Menedžment

Pri pripravi dnevnega načrta morate najprej upoštevati prioritete. Razlikujte med nujnimi in nepomembnimi nalogami. 
Ko pripravite svoj dnevni načrt, si za vsako nalogo dovolite 10 odstotkov več časa, kot ste sprva ocenili, da bo potrebno.
Prizadevajte si, da bo prva ura vašega dne najbolj zadovoljujoča. V prvi uri se lotite najbolj neprijetnih stvari.
Svoje najpomembnejše ustvarjalno delo načrtujte za najboljši del dneva.
Ko se nenadoma pojavi težava, stopite korak nazaj in si najprej zagotovite širši in jasnejši pogled na težavo.
Pred vsako nalogo opravite 30-sekundni test (odgovorite na naslednja vprašanja)

Kako se ujeti s svojimi novimi sodelavci, če ste ravnokar dobili zaposlitev?
Šef vam je predstavil vaše delovne obveznosti v sklopu novega dela in verjetno tudi ljudi, s katerimi boste delali. Kakšen občutek ste dobili, ko ste jih prvič zagledali? Ste se počutili dobrodošle?
V človeški naravi je, da se upiramo spremembam in novostim, zato si ne jemljite preveč k srcu, če se vam je zdelo, da niste bili sprejeti s prevelikim navdušenjem. V roku nekaj tednov se vas bodo navadili, seveda pa boste morali nekaj tudi sami narediti za to, da boste bolj priljubljeni. Ponujamo vam nekaj nasvetov za razvijanje nekaterih »mehkih veščin«, ki vam bodo pomagale, da boste bolje spoznali svoje nove sodelavce in lažje obdržali delo.

POGAJANJA so način, kako dobiti, kar želimo!
Pogajanja so proces, v katerem se aktivno soočajo interesi dveh ali več strank z namenom poiskati rešitve, ki navadno ustvarja koristi za vse vključene. Gre za dvosmerno komunikacijo, v kateri skušamo doseči dogovor. Prvi pogoj uspešnih pogajanj je poznavanje in sprejemanje dejanskega položaja oz. razmer, ki jih je nemogoče ali zelo težko spremeniti. V zadnjih letih je poklic poslovne sekretarke po zahtevnosti dela izjemno napredoval. Poslovna sekretarka je desna roka menedžerja, je hram vseh pomembnih informacij, je  povezovalni člen med zaposlenimi in vodjo, neredko pa tudi psihologinja, ki posluša notranje stiske in probleme sodelavcev. Najbolj se kaže pomembnost tega delovnega mesta, ko je poslovna sekretarka odsotna. Samozavestna poslovna sekretarka tako obvlada tudi veščine pogajanj in »vzame vajeti v svoje roke«, bodisi da zasede bolje ovrednoteno delovno mesto, pridobi boljši položaj, poišče drugo službo, izboljša partnerski odnos ali zgolj učinkoviteje argumentira svoja stališča. 

Nekateri od bralcev že poznate orodje (tehniko, metodo) za bolj učinkovite sestanke, skupinsko in tudi individualno razmišljanje: Šest klobukov razmišljanja. Po Sloveniji jih predstavlja mag. Nastja Mulej, edina pooblaščena trenerka de Bonovega razmišljanja pri nas, pri tem pa sledi vsemu, kar jo je naučil dr. Edward de Bono, svetovno slaven in pomemben zdravnik in psiholog, ki se najraje predstavlja kot mislec. 

Pri svojem delu se srečujete tudi s predstavitvami vsebin sodelavcem, gostom ali nadrejenim.  Pri pripravi predstavitev si najpogosteje pomagamo s programskim orodjem Microsoft PowerPoint. PowerPoint je v prvi vrsti orodje, ki vam pomaga pripraviti vsebinsko bogate in vizualno privlačne predstavitve. Hkrati je dovolj prilagodljiv, da lahko sprejme zelo različne tipe vsebin (slike, grafe, besedila, tabele …). V predstavitvah se uporabljajo vedno kratka in jasna sporočila v obliki naslovov, podnaslovov ali naštetega besedila. Zelo uporabne so tudi slike, grafikoni in tabele, ki jih brez težav izdelate ali prilepite iz drugih pripomočkov. Za konec določite še animacijo za prehode med diapozitivi in morebitno animiranje vsebine. V podjetjih se pogosto za predstavitve uporabljajo vnaprej pripravljene predloge, ki so v skladu s celovito grafično podobo podjetja (barve, logotip). V tem primeru uporabite tovrstno predlogo in se lotite priprave vsebine. 

