Želite svojim strankam zagotoviti vaše storitve ob dogovorjenem času, ob optimalni izkoriščenosti kapacitet, hkrati pa želite biti pripravljeni na vse nepredvidljivosti, ki jih delovni proces lahko prinese? V nadaljevanju vam zaupamo nekaj namigov za optimizacijo planiranje proizvodnje.
Da lahko začnemo s planiranjem, moramo najprej razumeti kaj plan sploh je in zakaj je planiranje ključ do uspeha. Plan je model delovanja podjetja v prihodnosti, za katerega je potrebno postaviti strateške, taktične in operativne cilje ter določiti vire, ki jih bomo uporabili za uresničitev ciljev. Planiranje je ključno za to, da nas nič ne preseneti. Zato ničesar ne smemo prepustiti naključju in se predhodno dobro pripraviti.
Optimizacija planiranje proizvodnje: Ključni vidiki in izbira prave strategije
Planiranje proizvodnje je proces, zato je kot vsak drug sestavljen iz različnih časovnih obdobij. Najprej potrebujemo plan – dokument, kjer navedemo predvidena dogajanja v nekem časovnem obdobju. Tudi naš pogled ne more segati v neskončnost, zato ga moramo zavestno časovno omejiti. Govorimo o planskem obdobju, omejenem časovnem obdobju, za katerega naj plan velja – od ene ure do nekaj let. Generalne formule, kako dolgo naj bo plansko obdobje ni, potrebno ga je prilagajati glede na značilnosti posameznega delovnega procesa (kompleksnost in trajanje posameznih intervalov). Planiranje proizvodnje je lahko strateško, taktično ali operativno. Kakšne so razlike med njimi in kdaj v našem lastnem procesu planiranja proizvodnje uporabiti katerega izmed njih, razkrivamo na našem strokovnem posvetu.
Kaj je pomembno za kakovostno planiranje proizvodnje?
Predlagamo, da v različnih segmentih podjetja zastavite sledeča vprašanja, ki vam bodo pomagala izboljšati vaš plan dela. Na primer, v oddelku prodaje si lahko zastavite sledeča vprašanja, ki bodo pomagala pri sami optimizaciji.
1. Ali je plan prodaje dovolj podroben, da je na podlagi njega možno dovolj natančno planiranje proizvodnje potreb po materialih, sestavnih delih, virih in kapacitetah?
2. Ali se plan prodaje ažurira in popravlja za določeno obdobje vnaprej glede na spremenjene trende, ki se pojavijo kot odstopanja od letnega plana prodaje?
3. Ali je mesečni plan prodaje pravočasno posredovan mestom, ki planirajo kapacitete in potrebe po materialih in sestavnih delih ter kadrih?
4. Ali se v prodaji izdeluje statistika posamezne skupine izdelkov v planu?
Ima vaše podjetje organizacijski predpis? Če ga še nimate, predlagamo, da ga izdelate čim prej. Organizacijski predpis opredeljuje kdo, kaj, kdaj, kako in na kakšen način opravi svoje delo.
Za proizvodno podjetje je zaradi odvisnosti od prodaje izdelka pomembna urejenost procesov. K uspehu podjetja kaže tudi sodelovanje in medsebojno komuniciranje/informiranje vseh deležnikov.
Kako mora potekati proces od naročila do izvedbe?
1) Prejem naročila – po prejemu naročila prodajni referent pregleda naročilo, če so na njem vsi podatki potrebni za izvedbo: koda in naziv izdelka, količina, cena, plačilni rok in zahtevani dobavni rok. Prodajni referent naročilo vnese v informacijski sistem ter dostavi planerju v pregled.
2) Pregled materialnih potreb – po prejemu naročila se preveri zaloge materialov in se manjkajoče naroči. Planer s podpisom potrdi izdelavo naročila ali pa prodajnemu referentu predlaga nov rok glede na proste kapacitete.
3) Potrditev naročila – prodajni referent kupcu potrdi naročilo po faksu, e-mailu ali ERP-ju. V primeru, da naročila v zahtevanem roku ne moremo realizirati, prodajni referent predlaga nov dobavni rok. Vse eventualne spremembe do katerih pride v teku izdelave sestavnih delov mora prodajni referent usklajevati s kupcem, pri tem se vrne v aktivnost procesa št. 1. Pri potrditvi naročila se kreira planski proizvodni nalog.
4) Izpis delovnega naloga in predaja delovnega naloga v proizvodnjo – planer lansira vodilno listo proizvodnega naloga v ERP-ju in ga natisne. Poleg vodilnega lista proizvodnega naIoga planer izpiše listo materiala. Vse dokumente planer dostavi terminarju v proizvodnjo. Terminar dokumentacijo opremi še z ostalo dokumentacijo (risba, kontrolni plan, prevzem proizvodnega procesa, katalog napak) ter dostavi dokumente v proizvodnjo.
5) Izdaja materiala v proizvodnjo – na podlagi liste materiala, ki jo terminar dobi od planerja, naredi prenos v ERP iz skladišča materiala na proizvodno skladišče. Fizično material iz skladišča dvigne skladiščnik, ki je zadolžen za materialno skladišče. Skladiščnik dostavi material v proizvodno skladišče.
5-6) Izdelava
6) Prejem izdelkov na skladišče in skladiščenje – narejene izdelke delavec dostavi na prevzemno lokacijo v na delovni dokumentaciji predpisano skladišče. Kontrolor izdelke pregleda in potrdi njihov status z vpisom količine na delovni nalog v ERP. Po potrditvi izdelkov s strani kontrolorja, skladiščnik izdelke postavi na lokacijo v skladišču in lokacijo sporoči referentu na odpremi/prevzemu, ki lokacijo vnese v ERP.
7) Odprema izdelkov in transport – ob odpremljanju izdelkov prodajni referent ali referent na prevzemu – odpremi, izdela odpremnico, katero je potrebno natisniti na tiskalniku v odpremi v dveh kopijah. Odpremnico referent na prevzemu odpremi ter odda transporterju. Transporter podpiše odpremnice in eno kopijo vrne referentu na prevzemu – odpremi. Skladiščnik na zahtevo referenta na prevzemu – odpremi ali prodajnega referenta pripravi na prostoru za odpremljanje izdelke, ki jih kasneje naloži na prevoznikov kamion. V primeru neustreznosti embalaže in označevanja (prah, poškodbe palet, poškodbe kartona, označbe na embalaži) o tem obvesti vodjo logistike in izdelke postavi na mesto, kjer se ne morajo pomešati z ustreznimi izdelki.
8) Izdaja računa – na osnovi odpremnice prodajni referent izda račun. Kopije računov in odpremnice se hranijo v pisarni logistike/ERP-ju.
9) Spremljanje rezultatov procesa – na podlagi rezultatov procesa, lastnik procesa izdela mesečno poročilo, glede na rezultate tekočega meseca po potrebi uvaja korektivne ukrepe.Da je sam proces vpeljave sistema planiranja zelo pomemben, govori tudi statistika. Pri vpeljavi sistema planiranja je uspešnih samo 30% podjetij, kar pa je odvisno tudi od regije (Kitajska 23%, EU 56%, ZDA 64%). Glavni razlogi, zakaj je temu tako, so predvsem pomanjkanje aktivne podpore vodilnega managementa, pomanjkljivo izobraževanje ključnih uporabnikov, nerealni plani, neažurni podatki (stanje zalog, kosovnice …), pomanjkanje komunikacije itd.