V letu 2023 je bila sprejeta novela ZEPDSV-A[1], ki je nastala na pobudo Inšpektorata RS za delo z namenom učinkovitejšega nadzora nad določbami, ki urejajo delovni čas, odmore in počitke delavcev. Tej noveli je leta 2025 sledila novela ZEPDSV-B[2], ki je posledica pobud delodajalskih organizacij, ki so menile, da je novela ZEPDSV-A prinesla neživljenjske obremenitve. Tako so po dolgih pogajanjih, z namenom administrativne obremenitve delodajalcev, v Državnem zboru 28. aprila 2025 sprejeli novelo ZEPDSV-B, ki je bila v Uradnem listu objavljena dne 8. aprila 2025 in je pričela veljati 15. dan po objavi.
Opredelitev pojma delavec in delodajalec
Obe noveli sta posegli v opredelitev pojma delavec in delodajalec oziroma kdo se v smislu tega zakona šteje za delavca ali delodajalca.
Po novem se tako kot delavec v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršni koli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da se zanjo uporabljajo določbe zakona, ki ureja delovna razmerja, glede delovnega časa, odmorov in počitkov ali ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca, in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja. Navedena opredelitev jasneje določa, da se ZEPDSV uporablja tudi za študente, upokojence in v primeru kratkotrajnega dela družinskih članov.[3]
Kot delodajalec pa se v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi zaposluje delavca oziroma osebo, ki opravlja delo. Kot delodajalec se šteje tudi kmet ali kmetica (v nadaljnjem besedilu: kmet) ali fizična oseba, ki sam ali s člani svojega gospodarstva oziroma z družinskimi člani opravlja kmetijsko, pridobitno ali drugo dejavnost kot edini ali glavni poklic in ne zaposluje drugih oseb.[4]
Kaj mora sedaj vsebovati evidenca o izrabi delovnega časa
Evidenca o izrabi delovnega časa je urejena v členih 18. in 19. ZEPDSV. Po noveli ZEPDSV-1 in pred novelo ZEPDSV-B je moral delodajalec dnevno vpisovati v evidenco za posameznega delavca naslednje podatke:
(i) podatke o številu ur,
(ii) skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
(iii) opravljene ure v času nadurnega dela,
(iv) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
(v) neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
(vi) neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
(vii) število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
(viii) čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
(ix) izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom (z novelo ne velja več),
(x) opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
(xi) opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
(xi) tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Novela ZEPDSV-B je črtala vodenje odmora za malico, tako evidentiranje tega ni več potrebno.
Pogostost vpisovanja podatkov
ZEPDSV sedaj v 18. členu določa, da se zgoraj navedeni podatki v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo dnevno, vendar to ne velja za vse podatke. Nekateri podatki se vpisujejo mesečno, to so:
– opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
– tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.[5]
Kraj hrambe
ZEPDSV-B določa, da se evidence delovnega časa lahko hranijo na sedežu delodajalca ali na kraju opravljanja dela. V skladu s 19. členom ZEPDSV se evidenca za posameznega delavca začne voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv s podatki o izrabi delovnega časa pravni naslednik, če pa ga ni, pa prevzame gradivo Arhiv Republike Slovenije.
Način seznanitve in pošiljanja izpisov iz evidence delovnega časa
V skladu s četrtim odstavkom 19. člena ZEPDSV ima delodajalec dolžnost, da delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence delovnega časa, ki se nanašajo na delavca. Tako mora delodajalec delavca pisno obvestiti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. ZEPDSV-B omogoča, da se podatki iz evidence delovnega časa pošiljajo po e-pošti, ki jo zagotavlja delodajalcev prav tako je mogoče pošiljanje podatkov tudi po zasebni e-pošti, če tako dogovorita delavec in delodajalec. Prav tako lahko delavec od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.
