Dejstvo je, da v današnjem času, in isto je pričakovati tudi v prihodnje, pri poslovanju nastaja vedno več dokumentov, ki so že v izvoru v digitalni obliki. Z uporabo informacijskih tehnologij uspešneje in učinkoviteje poslujemo, saj svoje dokumente v elektronski obliki hitreje najdemo, do njih lahko dostopamo kjer koli, dostop je mogoč več ljudem hkrati, zagotavljamo lahko varnostne kopije in s tem večjo varnost. Dejstvo pa je tudi, da je gradivo v elektronski obliki kljub vsem naštetim prednostim veliko bolj občutljivo oziroma izpostavljeno velikim tveganjem, da čez daljši čas ne bo več dostopno, da morda ne bo več uporabno, celovito ali avtentično. Še posebej skrb zbujajoče je to za elektronsko arhivsko gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo oziroma trajen pomen za pravno varnost države, njenih inštitucij in posameznikov. Našteta tveganja so povezana tudi s tehnološkim zastaranjem strojne in programske opreme ter s samimi nosilci podatkov in obliko zapisa. Elektronski nosilci podatkov so namreč manj obstojni od papirja (zaradi tehnološkega zastaranja ali propadanja), kar lahko pomeni izgubo ali uničenje gradiva. Gradivo je v različnih formatih, pojavljajo pa se nove oblike zapisa. Tudi zaradi tega obstaja velika nevarnost, da z uvajanjem nove programske opreme izgubimo možnost prikaza gradiva v kakšni od starejših oblik (formatu) zapisa. Enake posledice bi bile tudi, če ne bi zagotovili pretvorbe gradiva v sodobnejše oblike zapisa.

In ker je velik del dokumentarnega gradiva, ki nastaja pri javnopravnih osebah, torej tudi arhivsko gradivo, tako v fizični kot elektronski obliki, je država veljavno arhivsko zakonodajo, ki je urejala predvsem varstvo gradiva v fizični obliki, razširila še na področje elektronskega gradiva. Tako osnovno izhodišče zakonskih zahtev glede varne elektronske hrambe lahko najdemo v načelu proaktivnosti (zgodnje odkrivanje tveganj z možnostjo pravočasne reakcije).

Tako kot pri vseh organizacijah v današnjem času, je tudi v vzgojno-izobraževalnih zavodih obvladovanje dokumentacije izziv, s katerim se soočajo tako ravnatelji, učitelji kot drugi strokovni sodelavci. Osnovno vprašanje je, kako na učinkovit način na eni strani zagotoviti preglednost dokumentov in zapisov ter na drugi strani zadostiti zahtevam zakonodaje.

Temeljni predpisi s področja upravljanja in hrambe elektronskega gradiva

Temeljni predpisi, ki urejajo upravljanje elektronskega gradiva in njegovo hrambo:

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/ in Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA-A/,
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva /UVDAG/ in
• Enotne tehnološke zahteve /ETZ/,

predstavljajo celovit sklop predpisov, s katerimi je podrobno urejena možnost in pravna veljavnost hrambe elektronskega gradiva. Predpisujejo pogoje, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema za zajem in elektronsko hrambo gradiva, pogoje in postopke spreminjanja papirne dokumentacije v digitalno obliko, ter urejajo način, organizacijo, infrastrukturo in izvedbo hrambe dokumentarnega gradiva v fizični in elektronski obliki, vključno s pravnimi učinki takšne hrambe. Ker elektronskih zapisov ni mogoče trajno ohranjati v izvirni obliki, kot je to značilno za fizične dokumente na papirju, je s temi predpisi poskrbljeno tudi za to, da bo v primeru hrambe elektronskega gradiva dovoljeno ohranjanje enakovrednih in verodostojnih reprodukcij gradiva namesto dosedanjega izključnega ohranjanja izvirnega gradiva. Predpisi določajo način izvajanja in tehnološke zahteve oziroma standarde za zajem, pretvorbo, hrambo, dostop, reproduciranje oziroma ohranjanje elektronskega gradiva.

Pravne zahteve, ki se nanašajo na hrambo elektronskega gradiva, so torej jasne, jasno pa je opredeljena tudi njegova veljavnost in dokazna vrednost. Zadnje je bilo v osnovi urejeno že v Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu /ZEPEP/, ki je z določilom, da se podatkom v elektronski obliki ne sme odreči veljavnosti ali dokazne vrednosti samo zato, ker so v elektronski obliki, in izenačitvijo elektronskega podpisa z lastnoročnim, postavil temelje elektronskega poslovanja.

Predpisi, ki urejajo poslovanje z dokumentarnim gradivom v vzgojno-izobraževalnih zavodih

Po Zakonu o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja so vzgojno-izobraževalni zavodi tisti zavodi, ki kot pretežno dejavnost izvajajo programe za predšolske otroke, javno veljavne izobraževalne programe, javno veljavne vzgojne programe domov za učence in dijaških domov ter javno veljavne programe za predšolske otroke s posebnimi potrebami oziroma programe vzgoje in izobraževanja za otroke in mladostnike s posebnimi potrebami. Tako med javno izobraževalne zavode štejemo vrtce, osnovne šole, nižje in srednje poklicne šole, zavode za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami, glasbene šole, srednje tehniške in srednje strokovne šole, splošne in strokovne gimnazije, višje strokovne šole in domove za učence in dijake.

Za vzgojno-izobraževalne zavode so ključni tudi predpisi, ki urejajo poslovanje z dokumentarnim gradivom in določajo vrsto dokumentacije, namen in način zbiranja podatkov ter vodenje in shranjevanje dokumentacije, postopke ravnanja s podatki iz te dokumentacije in postopke izdajanja javnih listin o izobraževanju itd. V nadaljevanju je izpostavljenih nekaj vidnejših:

Zakon o vrtcih

Ureja predšolsko vzgojo, ki poteka v javnih in zasebnih vrtcih in opredeljuje naloge vrtcev, cilje in načela, vrste možnih programov v vrtcih, financiranje, pogoje za izobrazbo strokovnih delavcev, delovno obveznost vzgojitelja in pomočnika vzgojitelja, zbiranje in varstvo osebnih podatkov v vrtcu ipd. Dokumentacijo, ki jo mora voditi vrtec, določa Pravilnik o dokumentaciji v vrtcu. Vrtec poleg dokumentacije, določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi. Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje, sprejet na podlagi Zakona o vrtcih, se npr. uporablja za posamezne evidence osebnih podatkov, ki jih vrtec vzpostavi in vodi skladno z zakonom. Določa podrobnejša navodila o načinu zbiranja osebnih podatkov, ki jih vsebujejo zbirke po Zakonu o vrtcih zaradi tega, da se preprečijo nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Pravilnik določa tudi vzpostavitev in vodenje ter vzdrževanje evidenc, posredovanje osebnih podatkov o otrocih in njihovih starših, določanje delavcev, pooblaščenih za obdelavo osebnih podatkov, uničenje osebnih podatkov in pravice staršev v zvezi z zbirkami osebnih podatkov. Uporablja se tudi za dokumentacijo otrok s posebnimi potrebami, ki so na podlagi odločbe o usmeritvi vključeni v vrtec.

