V kadrovskih službah nastaja veliko dokumentov, ki jih je potrebno vročati zaposlenim. V mislih imamo dokumente kot so: obvestila o dopustih, ocenjevalni listi, ocene iz redne delovne uspešnosti, ocene kompetenc, zapisi letnih razgovorov, evidenčni listi (izhajajo iz napredovanja v javnem sektorju) in podobni.
Ali morajo biti ti dokumenti podpisani s strani odgovorne osebe?
Ali zadostuje npr. podpis s strežniškim certifikatom, je mogoče dovolj le slika podpisa na teh dokumentih?
Pojasnilo:
Glede podpisovanja določenih kadrovskih dokumentov je treba najprej povedati, da ZDR-1 načina ali vrste podpisovanja ne ureja posebej, prav tako ne področni zakoni ali kolektivne pogodbe, je pa treba glede pristojnosti za podpisovanje izhajati iz pristojnosti oseb, ki izvršujejo pravice in dolžnosti delodajalca in v imenu delodajalca odločajo o pravicah in obveznostih zaposlenih, ter iz predpisov s področja delovnih razmerij in plač v javnem sektorju, ki urejajo posamezne vrste dokumentov v povezavi s posameznimi pravicami ali aktivnostmi.
Če gre za dokument, ki pomeni odločitev o pravici ali obveznosti zaposlenega, potem je jasno, da mora biti iz tega dokumenta razvidno, da ga je izdala pristojna oseba delodajalca, pri čemer pa je možno, da je tak dokument podpisan ročno ali pa digitalno z elektronskim podpisom. Menimo, da velja tudi digitalni/elektronski podpis, če je tak način poslovanja pri delodajalcu običajen in je jasno razvidno, kdo je dokument podpisal, seveda pa mora biti tovrstno poslovanje pri delodajalcu urejeno skladno z veljavnimi predpisi na tem področju in skladno s splošnimi/internimi akti delodajalca.
Glede konkretnih dokumentov, navedenih zgoraj pa je treba opozoriti na naslednje:
I. Obvestilo o letnem dopustu
Zaposlenega o številu dni letnega dopusta s pisnim obvestilom obvesti delodajalec, ki število dni glede na kriterije, ki veljajo zanj, tudi določi. Glede na to, da je to obveznost delodajalca, mora to obvestilo podpisati oseba, ki izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca ali oseba, ki ima pooblastilo za izvrševanje pravic in dolžnosti delodajalca. To je direktor, ravnatelj, saj v skladu s 4. členom Zakona o javnih uslužbencih v osebah javnega prava pravice in dolžnosti delodajalca izvršuje poslovodni organ. Poslovodni organ lahko za izvrševanje posameznih pravic in dolžnosti delodajalca pisno pooblasti javnega uslužbenca z najmanj visoko strokovno izobrazbo ter z najmanj petimi leti delovnih izkušenj.
Posebej je treba opozoriti na zaposlene v državnih organih in občinah, kjer se skladno s 24. členom o pravici oziroma obveznosti javnega uslužbenca, razen navodil za delo v okviru opisa nalog delovnega mesta, oziroma o zahtevi za odpravo kršitev pravice iz delovnega razmerja odloči s pisnim sklepom, ki mora biti obrazložen in vročen javnemu uslužbencu. Za vročitev se smiselno uporabljajo določbe zakona, ki ureja upravni postopek. Pisni sklep podpiše oseba, ki izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca, lahko tudi digitalno.
II. Ocenjevalni list
Skladno z 2. členom Uredbe o napredovanju javnih uslužbencev v plačne razrede je odgovorna oseba po tej uredbi predstojnik ali poslovodni organ. Predstojnik izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca v organih državne uprave, upravah lokalnih skupnosti in v pravosodnih organih. Poslovodni organ izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca v osebah javnega prava. Skladno s 5. členom uredbe oceno javnega uslužbenca določi odgovorna oseba oziroma nadrejeni javnega uslužbenca po pooblastilu odgovorne osebe. Tudi izpolnjevanje pogojev za napredovanje javnih uslužbencev ugotovi odgovorna oseba.
