Postopki izterjave zapadlih terjatev v javnih zavodih

Plačilna nedisciplina, ki je prisotna v širši družbi, je žal prisotna tudi v vzgojno-izobraževalnih javnih zavodih. Povzročajo jo kupci oziroma uporabniki storitev (starši oziroma skrbniki otrok), ki ne spoštujejo dogovorjenih zneskov, rokov in pristopov poravnavanja zapadlih obveznosti.

Pojav plačilne nediscipline ni povezan zgolj s finančno krizo, s katero se srečuje posamezni starš (bolezen, izguba zaposlitve, ipd), temveč je povezan tudi s pomanjkanjem vrednot v širši družbi (neetičnost in nemoralnost posameznikov).

Velik vpliv na plačilno (ne)disciplino ima tudi država, saj je z določitvijo predpisanih plačilnih rokov za plačevanje svojih obveznosti do posrednih in neposrednih proračunskih uporabnikov to težavo še povečala.

Izterjava dolgov upnika, ki razpolaga z izvršilnim naslovom oziroma verodostojno knjigovodsko listino (izdanim računom, izdanim na podlagi veljavne pravne podlage – veljavnim predpisom), je mogoča le v sodnem postopku. Zakon o izvršbi in zavarovanju (ZIZ) je tisti predpis, ki ureja področje civilnega izvršilnega postopka.

Nesmiselno bi bilo zatrjevati, da se lahko zavodi v celoti izognejo plačilni nedisciplini, vendar pa je treba poudariti, da lahko zavod stori marsikaj, da bo do plačila dejansko tudi prišlo (sprejel, zapisal ter tudi izvajal postopke aktivne politike izterjave dolgov).

Ko plačilo oziroma dolg zapade v plačilo (ko preteče dogovorjen plačilni rok), je ta lahko plačan ali pa tudi ne, in sicer zaradi insolventnosti fizične osebe.

Pomembno vlogo pri obvladovanju terjatev v zavodih ima tudi informacijski sistem (primeren računalniški program), ki lahko zaposlenim prihrani veliko časa ter jim zagotavlja boljšo učinkovitost, avtomatizem, manj (človeških) napak ter brezpapirno delo. Enako pomembno vlogo kot sam informacijski sistem imajo tudi zaposleni v finančno-računovodski službi zavoda. Računovodje so dolžni sproti preverjati stanje neplačanih računov in pravočasno ukrepati oziroma izvesti vse v Pravilniku o računovodstvu zapisane ukrepe za poplačilo dolga. Najpomembneje je, da se dolžnika prične spremljati takoj po nastanku zamude.

Zavod v internem aktu (pravilniku o računovodstvu oziroma v samostojnem aktu) opredeli postopke izterjave. Vnaprej se naj določi tudi, koliko časa naj proces izterjave izvaja zavod in po kolikšnem času se bo neuspešna »interna« izterjava predala zunanjemu partnerju za izvensodno oziroma sodno izterjavo. Izterjava zapadlih terjatev preko zunanjih agencij se v praksi kaže za uspešno, saj so stroški nižji kot pri sodnih postopkih. 

Postopki izterjave

Postopke izterjave v vzgojno-izobraževalnih javnih zavodih praviloma izvajajo finančno-računovodski delavci (v sodelovanju z vodstvom zavoda). Pomembno je, da računovodja z izterjavo prične čim hitreje, saj je s časovno oddaljenostjo čedalje bolj neučinkovita in težavna.

Organizacija izterjave dolga je danes bistven dejavnik uspešnega poslovanja vsakega zavoda. Ne nazadnje tudi Zakon o javnih financah jasno določa, da je predstojnik (ravnatelj) javnega zavoda dolžan zagotoviti popolno ter pravočasno pobiranje prihodkov.

Dopisi in opominjanje

Če se pojavi zamuda pri plačilu računa, mora zavod dolžnika pisno pozvati k plačilu. K plačilu odprte terjatve ga pozovemo s pisnim opominom. Z opominom določimo rok, v katerem mora dolžnik poravnati odprti znesek. Splošen rok je 14 dni po prejemu opomina. Z opominom dolžnika tudi opomnimo, da bomo uveljavili sodno izterjavo, če do plačila v navedenem roku ne bo prišlo.

