno zunanje izvajanje«/»zunanje izvajanje«: v okviru zajema in e-hrambe bo dala šola določene dele v zunanje izvajanje (na primer zajem oziroma digitalizacija) ali pa bo celoten projekt prepustila v izvajanje zunanjemu izvajalcu.

Prednosti:

• strategija predstavlja smiselno možnost tam, kjer se lahko izkoristi zunanje strokovno znanje in nove perspektive,
• šola ne potrebuje veliko lastnih kadrov, ki bi jih morala ves čas izobraževati in usposabljati,
• za vzpostavitev šola ne potrebuje velikih zagonskih sredstev in kasnejšega vzdrževanja (za nakup strojne in programske opreme, razvoj postopkov, zagotavljanja varnosti itd.),
• šola se bo lažje posvečala svoji primarni dejavnosti.

Slabosti:

• za reševanje pravnih, organizacijskih in pogodbenih težav bo šola kasneje potrebovala lastne vire,
• za prilagoditev prihodnjim spremembam bodo potrebna velika vlaganja,
• strategija ne spodbuja lastnih rešitev za procese, ki jih šola potrebuje,
• na zaenkrat še dokaj nerazvitem trgu obstajajo omejene možnosti za najem zunanjih izvajalcev (na primer zaradi nedoseganja zakonskih zahtev).

Kdo lahko šoli pomaga?

Na izbiro strategije vzpostavitve in izvajanja e-hrambe vsekakor vplivajo tudi razmere na trgu. Predpisi določajo različne zahteve za izvajanje zajema in e-hrambe ter s tem povezanih postopkov. Med drugim določajo ponudnikom opreme in storitev visoke zahteve, še posebej, če želijo delati z javnopravnimi osebami. Tako lahko, če bo šola pristopila k modelu »zunanje izvajanje«, v registrih, ki jih vodi državni arhiv na svoji spletni strani, preveri, kateri ponudniki na trgu izpolnjujejo zakonske zahteve in že z njihovim najemom doseže višjo stopnjo urejenosti in zaupanja.

Katere napake pri e-hrambi kot ravnatelj ne smete narediti?

Organizacije se problema e-hrambe lotevajo na različne načine, predvsem pa iz različnih razlogov. Ena največjih napak je, da bo šola pristopila k e-hrambi svojega gradiva samo zato, ker to od nje zahteva zakon ali pa zato, ker se želi znebiti ogromnih količin papirja. V nadaljevanju so navedene napake, ki jih kot ravnatelj ne smete narediti pri prehodu na e-hrambo:

• k izbiri načina izvedbe e-hrambe ne pristopajte brez predhodno izdelane predhodne priprave na zajem in e-hrambo,
• k e-hrambi in pripravi notranjih pravil za njeno izvajanje ne pristopajte zgolj zaradi zakonskih zahtev (zavedati se morate, da je treba notranja pravila kasneje tudi vsakodnevno dokazljivo izvajati),
• z notranjimi pravili ne urejajte celotnega poslovanja temveč le del, ki se nanaša na zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki,
• da predhodno ne uredite postopkov upravljanja poslovne dokumentacije (doseči je treba urejeno pisarniško poslovanje),
• da jasno ne razmejite nalog in odgovornosti ter zahtevanega nivoja varovanja podatkov v šoli in v odnosu z morebitnim zunanjim izvajalcem,
• da se ne seznanite s tveganji, povezanimi z dolgoročno e-hrambo gradiva (na primer posledicami tehnološkega zastaranja oblik zapisov, strojne in programske opreme ter nosilcev podatkov),
• da ne opredelite zahtevanega nivoja in načina poročanja ter obveščanja o varnostnih incidentih oziroma drugih kršitvah,
• da v primeru naročanja storitev z zunanjim izvajalcem ne zahtevate izdelave skupne ocene tveganj, katere ugotovitve se morajo odražati kasneje tudi v pogodbi,
• notranja pravila prevzamete (primer prevzema vzorčnih notranjih pravil) ali pa preprosto prekopirate od druge organizacije. V tem primeru notranja pravila nujno ne odražajo poslovanja in upravljanja gradiva vaše šole,
• za vzpostavitev e-hrambe in s tem povezano pripravo notranjih pravil najamete zunanje svetovalce, pri tem pa ne zagotovite tesnega sodelovanja svojih lastnih strokovnjakov,
• prehitro uničite gradivo v fizični obliki po njegovi digitalizaciji – samo na podlagi s strani državnega arhiva potrjenimi notranjimi pravili,
• aktivno ne sodelujete, podpirate in nadzirate projekt e-hrambe.

