Pri evidenčnih javnih naročilih torej ne gre za javna naročila, ampak gre za manj stroga pravila, kot to velja za postopke javnih naročil.
Za vodenje tovrstnih postopkov ZJN-3 ne zahteva:
- da naročnik sprejme interni akt, v katerem bi bila pravila za oddajo tovrstnih naročil določena. Lahko ga sprejme, ni pa ga dolžan imeti. Če pa naročnik vendarle sprejme takšen akt (navodila, pravilnik), potem mora izvajati evidenčna javna naročila upoštevajoč ta določila;
- da naročnik izvaja določena formalna ravnanja, razen, da vodi evidenco o oddanih javnih naročilih in letno poroča o teh naročilih;
- naročniku ne nalaga, da pri izvedbi evidenčnih javnih naročil izvaja katerega izmed postopkov, ki so določeni v prvem odstavku 39. člena ZJN-3, kar je logično, saj ne gre za javno naročilo;
- naročnik ni dolžan prejeti sklepa o pričetku postopka oddaje evidenčnega javnega naročila;
- ne določa minimalnega števila »ponudb«, ki jih mora naročnik pridobiti, preden odda evidenčno javno naročilo;
- ni javnega odpiranja ponudb, ki jih je naročnik v tem postopku pridobil;
- o tem, komu je bilo oddano evidenčno javno naročilo, naročnik ni dolžan obvestiti ostalih ponudnikov, pri katerih je preverjal trg na način, da jih je zaprosil za ponudbo. Pri tem opozarjamo, da se ZJN-3 pravkar spreminja (novela sicer še ni sprejeta), je pa v njej predvidena sprememba na način, da bo moral naročnik tudi ponudnike, ki so oddali ponudbo, obvestiti, komu je evidenčno javno naročilo oddal;
- ni pravnega varstva po določbah Zakona o pravnem varstvu v postopkih javnega naročanja.
Za naročnika pa velja, da mora pri izvedbi teh postopkov upoštevati temeljno načelo gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti ter načelo transparentnosti[1]. Temeljna načela sicer niso neposredno uporabljiva, ampak so vrednostne norme.
Vodenje evidence o oddanih evidenčnih naročilih
Naročnik vodi evidenco o oddanih javnih naročilih sproti. V skladu z zakonom mora ta evidenca zajemati vsaj naslednje podatke:
- vrsto predmeta (blago/storitve/gradnje),
- navedbo predmeta (opis),
- vrednost (brez DDV v EUR).
Ker mora naročnik podatke o delu evidenčnih naročil objaviti tudi na portalu javnih naročil, je smiselno, da v evidenco vsaj za evidenčna naročila v vrednosti 10.000 EUR brez DDV in več vključi tudi podatek o gospodarskem subjektu, kateremu je bilo posamezno evidenčno naročilo oddano. Za naročnike, ki oddajo javna naročila na več področjih, je primerno, da v evidenco za vsako naročilo vključijo tudi podatek o področju javnega naročanja (splošno/infrastrukturno/obrambno in varnostno).
[1] Pri temeljnem načelu gospodarnosti naročnik strmi k takšni izvedbi, da bo z izvedbo postopka dobil »kar najboljšo vrednost za vloženi denar davkoplačevalcev«.