Pomembno: Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje določa, da mora vrtec evidence, ki jih vodi s sredstvi za avtomatsko obdelavo podatkov, hraniti in vzdrževati tudi v obliki natisnjenega računalniškega izpisa evidence in kot rezervno kopijo v elektronski obliki.

Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli

Dokumentacijo, ki jo določa ta pravilnik, se vodi oziroma izdaja za program osnovne šole, za prilagojene izobraževalne programe osnovne šole, za posebni program vzgoje in izobraževanja, za izobraževalni program osnovne šole za odrasle, za vzgojne programe. Pravilnik natančneje določa tudi dokumentacijo za izvajanje vzgojno-izobraževalne dejavnosti v bolnišnici. Dokumentacijo, ki jo določa ta pravilnik, se v šolah in zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok s posebnimi potrebami ter za učence, ki se izobražujejo na domu, uporablja smiselno.

Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju

Po določbah tega pravilnika morajo ravnati vsi pravni subjekti, vpisani v razvid pri ministrstvu za šolstvo in šport, ki izvajajo srednješolsko izobraževanje dijakov oziroma vajencev po javnoveljavnih izobraževalnih programih v celoti ali po delih ne glede na njihovo statusno oziroma organizacijsko obliko. Poleg tega, da pravilnik določa vrsto šolske dokumentacije, namen in način zbiranja podatkov ter vodenje in shranjevanje šolske dokumentacije, postopke ravnanja s podatki iz te dokumentacije in postopke izdajanja javnih listin o izobraževanju dijakov in vajencev (v nadaljevanju: dijak) po javnoveljavnih izobraževalnih programih v nižjem in srednjem poklicnem, srednjem strokovnem in splošnem srednjem izobraževanju, opredeljuje tudi vodenje evidenc v elektronskem mediju.

Pomembno: Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju določa, da morajo šole, ki izvajajo srednješolsko vzgojo in izobraževanje evidence, ki jih vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.

Pravilnik o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah

Ta pravilnik določa splošno dokumentacijo in dokumentacijo o poteku vzgojno-izobraževalnega dela, o delu strokovnih delavcev in organov šole, določa javne listine in drugo dokumentacijo, ki jo mora glasbena šola voditi oziroma izdajati učencem. V skladu z zakonom o glasbenih šolah se smiselno uporablja tudi v zasebnih glasbenih šolah, ki so vpisane v razvid izvajalcev javnoveljavnih programov osnovnega glasbenega in plesnega izobraževanja pri ministrstvu, pristojnem za šolstvo.

Pomembno: Glasbena šola mora evidence oziroma dokumentacijo, ki jih vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih kopijah, tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.

Uredba o upravnem poslovanju

V delu, ko šole na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, pa so relevantne tudi določbe Uredbe o upravnem poslovanju /UUP/ in pripadajočih pravilnikih:

• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju,
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi,
• Pravilnik o opravljanju strokovnega izpita iz upravnega poslovanja.

Pri uvajanju hrambe elektronskega gradiva pa so bistvene tudi določbe nekaterih drugih predpisov. Tu gre predvsem za nekatere procesne predpise, ki vsebujejo tudi določbe, kakšno gradivo v postopkih nastaja. Takšen predpis je na primer Zakon o splošnem upravnem postopku /ZUP-UPB2/. Določbe o tem, kakšno gradivo nastaja pri poslovanju šol (ponekod tudi, kako dolgo naj se hrani), pa vsebujejo tudi nekateri drugi predpisi s procesnimi določbami, kot na primer Zakon o javnem naročanju /ZJN-2/, Zakon o javnih uslužbencih / ZJU-UPB3/ in drugi.

Poleg UVDAG in ZVDAGA pa ne smemo spregledati predpisov, ki tudi vsebujejo določbe o gradivu, zaradi:

• posebnega pomena za državno varnost in varovanje državnih interesov – npr. Zakon o tajnih podatkih /ZTP-UPB2/;
• interesov demokratičnosti in preglednosti – npr. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja /ZDIJZ-UPB2 /;
• interesa varovanja zasebnosti in dostojanstva posameznika – npr. Zakon o varstvu osebnih podatkov /ZVOP-1-UPB1/ in na njegovi podlagi različni pravilniki o zbiranju in varstvu osebnih podatkov (npr. na področju predšolskega, osnovnošolskega izobraževanja).

Določbe, ki se posredno ali neposredno nanašajo na dokumentarno gradivo, upravljanje z njim in njegovo hrambo, pa najdemo seveda še v številnih drugih predpisih, zaradi preobsežnosti pa na tem mestu niso navedeni.

Dokumentarno in arhivsko gradivo v VIZ

Poslovanje vrtcev in šol ter njihove aktivnosti so, tako kot pri drugih javnopravnih osebah, v veliki meri natančno predpisani, s tem pa tudi, kakšno gradivo se pri tem ustvarja in kako dolgo ga moramo hraniti. Gradivo pa ne nastaja zgolj pri pedagoškem delu, temveč tudi pri siceršnjem poslovanju VIZ. Vsako delo VIZ, kadar opravlja upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje pregledovati in preverjati njegove pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb.