Telefonska podpora izterjave dolga

Zelo velik učinek lahko dosežemo, če pošiljanje opominov za izterjavo podpremo še s telefonskim klicem. Navedeno je smiselno predvsem pri višjih zneskih oziroma večjih dolžnikih.

Osebni stik in dogovori

Ponavadi se osebni stik oziroma dogovori izvršijo pred zadnjim opominom. Obisk se naj konča s sklenitvijo dogovora glede plačila odprtih zapadlih računov.

Opomin pred tožbo

Opomin pred tožbo je zadnje dejanje upnika, s katerim dolžnika še zadnjič pisno pozove k plačilu računa. Pri tem določimo še zadnji možni rok za plačilo obveznosti brez dodatnih sodnih stroškov. Z opominom pred izvršbo dolžnika jasno opozorimo, da bo zavod v primeru neplačila vložil izvršbo pred sodiščem. Praviloma se izračunajo tudi zakonite zamudne obresti. Opomin pred tožbo se pošlje priporočeno s povratnico, plačilni rok pa naj ne bo daljši od osem dni.

Pomoč zunanjih organizacij (agencij)

Izterjava dolgov preko pogodbenih agencij je praviloma zelo učinkovita, saj so stroški nižji kot pri sodnih postopki, sam postopek izterjave pa je praviloma tudi krajši. Pred podpisom pogodbe z agencijo je treba dogovoriti višino provizije, ki pripada agenciji v primeru uspešne izterjave. Pri tem je treba vedeti, da je uspešnost izterjave odvisna od urejenosti evidenc, ki jih vodi zavod, starosti terjatev, predanih v izterjavo, kraja (države), v kateri se nahaja dolžnik, ter seveda od same izkušenosti agencije, ki vodi postopke. 

Izvršba in sodni postopek

Izvršilni postopek je namenjen prisilni izvršitvi terjatve, ki izhaja iz izvršilnega naslova ali verodostojne (knjigovodske) listine – v našem primeru iz izdanega računa. Njegova naloga v praksi je velika, saj je samopomoč v takšnih primerih prepovedana. Za vsako prisilno izvršitev  posamezne terjatve potrebujemo pomoč sodišča. Izvršilni postopek je torej sodni nepravdni postopek, saj gre za nesporno terjatev, ki jo je treba le prisilno izvršiti. V primeru, da med strankama nastane spor o terjatvi, se ju napoti na pravdo (ibid).

Kakšni so načini sodne izterjave dolga – izvršbe?

Dolg se preko sodišča izterja z uvedbo izvršilnega postopka (izvršbe). Izvršba se lahko vložit na podlagi:

• verodostojne listine,
• izvršilnega naslova.

Med verodostojne listine spadajo:

• faktura (izdan račun, obračun obresti),
• menica in ček s protestom in povratnim računom,
• javna listina (notarski zapis, če v njem ni določena neposredna izvršljivost),
• izpisek iz poslovnih knjig, overjen s strani odgovorne osebe (konto kartica, knjigovodska kartica, izpisek odprtih postavk – vedno podpisano s strani zakonitega zastopnika ali od njega pooblaščene osebe),
• po zakonu overjena zasebna listina (npr. cesijska pogodba),
• listina, ki ima po posebnih predpisih naravo javne listine,
• plačilna lista (v postopku izterjave plače, povračila prevoza, malice …).

Med izvršilne naslove spadajo:

• izvršljiva sodna odločba (sodba ali sklep s klavzulo pravnomočnosti in izvršljivosti, arbitražna odločba) in sodna poravnava;
• izvršljiv notarski zapis;
• druga izvršljiva odločba ali listina, za katero zakon, ratificirana in objavljena mednarodna pogodba ali pravni akt Evropske unije, ki se v Republiki Sloveniji uporablja neposredno, določa, da je izvršilni naslov.

Izvršbo na podlagi verodostojne listine lahko zavod vloži na predpisanih obrazcih ali po elektronski poti, in sicer na spletni strani portala e-sodstva.Povezava: Portal e-sodstvo

Izključno krajevno pristojnost pri izvršbi na podlagi verodostojne listine ima Okrajno sodišče v Ljubljani.

