Zgoraj navedeno ustavno načelo in skupno načelo sistema javnih uslužbencev sta upoštevana in konkretizirana v temeljnih zakonskih in podzakonskih predpisih, ki se jih uporablja pri vodenju samega postopka zaposlitve javnega uslužbenca, in sicer:

• ZDR-1 (predvsem členi 21 do 30),
• ZJU (predvsem členi 53 do 67),
• ZUP, predvsem uporaba določb o popolnosti in pravočasnosti vloge, štetju rokov in vročanju,
• Zakon o urejanju trga dela (Uradni list RS, št. 80/2010, 63/13, 21/13 in 100/2013), ki se uporablja od 1. 1. 2011 dalje in je nadomestil prej veljavni Zakon o zaposlovanju in zavarovanju za primer brezposelnosti (Uradni list RS, št. 107/06-UPB). Za delodajalce javnega sektorja je predvsem pomemben 7. člen, ki je sicer za vse delodajalce v RS ukinil obvezno prijavo prostega delovnega mesta, za subjekte javnega sektorja in gospodarske subjekte, ki so v večinski državni lasti, pa še vedno ohranil objavo prostega delovnega mesta tudi na zavodu za zaposlovanje, razen v primerih izjem od obveznosti javne objave, ki jih določa zakon ZDR-1 v 26. členu. Drugi delodajalci zasebnega sektorja niso obvezani prosto delovno mesto javno objaviti na zavodu za zaposlovanje, lahko pa ga, če želijo.
• Pravilnik o načinu sporočanja podatkov o prostem delovnem mestu ali vrsti dela Zavodu RS za zaposlovanje, javni objavi ter postopku posredovanja zaposlitve (UL RS, št. 59/2013), ki ga je minister, pristojen za delo, sprejel za izvedbo 7. člena Zakona o urejanju trga dela.

Postopek pred novo zaposlitvijo

Predstojnik lahko sprejme odločitev o novi zaposlitvi, ne glede na to, kakšen postopek zaposlitve po ZJU ali ZDR-1 je predpisan za konkretno delovno mesto oziroma za konkreten primer zaposlitve, če so izpolnjeni naslednji pogoji²:

• da se trajno ali začasno poveča obseg dela, povečanega obsega dela pa ni mogoče opravljati z obstoječim številom javnih uslužbencev, oziroma se ob nespremenjenem obsegu dela izprazni delovno mesto;
• da ima organ zagotovljena finančna sredstva za zaposlitev;
• da je delovno mesto določeno v sistemizaciji, razen v primerih, ko je možna sklenitev delovnega razmerja izven sistemizacije. ZJU v drugem odstavku 55. člena kot takšne primere določa sklenitev delovnega razmerja za določen čas in za opravljanje pripravništva ali druge podobne oblike teoretičnega in praktičnega usposabljanja. Vendar pa se zaradi preglednosti sistema delovnih mest v posameznem organu, potrebne določitve pogojev za njihovo zasedbo in vrednotenja delovnega mesta zahteva, da so delovna mesta ustrezno sistemizirana z vsemi potrebnimi podatki, ki jih na podlagi ZDR-1, ZJU in ZSPJS vsebuje akt o sistemizaciji delovnih mest. Navedena določba ZJU o možnosti zaposlitve na delovno mesto, ki je izven sistemizacije, tako praktično ni več uporabljiva, ker ni več razlogov, da bi se delovno mesto določilo izven sistemizacije. Ti razlogi pa so obstajali v času, ko je veljalo določilo uredbe o notranji organizaciji, sistemizaciji delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih, ki je določalo, da je lahko v aktu o sistemizaciji sistemiziranih samo toliko delovnih mest, kot jih je v kadrovskem načrtu organa. In takrat se je v ZJU tudi vnesla ta določba o možnosti določitve delovnega mesta izven sistemizacije;
• da je delovno mesto prosto oziroma so podane okoliščine, iz katerih izhaja, da bo delovno mesto prosto;
• da je nova zaposlitev v skladu s kadrovskim načrtom, če gre za zaposlitev, ki se šteje v realizacijo kadrovskega načrta organa.

V zvezi s pogojem, da je delovno mesto prosto oziroma da so podane okoliščine, iz katerih izhaja, da bo delovno mesto prosto uredba o postopku za zasedbo delovnega mesta izrecno določa v drugem odstavku 2. člena možnost pričetka postopka nove zaposlitve že pred izpolnitvijo pogoja prostega delovnega mesta. Gre za primere zaposlitve:

• za nadomestno zasedbo delovnega mesta zaradi dalj časa trajajoče odsotnosti javnega uslužbenca (porodniški dopust, dalj časa trajajoča odsotnost iz zdravstvenih razlogov in podobno),
• ko se predstojnik in javni uslužbenec sporazumno dogovorita o mirovanju pravic iz delovnega razmerja.

Med druge »podobne« primere, ki jih določa zgoraj navedena uredba, prav gotovo sodijo tudi primeri odpovedi pogodbe o zaposlitvi ali v drugih primerih prenehanja delovnega razmerja javnega uslužbenca (npr. zaradi upokojitve), ko je znano, da bo in kdaj bo prišlo do izpraznitve delovnega mesta, in se torej tudi v teh primerih lahko začne in izvede postopek nove zaposlitve že pred dnem prenehanja delovnega razmerja javnega uslužbenca, zaposlitev pa se nato izvede, ko se delovno mesto dejansko izprazni.

V vseh primerih, ko se postopek nove zaposlitve na konkretnem delovnem mestu prične, še preden je to delovno mesto prazno, in bo nastop dela novo zaposlenega možen, ko se bo delovno mesto izpraznilo, pri čemer je realno predvidevati, da se bo postopek zaposlitve končal, preden bo možen dejanski nastop dela, se priporoča, da se že v sami objavi javnega natečaja oziroma javne objave prostega delovnega mesta navede, s katerim datumom bo ali bo predvidoma možna zaposlitev oziroma nastop dela.

Predstojnik torej mora pred sprejemom odločitve o začetku postopka za novo zaposlitev preveriti, ali so izpolnjeni zgoraj navedeni pogoji 56. člena ZJU za novo zaposlitev. Vendar pa mora predstojnik tudi, preden se odloči za vodenje postopka nove zaposlitve, oceniti oziroma presoditi, ali ni mogoče prostega delovnega mesta zasesti s premestitvijo že zaposlenega javnega uslužbenca iz istega ali drugega organa.³