Dokumentarno gradivo

Dokumentarno gradivo so zapisi, pomembni za poslovanje VIZ, ne glede na njihovo obliko, nosilce ali pravno veljavo, ki so bili prejeti ali nastajajo pri delu, vse evidence o njih in posebne (uradne) evidence ter vse vrste dokumentacij. V kontekstu tega med šolsko dokumentacijo sodijo:

• javne listine, ki jih VIZ izdaja učencem oziroma dijakom v zvezi z izobraževanjem;
• z zakonom določene evidence (uradne evidence);
• vsako gradivo, ki ga šola na kakršen koli način prejme (npr. po navadni ali elektronski pošti, preko spleta). Pri tem ni pomembno, na kakšnem nosilcu je zapisan niti v kakšni obliki, le da ga je mogoče razbrati, reproducirati in je po svoji vsebini toliko pomembno, da ga je treba evidentirati in s tem za nas postane dokument;
• drugi dokumenti, v katerih in na podlagi katerih nastajajo podatki, ki se vpisujejo v uradne evidence, ali s katerimi strokovni delavci oziroma organi VIZ načrtujejo, organizirajo in izvajajo svojo izobraževalno dejavnost.

Pomembno: Kako dolgo posamezno gradivo hranimo, je določeno v predpisih, ki urejajo posamezne vrste gradiva.

Arhivsko gradivo

Pomembno: Arhivsko gradivo ima trajen pomen za znanost, kulturo in trajen pomen za pravno varnost države, njenih inštitucij ali posameznikov.

S šolskimi predpisi je določeno, da mora šola v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena. Dokumentacijo, ki jo šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov. Šola lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in hranjenje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem območju.

Pomembno: Arhivsko gradivo se na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnega arhiva najkasneje v roku 30 let od nastanka odbere iz dokumentarnega gradiva.

Šola mora izročiti arhivsko gradivo v originalu, urejeno, popisano, v zaokroženih in kompletnih celotah ter tehnično opremljeno. Za arhivsko gradivo v elektronski obliki izda pristojni arhiv posebna navodila o obliki, nosilcu in načinu izročitve v skladu z enotnimi tehnološkimi zahtevami.

Le z zadovoljivim varstvom dokumentarnega gradiva bomo omogočili ohranjanje arhivskega gradiva, saj mu pri urejenem upravljanju posvečamo večjo skrb in preprečujemo njegovo uničenje ali izgubo, še posebej pri uporabi sodobnih digitalnih nosilcev zapisov.

Kako organizirati urejeno upravljanje dokumentarnega gradiva

Pomembno: Urejeno upravljanje dokumentarnega gradiva je pogoj za uspešno poslovanje šole, saj omogoči večjo učinkovitost, preglednost, hitrejšo komunikacijo, varnost zaposlenih šole ter ne nazadnje njen večji ugled. Za ureditev tega področja je ravnatelj, na šolah, kjer sta funkciji pedagoškega vodje in poslovodnega organa ločeni, pa tudi direktor (v nadaljnjem besedilu: ravnatelj).

To velja ne glede na to, ali je gradivo zgolj v papirni ali tudi v elektronski obliki. Z Uredbo o upravnem poslovanju in pripadajočih predpisov so v javni upravi natančno predpisani:

• posamezni postopki pisarniškega poslovanja od prejema ali nastanka gradiva, njegovega celotnega urejenega in evidentiranega življenjskega cikla do hrambe v zbirkah (npr. razvrščanja (klasificiranja) po vsebini, dodeljevanja v reševanje (signiranje)), odbiranja arhivskega za izročitev pristojnemu javnemu arhivu in uničenja nepotrebnega,
• podlage vsebinske ureditve gradiva z obveznim okvirnim klasifikacijskim načrtom in izhodišča za določanje rokov hrambe posameznih vsebinskih sklopov,
• obvezni elementi evidence dokumentarnega gradiva in njeno vodenje z informacijskim sistemom ter vsebinsko opremljanje fizičnih dokumentov in zadev (prejemno štampiljko in ovoj zadeve) oz. njihove tehnične opreme.

Pomembno: Za celovit pregled nad gradivom je najbolje organizirati vodenje upravljanja gradiva, ki nastaja pri poslovanju šole, na enem skupnem mestu, kjer se bodo izvajale vse glavne naloge v zvezi z gradivom (sprejem, odprema, vodenje evidenc in varna hramba). V javni upravi, s tem pa tudi za VIZ, je za to predpisana »glavna pisarna«, v VIZ pa to vlogo lahko prevzame tudi tajnica VIZ.

Zbirke dokumentarnega gradiva

Urejeno upravljanje z gradivom bomo dosegli tudi tako, da bomo gradivo hranili v ustreznih, med seboj ločenih zbirkah, in sicer:

• najprej v t.i. zbirki nerešenih zadev, ki predstavlja gradivo v času in na kraju porajanja pri delu posameznikov;
• nato v tekoči zbirki, ki predstavlja gradivo zaključenih delovnih nalog, vendar bomo to gradivo kasneje še potrebovali, morda tudi dopolnjevali ali reaktivirali. Zato ga obdržimo v glavni pisarni;
• in nazadnje v stalni zbirki: predstavlja »arhiv« šole in zanj je zadolžena glavna pisarna. Dostop do tega gradiva pa mora biti nadzorovan in dokumentiran.

Koristno: Za dostop do stalne zbirke določimo pooblaščenega zaposlenega (arhivar, skrbnik stalne zbirke), ki ima edini omogočen samostojni dostop do gradiva. Pri elektronskem gradivu to zagotovimo s kontroliranimi uporabniškimi dovoljenji, avtorizacijo vpogledov in ustvarjanjem metapodatkov, ki omogočajo revizijske sledi posegov.

Roki hrambe šolske dokumentacije

Roki hrambe šolske dokumentacije so določeni z različnimi predpisi kot npr. Pravilnikom o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju. Če predpisov ni, se roki hrambe določijo skladno s predpisi, na podlagi katerih je mogoče sklepati na dobo hrambe. Če tudi teh predpisov ni, se roki hrambe določijo skladno z izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa je bilo oziroma bo gradivo potrebno za poslovanje in delo ter s konkretnimi potrebami poslovanja oziroma dela ustanove ali posameznika. Roke hrambe navedemo v načrt klasifikacijskih znakov. Z istim pravilnikom je tudi določeno, da je šola dolžna zbrisati oziroma uničiti osebne podatke oziroma dokumente z osebnimi podatki, ki jim je potekel predpisani rok hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njihove vsebine oziroma jih ponovno uporabljati v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov.

Notranja organizacija in usposobljenost zaposlenih ter njihove vloge

Šola mora zajem in hrambo elektronskega gradiva organizirati tako, da se notranje organizira in ustrezno usposobi zaposlene, ki delajo z dokumentarnim gradivom, in s tem omogoči:

• visoko stopnjo urejenosti (postavljene usmeritve, pravila in postopki),
• splošno zavedanje vseh zaposlenih v šoli o pomenu varstva informacij in dosledno izvajanje varnostnih pravil,
• kompetentnost in dodatno usposobljenost zaposlenih v šoli za delo z informacijsko opremo in njeno kakovostno podporo ter
• reden nadzor nad izvajanjem.