Za vlaganje izvršbe na podlagi izvršilnega naslova ni zakonsko predpisanih obrazcev. Predlog za izvršbo je treba vložiti pri krajevno pristojnem sodišču; krajevna pristojnost je odvisna od sredstva (načina) izvršbe.

POZOR! Predlogu za izvršbo na podlagi izvršilnega naslova morajo biti priloženi vsi dokazi in druge priloge. Še posebej pomembno je priložiti izvršilni naslov v izvirniku s potrdilom o pravnomočnosti in izvršljivosti.

Dolžnik lahko zoper sklep o izvršbi vloži obrazložen ugovor. V ugovoru mora ta navesti vsa dejstva in predložiti vse dokaze, sicer se ugovor šteje kot neutemeljen. Če je ugovor utemeljen, sodišče v postopkih na podlagi verodostojne listine razveljavi sklep o izvršbi v delu, v katerem je dovoljena izvršba, in se ta predlog obravnava kot tožba v pravdnem postopku.

Kaj storiti v primeru, da se zoper dolžnika začne postopek prisilne poravnave oziroma stečaja?

V tem primeru morate kot upnik, do roka objavljenega na spletnih straneh AJPES (prisilna poravnava – rok 30 dni; stečaj – rok 3 mesece, od objave oklica o začetku stečajnega postopka), prijaviti svojo terjatev.

Terjatev mora upnik prijaviti v roku treh mesecev od objave oklica o začetku stečajnega postopka na spletnih straneh AJPES. Prijava terjatve je za upnika nujna, saj v nasprotnem primeru upnik, ki svoje terjatve v stečajni postopek ni prijavil, ne pride niti do sorazmernega poplačila iz stečajne mase (njegova terjatev do dolžnika ugasne, kar pomeni, da sploh ne pride do poplačila).  Upnik je tisti, ki mora poslovanje svojega dolžnika spremljati, kar med drugim pomeni, da mora spremljati objave stečajev, če se pojavi sum, da njegov dolžnik slabo posluje in se nahaja v slabem finančnem stanju. 

Sporne, dvomljive in neizterljive terjatve

Terjatve, za katere se po začetnem pripoznanju domneva, da ne bodo poravnane oziroma ne bodo poravnane v celotnem znesku, se razkrijejo kot dvomljive, če zaradi njih začne sodni postopek, pa kot sporne (SRS 2016, tč. 5.26).

Oblikovanje popravkov vrednosti terjatev ima vpliva na računovodske izkaze oziroma ugotovljen rezultat. Popravki vrednosti terjatev se namreč oblikujejo v breme prevrednovalnih poslovnih odhodkov (469/129), kar zmanjšuje poslovni rezultat tekočega obdobja. 

Zastaranje terjatev

Zastaranje pomeni, da upnik po določenem času od nastanka terjatve ne more več zahtevati, da naj dolžnik poravna svojo obveznost. Zastaralni rok je predpisan. Določa ga Obligacijski zakonik (OZ), splošni zastaralni rok je pet let. Pri tem opozarjamo, da ustni in pisni opomini ne vplivajo na tek zastaranja (če pa dolžnik izpolni zastarano obveznost, nima pravice terjati za nazaj plačila, niti tedaj, če ni vedel, da je obveznost zastarana).

Odpis terjatev

Ko so izčrpane vse možnosti izterjave in smo prepričani, da do izterjave ne bo prišlo, zavod oblikuje predlog za odpis. Predlog za odpis se z vso potrebno spremljajočo dokumentacijo preda organu nadzora (svetu zavoda). Šele po obravnavi in potrditvi (sklep sveta zavoda) se lahko dolg odpiše oziroma izbriše iz poslovnih knjig.

Odpisi vrednosti terjatev morajo biti utemeljeni z ustreznimi listinami (neizpodbitnimi dokazi o neizterljivosti). Pokrijejo se v breme (predhodno že) oblikovanega popravka vrednosti terjatev. Če (predhodno) oblikovan popravek vrednosti ne zadošča za pokritje odpisov, se razlika pokrije v breme prevrednotovalnih poslovnih odhodkov. Pred odpisom terjatev morajo biti izčrpana prav vsa sredstva za njihovo izterjavo in poplačilo. 

