Roki hranjenja dokumentarnega gradiva v vzgojno-izobraževalnih zavodih

37
38

Pomembno: Včasih zakoni, predpisi in klasifikacijski načrt navajajo za enak dokument različne roke hrambe, v takih primerih je smiselno uporabiti rok hrambe, ki je najdaljši.

Gradivo, ki ima določen rok hrambe označen z leti 2, 4, 5, 10, 20

Z znaki 2, 4, 5, 10, 20 je označeno gradivo, ki ima določen rok hrambe z leti. Navedeni roki izhajajo iz zakonodaje, predpisov in potreb poslovanja zavoda. Včasih je tako gradivo označeno z A-vzorčno, zato se pred izločanjem o njem posvetujemo s pristojnim arhivom.

Pomembno: Kako izračunamo rok hrambe?

Rok hrambe se šteje od nastanka dokumenta, od datuma rešitve, od zadnjega vpisa v evidenco. Čas od dneva rešitve do konca leta se izpusti. Rok trajanja začne teči vselej od 1. januarja naslednjega leta.

Primer:

Zadeva je bila rešena ali je nastala 17. 8. 2005, rok hrambe je 5 let. Rok hrambe prične teči 1. 1. 2006 do vključno 31. 12. 2010, uniči se jo lahko v letu 2011.

Trajno dokumentarno gradivo – T

Trajno gradivo označimo s T, hraniti ga mora zavod sam. Gradivo, ki je trajno, lahko postane tudi arhivsko gradivo. Trajno gradivo so plačne liste, ki se hranijo najmanj 50 let od nastanka.

Arhivsko gradivo – A

To gradivo določi pristojni arhiv. Na podlagi zakonskih predpisov arhiv v sodelovanju z zavodom izda Navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva. Navodila za odbiranje lahko poimenujemo seznam gradiva, ki ga bo arhiv prevzel. V primeru obstoja enotnega klasifikacijskega načrta pristojni arhivi določijo arhivsko gradivo (A) vnaprej. Kljub temu mora vsak zavod, šola, imeti izdana navodila s strani pristojnega arhiva predvsem zaradi razlik glede različnih vrst zavodov.

Vzorčno arhivsko gradivo – A vzorčno

Arhiv vzorčno gradivo lahko določi med gradivom, ki ima določen rok hrambe, npr. dve leti, tak primer so lahko šolski jedilniki, ki se hranijo dve leti, a so za zgodovinske raziskave pomembni. Vzorčno se včasih jemljejo stari računi s štampiljkami, stare zavarovalne police.

Na šolah se v soglasju z učitelji vzorčno lahko jemljejo tudi priprave.

Gradivo, ki ima daljši rok trajanja od dveh let, odnesemo v stalno zbirko – »arhiv«. Praviloma more imeti tako gradivo označen rok hrambe v desnem spodnjem kotu, iz njega morajo biti izločeni duplikati, kovice, plastični ovitki. Vodstvo mora imenovati skrbnika stalne zbirke. Odnašanje dokumentarnega gradiva v stalno zbirko mora biti nadzorovano.

Kako klasificiramo šolsko dokumentacijo, ki nima evidence

V šoli nastaja tudi dokumentacija, ki nima evidenc, tak primer je šolska kronika, matične knjige v papirnati obliki … Tako dokumentacijo opremimo s pripadajočim klasifikacijskim znakom in leti najkasneje takrat, ko jo odnesemo v šolski »arhiv«. Praviloma klasificiramo tudi dokumentacijo sindikata.

Poslovanje z dokumenti

Za razumevanje in delo z dokumentarnim gradivom si lahko pomagamo z Uredbo o upravnem poslovanju. V VI. poglavju predpisuje, kako naj delamo z dokumentarnim gradivom: kako dokumente evidentiramo, odpravljamo in varujemo. Prvi odstavek 92. člena govori o glavni pisarni, ki skrbi za upravljanje z dokumentarnim gradivom, v primeru, da zaradi velikosti ali organiziranosti glavna pisarna ne obstaja, lahko predstojnik pooblasti posamezne osebe za evidentiranje, odpravljanje in varovanje dokumentarnega gradiva.

Poslovanje z dokumentarnim gradivom v šolah ni primerljivo z upravnimi enotami. Lahko pa šole svoje poslovanje izboljšajo na način, da imajo vsi dokumenti eno vhodno in izhodno točko, da se določijo delavci, ki delajo z dokumentarnim gradivom. Priporočljiv je dvo- ali štirimestni signirni načrt, s katerim označimo delovna mesta, ne osebe. Signirni načrt vsebuje številčne oznake delovnih mest. Temelji na organizacijski strukturi zavoda ali organa in na sistemizaciji delovnih mest.

Primer signirnega načrta

00 direktor

01 pomočnik direktorja

02 svetovalni delavec …

ali

0101 direktor

0102 pomočnik direktorja

0103 svetovalni delavec …

Iz pisarniškega poslovanja (oznake in potovanje dokumentov)

Sprejemanje, odpiranje, pregledovanje pošte in elektronske pošte.
Datiranje, signiranje (dogovor z nadrejenim, kdo bo dokument reševal), klasificiranje.
Odtis prejemne štampiljke, izpolnjevanje prejemne štampiljke. Prejemna številka je obrazec s predpisano vsebino, ki jo odtisnemo v desni zgornji kot prejetega dokumenta.
Zapis, evidentiranje zadeve, dokumenta v računalniško ali papirnato evidenco.
Dodeljevanje zadev in dokumentov v reševanje (v primeru obstoja signirnega načrta dopišemo signirni znak delovnega mesta, delavca, ki bo dokument reševal).

Gradivo lahko evidentiramo z elektronsko evidenco ali s papirnatim delovodnikom. Elektronska evidenca spremeni način poslovanja, temelj poslovanja postane zadeva, spremeni se tudi iskanje. V papirnatem delovodniku pa je pomembna tekoča številka, iskanje je bolj zapleteno.

Prejemna štampiljka

V 118. členu Uredbe o upravnem poslovanju je opisana prejemna štampiljka, katero pooblaščen uslužbenec odtisne na prejete dokumente, tako da ne prekrije teksta.

Prejemna štampiljka ima polja:

– naziv

– datum prejema dokumenta

– označbo uslužbenca, ki bo dokument reševal – (signirni načrt)

– šifra zadeve

– označbo prilog