Pomembno: Šola mora v internih aktih opredeliti svojo notranjo organizacijo in delovna mesta, povezana z zajemom in hrambo elektronskega gradiva ter za njih opredeliti pristojnosti, dela in naloge ter pogoje za zasedbo.

Zaposleni v šoli, ki delajo z dokumentarnim in arhivskim gradivom in morajo na podlagi zakona predajati arhivsko gradivo pristojnim arhivom, morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnih arhivih. Poleg zahtevanih pogojev glede osnovne izobrazbe morajo imeti še posebno strokovno znanje s področij pravnih predpisov, upravljanja z dokumentarnim gradivom v fizični in elektronski obliki, informatike in arhivistike v najširšem smislu. To znanje dokazujejo z opravljenim preizkusom strokovne usposobljenosti in s predložitvijo dokazil o dodatnih izobraževanjih.

Pomembno: Tovrstna usposabljanja periodično organizirajo pristojni arhivi in na osnovi tega tudi možnost opravljanja strokovnega izpita, kar je opredeljeno s posebnim pravilnikom. Vse informacije v povezavi s tem objavlja Arhiv RS na svoji spletni strani v rubriki »Novice«, regionalni arhivi pa na svojih spletnih straneh.

Pridobljeno dodatno strokovno znanje se na tri leta po opravljenem preizkusu strokovne usposobljenosti ocenjuje s kreditnimi točkami, ki jih različnim strokovnim usposabljanjem (npr. seminarji, konference) podeljuje Arhiv RS.

Koristno: Pregled dodeljenih kreditnih točk je dostopen na spletni strani Arhiva RS http://www.arhiv.gov.si/si/e_hramba_dokumentarnega_gradiva/strokovno_usposabljanje/spisek_dogodkov/.

Strokovna usposabljanja lahko izvajajo Arhiv RS, regionalni arhivi ali druge osebe oz. organizacije.

Pomembno: Če zaposleni v treh letih od strokovnega preizkusa ne pridobi ustreznega števila kreditnih točk, se šteje, da mora v roku enega leta ponovno opravljati preizkus, v nasprotnem primeru mu preneha priznanje strokovne usposobljenosti po pravilniku.

Evidenco preizkusov strokovne usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb vodijo pristojni arhivi.

Učinkovita hramba elektronskega dokumentarnega gradiva

Za učinkovito elektronsko hrambo moramo zagotoviti, da bodo izpolnjene potrebe, zaradi katerih je gradivo nastalo ali ga hranimo. Mednje je mogoče šteti najmanj:

• dokazovanje pravnih, finančnih in podobnih stanj,
• dokazovanje sprejemanja in izvajanja poslovnih odločitev,
• dokazovanje izvedbe poslovnih procesov in načina njihovega izvajanja,
• ohranitev kulturne dediščine v obliki vseh vrst zapisov.

Vse to bomo dosegli s tem, da bo gradivo ves čas hrambe dostopno, njegova vsebina pa uporabna in predvsem nespremenljiva (celovita) in verodostojna (avtentična). V vsakem primeru pa je predpogoj za doseganje učinkovite elektronske hrambe, da bomo predhodno dobro organizirali upravljanje z gradivom.

Zakonske obveznosti šole

Dokumentacijo, ki jo šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora šola hraniti in varovati v prvi vrsti po predpisih o arhivskem gradivu (ZVDAGA). Šola je tako dolžna, da skrbi za ohranjanje, materialno varnost, celovitost in urejenost dokumentarnega gradiva, ki ga prejema ali nastaja pri njenem delu, dokler ni iz tega gradiva odbrano arhivsko gradivo. Pri tem je pomembno, da se pristojnemu arhivu kot strokovnemu organu zagotovi možnost, da si ogleda stanje dokumentarnega gradiva v šoli in da ima možnost, da si pridobi vse tiste podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu.

Ko pa je arhivsko gradivo že odbrano, je šola dolžna še naprej zagotavljati hrambo tistega dokumentarnega gradiva, ki mu še ni potekel rok hrambe.

Tudi ob samem prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv mora šola sodelovati z arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, njena naloga pa je še odbiranje javnega arhivskega gradiva iz

dokumentarnega gradiva po navodilih arhiva, izdelava seznama odbranega gradiva in izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu.

Šola mora, če zajema in hrani gradivo v elektronski obliki, izpolnjevati določene zakonske zahteve, ki so opisane v nadaljevanju.

Usposobljenost zaposlenih

Zaposlene, ki delajo z dokumentarnim in arhivskim gradivom in morajo na podlagi zakona predajati arhivsko gradivo pristojnim arhivom, mora šola ustrezno usposobiti (glej tudi poglavje Notranja organizacija in usposobljenost zaposlenih in njihove vloge).

Zagotavljanje ustreznih pogojev za dolgoročno hrambo gradiva

Šola je dolžna varovati šolsko dokumentacijo in osebne podatke, vsebovane v evidencah, pri njihovem nastajanju, zbiranju, obdelovanju, shranjevanju, uporabi in posredovanju kot zaupno gradivo proti poškodovanju ali odtujitvi oziroma nepooblaščenemu dostopu in uporabi podatkov iz te dokumentacije v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov in arhivskem gradivu. Za uresničevanje varovanja podatkov mora ravnatelj šole s posebnim notranjim zaupnim aktom določiti osebe, pooblaščene za ravnanje s temi podatki, prostore in naprave, postopke in ukrepe ter opredeliti način izvedbe varovanja teh podatkov v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov.

Ne glede na obliko gradiva (fizična ali elektronska), mora šola zagotoviti ustrezne pogoje za hrambo gradiva. Podobno, kot so predpisani ustrezni pogoji za hrambo gradiva v papirni obliki, veljajo tudi za elektronsko gradivo. Sem štejemo tako ustrezno varovane prostore kot uporabo ustrezne infrastrukturne opreme (strojno in programsko opremo), klimatske pogoje, zavarovanje pred nepooblaščenimi dostopi in okoljskimi nevarnostmi (npr. požar, poplava), izdelavo varnostnih kopij podatkov v elektronski obliki (glede na vrsto gradiva ustrezno število varnostnih kopij na različnih, geografsko ločenih lokacijah (pri arhivskem gradivu na vsaj dveh dodatnih lokacijah)) in še vrsto drugih varnostnih ukrepov.

