Tehnične specifikacije so v skladu s 23. točko prvega odstavka 2. člena ZJN-3 tiste določbe razpisne dokumentacije, s katerimi naročnik opiše zahtevane značilnosti materialov, proizvodov, blaga ali storitev, ki so predmet javnega naročila. Z drugimi besedami – naročnik s tehničnimi specifikacijami opiše predmet naročila in natančno določi tiste njegove značilnosti, ki so bistvene za doseganje namena konkretnega javnega naročila. Na podlagi tehničnih specifikacij se ponudniki seznanijo z naročnikovimi zahtevami glede predmeta naročila. Te zahteve morajo upoštevati pri pripravi ponudbe in ponuditi takšen predmet, ki bo ustrezal naročnikovim potrebam in pričakovanjem.
Značilnosti predmeta naročila lahko obsegajo različne lastnosti gradenj, blaga ali storitev, ki jih naroča naročnik. Gre za lastnosti, ki se lahko v skladu s 23. točko prvega odstavka 2. člena ZJN-3 nanašajo na stopnjo kakovosti, uporabljene materiale, dimenzije, proizvodne postopke, stopnjo varnosti, preizkusne metode, oblikovanje, pakiranje, označevanje, način delovanja, varnost obratovanja, označevanje, navodila za uporabo itd. Direktiva 2014/24/EU pri oblikovanju tehničnih specifikacij poleg tega poudarja tudi pomen zagotavljanja trajnostnega razvoja, vključevanja socialnih in okoljskih vidikov javnega naročanja ter upoštevanja kriterijev dostopnosti za invalidne osebe (prim. točke 74, 75 in 76 preambule Direktive 2014/24/EU). Tehnične specifikacije naj bi zato opredeljevale lastnosti predmeta tudi na način, ki bi omogočal predložitev ponudb z različnimi tehničnimi rešitvami in standardi, tudi takšnimi, ki so oblikovani na podlagi kriterijev uspešnosti, povezanih z življenjsko dobo in trajnostjo proizvodnega procesa gradenj, blaga in storitev. Zagotavljanje okoljskih, socialnih ali drugih lastnosti predmeta naj bi bilo omogočeno zlasti s sklicevanjem na določene okoljske znake, torej dokumente, ki potrjujejo, da gradnje, blago, storitve, procesi ali postopki izpolnjujejo določene okoljske zahteve. Na podlagi navedenih izhodišč Direktive 2014/24/EU ZJN-3 v 23. točki prvega odstavka 2. člena določa, da lahko tehnične specifikacije poleg prej naštetih značilnosti vključujejo tudi ravni okoljskih in podnebnih vplivov, pravila glede načrtov in izračuna stroškov v življenjski dobi proizvoda ali gradnje ter zahteve v zvezi z oblikovanjem, prilagojenim vsem uporabnikom (vključno z dostopnostjo za invalide). Na upoštevanje kriterijev dostopnosti za invalide pri oblikovanju tehničnih specifikacij opozarja tudi tretji odstavek 68. člena ZJN-3, v skladu s katerim mora naročnik pri vseh predmetih naročanja, ki jih bodo uporabljale fizične osebe, bodisi splošna javnost bodisi uslužbenci naročnika, pri pripravi tehničnih specifikacij upoštevati merila dostopnosti za invalide ali zahteve za oblikovanje, prilagojene vsem uporabnikom, razen v primerih, kadar zaradi izjemnih objektivnih okoliščin to ne bi bilo ustrezno oziroma primerno.
