V skladu z Uredbo o odpadkih (Uradni list RS, št. 37/15, 69/15 in 129/20) je evidenčni list listina, s katero imetnik odpadkov in oseba, ki odpadke prevzame, potrdita oddajo in prevzem pošiljke odpadkov. Hkrati je evidenčni list dokazilo, da je izvirni povzročitelj odpadkov ali drug imetnik odpadkov zagotovil obdelavo odpadkov in ga je dolžan na zahtevo predložiti ministrstvu ali pristojnemu inšpektorju.

Evidenčni list se izpolnjuje z uporabo informacijskega sistema o ravnanju z odpadki in je veljaven, ko ga elektronsko podpišeta pošiljatelj odpadkov in prevzemnik odpadkov. Izvirni povzročitelj odpadkov, ki ni registriran uporabnik informacijskega sistema, mora pisno pooblastiti prevzemnika odpadkov, da v celoti izpolni evidenčni list in ga potrdi tudi v njegovem imenu in mu ga posreduje v pisni ali elektronski obliki.

Uredbo o odpadkih (Uradni list RS, št. 37/15, 69/15 in 129/20) določa, da morajo izvirni povzročitelj odpadkov, zbiralec in izvajalec obdelave evidenco o nastajanju odpadkov in ravnanju z njimi, evidenco o zbiranju odpadkov in evidenco o obdelavi odpadkov hraniti najmanj tri leta in ministrstvu ali pristojnemu inšpektorju na zahtevo omogočiti vpogled vanjo.

Informacijski sistem se uporablja za izpolnjevanje, potrjevanje evidenčnih listov in za poročanje. Z njim se zagotavlja sledljivosti pošiljk odpadkov in spremlja nastajanja odpadkov in ravnanja z njimi. Informacijski sistem vsebuje za posameznega izvirnega povzročitelja odpadkov, zbiralca in izvajalca obdelave podatke o pošiljkah odpadkov, nastalih odpadkih in ravnanju z njimi in vrsti, kraju in zmogljivosti zbirnih centrov in naprav za obdelavo odpadkov. Te podatke uporablja ministrstvo za zagotavljanje sledljivosti pošiljk odpadkov, spremljanje nastajanja, zbiranja in obdelave odpadkov, za nadzor nad ravnanjem z odpadki in za izpolnjevanje poročevalskih obveznosti in organi, pristojni za nadzor za potrebe nadzora.

Podatke v informacijski sistem vnašata pošiljatelj odpadkov in njihov prevzemnik, ko izpolnita in potrdita evidenčni list ter izvirni povzročitelj odpadkov, zbiralec in izvajalec obdelave, ki ministrstvu letno poročajo. Izvirni povzročitelj odpadkov, ki ni registriran kot uporabnik informacijskega sistema, lahko poročilo predloži pisno ali elektronsko, podatke pa v informacijski sistem zanj vnese ministrstvo.

Glede na to, da so podatki iz evidenčnih listov podlaga za vodenje evidence, evidenco o nastajanju odpadkov in ravnanju z njimi, evidenco o zbiranju odpadkov in evidenco o obdelavi odpadkov, pa je potrebno hraniti najmanj tri leta, je smotrno evidenčne liste hraniti toliko časa. Tri leta je tudi obdobje, ko moramo ministrstvu ali pristojnemu inšpektorju na zahtevo omogočiti vpogled vanjo.