Elektronsko vodenje evidence
Prvotno je bilo predvideno obvezno elektronsko vodenje evidenc, vendar niti novela A niti novela B tega nista uzakonili. V skladu z 19.a členom ZEPDSV obveznost elektronskega vodenja evidenc velja dve leti za delodajalca, če mu je bila:
– pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega ali tretjega odstavka 217.a člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami, v nadaljnjem besedilu: ZDR-1), ki se nanaša na prekrške iz 5., 8., 9., 10., 11., 12., 13., 14. ali 15. točke prvega odstavka 217.a člena ZDR-1 ali
– pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena ZEPDSV.
19.b člen ZEPDSV pa predvideva tudi možnost, da elektronsko vodenje evidence predlagajo tudi delavci. Tako lahko sindikat pri delodajalcu, če ta ni organiziran, pa svet delavcev oziroma delavski zaupnik, poda pisni predlog delodajalcu za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Delodajalec mora predlog obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh od prejema. Če delodajalec zavrne predlog, mora svojo odločitev pisno utemeljiti, o zavrnitvi predloga pa hkrati pisno obvestiti tudi inšpektorat, pristojen za delo. Predlog za elektronsko vodenje evidence se lahko znova poda po preteku enega leta od pisne utemeljitve zavrnitve predloga. Nadalje mora delodajalec, ki ugodi predlogu za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa, začeti voditi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko v treh mesecih od obravnavanja in opredelitve do predloga.
Tako elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa nikakor ni obvezno, zato se evidenca lahko vodi tudi ročno, vsebovati pa mora vse potrebne podatke.
Za koga vse se vodi evidenca o izrabi delovnega časa
Skladno z novelo ZEPDSV-B evidence o izrabi delovnega časa ni treba voditi za poslovodne osebe. Ta novost sledi dejstvu, da za poslovodne osebe že na podlagi Zakona o delovnih razmerjih 8Ur. l. RS, št. 21/2013, s spremembami) veljajo določene posebnosti, tudi na področju delovnega časa in je bilo zato tovrstno evidentiranje pogosto nesmiselno ali celo nemogoče.
Posredovanje podatkov Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije
Novela ZEPDSV-A je spremenila 15. člen ZEPDSV, slednji sedaj določa, da mora delodajalec podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posredovati ZZZS z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najpozneje pred začetkom opravljanja dela. V kolikor delavec tega dne iz opravičljivih razlogov ne začne z delom, delodajalec podatke posreduje najpozneje tistega dne, ko je dan nastopa dela dogovorjen v pogodbi o zaposlitvi.
Posebnosti za področje vzgoje in izobraževanja
Z vidika evidentiranja delovnega časa na področju vzgoje in izobraževanja velja izpostaviti določbo 44a. člena Kolektivne pogodbe za dejavnost vzgoje in izobraževanja v Republiki Sloveniji (Ur. l. RS, št. 52/1994, s spremembami), ki določa, da je delovni čas učitelja neenakomerno razporejen. Prav tako ta določba omenja možnost neenakomerne razporeditve delovnega časa ostalih strokovnih delavcev (tudi npr. vzgojiteljev, pomočnikov vzgojiteljev in drugih strokovnih delavcev).[6] V primeru, ko je torej delovni čas neenakomerno razporejen, posebej opozarjamo na posebno kategorijo, ki jo mora delodajalec evidentirati, saj mora biti iz evidence razvidno, da so ure opravljene v neenakomerno razporejenem delovnem času ali začasno prerazporejenem delovnem času, kot tudi tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oz. letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje.
Sicer pa ZEPDSV velja za vse delodajalce in vse delavce (oz. tiste ki se kot takšni štejejo v smislu tega zakona), ne glede na dejavnost, v kateri opravljajo delo.
[1] Uradni list 40/2006
[2] Uradni list 50/2023
[3] Uradni list 24/2025
[4] 9. alineja prvega odstavka 2. člena ZEPDSV.
[5] 11. alineja prvega odstavka 2. člena ZEPDSV.
[6] Drugi odstavek 18. člena ZEPDSV.
[7] Že na podlagi Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, št. 21/2013, s spremembami) pa velja možnost neenakomerne razporeditve delovnega časa za vse delavce, seveda pod določenimi pogoji.