Poslovno darilo predstavlja pozornost za poslovnega partnerja, zahvalo za sodelovanje, dobrodošlico gostu, je odraz potrditve in krepitve medsebojnih odnosov. Poslovna darila so eden od številnih poslovnih prijemov negovanja dobrih poslovnih odnosov. Poslovno darilo mora biti vpeto v poslanstvo podjetja, ki ga podarja. Pri izbiri poslovnih daril se lahko prepustimo lastni iniciativi ali najamemo posebno agencijo, ki nam bo izoblikovala strategijo poslovnih daril (tudi reklamnih daril). Darila so lahko komercialna, ali izvirna in ekskluzivna. Poslovnim partnerjem, s katerimi imamo posebej dobre poslovne odnose, ali že kar zasebne odnose, bomo podarili še posebej skrbno izbrano darilo. Upoštevali bomo hobije izbranca, njegove želje in interese. Zato je treba že med letom zapisovati opažanja pri poslovnih partnerjih. 

Profesionalnost komunikacije po telefonu ocenjujemo po naslednjih osmih kriterijih:

Hitrost odzivanja na klice (kako hitro se moramo odzivati na telefonske klice, kdaj dati stranko na čakanje, koliko časa jo lahko pustimo čakati itd.).
Predstavitev (pozdrav, ime podjetja, ime zaposlenega ipd.).
Identifikacija stranke (kaj vse moramo izvedeti o stranki, katera vprašanja postavljati, da dobimo popolno sliko o stranki, njeni dejavnosti in potencialu).
Identifikacija problema (kako pridobiti vse podatke, ki jih potrebujemo za rešitev problema ter za korektno in vsestransko posredovanje informacij  s stranko).
Poslušanje stranke (kako aktivno poslušati, da razumemo, kaj stranka želi in da tudi preverimo, ali stranka razume nas).
Posredovanje informacij (kaj vse mora stranka vedeti pri poslovanju z vami, kako ji posredovati informacije, da ne bo prišlo do nesporazumov in kasnejših reklamacij).
Upravljanje s časom (vendar ne na račun prijaznosti in empatije).
Zaključevanje pogovora (kako in kdaj zaključiti pogovor, da stranka zadovoljna in s pozitivnim vtisom o nas odloži telefon).

Ko je obseg dela tako narasel, da ga z obstoječim številom zaposlenih ni več mogoče opraviti, ko začne zaradi velikega obsega upadati kakovost storitev oz. izdelkov, ko ni več mogoče obvladovati operativnih tveganj, kar se vse odrazi tudi na padajoči motivaciji že zaposlenih in slabši klimi v podjetju, je skrajni čas, da začnemo razmišljati o dodatni »delovni sili«.

Menedžment odnosov ne pomeni le vodenja podrejenih, ampak obvladovanje odnosov v nasprotno smer, torej z nadrejenimi. Pri tem ne gre za prilizovanje, manipulacije ali spletkarjenje, ampak za graditev profesionalnega odnosa z nadrejenim, s čimer se lahko poveča uspešnost nadrejenega in podrejenega ter s tem organizacije. Kdor se čuti odgovornega za svoje dosežke v organizaciji, ve, da mora vzpostaviti in urejati odnose z vsemi, od katerih je odvisen oz. z njimi sodeluje. In to nedvomno vključuje tudi nadrejene. Takemu menedžmentu pravimo vodenje navzgor in dobra poslovna sekretarka ga nujno mora obvladati. 

Ste se danes že jezili? Ne? Potem verjetno spadate med tiste redke ljudi, ki so si že pridobili sposobnost, da stvari, ki jim na tem svetu niso všeč, sprejemajo mirno in hladnokrvno. Če se vaš odgovor glasi »da«, potem se lahko mirno štejete v skupino popolnoma »normalnih« ljudi. Vedeti morate namreč, da se večina ljudi razjezi povprečno petnajstkrat na en sam dan! Bi se strinjali z mnenjem, da je vsaj polovica te jeze povsem nepotrebna? Zdi se, da se večini ljudi ni prav nič težko jeziti. Jezo imajo skoraj v malem prstu, saj se jezijo povsem samodejno. A jeza je vse kaj drugega kot igra.

