Potni stroški – vsako podjetje se skoraj na dnevni bazi srečuje z njimi. Kaj so tiste stvari, na katere moramo biti še posebej pozorni? Za vas smo pripravili kratek povzetek pomembnih informacij, še več vsebin pa vam ponujamo na našem portalu Računovodski praktikum.
Preden se vi ali vaš zaposleni sploh odpravi na službeno potovanje potrebuje pravilno izpolnjen potni nalog, s katerim delodajalec odredi pot, po zaključenem potovanju pa je treba izpolniti še obračunski del potnega naloga.
Je kje določeno, kaj mora potni nalog sploh vsebovati? Ne, vsebina ni nikjer točno določena, vendar je priporočljivo, da potni nalog vsebuje čim več podatkov, ki dokazujejo službeno pot, s tem povezane stroške in njihovo upravičenost. Potni nalog pa lahko služi tudi za dokazovanje poškodbe na delu v primeru prometne nesreče s telesnimi poškodbami na službenem potovanju in tako za priznanje 100 – odstotnega nadomestila za bolniško odsotnost.
Če na službeni poti ni prišlo do obračuna povračil stroškov, pa služi potni nalog kot dokaz o nastanku in namenu službene poti ter opravičuje ostale stroške, povezane s to službeno potjo (amortizacija službenega vozila, gorivo za službeno vozilo, vinjete za službeno vozilo, drugi stroški uporabe službenega vozila). Zaradi navedenega je treba potni nalog napisati tudi, ko ne pride do povračila stroškov.
Katere podatke vsebuje pravilno izpolnjen potni nalog?
- Naziv podjetja oziroma s.p.-ja in sedež.
- Zaporedno številko potnega naloga in datum izdaje.
- Ime in priimek osebe, ki je napotena na službeno pot, njeno delovno mesto (delovno mesto se mora ujemati z namenom službene poti) in prebivališče (ulica, hišna številka, kraj).
- Jasno mora biti navedeno, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. nalogu direktorja, vodje ipd.).
- Jasno mora biti naveden namen službenega potovanja oziroma naloga:
- kakšno prireditev ali sejem je zaposleni obiskal (navedena mora biti točno določena prireditev ali sejem),
- katerega seminarja se je zaposleni udeležil (točna navedba seminarja),
- kakšen posel se je pridobival in pri kom (naveden mora biti točno določen posel, naročilo, pogodba),
- katerega poslovnega partnerja je obiskal (naveden mora biti točno določen poslovni partner),
- katera nabava oziroma dobava je bila opravljena (navedena mora biti nabava ali dobava točno določenega izdelka, storitve).
- Jasno mora biti naveden kraj potovanja oziroma relacija poti (npr. če gre za relacijo Maribor–Koper, s postankom pri poslovnem partnerju v Ljubljani, je treba na potni nalog napisati relacijo Maribor–Ljubljana–Koper–Maribor).
- Datum in ura odhoda in prihoda (naveden mora biti datum potovanja z uro pričetka potovanja in naveden čas (ure, dnevi) trajanja potovanja).
- Predviden rok trajanja službene poti.
- Odredbodajalec mora na potnem nalogu odobriti uporabo prevoznih sredstev (lastni avto, službeni avto, najeto vozilo, letalo, avtobus, vlak …).
- V primeru uporabe službenega vozila morata biti navedeni registrska številka in vrsta službenega vozila.
- Naveden mora biti plačnik potnih stroškov.
- Navedeni morajo biti višina dnevnice in morebitni drugi dodatki.
- Če se izplačuje predujem za službeno potovanje, je znesek in datum prejema tega treba navesti v potnem nalogu (V gospodarstvu lahko delodajalec nakaže delavcu predujem za službeno pot na njegov transakcijski račun in v tem primeru se na potni nalog tudi napiše znesek in datum nakazila. V javnem sektorju se predujma stroškov za službeno potovanje v Sloveniji delavcu ne sme izplačati. Za javni sektor ZUJF v 3. odstavku 171. člena določa, da ima zaposleni pred pričetkom službenega potovanja v tujino pravico do akontacije stroškov za službeno potovanje.).
- Podpis odredbodajalca na nalogu za službeno potovanje in na obračunu potnih stroškov (direktor, vodje oddelka ali druga pooblaščena oseba).
Vseeno želimo, da se v prihodnje izognete morebitnim napakam pri pisanju potnih nalogov. Dodajamo še nekaj priporočil za izpolnjevanje potnih nalogov:
- Potni nalogi morajo biti izdani pravočasno (praviloma pred službeno potjo, razen izjem).
- Obračune potnih nalogov delajte sproti.
- Vse rubrike potnega naloga morajo biti izpolnjene vestno in natančno.
- Vpisane morajo biti dejansko prevožene razdalje; kot pripomoček lahko uporabite http://kraji.eu/city_distance/slo ali kak drug verodostojen internetni izračun razdalje med kraji.
- Na potnem nalogu morajo biti trije podpisi (od predlagatelja, od odredbodajalca in prejemnika potnih stroškov).
- Na obračun potnih stroškov pišite številke izdanih in prejetih računov, ki se nanašajo na opravljeno službeno pot (tudi pogodbe, ponudbe, predpogodbe, vstopnice, vabila, poročila o izobraževanju ipd.).
- Zbirajte dokumente in plačila (zahtevajte originalne (glasijo na podjetje) račune za cestnino, parkiranje, takse, najem osebnega avtomobila, karte oz. računi za uporabo javnih prevoznih sredstev, vstopnice, nočnine, gorivo za uporabo službenega vozila itd.) in jih priložite potnemu nalogu.
Če smo podali nekaj nasvetov, kako se napakam izogniti, podajamo tudi nekaj primerov najpogostejših napak, ki se pri izpolnjevanju potnih nalogov pojavljajo:
⦁ Ni zaporednih številk potnega naloga, iz česar izhaja sum o nerednem pisanju oziroma pisanju za nazaj.
⦁ Ni popolnega naslova prebivališča, naveden je le kraj ali pa sploh ni naveden (prebivališče mora biti navedeno v celoti, ulica, hišna številka, kraj).
⦁ Vsi nalogi so napisani z istim pisalom – sum o enkratnem celoletnem pisanju.
⦁ Manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. po nalogu direktorja).
⦁ Relacija poti ni dovolj natančno določena (navedeni morajo biti vsi postanki, poleg kraja prihoda in odhoda).
⦁ Opis nalog, zaradi katerih gre oseba na pot, ni dovolj natančno določena (npr. kakšen sejem je zaposleni obiskal, ne le »obisk sejma«, natančen opis – kakšen posel je pridobival in pri kom, točna navedba poslovnega partnerja, ki ga je obiskal, točno navedeno, kateri stranki je oddal pošto ipd.).
⦁ Manjka podpis nalogodajalca, registrska številka službenega vozila, kilometrsko stanje števca, datumi in ure odhoda/vrnitve.
⦁ Napačno obračunana kilometrina.
⦁ Manjka podpis predlagatelja obračuna potnih stroškov.
⦁ Potni nalogi nimajo prilog, iz katerih je razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno.
Posebej bodite pozorni, da boste pri izplačevanju potnih stroškov sledili pravilnosti in točnosti blagajniškega poslovanja. K obračunu opravljenega službenega potovanja je treba predložiti še poročilo o opravljeni službeni poti oz. nalogi, ki jo je odredbodajalec naložil nosilcu potnega naloga (obvezno za javni sektor).