Postopek vodi svet vzgojno-izobraževalnega zavoda.
Svet v skladu z dvanajstim odstavkom 46. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja) odloča z večino glasov vseh članov. Izjema je z zakonom določena le za primere, ko je ena izmed organizacijskih enot vzgojno-izobraževalnega zavoda višja strokovna šola.
Podrobnejša postopkovna pravila se določi z aktom o ustanovitvi in s poslovnikom sveta, pri čemer velja poudariti, da s postopkovnimi pravili ne moremo dopolnjevati ali spreminjati zakonskih pravil. Če jih navedena akta ne vsebujeta, jih lahko svet določi tudi za posamezen primer. Pri čemer velja opozorilo, da morajo biti pravila določena pred začetkom postopka o imenovanju oziroma razrešitvi, saj bi lahko spreminjanje pravil znotraj postopka lahko pomenilo bistveno kršitev postopka, ki je razlog, da se postopek v primeru sodnega varstva razveljavi.
V nadaljevanju nekaj osnovnih postopkovnih vprašanj, ki so predmet poslovnika sveta ali vsakokratne odločitve sveta:
a) administrativno vodenje postopka
Za izvedbo administrativnih opravil postopka imenovanja lahko svet imenuje razpisno komisijo, ki je običajno sestavljena iz treh članov. Komisijo naj vodi predsednik sveta ali njegov namestnik, ki imata pooblastilo, da v imenu sveta podpisujeta potrebna pisanja. Komisija ne more odločati o vsebinskih vprašanjih, ki bi lahko vplivala na potek postopka, izločanje kandidatov iz postopka določanje dodatnih pogojev in podobno. Komisija je pristojna le, da ugotovi pravočasnost, popolnost vlog, izpolnjevanje razpisnih pogojev, posreduje vloge v mnenje pristojnim organom ter pripravi dokumentacijo za odločanje. Če je v postopku ugotavljanja navedenih dejstev treba odločiti o vprašanju, ki kakor koli vpliva na položaj kandidata ali nadaljevanje postopka, mora o tem odločiti svet. O postopkovnih vprašanjih svet v teku postopka običajno odloča na dopisnih sejah. Postopek izvedbe dopisne seje mora biti določen s poslovnikom. Sama glasovanja o izbiri kandidata in kasnejšem imenovanju se izvede na rednih sejah. Posebej je treba biti pri tem pozoren na morebitne primere opravičene odsotnosti članov na dan glasovanja in uveljavljanjem njihove pravice do glasovanja. Pogosto se pojavi vprašanje, ali lahko član v takšnem primeru glasuje dopisno. Načeloma ni ovire, če je način glasovanja za te primere določen v poslovniku sveta na način, da se glasuje predhodno, pred odločanjem na svetu, in da je zagotovljena tajnost glasovanja.
b) obveščanje kandidatov
Svet zavoda vse dokumente, v katerih so navedeni kakršni koli roki (npr. poziv za dopolnitev vloge, zaprosilo za mnenje organa, obvestila kandidatom), posreduje s povratnico oziroma z drugim dokazilom o vročitvi. Če kandidat v vlogi navede svoj elektronski naslov ali telefonsko številko, kot kontaktno točko, se mu lahko obvestila pošiljajo zgolj na ta način, in ni potrebno obveščanje po pošti.
c) način glasovanja
Svet lahko glasuje javno ali tajno. Običajno so pravila glasovanja določena v poslovniku sveta. Če temu ni tako, svet lahko odloči o načinu glasovanja v vsakem primeru posebej.
d) konflikt interesov
V šolski zakonodaji ni urejeno vprašanje konflikta interesov za primere, ko kandidirajo na mesto ravnatelja posamezni člani sveta ali osebe, ki so v sorodstvenem ali drugem razmerju s člani sveta, kar bi lahko povzročilo konflikt interesov. Do tega vprašanja se je v svojem načelnem mnenju opredelila Komisija za preprečevanje korupcije, objavljeno je na spletni strani komisije v rubriki Odločitve in mnenja komisije – Načelna mnenja, na strani: https.//www.kpk-rs-si/sl/nadzor-in-preiskave/odlocitve-in-mnenja-komisije/nacelna-mnenja. Komisija je sprejela naslednje mnenje:
»Glasovanje člana sveta javnega zavoda oziroma podobnega kolektivnega organa subjekta javnega sektorja zase, za svojega družinskega člana ali z drugo povezano osebo (osebo, s katero član sveta ima ali je imel osebne, poslovne ali politične stike) predstavlja ob pogojih iz tega načelnega mnenja nedovoljeno nasprotje interesov po zakonu in so se mu člani takih organov dolžni izogniti.«
Torej, če član sveta kandidira za ravnatelja, se mora izločiti iz celotnega postopka imenovanja za ravnatelja, in sicer od trenutka, ko se odloči za prijavo na razpis za ravnatelja, pa do konca tega postopka. Če se član sveta, ki kandidira, ne izloči sam s pisnim obvestilom, da namerava kandidirati, ga je na podlagi obvestila predsednika sveta, ko izve za kandidaturo, dolžan s sklepom izločiti svet. Pri ugotavljanju potrebne večine se število potrebnih glasov še vedno izračuna od števila vseh članov sveta, zaradi izločenega člana se kvorum ne zmanjša (npr. če je svet enajstčlanski, mora za podporo kandidatu glasovati šest članov). Smiselno enako pravilo velja tudi za vse organe, ki so upravičeni v postopku podati mnenje o ustreznosti kandidatov.
Več pojasnil ter navodil za pravilno izveden postopek imenovanja in razrešitve ravnatelja si preberite v Priročniku za ravnatelje, in sicer v poglavju 8 Pomembna področja.