Prednosti in prihranki zakonsko skladne e-hrambe v primerjavi s klasično

Nazadnje, pa vendarle ne najmanj pomembni, so tudi odgovori na vprašanja, kakšno korist, prednost oziroma prihranek bo imela šola z uvedbo zakonsko skladne e-hrambe v primerjavi z dosedanjo klasično hrambo.

S hrambo gradiva v digitalni obliki boste odpravili glavne pomanjkljivosti klasičnih arhivov, saj je omogočeno preprostejše iskanje želenih vsebin po raznovrstnih atributih dokumentov, prostorsko so neomejeni, dostopni časi do vsebin pa so v primerjavi s klasičnimi arhivi zanemarljivi. In kar je še pomembno, omogočene so učinkovitejše kontrole nad uporabo gradiva (beleži se lahko vsak vpogled, sprememba ali izpis dokumenta, kar zagotavlja revizijsko sledljivost ves čas hrambe).

Z uvedbo e-hrambe boste dosegli večjo dostopnostgradiva (omogočen hkraten dostop do istega gradiva in to z oddaljenih mest), večjo preglednost gradiva (učinkovitejše iskanje dokumentov) in zagotovili njegovo večjo varnost (več kopij gradiva na geografsko oddaljenih lokacijah, večja varnost in preglednost dostopov). Posledično to pomeni med drugim tudi ohranjanje intelektualnega premoženja šole.

Vzpostavljanje zakonsko skladne e-hrambe posledično vpliva tudi na vzpostavitev novih vedenjskih, organizacijskih in tehnoloških modelov v šolah. Težnja k uvedbi zakonsko skladne e-hrambe vas bo »prisilila«, da boste sistematično pristopili k obvladovanju tveganj, ki jim je izpostavljeno pri vašem poslovanju nastajajoče gradivo (ocena tveganj in upravljanje z njimi je obvezni del notranjih pravil). Ker se zakonsko zahteva uvedba načrta neprekinjenega poslovanja, boste posledično zmanjševali tveganja izgube svojega gradiva. Vzpostavili boste pogoje elektronske izmenjave gradiva z drugimi organizacijami, katerega verodostojnost je zagotovljena vnaprej. S sprejetimi in s strani državnega arhiva potrjenimi notranjimi pravili boste posledično tudi enostavneje sodelovali pri morebitnih postopkih pred sodiščem in dosegli priznavanje pravne veljavnosti in dokazne vrednosti vašemu e-hranjenemu gradivu že na podlagi zakona.

Koristno: Predpisi vam omogočajo, da zmanjšate potrebe po tiskanih dokumentih. V šoli sprejmite »politiko tiskanja«.

Podlago za to vam ponuja ZVDAGA. Pravilna implementacija njegovih določil pomeni, da ni več potrebe po shranjevanju dokumentov in podatkov na papir samo zato, da bo zagotovljena njihova pravna veljavnost in dokazna vrednost. Predpisi tudi omogočajo, da lahko po zakonsko skladni izvedbi digitalizacije papirnih dokumentov te tudi uničite (če ne gre za arhivsko gradivo ali gradivo, za katerega zakoni to posebej prepovedujejo). In, če lahko papirno dokumentacijo uničite, pomeni, da jo lahko daste v reciklažo. Vaša šola se lahko torej obnaša ekološko ozaveščeno, govorimo lahko o neposrednih ‘zelenih’ učinkih ZVDAGA in posledično povečanju kakovosti našega življenja. Strategija tiskanja na papir dejansko torej ne zasluži več posebne pozornosti. Le zgolj izjemoma kot zapolnitev vrzeli kot ukrep za ohranjanje gradiva v izvorno digitalni obliki tam, kjer ga zaradi pomanjkanja informacijske infrastrukture ne bi bilo mogoče ohraniti. Pa še to velja za zgolj enostavnejše vrste gradiva, na primer za ohranjanje podatkov, ki so zapisani v obliki (ne)strukturiranih podatkovnih zbirkah, to ne pride več v poštev.

V kategoriji ZAKONODAJA/ADMINISTRACIJA so na voljo naslednji pravni predpisi:

• Enotne tehnološke zahteve /ETZ/ (različica 1.0, Arhiv RS, 1. 12. 2006); dostop na spletni strani: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/obrazci/ETZ.pdf.
• Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje
• Pravilnik o dokumentaciji v vrtcu
• Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli
• Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju
• Pravilnik o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah
• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom
• Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom
• Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja
• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi
• Pravilnik o opravljanju strokovnega izpita iz upravnega poslovanja
• Uredba o upravnem poslovanju
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu /ZEPEP/
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/
• Zakon o vrtcih
• Zakon o splošnem upravnem postopku