V primeru, da za elektronsko pošto uporabljate Outlook-a, si lahko na enostavnem način organizirate tudi časovne plane. Pri tem vam bo v pomoč koledar, v katerega  lahko vpisujete svoje načrte o sestankih, obiskih, dopustih, naloge, ki jih morate opraviti in podobno. 
Vpis je zelo poenostavljen, pripomoček pa poskrbi, da na isto uro ne vnesete več nalog. Posebej priročen je tudi pri spreminjanju že vnesenih terminov, saj le z miško prenesete okvirček na naslednji primeren prost termin, ki vam ga program tudi pomaga poiskati. Ker se vse aktivnosti beležijo, lahko koledar uporabite tudi za pripravo poročil nadrejenim o opravljenih aktivnostih, za lastno preverjanje ali analizo porabljenega časa in ne nazadnje za planiranja porabe časa.

Cilj komunikacije dosežemo tako, da upoštevamo in obvladamo pravila, ki veljajo za komunikacijski proces. To pomeni, da pri vsaki fazi komunikacijskega procesa ravnamo pravilno in smotrno ter izkoristimo vse možnosti, ki nam jih vešča komunikacija prinaša. 

V poslovnih dopisih velikokrat uporabimo osebne in svojilne zaimke, ki jih lahko pišemo z veliko ali malo začetnico.

Strokovnjaki ocenjujejo, da je kar v 90% vzrok za glavobol stres. Poglejmo nekaj predlogov, kako se soočiti z njim …

Kako pišemo vejico v naslednjih primerih:

Stopnjevalna priredja, kjer vejice ne pišemo. Uvajajo jih vezniki niti – niti, ne – ne.

Primer: Ne morem ne poslušati ne zapisovati. Niti niso poslali prijave niti niso plačali računa.

Kadar pride skupaj več veznikov, vejice med njimi ne pišemo – stoji samo pred prvim (in ko, tako kot, da če, in ker, toliko da, potem ko, s tem da).

Karierni načrt je podoben poslovnemu in življenjskemu načrtu. To je pisni dokument o vaših ciljih in dosežkih na kariernem področju za naslednje leto. Obvezno ga sestavite v pisni obliki, tako ga boste imeli vedno pred seboj in v vsakem trenutku boste videli in izmerili, koliko odstopate oziroma ste blizu uresničitve svojega cilja. 

Trdimo lahko, da v komunikaciji uporabljamo besede, glas in govorico telesa.

Vprašanje nadzora elektronskih sredstev, ki jih uporabljajo zaposleni in so v lasti delodajalca, zaznamuje konfliktnost interesov. Delodajalec trdno zagovarja stališče, da ima vso pravico do nadzora nad informacijsko-komunikacijsko in drugo opremo, kot so osebni računalniki, mobilni telefoni, službena vozila, tiskalniki in tako naprej, ki je njegova last in ki je dana v uporabo zaposlenim. Ne nazadnje ima nad temi sredstvi lastninsko pravico, sredstva pa so bila dana zaposlenim v uporabo, da v imenu in za račun delodajalca opravljajo naloge in dela, ki so jim bila določena. Delodajalec prav tako računa na to, da ima pravico do nadzora nad tem, ali zaposleni službena sredstva zlorabljajo za zasebne namene, za kršitev internih aktov in pravilnikov, za pridobitniško dejavnost ali celo za storitev kaznivih dejanj. Službena sredstva so bila dana zaposlenim zato, da dosegajo cilje, ki jih zasleduje delodajalec in so last delodajalca, zato zaposleni nima pravice do zasebnosti pri uporabi službenih sredstev. Na takem stališču, ki ne upošteva pravic in interesov drugih, se verjetno znajde še vedno večina delodajalcev v Sloveniji in iz tega razloga je na Informacijskega pooblaščenca vloženo veliko prijav na temo nadzora zaposlenih. Delodajalci, ki ignorirajo pravice zaposlenih in tretjih oseb, lahko namreč kaj kmalu prekoračijo meje dopustnega in zakonitega pri nadzoru uporabe interneta, elektronske pošte, gibanja zaposlenih, uporabe videonadzora in biometrije. Nadzor s strani delodajalcev dodatno spodbuja silovit razvoj tehnologije in nižanje cen. 

V zadnjih letih so v marsikateri organizaciji večino dogodkov za zaposlene ukinili. Največkrat je razlog zmanjševanje stroškov, kar je posledica zmanjšanih prihodkov. Če na organiziranje teh dogodkov gledamo le kot na strošek, je to vsekakor upravičena poteza.