Šola mora zagotoviti, da bo dokumentarno gradivo v elektronski obliki hranjeno v obliki za dolgoročno hrambo, če je njegova hramba predpisana za obdobje več kot petih let. Ker ima vsaka hramba za cilj ohranjati učinke gradiva za celotno obdobje hrambe, morajo oblike (formati) in nosilci zapisa ter postopki hrambe zagotavljati uporabnost, dostopnost, celovitost in avtentičnost gradiva. Z UVDAG so opredeljene primerne oblike in nosilci zapisa za dolgoročno hrambo ter drugi ukrepi za zmanjšanje tveganj v zvezi z dostopnostjo, uporabnostjo, celovitostjo in avtentičnostjo vsebine elektronsko hranjenega gradiva.

Odbiranje in izročanje javnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu

S šolskimi predpisi je določeno, da mora šola v rokih in po navodilih pristojnega arhiva odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena. Dokumentacijo, ki jo šola trajno hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem gradivu in varstvu osebnih podatkov. Šola lahko v soglasju z ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in hranjenje dokumentacije zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem območju.

Šola mora odbrati in izročiti javno arhivsko gradivo pristojnemu arhivu najkasneje 30 let po nastanku gradiva. Pri tem mora s pristojnim arhivom sodelovati že pri sami izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva in na njihovi podlagi odbrati javno arhivsko gradivo iz dokumentarnega gradiva ter ga izročiti pristojnemu arhivu. Za izvajanje teh obveznosti mora šola zagotavljati ustrezne materialne, kadrovske in finančne pogoje ter določiti osebo, odgovorno za izvajanje teh obveznosti.

Pomembno: Ravnatelj šole mora imenovati posebno komisijo za izločanje in odbiranje, praviloma sestavljeno iz delavcev glavne pisarne in delavcev, ki rešujejo zadeve iz vsebinskega področja, na katerega se nanaša dokumentarno gradivo.

Komisija za izločanje in odbiranje:

• določi, katero gradivo se izloči iz zbirke dokumentarnega gradiva, in o tem sestavi zapisnik. Najmanj vsakih 5 let izloči ali izbriše iz stalne zbirke dokumentarno gradivo, ki mu je potekel rok hrambe in je bilo predhodno iz njega odbrano arhivsko in trajno dokumentarno gradivo. Pri tem skrbi, da se ne izloči dokumentarnega gradiva, za katero je pristojni arhiv določil, da ima lastnosti arhivskega gradiva;
• najmanj vsakih 5 let odbere arhivsko in trajno gradivo šole. Pisno obvesti pristojni arhiv o začetku odbiranja arhivskega iz dokumentarnega gradiva in navede, iz katerih letnikov dokumentarnega gradiva bo odbrala gradivo v skladu z navodilom pristojnega arhiva.
• svoje naloge opravlja skladno s pisnimi navodili in dodatnimi navodili pristojnega arhiva.
• mora poskrbeti, da se izločeno dokumentarno gradivo, ki vsebuje zaupne oziroma tajne podatke (in osebne podatke), tako uniči, da ga ni več mogoče prebrati. Na enak način mora šola uničiti tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.

Pomembno: Šola krije stroške v zvezi z odbiranjem, tehnično opremo in izročanjem arhivskega gradiva pristojnemu arhivu.

Priprava, sprejem in potrditev notranjih pravil za zajem in elektronsko hrambo

Pomembno: Skladno s predpisi mora šola, če bo zajemala ali hranila gradivo v elektronski obliki, pripraviti notranja pravila za zajem in hrambo elektronskega gradiva, ki jih mora potrditi ravnatelj šole in s tem sprejeti kot interni pravni akt. Tako potrjena notranja pravila mora šola obvezno dati v potrditev v Arhiv RS.

Z notranjimi pravili šola ureja zajem in hrambo elektronskega gradiva. Vsebina notranjih pravil je določena s 5. členom UVDAG. Kot pripomoček pri izdelavi notranjih pravil kot tudi kasneje pri preverjanju njihovega izvajanja je Arhiv RS izdelal poseben kontrolni seznam, ki je objavljen na njegovi spletni stranki. Po potrditvi notranjih pravil Arhiva RS jih mora šola dokazljivo izvajati.

ZVDAGA predvideva tudi drugo možnost, in to je, da šola privzame vzorčna notranja pravila, ki so jih pripravile druge osebe za svojo uporabo ali za širšo uporabo in jih potrdile pri Arhivu RS kot svoja. Šola mora takšna notranja pravila privzeti v celoti in brez kakršnih koli sprememb ali dopolnitev. V tem primeru se šteje, da so tako privzeta notranja pravila šole od Arhiva RS že potrjena.

Koristno: Priprava vzorčnih notranjih pravil je prav gotovo smiselna, saj šole običajno nimajo zadostnih lastnih virov za tovrstne naloge. Eden izmed mogočih načinov bi bil, da ministrstvo za šolstvo pripravi vzorčna notranja pravila za šole. Drugi način pa bi bil, da se šole organizirajo in oblikujejo delovno skupino, ki bi pripravila vzorčna notranja pravila, ki bi jih lahko potem posamezne šole privzele. Prevzem enotnih vzorčnih notranjih pravil posamezne šole, potrjenih pri Arhivu RS, pa bi prav gotovo imel vpliv tudi na poenotenje poslovanja šol.

Uporaba akreditirane strojne in programske opreme ter storitev za zajem in elektronsko hrambo

Pomembno: Šola mora za zajem in elektronsko hrambo uporabljati akreditirano strojno in programsko opremo ter storitve za področje zajema in elektronske hrambe.

Akreditacija je postopek, s katerim Arhiv RS prizna skladnost ponujene opreme oziroma storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev z veljavnimi predpisi. Temeljna podlaga za izvajanje postopkov akreditacije so splošni pogoji za izvajanje akreditacije, ki jih je v skladu z ZVDAGA izdal Arhiv RS in so objavljeni na njegovi spletni strani. Tam so objavljeni tudi kontrolni seznami, na podlagi katerih Arhiv RS preverja skladnost strojne in programske opreme s predpisi. Ker v njih lahko najdemo, kakšnim zahtevam mora ustrezati strojna in programska oprema oz. storitve, povezane z zajemom in hrambo, so lahko dober pripomoček šolam, kadar nabavljajo ali najemajo opremo oz. storitve.