Za določanje tehničnih specifikacij veljajo podobna splošna izhodišča kot za določanje drugih elementov javnega naročila, kot so npr. pogoji za priznanje sposobnosti ali merila za ocenjevanje ponudb. Naročnik je avtonomen pri oblikovanju tehničnih specifikacij, saj sam najbolje pozna svoje potrebe in lahko na tej podlagi, poznavajoč razmere na trgu in specifičnosti predmeta naročila, najbolj optimalno oblikuje zahtevane lastnosti naročenega predmeta, mora pa pri tem seveda upoštevati temeljna načela javnega naročanja in druga pravila, ki se nanašajo na tehnične specifikacije. Prav pri oblikovanju tehničnih specifikacij namreč obstaja nevarnost diskriminacije in kršitve pravil konkurence. Četrti odstavek 68. člena ZJN-3 zato določa, da morajo tehnične specifikacije vsem gospodarskim subjektom zagotavljati enak dostop do postopka javnega naročanja in neupravičeno ne smejo ovirati odpiranja javnih naročil konkurenci. Določba četrtega odstavka 68. člena ZJN-3 temelji na 74. točki preambule Direktive 2014/24/EU, ki določa, da morajo tehnične specifikacije omogočati odprtost javnih naročil konkurenci in morajo biti pripravljene tako, da se prepreči umetno omejevanje konkurence z zahtevami, ki dajejo prednost določenemu gospodarskemu subjektu z navajanjem ključnih značilnosti blaga, storitev ali gradenj, ki jih običajno zagotavlja ta gospodarski subjekt. Kot izhaja iz preambule, so za doseganje navedenega cilja najbolj primerne takšne tehnične specifikacije, ki so pripravljene v smislu zahtev po funkcionalnosti in delovanju. Zahteve po funkcionalnosti in delovanju naj bi bile v skladu s preambulo tudi ustrezen način za spodbujanje inovacij v javnem naročanju, zaradi česar jih Direktiva 2014/24/EU tudi priporoča. V primeru, če naročniki oblikujejo tehnične specifikacije s sklicevanjem na evropske ali nacionalne standarde, pa preambula določa, da morajo upoštevati tudi ponudbe, ki temeljijo na enakovrednih ureditvah, pri čemer mora dokazilo o enakovrednosti z zahtevanim znakom zagotoviti gospodarski subjekt.
Na podlagi zgornjih izhodišč (in ob upoštevanju določbe 42. člena Direktive 2014/24/EU) 68. člen ZJN-3 določa, da mora naročnik tehnične specifikacije navesti v dokumentaciji v zvezi z oddajo javnega naročila, pri čemer lahko uporabi tri različne načine opisa predmeta naročila:
z zahtevami glede delovanja ali funkcionalnosti,
s sklicevanjem na tehnične specifikacije oziroma na določene standarde,
s kombinacijo zahtev glede delovanja ali funkcionalnosti in sklicevanjem na tehnične specifikacije oziroma na določene standarde.
Kot je bilo že zapisano, preambula Direktive 2014/24/EU priporoča, naj naročniki tehnične specifikacije pripravijo predvsem v smislu zahtev po funkcionalnosti in delovanju, čeprav je takšna opredelitev predmeta velikokrat najtežja. V skladu s petim odstavkom 68. člena ZJN-3 naročniki tehnične specifikacije v smislu zahtev glede delovanja ali funkcionalnosti (vključno z okoljskimi značilnostmi) določijo takrat, kadar so parametri dovolj natančni, da lahko ponudnik opredeli predmet javnega naročila, naročnik pa odda javno naročilo. Naročniki torej v teh primerih lastnosti predmeta naročila ne opišejo s tehničnimi specifikacijami v obliki standardov, temveč opišejo način delovanja, želene lastnosti, pričakovane učinke itd. Kadar so tehnične specifikacije določene v smislu zahtev glede delovanja ali funkcionalnosti, ZJN-3 v osmem odstavku 68. člena določa, da naročnik ne sme zavrniti ponudbe za gradnje, blago ali storitve, skladne z nacionalnim standardom, ki prevzema evropski standard, evropskim tehničnim soglasjem, skupno tehnično specifikacijo, mednarodnim standardom ali tehničnim referenčnim sistemom, ki ga je določil Evropski organ za standardizacijo, če se določene specifikacije v teh dokumentih nanašajo na zahteve glede delovanja ali funkcionalnosti, ki jih je v postopku javnega naročanja določil naročnik. V tem primeru mora ponudnik v svoji ponudbi z vsemi ustreznimi sredstvi dokazati, da gradnja, blago ali storitev, ki je skladna s standardom, izpolnjuje zahteve glede delovanja ali funkcionalnosti, ki jih je določil naročnik.
V primeru, kadar naročnik predmet opiše s sklicevanjem na tehnične specifikacije oziroma na določene standarde, ZJN-3 v petem odstavku 68. člena ZJN-3 določa prednostni vrstni red standardov, ki ga naj upošteva naročnik. Naročnik se tako lahko sklicuje na nacionalne standarde, ki so prevzeti po evropskih standardih, evropske tehnične ocene oziroma evropski ocenjevalni dokument, če se tega uporabi kot podlago za izdajo evropske tehnične ocene, skupne tehnične specifikacije, mednarodne standarde, druge tehnične referenčne sisteme, ki jih določijo evropski organi za standardizacijo, ali, če teh ni, na nacionalne standarde, nacionalna tehnična soglasja ali nacionalne tehnične specifikacije, povezane s projektiranjem, izračunom in izvedbo gradenj ter uporabo blaga. V vseh teh primerih ZJN-3 zahteva, da se pri vsakem sklicevanju določi tudi možnost sklicevanja na enakovredne standarde. Poleg tega ZJN-3 v sedmem odstavku 68. člena določa, da naročnik v primeru opisovanja predmeta naročila s standardi ne sme zavrniti ponudbe z obrazložitvijo, da ponujene gradnje, blago ali storitve niso skladne z zahtevanimi tehničnimi specifikacijami, če ponudnik v svoji ponudbi na kakršen koli ustrezen način dokaže, da predlagane rešitve enako izpolnjujejo zahteve, določene v tehničnih specifikacijah.
