Standardizacija nalog in postopkov predstavlja pomemben prispevek k izboljšanju načrtovanja izvajanja nalog. Omogoča jasnejši pregled nad odvijanjem načrtovanih nalog vnaprej, kar pa je najpomembnejše: omogoča in zagotavlja vsem sodelujočim, da nismo izpustili ali spregledali pomembnega ali tudi manj pomembnega opravila, ki pa bi pri izvajanju nalog lahko oviral ali celo onemogočil izvedbo načrtovanih nalog.
Standardizacija nalog in postopkov je posebej pomembna v večjih organizacijskih sistemih in pri večjih nalogah, ki so vsebinsko zelo zahtevne in zahtevajo celovit pregled nad izvajanjem.
Zato je priporočljivo, da poslovna sekretarka pri načrtovanju nalog upošteva naslednje:
- Uporabljajte razpored (dnevnik) za planiranje doseganja ciljev za vas osebno, za vašega predpostavljenega ali skupino.
- Zagotovite si, da ima vsak član ekipe, vključno z vami, jasne cilje, ki so usklajeni s cilji vaše organizacije.
- Za učinkovito opravljanje svojega dela vodite opomnik opravil. Vanj zapisujte vse, kar morate opraviti. Vpišite vse termine za napovedane sestanke in razgovore za predpostavljenega. Za vodenje opomnika opravil lahko uporabite elektronski rokovnik ali rokovnik v obliki knjige.
Več o tej temi preberite v priročniku Priročnik za poslovne asistentke in sekretarke