Pomembno: Šola lahko za izvajanje zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalne storitve najema samo tiste ponudnike, ki so registrirani pri Arhivu RS in objavljeni v registru na njegovi spletni strani. Za izvajanje zajema in hrambe elektronskega gradiva mora uporabljati samo akreditirano strojno in programsko opremo.

(Ponudnik je vsaka pravna ali fizična oseba, ki na trgu drugim osebam odplačno ali neodplačno omogoči uporabo strojne ali programske opreme za zajem oziroma hrambo gradiva v elektronski obliki ali izvajanje spremljevalnih storitev.)

V kategoriji ZAKONODAJA/ADMINISTRACIJA so na voljo naslednji pravni predpisi:

• Enotne tehnološke zahteve /ETZ/ (različica 1.0, Arhiv RS, 1. 12. 2006); dostop na spletni strani: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/E-ARHIVI/obrazci/ETZ.pdf.
• Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje
• Pravilnik o dokumentaciji v vrtcu
• Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli
• Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju
• Pravilnik o šolski dokumentaciji v glasbenih šolah
• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom
• Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom
• Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja
• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju
• Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi
• Pravilnik o opravljanju strokovnega izpita iz upravnega poslovanja
• Uredba o upravnem poslovanju
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva
• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu /ZEPEP/
• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih /ZVDAGA/
• Zakon o vrtcih
• Zakon o splošnem upravnem postopku
• Zakon o tajnih podatkih /ZTP-UPB2/
• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja
• Zakon o varstvu osebnih podatkov
• Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja

Pojmovnik

Zakon o spremembi zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih

Predlog Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju novela ZVDAGA-A) je najprej sprejela Vlada RS, po predpisani parlamentarni proceduri pa 28. 1. 2014 še Državni zbor RS. Še isti dan, ko ga je potrdil Državni svet RS, je bila vložena pobuda za začetek postopka za razpis referenduma, zato je bilo izvajanje novele ZVDAGA-A zadržano vse do izvedbe zakonodajnega referenduma, ki je potekal 8. junija 2014. Glede na izid tega referenduma zdaj ni več ovir in je v drugi polovici julija 2014 novela ZVDAGA-A začela veljati.

V nadaljevanju na kratko o tem, kakšne spremembe prinaša novela ZVDAGA-A v dolgoročno hrambo gradiva v digitalni obliki.

Načela varne hrambe gradiva v digitalni obliki

Novela ZVDAGA-A ne odstopa od načel osnovnega zakona (načelo ohranjanja dokumentarnega gradiva oziroma uporabnosti njegove vsebine, načelo trajnosti, načelo celovitosti, načelo dostopnosti, načelo varstva kulturnega spomenika). Na novo pa opredeljuje predmet varstva, in sicer ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva, veljavnost oziroma dokazno vrednost takega gradiva, varstvo javnega in zasebnega arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika, dostop do arhivskega gradiva v arhivih in pogoje za njegovo uporabo, naloge javne arhivske službe ter nadzor nad izvajanjem tega zakona in predpisov, izdanih na njegovi podlagi.

Pojmovnik

V 2. členu novele so spremenjeni in dopolnjeni pomeni izrazov v skladu z razvojem stroke in uveljavljanjem v praksi, pa tudi zaradi lažjega razumevanja in poenostavitve. Definicije določenih izrazov so zgolj spremenjene in dodanih je nekaj novih definicij.

Obrazci, vzorci, preglednice

Podrobnejše razlike so razvidne iz tabele, ki ji najdete v kategoriji OBRAZCI, VZORCI, PREGLEDNICE/ADMINISTRACIJA.

Sprejemanje podzakonskih aktov

Doslej je, skladno z 91. členom ZVDAGA, enotne tehnološke zahteve pripravljal in sprejemal Arhiv RS. Po noveli zakona so enotne tehnološke zahteve dvignjene na nivo pravilnika, ki ga bo sprejemal minister, pristojen za arhive (zdaj je to Ministrstvo RS za kulturo). (ZVDAGA-A, 17. člen, 2. odstavek). 

Spletne strani

Jasneje je opredeljeno določilo glede spletnih strani. Po ZVDAGA je veljalo, da je en izvod spletnih objav javnopravnih oseb javno arhivsko gradivo, ki ga je treba predati pristojnemu arhivu. Novela ZVDAGA-A pa določa, da se spletne objave javnopravnih oseb lahko štejejo kot javno arhivsko gradivo (ni pa nujno, to bo predmet valorizacije gradiva med pristojnimi arhivisti). Isti člen tudi določa, da ob izročitvi gradiva v digitalni obliki pristojni arhiv z dodatnim strokovno-tehničnim navodilom, ki ga izda najkasneje ob začetku odbiranja arhivskega gradiva kot del pisnih strokovnih navodil iz 34. člena zakona, predpiše tudi obseg, postopek in način izročitve gradiva ter oblike in nosilce zapisov.

Izločanje in uničevanje izvirnega dokumentarnega gradiva

V noveli ZVDAGA-A je dodano določilo, ki javnopravnim osebam predpisuje način izločanja in uničevanja izvirnega dokumentarnega gradiva, ki nima lastnosti arhivskega gradiva. Po preteku rokov hranjenja morajo namreč o nameravanem uničenju obvestiti pristojni arhiv, kadar bo ta zahteval to v pisnih strokovnih navodilih iz 34. člena zakona. V ta namen mora arhiv imenovati komisijo in ta mora gradivo, ki ga namerava uničiti, popisati, postopek uničenja pa dokumentirati z zapisnikom na podlagi tega popisa. Šele v 30 dneh po sestavi tega zapisnika o izločitvi in uničenju ter obvestilu pristojnemu arhivu, če ga ta zahteva v pisnih strokovnih navodilih iz 34. člena ZVDAGA, lahko javnopravna oseba gradivo uniči oziroma odda v industrijsko predelavo, če pristojni arhiv ne določi drugače. Vsebina zapisnika in popisa bo podrobneje določena z uredbo.

Notranja pravila za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve

Najpomembnejšo spremembo v primerjavi s prejšnjo ureditvijo dolgoročne e-hrambe prinaša novela ZVDAGA-A glede ureditve sprejema in potrjevanja notranjih pravil. 

