Vendar dogodki za zaposlene nikakor niso zgolj strošek. So predvsem naložba v interno komuniciranje z zaposlenimi. Tako vodstvo svojim sodelavcem sporoča, koliko jih ceni in koliko je pripravljeno vložiti v odnose in komuniciranje s svojimi zaposlenimi. Enako velja za organiziranje raznih zabav (tudi novoletnih), izobraževanj, grajenja timov (team-building) in podobno. Dogodek za zaposlene, ki je investicija in orodje internega komuniciranja, zahteva premislek in pazljivo načrtovanje. Ni namreč vseeno, kje dogodek organiziramo, kakšne aktivnosti potekajo in koga ter kako bomo povabili. Prav majhne podrobnosti naredijo največjo razliko! Pri tem je vseeno, ali gre za dogodek, ki ga načrtujemo na ravni organizacije ali za dogodek, ki ga načrtuje vodja za svoj ožji tim. V vseh primerih veljajo enake zakonitosti in je treba upoštevati vse korake.
Tri zakonitosti, štirje koraki organizacije dogodka
Pri organizaciji zabav ali drugih dogodkov vam priporočamo, da se držite treh priporočil in organizacijo speljete v štirih korakih. Tako se boste izognili marsikateri nevšečnosti in dogodek kar najbolje izkoristili za namen, zaradi katerega se ga lotevate in ne glede na to, ali organizirate dogodek za vaš tim ali večji dogodek na ravni organizacije.
1. priporočilo: Kakšne so naše omejitve?
Predno se lotite organizacije, si razjasnite, kakšne so vaše omejitve: kakšen proračun imate na voljo, ali dogodek organizirate v delovnem času ali izven delovnega časa, koliko ljudi lahko povabite, kakšna je trenutna politika organizacije do organiziranja dogodkov ipd. Razjasnitev teh ključnih vprašanj vam ne le prihrani marsikatero nevšečnost, ampak vas lahko obvaruje tudi pred tem, da boste morali dogodek odpovedati.
2. priporočilo: Pri organizaciji naj sodelujejo tudi drugi
Naj organizacija in načrtovanje dogodka ne ostane za zaprtimi vrati kadrovske službe ali le v glavi vodje. K sodelovanju povabite tudi svoje sodelavce. Tako boste lažje in bolje ugodili željam in pričakovanjem zaposlenih ter zmanjšali možno negodovanje sodelavcev ter obenem sebi olajšali delo. Pri iskanju idej lahko vključite večje število sodelavcev, na primer tako, da predloge zbirate v za to namenjeni škatli ali e-predalu. Verjetno je smiselno že v sam nabor idej vključiti tudi omejitve (npr. finančne, časovne, prostorske) in v glasovanje vključiti le ideje, ki jih lahko realizirate. Tako boste med sodelavci zanetili pričakovanje in želi pozitivne učinke, še predno ste dogodek sploh zastavili.
3. priporočilo: Pojdimo ven!
Če vam proračun omogoča, organizirajte dogodek izven službenih prostorov. Razlogov je več, najpomembnejši pa ta, da se boste obkroženi z goro papirjev in dela, ki še čaka, težko osredotočili na druge zadeve; ne glede na to, ali gre za organiziranje zabave ali izobraževalnega dogodka, potrebujete predah od obilice dela. Že sama menjava prostora vam bo omogočila, da svoje sodelavce spoznate tudi kot osebe, ne le kot sodelavce.
Če so vam hotelski prostori, oguljeni bowlingi ali lokali odveč, razmišljajte širše: dogodek lahko organizirate v muzeju, galeriji, če boste bolj športno razpoloženi, pa v telovadnici, ledni dvorani, dirkališču ali na prostem.
1. korak: Kaj sploh želimo doseči?
Predno se lotite organizacije, si natančno odgovorite, kaj želite doseči s tem dogodkom. Želite nagraditi sodelavce za odlično speljan projekt ali realizicijo zastavljenih ciljev? Želite povečati pripadnost zaposlenih? Sporočiti pomembno novico?
Razlogov za organizacijo dogodkov je lahko veliko, pomembno pa je, da je namen jasen in nedvoumen. Le tako boste lahko ustrezno načrtovali izvedbo in na koncu preverili, če ste dosegli prvotni namen.
Glede na namen definirajte tudi konkretne cilje SMART: kaj konkretno želite doseči? Kaj naj bo po dogodku drugače, kot je bilo?
2. korak: Načrtujte
Ko ste ugotovili, kaj je namen dogodka in kaj točno želite z njim doseči, je smiselno doreči ciljno publiko in skladno s tem načrtovati aktivnosti, lokacijo, potrebno opremo. Izhajajte iz svoje ciljne publike: kdo so, kakšna je starost, so navdušenci nad športom ali se raje družijo ob dobri hrani. Bolj kot je vaša ciljna skupina raznolika, težje bo najti lokacijo in aktivnosti, ki bodo najprimernejše. Izdelajte natančno časovnico z roki, do katerih mora biti posamezna aktivnost končana.
3. korak: Sporočajte in komunicirajte
Ključ do uspešnega dogodka je sprotno komuniciranje. Če so vsi vpleteni ves čas ustrezno obveščeni o tem, kaj se dogaja, boste lahko delovali kot dobro naoljen stroj. Sodelavcem, ki sodelujejo pri organizaciji, poleg nalog delegirajte tudi pristojnosti, da bodo svojo nalogo lahko speljali čim bolj samostojno. Ne pozabite tudi na ciljno skupino, za katero dogodek organizirate. Dovolj zgodaj sporočite čas in lokacijo (razen, če je lokacija skrivno presenečenje), da si bodo lahko rezervirali čas.
Več o tej temi preberite v priročniku Sodobna orodja vodenja