LinkedIn je najbolj uveljavljeno poslovno socialno omrežje, ki je ponekod že postalo orodje za iskanje novega kadra. Omogoča poslovne stike, iskanje poslovnih partnerjev in delavcev ter vključevanje in ustvarjanje skupin in profilov podjetij.
Osebni profili članov so podobni življenjepisu (in velikokrat tudi vsebujejo CV), uporabniki pa lahko v razširjeni mreži iščejo poslovne prijatelje, priložnosti za zaposlitev in posel ter pomoč pri razrešitvi poslovnih težav.
LinkedIn velja za verodostojen vir informacij, ker je vzpostavil jasen protokol potrjevanja vezi in zaupanja. S sprejemom kontakta uporabnik jamči za osebo, s katero sklepa kontakt, zato sklepanje vezi z nepoznanimi osebami ni pogosto.
Izkoristimo LinkedIn za objavo podjetja in iskanje novih poslovnih priložnosti! Zakaj pa ne? Je brezplačen, popularen in enostaven za uporabo. Če želimo ustvariti profil podjetja, moramo najprej imeti svoj osebni ali poslovni profil.

Sklenitev pogodbe o zaposlitvi
Sprememba glede prijave na prosto delovno mesto – rok za prijavo se je skrajšal s 5 na 3 dni. Prijava na Zavodu za zaposlovanje ni več obvezna.
Neizbranega kandidata se lahko o obvesti tudi po elektronski pošti.
Prenehanje pogodbe o zaposlitvi
Več sprememb, od poenostavitve izvedbe zagovora in postopka odpovedi, vročanja, do varovanih kategorij in odpovednih rokov.
Zmanjšanje administrativnih ovir

Beseda mobing izhaja iz glagola to mob, ki v slovenskem prevodu pomenu planiti na, napasti, lotiti se koga, pa tudi sodrga, drhal. Mobing je ena zmed oblik trpinčenja na delovnem mestu. Ni vsako trpinčenje mobing, je pa vsak mobing oblika trpinčenja. Slovenski pravni red prepoveduje spolno in drugo nadlegovanje ter trpinčenje na delovnem mestu. Mobing je v slovenskem prostoru vsekakor vedno bolj prepoznan. Od leta 2007 je s spremembo Zakona o delovnih razmerjih (Ur. l. RS, 42/02 in nasl., v nadaljevanju ZDR) in leta 2008 s Kazenskim zakonikom (Ur. l. RS, 55/08 in nasl.) postal tudi institucionaliziran. 

Delegiranje nalog je metoda dela, pri kateri prenesemo opravljanje neke naloge ali dela naloge na sodelavca. Z delegiranjem smo se razbremenili naloge, ne pa tudi odgovornosti, da bo naloga pravilno in pravočasno opravljena.

Kako povedati svoje mnenje, zavrniti sogovornikovo ali poiskati skupni cilj?
Predstavljajte si, da sedite na sestanku, kjer se pogovarjate o smiselnosti nove reorganizacije. Tudi sami želite o tem povedati svoje mnenje. Lahko bi spregovorili:Sam mislim, da to ne bo v redu. Ni res, da je nujno potrebna. Poglejmo si samo nekaj mnenj zaposlenih, ki mislijo čisto drugače! Spet bomo nekaj spreminjali, potem pa se bo izkazalo, da ni v redu, in delali bomo po starem!Storili bi vsaj tri napake:začeli bi s takojšnjim nasprotovanjem, nadaljevali s posplošitvijo in končali z domnevo.

Intervju je razgovor med kandidatom za delo in delodajalcem, ki z vrsto vprašanj želi ugotoviti, ali je vprašani primeren za ponujeno delo. Delodajalec pri tem neprestano vrednoti odgovore in obnašanje kandidata. Z intervjujem želi delodajalec izvedeti vse o vaši izobrazbi, kvalifikacijah za delo, izkušnjah, konjičkih, željah, ambicijah itd. Po drugi strani je intervju odlična priložnost, da izveste več o delu, za katerega kandidirate, in o organizaciji, ki ga ponuja. Intervju navadno traja 30 do 40 minut. Za to priložnost morate biti dobro pripravljeni, da bodo tudi rezultati boljši.

Kaj je motivacija? Dobro je, da razumemo pojem motivacija v pravem smislu. Velikokrat se v praksi namreč pojavlja mnenje, da je tisti, ki potrebuje motivacijo, enostavno len in se torej pomanjkanje motivacije enači z lenobo. 

1 Pravopisno in slovnično pravilno zapisana elektronska sporočila
Ne glede na to, ali pišemo elektronsko sporočilo znancu ali poslovnemu partnerju, odpiramo razpravo na kakem forumu ali se je udeležimo, komentiramo pod člankom ali osebnim zapisom na blogu ali socialnem omrežju, se pogovarjamo v klepetalnici ali v zasebnih sporočilih na socialnem omrežju, se moramo zavedati, da je tisto, kar pišemo, in kako pišemo, odraz nas samih.