Za vodenje navzgor veljajo splošna pravila dobrega komuniciranja:
- aktivno poslušanje;
- postavljanje vprašanj namesto trditev;
- izražanje čustev;
- spoznavanje in upoštevanje osebnostnih preferenc sogovornika;
- preverjanje, ali smo bili pravilno razumljeni;
- branje nebesedne govorice;
- ustrezno reševanje konfliktov.
Vodenje navzgor je odnos, ki ga je tako kot vsak drug odnose treba upravljati, ne pa prepustiti naključju. Najprej moramo zelo dobro poznati sebe in svojega direktorja, poleg tega pa moramo znati voditi tudi odnos. Odreči se moramo ideji, da bomo spremenili druge, tudi sebe ne moremo kaj prida predrugačiti, saj je vsakdo odrasla in izoblikovana osebnost. LAHKO PA SPREMENIMO SVOJ ODNOS. Tako je poslovna sekretarka tista polovica odnosa, nad katero ima nadzor. Pozna svoje prednosti, slabosti in osebni slog. Ve, da so si ljudje po značaju, naravi dela in načinu vedenja različni. Prav tako ne more spremeniti temeljne osebnostne strukture svojega nadrejenega. Lahko pa ugotovi, kaj ovira ali olajšuje delo z njim, njegove močne in šibke točke ter slog dela. Gre za proces zavestnega dela, ki vodi k boljšim rezultatom za njo, za direktorja in za organizacijo kot celoto.
Ustvarimo lahko odnos:
- ki ustreza slogu in osebnim preferencam obeh;
- za katerega so značilna skupna pričakovanja;
- v katerih pride vodja do ustreznih informacij;
- ki temelji na aktivnem poslušanju, odkritosti, zaupanju in soodvisnosti.
Poznati sebe pomeni:
- svoje prednosti in pomanjkljivosti;
- svoj osebni slog komuniciranja in reševanja konfliktov;
- svoj odnos do avtoritet in moči;
- svojo potrebo po odvisnosti ali neodvisnosti;
- svoj osebnostni profil in preference.
Poznati direktorja (nadrejenega) pomeni:
- poznati njegove prednosti in pomanjkljivosti;
- poznati pritiske, ki jim je izpostavljen od zgoraj, spodaj, s strani;
- poznati cilje organizacije, njegove osebne cilje, prednostne naloge in pričakovanja;
- vedeti, kaj mu je všeč, kaj sovraži, kaj prezira in občuduje;
- vedeti, ali informacijo laže sprejema pisno ali slišno;
- vedeti, kako najlaže predeluje informacije (po telefonu, na štiri oči, sam, v pisni obliki);
- poznati njegove predsodke in strahove;
- vedeti, s kakšnimi omejitvami se srečuje;
- vedeti, kako mu pri tem lahko pomagate;
- vedeti, kdaj postane nepozoren in nepotrpežljiv;
- vedeti, kako se odzove na pohvale;
- vedeti, kako se odloča in kako rešuje konflikte;
- poznati njegov osebnostni profil.
Na uspešno sodelovanje v veliki meri vpliva poslovna sekretarka sama!
Postane lahko resnično učinkovita desna roka le takrat, če se prilagodi načinu dela in vedenju direktorja. To ne pomeni, da mu je treba vsako željo razbrati že iz oči, temveč spoznati in analizirati, katere potrebe so pri sodelovanju z njim v ospredju ter skupaj z njim določiti potek procesov, ki omogočajo dobro sodelovanje. Upravljanje odnosa z nadrejenim od poslovne sekretarke zahteva trud, prožen odnos in trdo delo. Treba je razviti nekatere spretnosti in zavzeti določeno držo. Sodelovanje bo uspešno, če se poslovna sekretarka ne bo zgolj trudila, da je delo odlično opravljeno, ampak bo pri tem tudi uživala. V delo mora vložiti sebe, ugotoviti mora, kaj podžiga njeno delovno vnemo, in izkoriščate vse svoje sposobnosti. S tem, kar dela, in predvsem s tem, kako to naredi, gradi poslovna sekretarka svoj odnos z direktorjem. Z osebno predanostjo in zanesljivim delom si bo pridobila njegovo zaupanje. Z aktivnim vključevanjem v poslovanje organizacije, s samoiniciativnim prevzemanjem nalog in odgovornosti, poznavanjem dela nadrejenega in razumevanjem njegovega načina razmišljanja bo vedno našla način in poti, kako mu delo olajšati in poenostaviti ter svoje delo še izboljšati ter izpopolniti.
Nekaj nasvetov za učinkovit in uspešen odnos:
- Dogovorite se za jasne skupne cilje.
- Razjasnite, kakšno podporo potrebuje.
- Poskušajte »drobnarije« urediti samostojno.
- Analizirajte način dela svojega direktorja in razvijte temu primerno svoj slog.
- Pomagajte mu, da ostane organiziran in na tekočem z delom.
- Bodite dostopni za vse izzive in novosti.
- Objektivnost postavljajte v ospredje, ostanite vedno lojalni.
- Delo opravljajte kakovostno in profesionalno.
- Identificirajte se z delom in »svojo« organizacijo.
- O svojih zamislih morate biti sami prepričani.
- Bodite zdravo samozavestni.
- Imejte pogum za spreminjanje stvari, ki jih je treba spremeniti.