Računovodska obravnava oslabitev in odpisa terjatev

Slovenski računovodski standardi (SRS 2016, tč. 5.34) določajo:

• dvomljiva terjatev je terjatev, za katero se domneva, da ne bo poravnana oziroma ne bo poravnana v celotnem znesku;
• sporna terjatev je terjatev, ki sproži med upnikom in dolžnikom spor, ki ga rešuje sodišče.

Javni zavod terjatve, za katere se pričakuje, da ne bodo poplačane v roku zapadlosti (v celoti ali deloma) oziroma niso bile plačane v dogovorjenem roku, izkaže kot dvomljive; če se zaradi njih sproži sodni postopek, pa kot sporne.

Popravki vrednosti terjatev, za katere organizacija ocenjuje, da jih ni mogoče v celoti poplačati, se za terjatve pomembnih vrednosti oblikujejo posamično, za ostale terjatve pa lahko v odstotku, izračunanem na podlagi izkušenj iz preteklih let in pričakovanj v prihodnosti. Popravki vrednosti terjatev zmanjšujejo knjigovodsko vrednost terjatev in povečujejo prevrednotovalne poslovne odhodke, razen popravki vrednosti terjatev iz obresti, ki povečujejo prevrednotovalne finančne odhodke (SRS 2016, tč. 5.38).

Zavod v pravilniku o računovodstvu določi metodo oslabitve vrednosti terjatev kot računovodsko usmeritev in jo v skladu z načelom stanovitnosti uporablja iz obdobja v obdobje. Odstotek oslabitve terjatev se lahko izračuna od:

• vseh terjatev do kupcev,
• skupine terjatev glede na njihovo starost,
• terjatev oziroma terjatve do posameznega kupca, kadar ima podatke o njegovem slabem finančnem stanju ali o uvedbi postopka prisilne poravnave ali stečaja pri njem.

Primer:

Sem računovodja osnovne šole. Zanima me oslabitev terjatev …

Imam nekaj dvomljivih terjatev, ki so nastala zaradi že izpisanih otrok/učencev. Nekaj smo jih letos odpisali, ker so bila sodno neizterljiva ali zaradi zaključenega stečaja fizične osebe. Terjatve smo v zadnjem primeru prijavili v stečajno maso, a je postopek zaključen. Te smo odpisali – po inventuri. Ker pa vse terjatve niso bile zajete v sodno izterjavo, gre pa za iste »starše«, dvomimo o njihovi uspešni izterjavi, zato bi jih prenesla med oslabitve. Do sedaj sem prvotno terjatve samo prenesla na konto 1290 in šele v fazi odpisa knjižila odpis na 4690. Je takšen postopek pravilen?

Odgovor:

Prevrednotenje in odpravljanje terjatev določata Zakon o računovodstvu ter SRS (SRS 5: 23-26, 2016).

Knjigovodska vrednost terjatev ne more biti večja od njihove iztržljive oziroma realne vrednosti. Prvotno nastale terjatve se lahko kasneje zmanjšajo, če se utemeljeno domneva, da ne bodo poravnane oziroma da ne bodo poravnane v celoti.

Javni zavod za terjatve pomembnih vrednosti, za katere se ocenjuje, da jih ni mogoče poplačati, oblikujejo popravke vrednosti posamično, za preostale terjatve pa lahko v odstotku, izračunanem na podlagi izkušenj preteklih let in pričakovanj v prihodnosti. Oblikovanje popravka vrednosti terjatev pomeni, da obstajajo dejavniki, ki nakazujejo, da terjatev ne bo v celoti poplačana. Če terjatev ni poravnana v roku ali se pojavijo dokazi, ki povzročajo dvom o poplačilu terjatev (tudi če še ni zapadla), mora zavod za takšno terjatev oblikovati popravek vrednosti. Dejavniki, ki nakazujejo, da terjatev ne bo poplačana in da obstaja dvom o njenem plačilu, pa so, na primer, zamude pri plačilih, pomembne finančne težave kupca in podobno.