Ker je treba javnega uslužbenca z oceno seznaniti in na ocenjevalni list napisati datum seznanitve, se ocenjevalni list podpiše ob seznanitvi (ocena delovne uspešnosti je veljavna, ko je z njo seznanjen javni uslužbenec), podpišeta ga tako javni uslužbenec kot oseba, ki je določila oceno. V okoliščinah, ko osebna seznanitev zaposlenega z oceno, ni bila možna, je bila uporabljena tudi seznanitev po pošti, in tudi v tem primeru je bilo treba poskrbeti, da je bila ocena obojestransko podpisana.
III. Evidenčni list za preverjanje izpolnjevanja pogojev za napredovanje
Na evidenčnem listu je razvidno, da ga podpišeta odgovorna oseba in javni uslužbenec po pooblastilu odgovorne osebe. Glede na to, da se v evidenčni list vpisujejo ocene na podlagi ocenjevalnih listov in podatki o javnem uslužbencu, menimo, da se lahko evidenčni list podpiše samo digitalno. Skladno z ZSPJS predstojnik (oseba, ki izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca) najmanj enkrat letno preveri izpolnjevanje pogojev za napredovanje, iz česar se da sklepati tudi na njegovo obveznost podpisati evidenčni list.
IV. Ocene redne delovne uspešnosti
V zvezi z ocenjevanjem redne delovne uspešnosti je treba povedati, da ZSPJS in KPJS ne določata, kdo ocenjuje redno delovno uspešnost javnega uslužbenca v ocenjevalnem obdobju, zato tudi ni določeno, kdo je podpisnik teh ocen. Smiselno pa je, da javne uslužbence ocenjuje neposredno nadrejeni, saj ta najbolje pozna delovne rezultate javnega uslužbenca v ocenjevalnem obdobju.
Odvisno od tega, na kateri ravni se ocenjuje redna delovna uspešnost (na ravni delodajalca ali na ravni organizacijske enote) se na obrazcu za določitev ocen navede ocenjevalec, ki ta obrazec oziroma dodeljene ocene tudi podpiše. Podpisan obrazec z ocenami za zaposlene je podlaga za obračun redne delovne uspešnosti.
Skladno s 33. členom KPJS javni uslužbenec pri izplačilu januarske plače prejme obvestilo o tem, v koliko ocenjevanjih je bil v preteklem letu ocenjen in kolikšno število točk je dosegel pri posameznem ocenjevanju. Letno obvestilo o ocenjevanju javnega uslužbenca, ki je pri opravljanju svojega rednega dela dosegel nadpovprečne delovne rezultate, se shrani tudi v njegovo personalno mapo. To obvestilo podpiše odgovorna oseba. Iz določb ZSPJS izhaja, da je odgovorna oseba tista oseba, ki je odgovorna za izvrševanje pravic in dolžnosti delodajalca (predstojnik, direktor, ravnatelj, župan).
V. Zapis letnega razgovora, ocena kompetenc
V primeru zapisa letnega razgovora je primerno, da ga podpiše oseba, ki je vodila letni razgovor, in seveda tudi zaposleni, s katerim je bil voden letni razgovor. Podpis je lahko ročni ali digitalni, mora pa biti zagotovljeno, da je dokument res podpisala oseba, katere podpis se na dokumentu nahaja.
Enako velja pri oceni kompetenc, podpiše jo naj oseba, ki je oceno podala.
Splošno pa velja, da dokumente, ki se nanašajo na izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja podpisuje oseba, ki izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca, oziroma oseba, ki ima za to pooblastilo, oziroma oseba, ki jo za odločitev/oceno pooblašča predpis ali kolektivna pogodba. Podpisuje pa se na način, skladen s predpisi, ki je določen pri delodajalcu. S podpisom določenega dokumenta oseba, ki je podpisnik, ne glede na to, ali je podpis lastnoročni ali digitalni, prevzame odgovornost za vsebino in odločitev.