Priprava in organizacija zajema in hrambe

Javnopravna oseba, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, ponudnik storitve zajema in hrambe oziroma spremljevalnih storitev in osebe, ki želijo uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva v skladu z določbami 31. člena zakona, morajo upoštevati naslednje faze priprave oziroma organizacije zajema in hrambe:

• priprava na zajem in hrambo;
• priprava in sprejem notranjih pravil za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki;
• spremljanje izvajanja notranjih pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z notranjimi pravili;
• spremembe in dopolnitev notranjih pravil zaradi spremembe veljavnih predpisov, tehnološkega napredka, spoznanj stroke ali ugotovitev pomanjkljivosti pri internem nadzoru.

Obseg in izvedba navedenih faz priprave oziroma organizacije zajema in hrambe bosta podrobneje predpisana z enotnimi tehnološkimi zahtevami, ki dobivajo z novelo ZVDAGA-A status pravilnika, ki ga sprejema minister, pristojen za arhive. 

Priprava in sprejem notranjih pravil

Sprejem in potrjevanje notranjih pravil ostajata zavezujoča za javnopravno osebo, ki bo zajemala ali hranila gradivo v digitalni obliki, in ponudnika storitev zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev. Druge osebe sprejmejo notranja pravila po lastni presoji oziroma če to od njih zahteva drug zakon. Pri tem morajo smiselno upoštevati določbe, ki se nanašajo na pripravo in organizacijo zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki.

Notranja pravila morajo biti skladna z zakonom, pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah, drugimi podzakonskimi predpisi in pravili stroke. Vse osebe, ki sprejmejo notranja pravila, morajo tudi ravnati v skladu z njimi.

Potrjevanje notranjih pravil pri državnem arhivu

Skladnost notranjih pravil s predpisi (ZVDAGA in podrejenimi predpisi) ter pravili stroke bo še vedno preverjal in potrjeval državni arhiv (Arhiv RS).

Spremenjeno pa je določilo glede obveze potrjevanja notranjih pravil. Potrjevanje notranjih pravil je po novem obvezno za:

• javnopravno osebo, ki bo zajemala in hranila gradivo v digitalni obliki, razen organov državne uprave,
• ponudnika storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ter

spremljevalnih storitev, ki bo te storitve izvajal za javnopravne osebe.

Doslej je bilo potrjevanje notranjih pravil upravni postopek, katerega strošek je bila v skladu z Zakonom o upravnih taksah določena upravna taksa. Po noveli ZVDAGA-A ta strošek ostaja le še za javnopravne osebe in ponudnike. Druge osebe še vedno lahko predložijo svoja notranja pravila v potrditev Arhivu RS, vendar bodo stroške preverjanja skladnosti nosile same.

Rok veljavnosti potrjenih notranjih pravil

Državni arhiv ob potrditvi notranjih pravil določi rok njihove veljavnosti. Po tem roku morajo osebe notranja pravila spremeniti oziroma dopolniti in jih poslati v vnovično potrditev.

Vzorčna notranja pravila

Novela ZVDAGA-A ohranja možnost vzorčnih notranjih pravil, ki jih lahko določena oseba privzame, če je vzorčna notranja pravila pripravila istovrstna oseba (npr. panožna združenja). Sicer pa še vedno ostaja določilo, da če oseba privzame vzorčna notranja pravila kot svoja, jih mora privzeti v celoti in brez kakršnih koli sprememb ali dopolnitev. Če vzorčna notranja pravila potrdi državni arhiv in jih oseba privzame kot svoja lastna, se šteje, da ta oseba posluje skladno z notranjimi pravili, ki jih je potrdil državni arhiv.

Izvajanje in spremljanje izvajanja notranjih pravil

Vse osebe, ki imajo potrjena notranja pravila, morajo ta pravila tudi obvezno izvajati in to izvajanje tudi spremljati. Novela ZVDAGA-A prinaša spremembo glede spremljanja izvajanja notranjih pravil – to se po novem izvaja le še kot notranje preverjanje. To je obvezno za vse osebe, ki imajo pri Arhivu RS potrjena notranja pravila, in organe državne uprave (brisano je dosedanje zunanje preverjanje). Notranje preverjanje izvajanja notranjih pravil mora biti ustrezno dokumentirano.

Ustreznost spremljanja izvajanja notranjih pravil bo nadzoroval inšpektorat, pristojen za arhivsko gradivo. V povezavi s tem je novo tudi določilo, da bo Vlada RS podrobneje opredelila zahtevano strokovno usposobljenost notranjih presojevalcev in določila obseg, način in dokumentiranje izvedbe tega postopka.

Novelacija notranjih pravil

Jasneje je določena obvezna novelacija notranjih pravil. Ta je obvezna za vse osebe, ki imajo pri Arhivu RS potrjena notranja pravila, in organe državne uprave. Novelacija notranjih pravil se mora izvesti vedno, ko se pri spremljanju izvajanja notranjih pravil ugotovijo pomanjkljivosti, ki ne pomenijo odstopanja od notranjih pravil, temveč pomanjkljivost samih pravil.

Pravna veljavnost gradiva v digitalni obliki

Pomembno spremembo prinaša novela ZVDAGA-A tudi pri določilu, ki se nanaša na priznavanje pravne veljavnosti gradiva v digitalni obliki glede na notranja pravila.

Po novem velja, da se na podlagi zakona vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu z zakonom, njegovimi podzakonskimi predpisi, pri Arhivu RS potrjenimi notranjimi pravili oziroma če drug zakon ne določa drugače. Dosedanji 32. člen zakona, ki je omogočal presojanje enakosti izvirnemu gradivu glede na notranja pravila, ki niso bila potrjena pri državnem arhivu, je z novelo črtan.

Arhivsko gradivo

Nastanek arhivskega gradiva

Z novelo je podrobneje določen trenutek nastanka arhivskega gradiva, in sicer ga za vsako javnopravno osebo posebej določi pristojni arhiv s pisnim strokovnim navodilom za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva. Do trenutka izdaje strokovnega navodila se vse dokumentarno gradivo šteje za arhivsko gradivo v nastajanju in je treba z njim ravnati kot z arhivskim gradivom.

Dokumentarno gradivo pravnih (ki niso javnopravne osebe) in fizičnih oseb, ki ima lastnosti arhivskega gradiva, postane arhivsko gradivo na podlagi odločbe državnega arhiva ali s prevzemom v pristojni arhiv na podlagi druge alineje prvega odstavka 61. člena zakona.