Metodo oslabitve vrednosti terjatev, kot računovodsko usmeritev, zavod opredeli v Pravilniku o računovodstvu (ali pa v samostojnem aktu, ki določa postopke in politiko ravnanja s terjatvami) in jo v skladu z načelom stanovitnosti uporablja iz obdobja v obdobje.

Odstotek oslabitve terjatev se lahko izračuna od:

• vseh terjatev do kupcev,
• skupino terjatev glede na njihovo starost,
• terjatev oziroma terjatve do posameznega kupca, kadar ima podatke o njegovem slabem finančnem stanju ali o uvedbi postopka prisilne poravnave oziroma stečaja pri njem,
• terjatev po posameznih skupinah kupcev, če se ukvarja z različnimi dejavnostmi, kupci pa se razlikujejo tako po obsegu in prometu z njim kot po plačilnih pogojih.

Popravki vrednosti terjatev zmanjšujejo knjigovodsko vrednost terjatev, in sicer v breme prevrednotovalnih poslovnih odhodkov, razen popravki vrednosti terjatev iz obresti ali dividend, ki se knjižijo v breme prevrednotovalnih finančnih odhodkov. Odpisi vrednosti terjatev morajo biti utemeljeni z ustreznimi listinami (neizpodbitnimi dokazi o neizterljivosti), pokrijejo se v breme popravka vrednosti terjatev. Če popravek vrednosti ne zadošča za pokritje odpisov, se razlika nadomesti v breme prevrednotovalnih poslovnih odhodkov. Pred odpisom terjatev je treba izkoristiti vse možnosti za njihovo izterjavo in poplačilo.

Primer oslabitve in odpisa posamične terjatve:

Šola je staršu otrok izdala položnico za zaračunano kosilo, malico in stroške dejavnosti v višini 100,00 EUR in DDV 22 %. Ker je prišlo do dvoma o poplačilu terjatve, zavod pričakuje, da bo moral terjatev oslabiti za 60,00 EUR in DDV.
Dejanski odpis terjatve znaša 50,00 EUR z DDV.
Zavod opravi posamično oslabitev. Pri odpisu terjatve najprej poračuna že opravljeni popravek vrednosti, potem pa ustrezno upošteva razliko med popravkom in odpisom. Če pri odpisu izpolnjuje pogoje za popravek DDV, popravi še obveznost za DDV.
Zap. št.	Vsebina	Kto	v breme	v dobro
1	Zaračunana prodaja
	– kratkoročne terjatve do kupcev	120	122
	– prihodki od prodaje storitev	760		100
	– obračunan DDV	231		22
2	Oslabitev terjatev
	– prevrednotovalni poslovni odhodki	469	73,2
	– popravek vrednosti terjatev	129		73,2
3	Odpis terjatve po delnem plačilu
	– popravek vrednosti terjatve	129	73,2
	– denarna sredstva na računu	1100	61
	– prevrednotovalni poslovni prihodki	764		12,2
	– kratkoročne terjatve do kupcev	120		122
4	Zmanjšanje obračunanega DDV
	– obračunani DDV	231		11
	– prevrednotovalni poslovni odhodek	764		11
(če je odpis terjatev opravljen v istem obračunskem obdobju kot oslabitev, se lahko popravijo prevrednotovalni poslovni odhodki)

Obrazložitev odgovora:

Iz zgoraj opisanih pravil ter iz zgornjega primera je razvidno, da popravki vrednosti terjatev zmanjšujejo knjigovodsko vrednost terjatev in povečujejo prevrednotovalne poslovne odhodke. Odpisi vrednosti terjatev (zaključen postopek stečaja) pa se pokrijejo v breme (že) oblikovanega popravka vrednosti terjatve. Če popravek vrednosti ne zadošča za pokritje odpisov, se razlika nadomesti neposredno v breme prevrednotovalnih odhodkov.

Pravilno torej je, da se že pri oblikovanju oslabitve terjatve prikažejo odhodki (oslabitev se opravi v breme prevrednotovalnih poslovnih odhodkov, kto 469), in ne šele pri odpisu.

Vir: Postopki sodne poravnave so povzeti po: Brezplačni priročnik – Kako učinkovito izterjati dolg