S tehničnega vidika je mogoče nadzorovati skoraj vse pojavne oblike informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT), na delovnem mestu pa so najpogostejše:
• nadzor nad uporabo službene opreme IKT (računalniki, dlančniki, telefoni, mrežni diski ipd.),
• nadzor nad uporabo interneta (angl. cyberslacking),
• nadzor nad uporabo e-pošte,
• nadzor nad prihodi in odhodi z delovnega mesta (evidenčne kartice, biometrija ipd.),
• splošni videonadzor nad delom in gibanjem delavca,
• nadzor nad gibanjem delavca pri uporabi službenih vozil (npr. GPS),
• nadzor nad lokacijo oziroma gibanjem delavca znotraj službenih prostorov.
Delodajalec se mora odločiti med dvema možnostma uporabe službenih sredstev. Ali bo dovoljeval uporabo službenih sredstev zgolj v službene namene ali pa bo pod nekimi pogoji dopuščal uporabo tudi v zasebne namene. Omenjena odločitev je bistvena in mora biti že takoj na začetku jasno in natančno navedena v ustreznih internih aktih (pravilnikih, politikah ipd.), da ne pride do težav.
Kot smo omenili na začetku, gre pri vprašanju nadzora službenih sredstev za konflikt med različnimi strankami in interesi. Na drugi stran so namreč zaposleni, ki smo še vedno predvsem ljudje in ki tudi takrat, ko prestopimo prag delodajalca, ne postanemo roboti, ki se v delovnem okolju odpovemo svojim temeljnim človekovim pravicam. Gre za pravice, ki jih zagotavlja že Ustava RS, konkretizira pa zakonodaja, čeravno je na tem področju še precej pomanjkljiva, ter sodna praksa, zlasti Evropsko sodišče za človekove pravice. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR) je namreč glede pravic zaposlenih precej jasen. V Sloveniji noben zakon izrecno ne opredeljuje pravice delodajalca do posega v zasebnost zaposlenega, temveč ravno obratno. 44. čl. ZDR določa, da mora delodajalec spoštovati in varovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Zakon še določa, da se lahko v delovnih razmerjih obdelujejo samo tisti osebni podatki, ki so nujni za uresničevanje pravic in obveznosti v delovnem razmerju. Sem verjetno ne spadajo podatki o tem, katero spletno stran smo obiskali, koliko časa smo preživeli na Facebooku in ali smo poklicali domov s službenega telefona. Sodna praksa Evropskega sodišča za človekove pravice je jasno pokazala, da zaposleni upravičeno pričakuje razumno mero pričakovane zasebnosti na delovnem mestu. Tega seveda ne gre razumeti v smislu, da si lahko zaposleni na delovnem mestu privoščijo popolno svobodo in da lahko svojo pravico do zasebnost izkoristijo do take mere, da na drugi strani delodajalec nima nobene pravice, da bi jih nadziral. Gre predvsem za to, da je treba razumeti, da gre za tehtanje različnih pravic, od katerih nobena ni absolutna – ne pravica delodajalca do nadzora lastnine ne pravica zaposlenega do zasebnosti. Uravnoteženje teh pravic bi moral postaviti zakon o zasebnosti in nadzoru na delovnem mestu, ki pa ga trenutno še ni.
Za utrditev razumevanja o pravici zaposlenih do razumne mere zasebnosti na delovnem mestu si lahko vsakdo postavi naslednja vprašanja. Kdo ni nikoli poklical domov s službenega telefona? Kdo ni nikoli v službi poslal elektronske pošte, ki ni bila službene narave? In kdo si ni nikoli v službi ogledal spletne strani (na službenem računalniku in v delovnem času!), ki ni imela nobene zveze z delom? Verjamem, da take osebe tudi v krogu delodajalcev ni, posledično pa si moramo priznati, da smo vsi krvavi pod kožo in da je nekaj na že omenjeni pričakovani ravni zasebnosti na delovnem mestu.
Bistveno je, da se vnaprej opredelijo »pravila igre« – kaj je dovoljeno v delovnem okolju in kaj ne ter v kakšnih okoliščinah in pod kakšnimi pogoji je določena aktivnost zaposlenega nadzorovana. Delodajalec ne sme brez omejitev nadzirati zaposlenih. Kje je potem ta meja, kje se končajo pravice zaposlenega in kje delodajalca? Do sprejema zakonodaje, ki bo to natančneje opredelila, se priporočaoblikovanje internih aktov (navodil, pravilnikov ipd.), kjer je treba čim bolj natančno postaviti pravila in poskušati razmejiti službeno rabo elektronskih sredstev od (dopustne) zasebne rabe. Če delodajalec dopušča (zmerno) rabo službenih sredstev tudi v zasebne namene – in veliko jih to zaradi produktivnosti in ugodnega delovnega okolja dopušča –, je pravilno, da tudi o tem jasno seznani zaposlene. Zato je pomembno, da natančno določi »pravila igre«. Če namreč ne želi, da se npr. svetovni splet pretirano izrablja v zasebne namene in neproduktivno izrabo delovnega časa, lahko v internem aktu uredi, da je bodisi uporaba nekaterih spletnih strani, ki niso povezane s službo, nedovoljena in blokirana bodisi omogoči dostop do spleta le tistim zaposlenim, ki ga pri delu dejansko potrebujejo. Interni akti naj bi tudi opredelili režim uporabe elektronske pošte, npr. ali je dovoljena uporaba v zasebne namene, kako se ravna z e-pošto zaposlenega pri daljši odsotnosti ali prekinitvi delovnega razmera in tako naprej. Podobna pravila je priporočljivo postaviti tudi za druga elektronska sredstva, kjer bi lahko prišlo do trka med zasebno in službeno rabo, npr. pri pametnih telefonih, dlančnikih ter tudi recimo tiskalnikih. Več o priporočilih za ustrezno oblikovanje internih aktov si bomo pogledali v naslednjih poglavjih, na tem mestu pa omenimo, da morajo biti interni akti čim bolj transparentni do zaposlenih, nedvoumni, natančni in jasni. Kot smo spoznali, je namreč sodna praksa v evropskem primeru navadno na strani zaposlenega, če ta ni bil vnaprej transparentno seznanjen, da je in kdaj je nadzorovan.