Kadar naročnik kombinira funkcionalno opisovanje predmeta s sklicevanjem na standarde, lahko to stori na dva načina. Eden je, da lahko nekatere značilnosti predmeta opiše s standardi, druge pa s sklicevanjem na zahteve glede delovanja ali funkcionalnosti. Drugi možni način pa je, da predmet opiše v smislu zahtev glede delovanja ali funkcionalnosti, hkrati pa posamezne standarde določi kot domnevo, da je predmet skladen s funkcionalnimi zahtevami.
Kot je bilo že zapisano, pri določanju zahtev, ki se nanašajo na predmet naročila, velikokrat obstaja nevarnost diskriminacije in kršitve pravil konkurence. V praksi naročniki večkrat omejujejo konkurenco z zahtevami, ki dajejo prednost točno določenemu ponudniku z navajanjem ključnih značilnosti blaga, storitev ali gradenj, ki jih lahko zagotovi le ta ponudnik. Včasih naročniki navajajo tudi konkretne blagovne znamke, tipe, poreklo blaga ali specifične standarde, ne da bi pri tem omogočili enakovredne rešitve. S takimi primeri se je večkrat ukvarjalo tudi Sodišče Evropske unije. V zadevi C-45/87 Komisija ES proti Irski je obravnavalo primer, ko je irski naročnik pri naročanju delov vodovodnega sistema zahteval certifikate, ki jih je na podlagi irskih standardov izdajala konkretna irska certifikacijska družba. Ker naročnik ni dopustil, da bi ponudniki ponudili tudi enakovredne tuje standarde, je s tem omejil konkurenco ne le na irske družbe, temveč izključno le na tiste irske družbe, ki razpolagajo s točno določenim certifikatom točno določenega certifikacijskega organa, zaradi česar je kršil pravila javnega naročanja. V zadevi C-359/93 Komisija ES proti Kraljevini Nizozemski je Sodišče Evropske unije obravnavalo primer, v katerem je naročnik naročal opremo za meteorološko postajo, pri čemer je zahteval, da morajo ponudniki ponuditi specifični računalniški program »Unix«, ki je predstavljal izdelek konkretnega računalniškega proizvajalca. Ker naročnik ponudnikom ni omogočil, da bi ponudili tudi enakovredni računalniški program, s čimer je ponudnikom z enakovrednimi rešitvami onemogočil sodelovanje v postopku, je Sodišče Evropske unije ugotovilo kršitev pravil javnega naročanja. Podobno stališče je Sodišče Evropske unije zavzelo tudi v zadevi C-59/00 Bent Mousten Vestergaard, v kateri je naročnik zahteval vgradnjo zunanjih oken točno določenega proizvajalca, ne da bi pri tem dopustil enakovredne proizvode.
V skladu z navedeno sodno prakso Direktiva 2014/24/EU in ZJN-3 poudarjata pomen zagotavljanja enakega dostopa do postopkov javnega naročanja in odpiranje javnih naročil konkurenci. Tehnične specifikacije morajo biti oblikovane natančno in kar se da splošno, da omogočijo sodelovanje čim širšemu krogu ponudnikov. Šesti odstavek 68. člena ZJN-3 izrecno določa, da (razen če tega ne upravičuje predmet javnega naročila) v tehničnih specifikacijah ne smejo biti navedeni določena izdelava ali izvor ali določen postopek, značilen za proizvode ali storitve določenega gospodarskega subjekta, ali blagovne znamke, patenti, tipi ali določeno poreklo ali proizvodnja, ki dajejo prednost nekaterim podjetjem ali proizvodom ali jih izločajo. Take navedbe so dovoljene le izjemoma, če predmeta naročila ni mogoče dovolj natančno in razumljivo opisati s funkcionalnimi zahtevami ali splošnimi standardi, pri čemer morajo takšni opisi omogočati enakovredne rešitve, in sicer z dostavkom »ali enakovredni«.
