Preden je naročnik sprejel odločitev, je veljavnost ponudbe ponudnika, ki ga želi naročnik izbrati, potekla. Ali je naročnik ponudnika dolžan pozvati, da podaljša veljavnost ponudbe in finančno zavarovanje (če je bilo zahtevano in je poteklo)?
ZJN-3 v tretjem odstavku 90. člena določa, da mora naročnik odločitev o oddaji javnega naročila sprejeti najpozneje v roku 90 dni od roka za oddajo ponudb, vendar je rok za sprejem odločitve po svoji naravi instrukcijski in ne prekluzivni, prav tako zakon ne predpisuje nobenih posledic za naročnika, če to določilo krši. Če pa naročnik odločitve v prej navedenem roku ne sprejme, lahko pride do različnih situacij, zato se večkrat postavi vprašanje, kako jih obravnavati.
Prva situacija nastopi, ko ponudnik predloži ponudbo, pa le-ta ni veljavna toliko časa, kot je zahteval naročnik (npr. v razpisu je bilo zahtevano, da je ponudba veljavna 120 dni, ponudnik pa je je oddal ponudbo s krajšo veljavnostjo od zahtevane). V tem primeru ponudnika ni dopustno pozvati na dopolnitev ponudbe z veljavnostjo, kot je bila zahtevana v razpisu, saj objektivno gledano ni možno ugotoviti, kakšna je bila ponudnikova volja glede veljavnosti[1]. Drugačna pa je situacija, ko je ponudnik podal veljavnost ponudbe tako, kot je bilo zahtevano v razpisu, v fazi pregleda in ocenjevanja ponudb pa je veljavnost ponudbe prenehala, ne da bi naročnik pred tem sprejel odločitev o oddaji ponudbe.
Če ponudnik v tem primeru (ko je ponudba še veljavna) odstopi od ponudbe brez utemeljenih razlogov, je to prekršek po ZJN-3. Torej, ponudnik je na svojo ponudbo v času veljavnosti vezan in brez objektivno utemeljenih razlogov od ponudbe v tem času ne more odstopiti.
Če ponudnik ugotovi, da bo veljavnost ponudbe potekla in da naročnik še ni sprejel odločitve o izbiri, lahko sam, brez poziva naročnika, naročniku sporoči, da podaljšuje veljavnost ponudbe in navede, za koliko časa. Ni pa tega dolžan storiti. To je še posebej pomembno v tem času, ker na trgu prihaja do velikih podražitev in ponudniki za ponudbeno ceno iz ponudbe po preteku določenega roka ne želijo več ostati pri svoji prvotni ponudbi.
Zakaj je pomembno, da v določenih primerih javnih naročil, ki so za ponudnika pomembni, le-te pred potekom veljavnosti ponudbe veljavnost ustrezno podaljšajo? To je pomembno za to, ker lahko naročnik, če pri presoji ponudb ugotovi, da niso več veljavne, le-te zavrne kot nedopustne. To se večkrat zgodi, ko je vložen zahtevek za revizijo oziroma nastopijo druge okoliščine, zaradi katerih naročnik odločitve ni sprejel v času veljavnosti ponudb in naročnik po preteku veljavnosti sprejme določitev, da zaradi poteka veljavnosti vse ponudbe zavrača. Ne gre spregledati, da ima naročnik diskrecijsko pravico, da se odloči, ali bo oddal javno naročilo ponudniku, kljub temu, da ponudba ni več veljavna, ali bo vse ponudbe zavrnil.
Torej, naročnik lahko zaprosi za podaljšanje veljavnosti ponudb, če pri tem ravna skladno z načelom enakopravne obravnave ponudnikov, na drugi strani pa se lahko ponudnik sam odloči, ali bo veljavnost svoje ponudbe podaljšal ali ne.
Za prakso je tako izredno pomembno vprašanje, ali naročnik lahko sprejme ponudbo ponudnika, katere veljavnost je že potekla in do kdaj ponudnika veže njegova ponudba oziroma ali ponudnika še veže ponudba, katere veljavnost je že potekla. Državna revizijska komisija je že večkrat zapisala, da vprašanj, povezanih z možnostjo podaljšanja ponudb, predpisi o javnem naročanju ne urejajo in da je tovrstna vprašanja treba reševati z uporabo splošnih pravil obligacijskega prava. Prav tako je že večkrat zapisala, da je v skladu z OZ ponudba enostransko zavezujoče dejanje, ki mu pravo določa pravne posledice ter mu, če ponudnik ni izrazil drugačne volje, v določenem obdobju predpisuje obvezno moč (npr. v odločitvah Državne revizijske komisije v zadevah št. 018-219/2012, 018-345/2012, 018-013/2018, 018-044/2019). Položaj ponudbe, katere rok veljavnosti je pretekel, je urejen v 31. členu OZ (Zapozneli sprejem in zapoznela vročitev izjave o sprejemu), ki v prvem odstavku določa, da se z zamudo sprejeta ponudba šteje za novo ponudbo naslovnika, razen če ponudnik naslovniku takoj sporoči, da velja pogodba za sklenjeno po prvi ponudbi. To pa drugače povedano pomeni, da mora ponudnik, ki mu je naročnik oddal javno naročilo (izbrani ponudnik), naročniku nemudoma sporočiti, da velja pogodba za sklenjeno po njegovi prvotni ponudbi.
Po stališču DKOM pa lahko naročnik, ne samo pred potekom veljavnosti ponudb, ampak tudi po njenem preteku, ponudnike pozove, da veljavnost ponudbe podaljšajo. In če ponudniki predložijo izjavo o podaljšanju oz. drug dokument, iz katerega izhaja njihova volja, da je veljavnost ponudbe podaljšana, je to dopustno. Podobno je tudi stališče glede finančnega zavarovanja. Ker pa tega po poteku ni več mogoče podaljšati, je po stališču DKOM dopustno, da se predloži novo. (Glej odločitev Dkom 018-177/2020-5)[2].
[1] Glej tudi odločitev DKOM št. 018-122/2021
[2] Ne glede na stališče DKOM se s tem po našem mnenju ni mogoče strinjati.