Pravne osebe zasebnega prava in fizične osebe morajo same poskrbeti za hrambo zasebnega arhivskega gradiva, lahko pa ga izročijo pristojnim javnim arhivom v obliki depozita, volijo, podarijo ali prodajo na podlagi druge in tretje alineje prvega odstavka 61. člena zakona.

Hramba arhivskega gradiva v digitalni obliki

Za javnopravne osebe veljavni 36. člen se je spremenil tako, da je hramba arhivskega gradiva v digitalni obliki dovoljena samo kot dolgoročna hramba zajetega gradiva v skladu z notranjimi pravili (prej skladno s strokovnimi navodili pristojnega arhiva).

Odbiranje in izročanje arhivskega gradiva v digitalni obliki pristojnemu arhivu

Ob izročitvi gradiva v digitalni obliki pristojni arhiv z dodatnim pisnim strokovno-tehničnim navodilom, ki ga izda najkasneje ob začetku odbiranja arhivskega gradiva kot del pisnih strokovnih navodil iz 34. člena zakona, predpiše tudi obseg, postopek in način izročitve gradiva ter oblike in nosilce zapisov.

Izvoz ali iznos arhivskega gradiva

Novela ZVDAGA-A jasneje določa odtujitev arhivskega gradiva v smislu izvoza ali iznosa. Trajni izvoz ali iznos arhivskega gradiva je prepovedan, razen ob izmenjavi arhivskega gradiva. Začasni izvoz ali iznos arhivskega gradiva se dovoli za največ eno leto od datuma prehoda državne meje, z možnostjo podaljšanja za največ pet let.

Določilo je pomembno tudi z vidika gradiva v digitalni obliki in sodobnega hranjenja v različnih računalniških oblakih.

Izobrazba in usposobljenost zaposlenih

V noveli ZVDAGA-A je jasneje zapisana obveznost glede zahtevane izobrazbe in usposobljenosti delavcev javnopravnih oseb in zaposlenih pri ponudnikih storitev. Tako morajo imeti uslužbenci javnopravnih oseb, ki upravljajo dokumentarno gradivo, in delavci ponudnikov storitev, ki opravljajo dela zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki ter spremljevalnih storitev, najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu.

Državna informacijsko-komunikacijska infrastruktura za hrambo in upravljanje arhivskega gradiva v digitalni obliki

Pomembno spremembo prinaša novela ZVDAGA-A tudi v 59. členu zakona, ki se nanaša na državno informacijsko-komunikacijsko infrastrukturo. Po noveli pristojni arhivi sami upravljajo skupno informacijsko-komunikacijsko infrastrukturo za vodenje evidenc, hrambo, uporabo arhivskega gradiva v digitalni obliki v arhivih ter skrbijo za učinkovito povezovanje med arhivskimi informacijskimi sistemi in podobnimi sistemi pri varovanju kulturne dediščine v Republiki Sloveniji in Evropski uniji (po stari ureditvi skupaj z ministrstvom, pristojnim za informatizacijo uprave; po stari ureditvi so arhivi skupaj s pristojnim ministrstvom za upravo lahko zgolj na podlagi javnega naročila izbrali usposobljenega ponudnika opreme in storitev za dolgoročno hrambo).

Certificiranje opreme in storitev

Dosedanji zakon je nalagal Arhivu RS akreditacijo opreme in storitev, kar pa ni v skladu z mednarodnim pojmovanjem postopkov akreditacije. Akreditacijo v Sloveniji izvaja Slovenska akreditacija (SA). Izraz »akreditacija« namreč pomeni »potrditev, ki se nanaša na organ za ugotavljanje skladnosti in jo izda tretja stranka ter z njo formalno priznava njegovo usposobljenost za izvajanje specifičnih nalog ugotavljanja skladnosti«. Iz zapisanega sledi, da lahko akreditacijo pri SA pridobi Arhiv RS, na podlagi te akreditacije pa izvaja certificiranje opreme in storitev. Zato novela ZVDAGA-A v vseh členih zamenjuje izraz akreditacija z izrazom certifikacija.

Novela ZVDAGA-A zavezuje ponudnike storitev zajema in hrambe dokumentarnega gradiva v digitalni obliki ter ponudnike spremljevalnih storitev, da morajo za varstvo arhivskega gradiva v digitalni obliki uporabljati samo pri državnem arhivu v skladu s 85. členom zakona certificirano opremo in storitve.

Certifikacija opreme in storitev

V akreditacijo (po novem certifikacijo) novela ZVDAGA-A prinaša pomembno racionalizacijo postopkov preverjanja skladnosti strojne opreme z zahtevami zakona. Certifikat za strojno opremo se podeli trajno, za programsko opremo in storitve zajema, hrambe in spremljevalne storitve pa za eno leto z možnostjo podaljšanja.

Sankcioniranje nespoštovanja zakonskih določil

Novela ZVDAGA-A prinaša tudi pomembno novost glede sankcioniranja nespoštovanja zakonskih določil. Tako so določene sankcije (od 2000 do 5000 evrov pravna oseba, od 500 do 2000 evrov odgovorna oseba pravne osebe), če zaposleni nimajo opravljenega preizkusa strokovne usposobljenosti iz 39. člena zakona (velja za javnopravne osebe in ponudnike storitev). Dodatno je določena sankcija (od 2000 do 5000 evrov pravna oseba, od 500 do 2000 evrov odgovorna oseba pravne osebe) za javnopravne osebe in ponudnike storitev zajema in hrambe gradiva v digitalni obliki oziroma spremljevalnih storitev, če ne sprejmejo notranjih pravil ali če pri zajemu in hrambi dokumentarnega ali arhivskega gradiva ne ravnajo v skladu s svojimi notranjimi pravili oziroma ne izpolnjujejo predpisanih enotnih tehnoloških zahtev. Enaka sankcija (od 2000 do 5000 evrov pravna oseba, od 500 do 2000 evrov odgovorna oseba pravne osebe) je določena, če za varstvo arhivskega gradiva osebe iz 18. člena zakona ne uporabljajo programske in strojne opreme v skladu s splošnimi pogoji iz 71. člena zakona oziroma ne uporabljajo certificirane opreme ali storitev iz 72. člena novele ZVDAGA-A.

Prehodno obdobje

Skladno s prehodnimi in končnimi določbami novele ZVDAGA-A je določen rok za izdajo podzakonskih predpisov in prilagoditev najkasneje šest mesecev od začetka veljavnosti novele. Zavezanci po zakonu morajo uskladiti notranja pravila s tem zakonom v šestih mesecih od začetka veljavnosti podzakonskih predpisov.